UNIVERSIDAD TECNICA DE MANABI

Carrera: Administracin de Empresas

Integrantes: VILLEGAS HERRERA PAOLA GABRIELA CANTOS GARCIA LICETT Zambrano PAULINA ALAVA MARIUXI

Docente: Ing. Kevin Mero Curso: Nivel M MATERIA: Procesos Computacionales TEMA: Proceso de elaboracin y comercializacin para satisfacer la deMaNda de chOcOlate eN la eMPresa saMMy

NDICE
Introduccin Captulo 1: Marco terico Definicin de Microsoft Project Caractersticas Gestin de proyectos con Project Fundamentos de los Proyectos Diagramas que se utilizan en la gestin de proyectos Ciclo de vida de los proyectos Fases del Proyecto Relaciones entre fases Interesados 1 2 2 3 4 5 6 7 8 8 9

Captulo 2: Ejemplo prctico (Exposicin POS para un proyecto mediano) 10 Introduccin de la empresa Tabla 1: Definicin, Secuencia y Duracin de actividades del Proyecto Establecimiento del mbito Esquema de descomposicin de tareas Tabla 2: Organizacin dl equipo del proyecto y Recursos Materiales Informe de los costos totales del proyecto Anexos Diagrama de Gantt Diagrama de Ruta Crtica Diagrama de Gantt de Seguimiento Bibliografa 10 11-12 13 14 15 16 17 18 19 20 21

INTRODUCCIN
Microsoft Project es un programa de administracin de proyecto eficiente que se pueda utilizar para controlar proyectos. Permite organizar la informacin acerca de la asignacin de tiempos a las tareas, los costos asociados y los recursos (tanto de trabajo como materiales), para que se puedan respetar los plazos sin exceder el presupuesto y conseguir as los objetivos planteados. La presente investigacin consiste en el desarrollo de los procesos para la elaboracin de Barras de chocolate para lo cual hemos trabajado bsicamente con los programas de Project y WbsChart, el Project nos proporciona varias caractersticas que nos ayudan a un mejor control y a planificar el trabajo durante la elaboracin de Barras de Chocolates que sigue siendo uno de los mtodos ms populares para la conservacin del cacao y el WbsChart nos permiti realizar el esquema de descomposicin de trabajo (WBS). Este proyecto trata de la comercializacin y distribucin de Barras de Chocolates inicio con definicin, secuencia y duracin de actividades del proyecto, mbito, recursos, diagramas realizando todo este proceso logramos obtener nuestros objetivos y finalizamos obteniendo un costo general de la produccin y comercializacin del producto. Microsoft Project es importante para nuestro mbito laboral porque nos a conocer muchas caractersticas para realizar un proyecto de forma planificada considerando un fecha de finalizacin. Todas estas tcnicas nos servirn para tener una mejor visualizacin y comprensin, nos ayuda en la toma de decisiones.

CAPTULO 1: MARCO TERICO

DEFINICIN Microsoft Project (o MS-Project) es un software de administracin de proyectos diseado, desarrollado y comercializado por Microsoft para asistir a administradores de proyectos en el desarrollo de planes, asignacin de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo.

CARACTERSTICAS Planificacin del trabajo eficaz: Project le ayuda de manera eficiente el plan de trabajo que van desde pequeos proyectos para las operaciones a gran escala. Eficaz gestin de los recursos: Project le permite asignar recursos a las tareas y gestionar los conflictos sobre las asignaciones asignados fcilmente. Eficientes de comunicacin y colaboracin: Project permite el intercambio de conocimientos entre los equipos y los ayuda a trabajar en colaboracin para lograr los objetivos del proyecto. Project es adaptable y tiene capacidad para un ajuste rpido en las actividades en casa de cambios. Acceso rpido a la informacin: Con Project, puede acceder a la informacin fcil y rpidamente. En el Proyecto, la consolidacin de datos es simple y ahorro de tiempo, porque puede agrupar los datos por campos predefinidos o personalizados. Aprovechamiento eficaz de los datos existentes: Project permite un anlisis rpido aprovechamiento de los datos a travs de diferentes plataformas. Con su construccin en la integracin con office, Project permite a los usuarios trabajar con la Oficina de Microsoft Enterprise Project Management (EPM) cuando se trabaja con Office Outlook u Office SharePoint. Adems el proyecto se integra con otras aplicaciones de office.
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GESTIN DE PROYECTOS CON PROJECT

Antes de comenzar un proyecto, es necesario definir el objetivo del proyecto y, luego, determinar las tareas que se necesitan realizar para alcanzar ese objetivo. Una vez definido el objetivo del proyecto y determinadas las tareas, el siguiente paso es identificar quien se encargara y cuando comenzar cada una de ellas, as como cuanto se va a tardar en realizarlas. Fijacin de los objetivos Antes de comenzar un proyecto, hay que empezar por determinar su objetivo. Hay que ser tan especifico como se pueda, incluyendo informacin tal como fechas, nmeros y elemento. Un objetivo especfico clarifica el mbito del proyecto, las personas afectadas y el periodo de tiempo. Evaluar un proyecto y definir un objetivo Se deben completar los siguientes pasos, tanto en un proyecto que se est gestionando actualmente como en uno en el que se est preparando su gestin. Si actualmente no hay ningn proyecto en mente, e podr usar planificacin de unas vacaciones como un ejemplo de proyecto. 1. Considerar la complejidad de su proyecto: requerir el proyecto una meticulosa planificacin?, Cuntas personas requiere la realizacin del proyecto? 2. Escribir los parmetros o restricciones dentro de los que se deber trabajar para llevar a cabo con xito el proyecto. 3. Definir el objetivo del proyecto. Descripcin de la funcin del director del proyecto Sea cual fuere la responsabilidad que se tenga o el puesto de trabajo que se ocupe, ser til utilizar tcnicas d gestin de proyectos para alcanzar con xito los objetivos.

El director de proyecto es la columna vertebral de una larga red de informacin, ya que se encarga de coordinar, supervisar, estimar, planificar y evaluar el proyecto. El trabajo del director de proyecto es conducir a este hacia un final con xito. Desarrollo de las partes de un proyecto Una vez definido el proyecto, el prximo trabajo es decidir cmo y cundo se alcanzar ese objetivo. Todo proyecto de un tamao considerable se puede dividir en una serie de elementos bien definidos. Cada uno de ellos requerir un cierto tiempo de estudio, anlisis y dedicacin para llevar el proyecto a buen trmino. Un proyecto tpico se compone de las siguientes partes o elementos: Tareas Hitos recursos

Definicin de las tareas del proyecto Las tareas, tambin llamadas pasos, se requieren para completar un proyecto y definen el mbito del objetivo del mismo. La identificacin de las tareas es un paso importante en la planificacin de un proyecto. Teniendo presente el objetivo, se comienza por identificar los elementos o fases principales de este. Al identificar las tareas, se deben organizar en una jerarqua o esquema, tambin llamado Estructura de Descomposicin del Trabajo, EDT (en ingls, Work Breakdown Structure, WBS). Identificacin de los hitos del proyecto Un hito representa un evento o condicin que marca la finalizacin de un grupo de tareas relacionadas o la finalizacin de una fase del proyecto. Cuando se hayan alcanzado todos los hitos del proyecto, el proyecto estar terminado. En
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la gestin de un proyecto. Los hitos suelen tener una duracin cero, ya que un hito marca un punto especfico del plan que designa la finalizacin de una fase del proyecto. Evaluacin de los recursos del proyecto Para llevar a cabo una tarea, se necesitan recursos. Los recursos pueden incluir personas, equipos o instalaciones especiales necesarios para realizar la tarea, pero los recursos no suelen estar disponibles 24 horas del da, siete das a la semana y, a menudo, se necesitara considerar su disponibilidad. Hay que asegurarse de tener en cuenta estas variables, tales como periodos de vacaciones, duracin de la jornada laboral y acceso a edificios o equipos. Refinanciamiento del plan de proyecto Posteriormente, se necesita refinar el plan y completar cualquier informacin que falte. Hay otra informacin sobre los recursos y tareas del proyecto que tambin forma parte del plan del mismo. Como puede ayudar el programa Con Microsoft Project es fcil crear y modificar un grupo de tareas para realizar los objetivos. El software de gestin de proyectos es una herramienta imprescindible para el establecimiento de un plan de proyecto inicial. Adems, Microsoft Office Project recalcula rpidamente los planes y permite ver como los cambios en una parte del proyecto pueden afectar al plan en conjunto. Identificacin de las fases del proyecto Un proyecto se gestiona en fases que progresan a medida que avanza el mismo. Antes de comenzar la primera tarea del proyecto, se crea una programacin del mismo. Una vez que el proyecto est en marcha, se pueden gestionar las tareas a medida que se vayan realizando y efectuar ajustes en la programacin.

FUNDAMENTOS DE LOS PROYECTOS

Qu es un proyecto? Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado nico. La naturaleza temporal de los proyectos indica un principio y un final definidos. LA DIRECCIN DE PROYECTOS La direccin de proyectos es la aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo. Se logra mediante la aplicacin e integracin adecuadas de los 42 procesos de la direccin de proyecto, agrupados lgicamente, que conforman los 5 grupos de procesos. Estos 5 grupos de proceso son: Iniciacin Planificacin Ejecucin Seguimiento y Control Cierre

El proyecto especfico influir sobre las restricciones en las que el director del proyecto necesita concentrarse. La relacin entre estos factores es tal que si alguno de ellos cambia, es

probable menos otro se vea afectado. Por ejemplo, que un adelanto en el cronograma a menudo implica aumentar el presupuesto, a fin de aadir recursos adicionales para completar la misma cantidad de trabajo en menos tiempo. Si no es posible aumentar el presupuesto, se puede reducir el alcance o la calidad, para entregar un producto en menos tiempo por el mismo presupuesto. Los interesados en el proyecto pueden tener opciones diferentes sobre cules son los factores ms importante, lo que crea un desafo an mayor.

DIAGRAMA PROYECTOS

QUE

SE

UTILIZAN

EN

LA

GESTIN

DE

Uso del diagrama de Gantt: Una de las herramientas ms familiares para la visualizacin del progreso es el diagrama de Gantt, donde cada tarea es representada como una barra horizontal. La longitud de una barra de Gantt individual representa la duracin de una tarea o el periodo de tiempo que conlleva completar dicha tarea. Como herramienta bsica en la gestin de proyectos, el diagrama de Gantt es excelente para evaluar rpidamente el estado de tareas individuales en un proyecto. Las lneas que conectan barras individuales en un diagrama de Gantt reflejan las relaciones entre las tareas, por ejemplo, cuando una tarea no puede empezar hasta que otra haya terminado. Uso del diagrama de Red (PERT) El diagrama de Red, muestra las independencias entre tareas. En un diagrama de Red cada tarea est representada por un recuadro, llamado nodo, que contiene informacin bsica sobra la tarea. Las tareas que dependen de otra para ser completadas o simplemente, siguen a otra en una secuencia de eventos, aparecen conectadas por lneas. El diagrama de Red ofrece una representacin grfica de cmo se encuentran enlazadas entre s las tareas del proyecto.

EL CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

El ciclo de vida del proyecto es un conjunto de fases del mismo, generalmente secuenciales y en ocasiones superpuestas, cuyo nombre y nmero se determinan por las necesidades de gestin y control de la organizacin u organizaciones que participan en el proyecto, la naturaleza propia del proyecto y su rea de aplicacin. Un ciclo de vida puede documentarse con ayuda de una metodologa. El ciclo de vida proporciona el macro de referencia bsico para dirigir el proyecto, independientemente del trabajo especfico involucrado.
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Caractersticas del ciclo de vida del proyecto Todos los proyectos, sin importar cun pequeos o grandes, o cun sencillos o complejos sean, pueden configurarse dentro de la siguiente estructura del ciclo de vida: Inicio Organizacin y preparacin Ejecucin del trabajo Cierre

Fases del proyecto Las fases del proyecto son divisiones dentro del mismo proyecto, donde es necesario ejercer un control adicional para asignar eficazmente la conclusin de un entregable mayor. Las fases del proyecto suelen completarse de manera secuencial, pero en determinadas situaciones de un proyecto pueden suponerse. Independientemente de la cantidad de fases que compongan un proyecto, todas ellas poseen caractersticas similares. Cuando las fases son secuenciales, el cierre de una fase termina con cierta forma de transferencia o entrega del trabajo producido como el entregable de la fase. El trabajo tiene un enfoque nico que difiere del que cualquier otra fase. Esto involucra a menudo diferentes organizaciones y conjuntos de habilidades. Para alcanzar con xito el objetivo o entregable principal de la fase, se requiere un grado adicional de control. RELACIONES ENTRE FASES Existen tres tipos bsicos de relaciones entre fases: Una relacin secuencial, donde una fase solo puede iniciarse una vez que se completa la fase anterior.
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 Una relacin de superposicin, donde un fase se inicia antes de que se finalice la anterior. Una relacin iterativa, donde en un momento dado solo se planifica una

fase y la planificacin de la siguiente se efecta conforme avanza el trabajo y los entregables de la fase actual.

INTERESADOS Los interesados so personas u organizaciones que participan activamente en el proyecto, o cuyos interesen pueden verse afectados positiva o negativamente por la ejecucin o terminacin del proyecto. A continuacin se presenta algunos ejemplos de interesados: Clientes/ Usuarios Patrocinador Directores del portafolio/ comit de revisin del portafolio Directores del programa Oficina de direccin de proyectos (PMO) Directores del proyecto Equipo del proyecto Gerentes funcionales Gerentes de operaciones Vendedores/socios de negocios

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CAPTULO 2: EJEMPLO PRCTICO

EXPOSICIN DE LA VISIN GENERAL DE UN PROYECTO (POS, PROJECT OVERVIEW STATEMENT) PARA UN PROYECTO MEDIANO.
CHOCOLATERA SAMMY es una mediana empresa dentro del mercado productivo. Tiene en el mercado alrededor de 2 aos y se dedica a la elaboracin de bombones y jalea de chocolate y su ms reciente producto barras de chocolate. La elaboracin de chocolate sigue siendo uno de los mtodos ms populares para conservacin del cacao. La empresa tradicionalmente ha elaborado chocolate de diversas formas, por ejemplo: bombones, platillo y bolitas, pero debido a la nuevas demanda sobre el chocolate, ha incursionado en una modalidad nueva para hacer chocolate en barras, que consiste en poner ms mescla para alcanzar un producto ms grande y satisfactorio. Para la elaboracin de este nuevo producto debemos planificar los mtodos que se puedan emplear para obtener una produccin al mximo y una comercializacin eficaz y eficiente.

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Microempresa SAMMY
DEFINICIN, SECUENCIA Y DURACIN DE ACTIVIDADES DEL PROYECTO BARRA DE CHOCOLATE Nombre del Proyecto: Elaboracin y Comercializacin de Barras de Chocolates para la Gestin de Procesos de la Empresa SAMMY Listado de actividades: N EDT Fases y Actividades Dur. Pred. BARRAS DE CHOCOLATES 1 1 15.88 d COMPRA DE MATERIA PRIMA 2 1.1 0.13 d 3 1.1.1 Granos de Cacao 1h 4 1.1.2 Azcar 25 mins 5 1.1.3 Liticina 35 mins 6 1.1.4 Leche en Polvo Descremada 20 mins 7 1.1.5 Agua 30 mins 8 1.1.6 Canela 15 mins FIN DE LA COMPRA DE MATERIA PRIMA 9 1.2 0d ELABORACIN DEL PRODUCTO 10 1.3 0.75 d 2 11 1.3.1 Tostar los granos de cacao 1h 12 1.3.2 Partir los granos 25 mins 11 13 1.3.3 Quitar la Cascara 45 mins 12CC 14 1.3.4 Licuar las frutas 10 mins 13 15 1.3.5 Medicin de los ingredientes 35 mins 14 16 1.3,6 Colocacin y Mezcla para su preparacin 10 mins 15 17 1.3.7 Coccin de la preparacin 2h 16 18 1.3.8 Concheo y Refinamiento del licor del cacao 1h 17 19 1.3.9 Reposo de la Preparacin 1h 18 FIN DE ELABORACIN DEL PRODUCTO 20 1.4 0d 9 EMPAQUETADO 21 1.5 1d 10 22 1.5.1 Esterilizacin de los Moldes 1h 23 1.5.2 Rellenar los Moldes 3h 22 24 1.5.3 Retirar el Producto de los Moldes 1h 23 25 1.5.4 Sellar el Producto 2h 24 26 1.5.5 Colocar la Etiqueta y Empacar 1h 25 FIN DE EMPAQUETADO 27 1.6 0d 20 PROMOCIN 28 1.7 7d 21 29 1.7.1 Publicidad del Producto (Volantes) 7d 30 1.7.2 Promocin del Producto Mediante Muestras 5d 29CC FIN DE PROMOCIN 31 1.8 0d 27 COMERCIALIZACIN 32 1.9 7d 28 33 1.9.1 Distribucin del Producto 4d 29,30 34 1.9.2 Venta del Producto 3d 33 FIN DE PROYECTO 35 1.11 0d 31

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Control de versiones de la Definicin, Secuencia y Duracin de Actividades del Proyecto Versin Fecha Autor Descripcin de Cambios 1.1 5/Agosto/2013 Ninguno SAMMY Interesados La firma de los interesados indica que se ha ledo el documento y se han entendido los puntos cubiertos en l.

NOTA: La siguiente planificacin est basada en la elaboracin de 100 unidades de Barras de Chocolates.

ESTABLECIMIENTO DEL MBITO

Exponer la visin general del proyecto (POS) para el proyecto elaboracin y comercializacin de Barras de Chocolates. META La obtencin del cacao. Alta demanda del producto. Nuevo producto en el mercado. Poder atender las exigencias de los clientes de querer consumir ms el producto, estableciendo para ellos estndares de calidad en la elaboracin del producto. Elaborar un producto con ms contenido. Establecer un precio cmodo al producto. Brindar un producto de calidad. Se atienda correctamente la demanda actual. El prximo ao se atender la demanda. Proveedores y clientes felicitan el nuevo producto. Ser demasiados optimistas a las previsiones. Tener poco capital de inversin. Tener proveedores que son incumplidos en la entrega de productos.

PROBLEMA/OPORTUNIDAD

OBJETIVOS

CRITERIOS DEL XITO

SUPOSICIONES, RIESGOS OBSTCULOS

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DESCOMPOSICIN DE TAREAS (EDT)

TABLA 2: ORGANIZACIN DEL EQUIPO DE PROYECTO Y RECURSOS MATERIALES. Establecer el equipo de trabajo con todos los datos relativos a costes. Realizar lo propio en relacin a los recursos materiales. Ver tabla E1 Datos para el equipo de trabajo y E2 Datos para los recursos materiales. Recurso Tasa Normal Tasa hora extra Ing. en Alimentos $ 8.00/hora $10.00/hora Econ. Marketing $10.00/hora $12.00/hora Empleado $ 6.00/hora $ 8.00/hora Operario de Planta $ 5.00/hora $ 7.00/hora Vendedor $ 3.00/hora $ 5.00/hora Tabla E1 Datos para el equipo de trabajo

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Elemento Unidad Costo Unitario Granos de Cacao Caja $5.00 Azcar Libra $1.50 Liticina Libra $1.00 Leche en Polvo Libra $0.50 Descremada Agua Metro3 $0.25 Canela Libra $0.15 Volante (publicidad) Unidad $0.50 Tabla E2 Datos para los recursos materiales.

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INFORME DE LOS COSTOS TOTAL DEL PROYECTO

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DIAGRAMA DE GANTT

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DIAGRAMA DE RUTA CRTICA

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DIAGRAMA DE GANTT DE SEGUIMIENTO

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BIBLIOGRAFIA CONSULTADA Project Management Institute, Inc., 2008, Gua de los

Fundamentos para la Direccin de Proyectos (Gua del PMBOK) Cuarta edicin, USA. COLMENAR Antonio, CASTRO Manuel, SANCRISTOBAL Elio, CRUZ Francisco, 2011, Gestin de proyectos con Microsoft Project 2010, RA-MA Editorial, Primera Edicin, BogotColombia. TORO Francisco, 2011, Gestin de proyectos con enfoque PMI al usar Project y Excel, Editorial ECOE Ediciones, edicin, Bogot Colombia. GOMEZ lvaro, SUAREZ Carlos, 2009, Sistemas de Primera

informacin, herramientas prcticas para la gestin, RA-MA Editorial, Tercera edicin, Mxico. MELNDEZ Roberto, 2012, Diagrama de Pert,

ingeniera.uatx/Labastida/files/2012/08Diagrama-de-Pert.pdf ALBIS Mara, 2011, Ciclo de vida de los proyectos, manglar.uninorte.edu.co/bitstream/10584/2202/1/Ciclo%20del%2 0proyecto.pdf LOCK Dennis, 2003, Fundamentos de la gestin de proyectos, www.ehu.es/Degypi/PMBOK/cap2PMBOK.htm
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