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Ejecución de un Proyecto

La etapa de ejecución supone el momento de aplicación de los resultados del diseño


e identificación a la acción práctica de cooperación con intención de transformar una
determinada realidad.

Se trata, por tanto, de la puesta en marcha de las actividades utilizando los recursos
previstos en la fase anterior con el fin de alcanzar los resultados y el objetivo
específico. También supone el contraste entre la actuación prevista y la capacidad
real de obtener las modificaciones deseadas.

Una vez que se cuenta con los recursos necesarios: - se readapta el proyecto en
función del dinero obtenido, - se firma un convenio de ejecución con la contraparte,
- se programan las actividades y la transferencia de recursos, - el representante en
el país realiza el seguimiento, - se elaboran los informes de seguimiento y finales.

Es importante señalar la importancia de actuar con la adecuada dosis de flexibilidad


en la ejecución, evitando traslaciones mecánicas y acríticas que en ocasiones
fuerzan la adecuación de la realidad a un impecable diseño. Esto se puede ver
favorecido a través del empleo de un enfoque acción-reflexión-acción, lo cual asume
una noción de seguimiento como concepto indisociable de la propia actuación.

El seguimiento constituirá la base para el análisis de lo que se realiza y la fuente de


información sobre su adecuación respecto al plan previsto y a la obtención del
objetivo específico del proyecto. Para ello es conveniente contar con un sólido y
contextualizado sistema de seguimiento que favorezca la atención y análisis
permanente de la ejecución. Este sistema ha de permitir conocer, para si es
necesario reencauzar, las características y evolución de la ejecución del proyecto.

El seguimiento se lleva a cabo de manera continua durante la ejecución para


controlar que la utilización de los recursos y la formalización de las actividades estén
de acuerdo con el cronograma previo.

En esta etapa, luego de tener todos los recursos disponibles, el proyecto es


ejecutado. Es fundamental cumplir a cabalidad con lo expresado en el cronograma
de actividades. De esa forma, se garantiza que los recursos disponibles permitirán
completar el proyecto.
La ejecución de proyectos se encarga de la coordinación de personas y los recursos
necesarios para llevar a cabo el plan de gestión previsto, y también integra y realiza
las actividades del proyecto de acuerdo a este plan.

A continuación se explican los procesos que conlleva la ejecución de proyectos:

1.- Dirección de un proyecto: El director de un proyecto debe coordinar y apoyar


equipo de trabajo de forma consciente. De esta misma forma, toma las decisiones
oportunas y asertivas de acuerdo a los objetivos planteados previamente, haciendo
un uso correcto de la información, de las TIC y los recursos brindados por la
organización.

2.-Aseguramiento de la calidad: Consiste en seguir un conjunto de acciones


sistemáticas, implementadas dentro de una empresa. El aseguramiento de la
calidad busca incorporar la calidad al producto de forma planificada desde la fase
de desarrollo a la entrega. Es importante mencionar que su principal objetivo es el
cumplimiento de una serie de normas y especificaciones, manteniendo pruebas de
todo esto por escrito.

3.-Formación y desarrollo de equipos de trabajo: Este proceso consiste en


agrupar un número de personas dispuestas al desarrollo de un proyecto. Estos
miembros deben comprometerse a trabajar en conjunto y con libertad, apoyándose
y respetándose mutuamente, con la finalidad de cumplir con las metas propuestas
del plan de gestión enfocadas a dar resultados a la organización.

La distribución de la información es otro proceso de la ejecución de proyectos, ya


que utiliza distintos medios y métodos para dar a conocer a las personas lo que
estas necesitan saber en un momento dado. Hoy en día, se utilizan distintos medios
para facilitar la recepción y comprensión de la información. Los más usados son los
teléfonos, radio, los medios escritos y electrónicos, etc. Con el avance de la
tecnología hemos podido apreciar que el correo electrónico se ha convertido en una
necesidad para la comunicación entre personas de un mismo país o de diferentes
países. Así mismo, es usado por trabajadores de empresas para desempeñarse en
sus labores y facilitar la comunicación con sus compañeros y con personas externas
a la organización.

En la realización de proyectos, es importante que los miembros del equipo estén


comunicándose constantemente, para que todos se mantengan informados de las
actividades que se están realizando y las decisiones que se van a tomar
¿Qué es la Ejecución de Proyectos?

La ejecución de proyectos se encarga de la coordinación de personas y los recursos


necesarios para llevar a cabo el plan de gestión previsto, y también integra y realiza
las actividades del proyecto de acuerdo a este plan.

Los Planes De Acción son instrumentos gerenciales de programación y control de


la ejecución anual de los proyectos y actividades que deben llevar a cabo las
dependencias para dar cumplimiento a las estrategias y proyectos establecidos en
el Plan Estratégico.

En general, los planes se estructuran principalmente mediante proyectos de


inversión, sin embargo, un plan debe contener también, el desarrollo de las Tareas
específicas.

Dichos planes, en líneas generales, colocan en un espacio definido de tiempo y


responsabilidad las tareas específicas para contribuir a alcanzar objetivos
superiores. Todos los planes de acción presentan su estructura de modo
"personalizado" para cada proyecto, es decir, dependiente de los objetivos y los
recursos, cada administrador presenta su plan de acción adecuado a sus
necesidades y metas. Un plan de acción es un tipo de plan que prioriza las iniciativas
más importantes para cumplir con ciertos objetivos y metas. De esta manera, se
constituye como una especie de guía que brinda un marco o una estructura a la
hora de llevar a cabo un proyecto.

Dentro de una empresa, un plan de acción puede involucrar a distintos


departamentos y áreas. El plan establece quiénes serán los responsables que se
encargarán de su cumplimiento en tiempo y forma. Por lo general, también incluye
algún mecanismo o método de seguimiento y control, para que estos responsables
puedan analizar si las acciones siguen el camino correcto. El plan de acción propone
una forma de alcanzar los objetivos estratégicos que ya fueron establecidos con
anterioridad. Supone el paso previo a la ejecución efectiva de una idea o propuesta.

Estos planes no sólo deben incluir qué cosas quieren hacerse y cómo; también
deben considerar las posibles restricciones, las consecuencias de las acciones y las
futuras revisiones que puedan ser necesarias.

El control del plan de acción tiene que realizarse tanto durante su desarrollo como
al final. Al realizar un control en medio del plan, el responsable tiene la oportunidad
de corregir las cuestiones que no están saliendo de acuerdo a lo esperado. En
cuanto al control tras su finalización, el objetivo es establecer un balance y confirmar
si los objetivos planeados han sido cumplidos.

Un ejecutivo o dirigente que se maneja sin un plan de acción perderá tiempo ya que
necesitará examinar cada paso para descubrir si marcha en la dirección correcta

Las fases de la ejecución de un proyecto

Si tratamos de simplificar la explicación de en qué consiste una ejecución de


proyecto diremos que se conforma de las siguientes etapas:

 ORGANIZAR, los medios humanos y materiales del proyecto para poder


asignar los recursos adecuados a cada tarea
 CONTROLAR, para asegurar la adecuada ejecución y el control del riesgo.
 CONCLUIR, para obtener la aceptación y hacer la entrega del producto o
servicio.

Todo proyecto requiere de una etapa inicial de puesta en marcha que podemos
asociar a la fase de Organización, con los objetivos generales de:

1. Definir un hito de comienzo de la ejecución (deberá estar reflejado en el


cronograma o diagrama de Gantt)
2. Establecer una primera reunión del comité de seguimiento asignado al proyecto
3. Fijar la primera reunión o reunión de inicio de proyecto
4. Definir un manual de plan de proyecto (documento operativo de referencia)
5. Aprobar el plan de incorporación de recursos humanos y materiales

Sin embargo y como paso previo, antes de llegar a este hito debemos haber
conformado nuestro equipo de proyecto. Pasaremos a ver en las siguientes
entradas la forma de integrar un equipo de trabajo eficiente o también llamado de
alto rendimiento.

En definitiva, las personas son casi siempre las claves del éxito y del fracaso.

QUÉ SE NECESITA PARA COMENZAR CON LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO


La ejecución del proyecto es el proceso en donde el equipo de proyecto comienza
con la construcción de los entregables. En el momento en que comienza la
ejecución del proyecto el gerente se debe responder tres preguntas:

¿Existe un lugar? El tema del lugar físico e infraestructura es importante: el equipo


del proyecto debe estar junto al gerente. En ciertas organizaciones hay recursos
asignados al proyecto que permanecen en su área y no en la oficina del proyecto.

¿Tienen todo lo que necesitan? Una buena práctica es acompañar el Project


Charter con un documento que se llame “Documento de bienvenida al Proyecto” u
otro nombre similar. Este documento debe contener información relativa a quién es
el responsable de proveer cada recurso (puesto de trabajo, PC, conexión a la red,
internet, impresoras, etc.).

¿Tengo el plan listo? asumimos que el gerente de proyecto tiene el cronograma


listo y ya delegó tareas a los miembros del equipo.

En la fase de ejecución, se empiezan a desarrollar y validar sub-tareas y


actividades, cumpliendo así con los diferentes objetivos dentro del proyecto. Por
eso, la responsabilidad de Project Manager en esta fase es triple:

Controla el cumplimiento de la planificación realista.

Evalúa y realiza un seguimiento exacto del consumo de los recursos, tanto


económicos, humanos como fechas y plazos, apoyándose de herramientas como
Sinnaps y su gráfica de consumo.

Realiza los cambios necesarios y re-calcula la mejor ruta de trabajo, guardando


simulaciones de planificaciones para prevenir contratiempos indeseados. Una
ventaja que puede usar al trabajar con Sinnaps.

Estas tres responsabilidades forman parte continua dentro de los pasos para el
desarrollo de un proyecto.

Después de que ha sido identificada y programada la Acción, y tras reunir los


medios humanos, materiales y financieros para realizarla, comienza su puesta en
ejecución que junto a sus circunstancias, serán el objeto del seguimiento.
En la larga etapa de la ejecución, el proyecto se convierte en acción. Quizás bastase
con decir que se trata, en esta fase, de realizar, de hacer real, de poner en práctica
lo programado, siempre atentos a la respuesta o reacción que va dando la realidad;
el complejo conjunto de factores y elementos que intervienen en la acción que, con
ellos y entre ellos, se está poniendo en marcha, conforme lo previsto y calculado
por los agentes promotores y ejecutores del proyecto.

La ejecución será el momento para ver si es verdadera y responde a lo real de las


necesidades y recursos la programación que se haya hecho, que servirá de
orientación durante toda esta fase. Para ello hay que destacar dos ejes fuertes de
los que depende la eficacia del uso de los recursos en la consecución de los
objetivos y finalidad del proyecto, esos dos ejes son:

• Por un lado, el de las medidas y criterios que fueron utilizados en el cálculo de


posibilidades-probabilidades y en el estudio de viabilidad-factibilidad.

• Por otro, el del ajuste máximo entre la línea de decisiones, dirección y gestión, con
la de medios y recursos aplicados a la acción.

Al pasar de lo escrito a los hechos surgen un sinfín de aspectos a tener en cuenta,


precisamente porque el proyecto va a exigir la unión de factores que, anteriormente
estaban dispersos y con dificultad de integrarse. Una de las peculiaridades de los
estados de marginación, es la parcialización y aislamiento de los factores, de forma
que no puedan ni unirse, ni organizarse ni, por tanto, multiplicarse; y la garantía de
que los proyectos lleguen a ser unidades de transformación está,
fundamentalmente, en que todos los factores se integren y organicen en un sistema
superior que supere esa parcialidad y genere sinergias más allá de la suma
aritmética de los factores. Es aquí donde adquiere relevancia insustituible la
dirección clara y gestión firme del proyecto que mantendrá la cohesión en la
ejecución de la Acción para la transformación.

En el proceso de ejecución será el cumplimiento de las directrices y la práctica de


las órdenes la que marque la eficacia de la gestión; reconociendo que esa ejecución
depende, al menos en parte, de la calidad del factor humano que integra cada
proyecto y que se diferencia de todos los demás. Sin embargo, si los instrumentos
y mecanismos creados funcionan adecuadamente, hasta el factor humano
funcionará con más eficacia.
En la ejecución de un proyecto puede surgir la resistencia al cambio provocado por
el propio proyecto que, a pesar de que se basa en la dinamización de los factores,
gracias a la influencia del factor externo, inducirá un ritmo de transformación distinto
del que venía produciéndose en el colectivo afectado, de difícil evaluación previa y
una vez producido de difícil encauzamiento. En esos casos, serán los proyectos los
que deban cambiar o, al menos, modificar su ritmo, para poder seguir siendo
válidos. Esa resistencia al cambio, aunque en mayor medida, no es sólo de los
grupos o personas afectadas -por razones culturales, sociales, etc, sino de los
mismos factores materiales sobre los que incide el proyecto.

Una pieza clave para la correcta marcha del proyecto consiste en crear y poner en
marcha un mecanismo permanente de medición y evaluación interna tanto del
concreto funcionamiento del proyecto en su globalidad y en cada una de sus áreas
integradas. Esta auto-evaluación debe hacerse por aquellos que tienen el mayor
interés en que el proyecto salga adelante con el máximo de eficacia y rentabilidad
de recursos, es decir, los propios afectados y la ONG que lo implementa. Para ello
es fundamental que funcione bien un mecanismo de apreciación de todos las
aspectos y detalles del proyecto, pero muy especialmente:

• La participación de la población directamente afectada y su capacidad creciente


de comprensión e implicación en la dinámica del proyecto y en su gestión.

• La respuesta a las necesidades padecidas y sentidas y su grado de satisfacción,


más allá de la relación costo/beneficio, pero sin minusvalorarla.

• La movilización de recursos propios y la capacitación en el dominio y uso de los


recursos externos.

• La coordinación entre diferentes actuaciones del proyecto.

• La información relevante surgida en la acción del proyecto.

También se evaluará, por supuesto, el funcionamiento de todas las funciones y


tareas programadas. Pero lo importante es que exista ese mecanismo y que sirva
para corregir desviaciones, errores o fallos que casi es obligado tener; y, sobre todo,
para poder reorientar continuamente la acción de cara a la pretendida consecución
de los objetives buscados y que, por la ejecución, se trata de alcanzar.
Como condiciones necesarias que todo proyecto tiene en su ejecución y que
resultarán favorables para la eficacia del mismo, señalamos fundamentalmente:

- Claridad en cuanto a los principios sobre los que giran las decisiones organizativas
y de gestión del proyecto. (Aquí resultaría interesante realizar talleres y seminarios
para tratar estos temas).

- Utilización de un lenguaje común explícito, es decir, que exista una interpretación


compartida sobre cada uno de los elementos que componen el proyecto en su
expresión práctica (Resultaría de gran utilidad elaborar por escrito pautas,
explicaciones sobre las líneas directrices del proyecto, guías, normas o
especificaciones generales sobre el contenido de los objetivos a alcanzar, sobre
cómo se califican los problemas sobre los que se actúa, que significado tienen y
para qué sirven las instancias organizativas y por qué son instituidas de esa manera
las distintas personas e instancias del proyecto).

El órgano de dirección del proyecto. Deberá concretar los siguientes aspectos:

• Competencias de cada participante en el proyecto.

• La coordinación de los que intervengan dentro de cada nivel de actuación, y entre


los distintos niveles.

• La supervisión del proyecto.

• La coherencia de criterios.

• La valoración de resultados.

El tipo de información necesaria se formará en función de los tipos o factores de


decisión de la ONG responsable:

- Cuando se trate de un proyecto que se elabora en una institución para ser


presentada dentro de la misma, la información necesaria al respecto es conocida
por todos.
- Cuando se trate de un proyecto que se formula en una organización o institución
que será responsable total o parcial de la ejecución, pero que será presentado por
otra entidad ajena a la que elabora el proyecto, conviene:

• Indicar la naturaleza de la organización, su mandato, situación jurídica y


administrativa, estructura orgánica y procedimientos administrativos, personal, etc.

• Políticas y prioridades de la organización, relaciones con otras instituciones, etc.

Bibliografía

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