Manual de Normas y Procedimientos de Nominas y Pagos

VENEZOLANA DE ALIMENTOS LA CASA, S. A.
DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE

NOMINAS Y PAGOS DE VENEZOLANA DE ALIMENTOS
LA CASA S.A.
GERENCIA GENERAL
GERENCIA DE GESTIÓN HUMANA
CÓDIGO: PÁG. 3 53
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL GERENCIA DE GESTIÓN HUMANA ELABORACION FECHA DE REVISION
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DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE NÓMINAS Y PAGOS.
OBJETIVO GENERAL:
El sistema de remuneración tiene como principal objetivo principal la definición de la remuneración base
que le corresponde a cada trabajador. La remuneración base por el trabajo realizado debe ser justa, de
conformidad con el análisis, descripción y valoración de cada cargo, lo cual constituye el fundamento de
la equidad interna.
Esta sección tiene por objeto establecer definiciones y procedimientos básicos que orienten a
“VENALCASA S.A.”, en la realización de los cambios de índole administrativo en el sistema de pago de
las remuneraciones del personal activo y pasivo de la empresa, basado en los criterios de la centralización
normativa y operativa.
NORMAS GENERALES:
ELABORADO POR: CONFORMADO POR: APROBADO POR: JUNTA DIRECTIVA

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En términos conceptuales la nómina de pago es la relación semanal, quincenal o mensual, por medio de la
cual “VENALCASA S.A.”, efectúa el pago de la remuneración de su personal, esta nómina esta
compuesta por una serie de asignaciones, retenciones o deducciones que se realizan a los trabajadores.
Es importante señalar que las acciones a seguir contenidas en el presente Manual de Normas y
Procedimientos podrán optimizarse a medida que los procesos sean cada vez más prácticos, lo cual
permitirá la flexibilidad adecuada en la búsqueda permanente de alcanzar la eficiencia y la efectividad en el
desempeño de los procesos.
Con base al sueldo, salario o cualquier otra forma de retribución acordada por “VENALCASA S.A.”, el
trabajador de la empresa, deberá estar obligado a cumplir sus funciones con oportunidad, honradez y
rectitud sin buscar o recibir otros beneficios personales vinculados con el desempeño de sus funciones.
Igualmente, no se podrán desempeñar cargos sin percibir la remuneración acordada por la empresa que
corresponde al puesto de trabajo ni recibir asignaciones por cargos no desempeñados.
Ningún Servidor Público podrá ejercer dos o más cargos públicos ni percibir dos o más remuneraciones
del Presupuesto de la República, con excepción de los casos previstos en las disposiciones legales vigentes.
Los salarios y beneficios se determinarán de acuerdo con la escala salarial establecida por la empresa y con
su normativa interna de beneficios vigente. El sistema de remuneración lo integran los procesos de análisis
de los cargos, su valoración y la administración de sueldos.

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PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE LA NOMINA:
NORMAS GENERALES:

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Toda solicitud de información y trámites relativos a pagos, nóminas y beneficios de Ley serán
procesados a través de esta Gerencia.
1. La Gerencia de Gestión Humana será responsable de la emisión de la nómina de la

“VENALCASA S.A.”, quincenalmente dividiendo la misma de la siguiente manera:
Nomina Sede Principal y Nomina Planta
2. Los cortes para la emisión de la Nómina se realizaran los días 05 y 20 de cada mes, todos los
movimientos o transacciones recibidos en el Gerencia de Gestión Humana posteriores a las
fechas antes mencionadas serán procesadas para la quincena siguiente.
3. Todos los empleados de “VENALCASA S.A.” deberán tener punto de Cuenta aprobado por
Presidencia para ingresar en el sistema de Nómina, en el Caso del Presidente el Punto de
Cuenta debe ser aprobado por la Junta Directiva.
4. La Gerencia de Gestión Humana asignará un profesional responsable para la emisión de las

nóminas de Sede y de las Plantas.
5. El profesional responsable de la Sección de Administración de Nóminas y Pagos será el

garante de que en las fechas correspondientes al pago de la quincena de los trabajadores, la
nómina se encuentre actualizada sin errores lista para su envió al banco.
6. Será Responsabilidad del profesional de la Sección de Administración de Nóminas y Pagos

velar que todas aquellas personas que ya no pertenecen a la empresa sean

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excluidas de la misma, así como incluir aquellas cuyos puntos de cuenta de ingreso lleguen
oportunamente a la referida unidad
7. Para todos los casos de “Pago de Nómina”, la Gerencia de Gestión Humana está en la
obligación de solicitar la “Disponibilidad Presupuestaria” ante la Gerencia de Planificación y
Presupuesto.
8. La Sección de Administración de Nóminas y Pagos, debe emitir una pre-nómina antes de

sacar la definitiva, a fin de corregir a tiempo las fallas posibles de pagos indebidos mediante la
misma.
9. El analista responsable de la nómina, debe vigilar además del correcto cumplimiento de

cualquier otro pago que a través de esta deba hacérsele al trabajador y/o empleado y llevar un
estricto control de cada movimiento procesado.
10. Debe existir coordinación entre la Sección de Administración de Nóminas y Pagos y la

Sección de Captación, Selección y Capacitación a los fines de prever lo necesario antes de las
fechas de cierre de la nómina.
11. Es requisito indispensable para ser incluido en el sistema de nomina la recepción
del expediente del trabajador.
PROCEDIMIENTO:
RESPONSABLE DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
SECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE NÓMINAS Y 1. Los días 05 y 20 de cada mes se recibe los
PAGOS ANALISTA DE PERSONAL

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diferentes movimientos de nómina (Vacaciones,

Permisos no Remunerados, Encargadurías,
Ingresos, Egresos, Ascensos, Transferencias).
2. Una vez que se llega a la fecha de corte el Analista de

Personal, debe notificar a la Sección de Captación,
Selección y Capacitación y comienza a cargar en el
sistema correspondiente los diferentes
movimientos arriba mencionados.
3. Emite Pre-Nomina y la entrega al responsable de la

Sección Junto al Físico de todos los movimientos para su
revisión.
4. Recibe los documentos arriba mencionados y revisa Pre-

RESPONSABLE DE LA SECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE
NÓMINAS Y PAGOS Nomina contra la estructura de cargos vigente y los
movimientos reportados, se compara contra la nómina
anterior para verificar los movimientos, y se chequea
contra los movimientos
recibidos durante ese lapso.
5. En caso de haber inconsistencias, entre los

movimientos efectuados durante la quincena y la Pre-
Nomina devuelve documentación al Analista señalando
los errores para que proceda a efectuar
las correcciones.
6. En caso de estar todo en Orden, devuelve al analista

la Pre-Nomina junto al Físico de todos los movimientos de
la quincena, para su impresión definitiva.

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ANALISTA DE PERSONAL 7. Recibe la Pre-Nomina y en caso de estar todo en

orden procede a efectuar la impresión de un “Resumen de
Nómina”.
8. Basado en la nómina definitiva elabora punto de Cuenta.
9. Entrega los documentos arriba mencionados, a la Gerencia

de gestión Humana en caso de estar todo en orden coloca
la firma al punto de cuenta y los
devuelve al Analista de Personal.
GERENCIA DE GESTIÓN HUMANA 10.Recibe los documentos antes mencionados y verifica que
el punto de cuenta contenga la firma del jefe de
Departamento y el sello
correspondiente.
11.Envía a la Gerencia de Planificación y Presupuesto,

SECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE NÓMINAS Y
Sección de Presupuesto “Disponibilidad Presupuestaria”
(original y copia) conjuntamente
con la “Resumen de Nomina”.
12.Recibe los documentos arriba mencionados coloca firma y

sello de la gerencia a la copia del memo y devuelve al
Analista de Personal como acuse de
recibo.
13.Con el Original de la “Disponibilidad Presupuestaria” se

sigue Procedimiento interno de la Sección de
GERENCIA DE PLANIFICACIÓN Y
PRESUPUESTO SECRETARIA Presupuesto.
14.Una vez que se procesa la Solicitud de

Disponibilidad Presupuestaria, se envía al Gerencia

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de Gestión Humana.
15.Recibe de la Sección de Presupuesto original de la

“Disponibilidad Presupuestaria”, junto a la
“Resumen de Nomina” y la entrega al Analista de
GERENCIA DE GESTIÓN HUMANA Personal encargado de efectuar los trámites
SECRETARIA
correspondientes al pago de la Nómina.
16.Se envía el expediente de la nomina a presidencia

con el punto de cuenta para su posterior
aprobación, firma y sellado.
17.Se envía el expediente de la nomina a la gerencia

de administración y finanzas a la sección de control
administrativo.
GERENCIA DE ADMNISTRACIÓN Y FINANZAS
18.Recibe los documentos arriba mencionados y
SECRETARIA
Basado en la información contenida en el
“Resumen de Nómina”, memo y Punto de Cuenta
Elabora formulario “Solicitud de Pago. Continúa con
sus procedimientos internos.
19.Entrega los documentos arriba mencionados al

responsable de la Sección de finanzas para su
revisión.
20.Revisa los siguientes documentos:
 “Archivo TXT”
 “Nómina Definitiva”
 “punto de cuenta” (original)

 “Solicitud de Pago” (original y copia)

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 Si los documentos presentan algún tipo de

inconsistencias serán devueltos al analista para su
corrección. En caso de estar todo en orden realiza la
transferencia bancaria.
21.Con el resto de los documentos sigue Procedimiento

Administrativo interno.
PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO

DE PRESTACIONES SOCIALES Y PASIVOS LABORALES
NORMAS ESPEFICICAS:
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1. La “Carta de Culminación de Contrato,” “Carta de Despido” o “Renuncia” del Trabajador, debe contener
la firma, huella dactilar, fecha de la culminación de Contrato, renuncia o despido e indicar si el trabajador
cumplió su periodo de preaviso establecido en la LOT. esta documentación será requisito indispensable
para procesar el pago de las Prestaciones Sociales y pasivos laborales.
2. El Jefe del departamento de Administración de Nóminas y Pagos solicitará por escrito la presentación de
la Declaración Jurada de Patrimonio presentada ante la Contraloría General de la República, a todos
aquellos trabajadores que manejen bienes o custodien fondos públicos de conformidad con el artículo
Nº 03 y 23 de la Ley Contra la Corrupción.
3. El Original de la Carta de Culminación de Contrato, Carta de Despido o Renuncia del Trabajador deberá
ser archivada, debidamente foliada, en el expediente del trabajador, una vez realizado los pasos
necesarios para el procesamiento del pago correspondiente.
4. Para todos los casos de tramitación de Prestaciones Sociales y pasivos laboral la Gerencia de Gestión
Humana, esta en la obligación de solicitar la “Disponibilidad Presupuestaria” ante la Gerencia
Planificación y presupuesto, departamento de formulación y Control Presupuestario.
5. En el caso de las Plantas Administradas por “VENALCASA S.A.”, todas las Carta de Culminación de
Contrato,” “Carta de Despido” o “Renuncia” de los Trabajadores serán enviadas a la sede Principal de
la Empresa por el Jefe de la Planta mediante relación firmada y sellada.
PROCEDIMIENTO:
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
1. Recibe de parte del Gerente, Jefe del Área y/o Planta,
Depto. de Nóminas y Pagos formato de Egreso de personal anexo a la
Responsable de la Sección
“Carta de Culminación de Contrato,” “Carta de

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Despido” o “Renuncia” del Trabajador. (La misma debe

contener toda la información requerida, la firma y la
fecha de la renuncia o despido del trabajador, la
aprobación y sello de la unidad solicitante).
2. Si el trabajador ocupaba alguno de los siguientes cargos:
 Presidente, Director, Gerente, Jefe de Unidad Jefe de

Departamento, Jefe de Sección, Abogado, Jefe de
Almacén
Debe anexar la Declaración Jurada de Bienes ante la

Contraloría General de la República. De conformidad con
la Ley Contra La Corrupción. Requisito indispensable para
efectuar el presente trámite.
3. Fotocopia de la carta de “Culminación de Contrato”

“Carta de Despido” o “Renuncia” del Trabajador y
distribuye de la siguiente manera:
 Entrega copia al analista encargado de la nomina,

para su exclusión de la misma.
 Entrega copia al analista encargado cesta ticket,

(para determinar hasta que fecha se le cancelaran
dicho beneficio).
 Entrega copia del formato de egreso, carta de

culminación de contrato, renuncia o despido al
analista encargado de emitir los cálculos de
ANALISTA DE PERSONAL
Encargado de Liquidaciones de Prestaciones

Sociales y pasivos laboral
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Prestaciones Sociales y pasivos laborales.
 Entrega original del formato de egreso, carta de

culminación de contrato, Carta de Despido” o
“Renuncia” del Trabajador al Archivista para
incluirla en su expediente, debidamente foliada.
4. Solicita al archivista el expediente del ex- trabajador

y procede a efectuar el cálculo de las prestaciones
sociales a través del sistema xxx modulo
xxxxxxxxx., posteriormente imprime reporte (3
ejemplares) del cálculo de las prestaciones y pasivos
laborales.
5. Basado en el reporte emitido Elabora formulario de

punto de cuenta.
6. Elabora memorando dirigido a la sección de

Evaluación y Control Presupuestario. (original y
copia).
Gerente de Gestión Humana
7. Entrega el reporte del calculo de las prestaciones
sociales y pasivos laborales, Punto de Cuenta y
memo a la (el) Gerente de Gestión Humana para su
posterior revisión y Aprobación.
8. Si los documentos presentan algún tipo de

inconsistencia son devueltos a la unidad de origen
para su corrección, en caso de estar todo en orden
(el) la Gerente, firma la hoja de
Encargado de Liquidaciones de Prestaciones

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Sociales y pasivos laboral cálculo, punto de cuenta, memo y sella.
9. Entrega el expediente a “Disponibilidad

Presupuestaria” (original y copia), si los
documentos presentan algún tipo de
inconsistencia la analista de disponibilidad
presupuestaria lo devuelve a la unidad de
origen para su corrección, en caso de estar
todo en orden se emite la disponibilidad, firma
punto de cuenta y sella.
10. La analista de la sección de Evaluación y Control

SECCIÓN DE EVALUACIÓN Y CONTROL PRESUPUESTARIO.
presupuestario envía el expediente al
departamento de nomina y pagos quien remite
el mismo a presidencia.
11. Presidencia firma hoja de cálculo, aprueba o niega el

PRESIDENCIA
punto de cuenta.
12. El expediente es regresado al departamento

de nominas y pagos quien labora memo
GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN dirigido a la Gerencia de Administración y
Y FINANZAS
finanzas y copia a la sección de control
Administrativo.
13. En Control Administrativo se realiza la solicitud

de pago y Cheklin del expediente, busca la
firmas de aprobación, entrega el expediente al
GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS departamento de finanzas a la sección de caja;
Sección de caja
quien labora el cheque y envía en valija los
pertenecientes a las planta.

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14. Envía original y copia del cálculo de liquidación,

cheque, memo original y copia de acuse como
recibido.
15. Los cheques que son recibidos por sede

Administrativa el personal encargado de caja entrega
liquidación hace firmar original de la hoja de cálculo
de prestaciones sociales y pasivos laborales y da
copia de la misma al trabajador, hace firmar original
del recibido del cheque.
16. El original del expediente de pago de prestaciones

sociales y pasivos laboral es entregado al
departamento de contabilidad.
PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE ANTICIPO DE PRESTACIONES SOCIALES-

FIDEICOMISO:
NORMAS GENERALES:
“Articulo 108 de la ley Orgánica del Trabajo”

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Parágrafo Segundo.- El trabajador tendrá derecho al anticipo hasta de un setenta y cinco por ciento
(75%) de lo acreditado o depositado, para satisfacer obligaciones derivadas de:
a) La construcción, adquisición, mejora o reparación de vivienda para él y su familia;
b) La liberación de hipoteca o de cualquier otro gravamen sobre vivienda de su propiedad;
c) Las pensiones escolares para él, su cónyuge, hijos o con quien haga vida marital; y
d) Los gastos por atención médica y hospitalaria de las personas indicadas en el literal anterior.
1. Después del primer año de servicio, o fracción superior a seis (6) meses contados a partir de la
fecha de entrada en vigencia de esta Ley, el patrono pagará al trabajador adicionalmente dos (2) días
de salario, por cada año, por concepto de prestación de antigüedad, acumulativos hasta treinta (30)
días de salario.
2. La prestación de antigüedad, atendiendo a la voluntad del trabajador, requerida previamente por
escrito, se depositará y liquidará mensualmente, en forma definitiva, en un fideicomiso individual
o en un Fondo de Prestaciones de Antigüedad o se acreditará mensualmente a su nombre, también
en forma definitiva, en la contabilidad de la empresa. Lo depositado o acreditado mensualmente se
pagará al término de la relación de trabajo y devengará intereses según las siguientes opciones:
a) Al rendimiento que produzcan los fideicomisos o los Fondos de Prestaciones de Antigüedad, según sea
el caso y, en ausencia de éstos o hasta que los mismos se crearen, a la tasa del mercado si fuere en una
entidad financiera;

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b) A la tasa activa determinada por el Banco Central de Venezuela, tomando como referencia los seis (6)
principales bancos comerciales y universales del país; si el trabajador hubiese requerido que los depósitos
se efectuasen en un fideicomiso individual o en un Fondo de Prestaciones de Antigüedad o en una entidad
financiera, y el patrono no cumpliera con lo solicitado;
c) A la tasa promedio entre la activa y pasiva, determinada por el Banco Central de Venezuela, tomando
como referencia los seis (6) principales bancos comerciales y universales del país, si fuere en la
contabilidad de la empresa.
3. El patrono deberá informar anualmente al trabajador, en forma detallada, el monto que le acreditó en
la contabilidad de la empresa, por concepto de prestación de antigüedad.
4. La entidad financiera o el Fondo de Prestaciones de Antigüedad, según el caso, entregará
anualmente al trabajador los intereses generados por su prestación de antigüedad acumulada.
Asimismo, informará detalladamente al trabajador el monto del capital y los intereses.
5. Los intereses están exentos del Impuesto sobre la Renta, serán acreditados o depositados
mensualmente y pagados al cumplir cada año de servicio, salvo que el trabajador, mediante
manifestación escrita, decidiere capitalizarlos.
NORMAS ESPECÍFICAS:
1. El Memorando solicitando el anticipo de Prestaciones Sociales (debe contener la firma del

solicitante) será el documento o requisito indispensable para dar inicio al

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procedimiento.
2. Los requisitos que debe presentar el solicitante son los siguientes:
 Si es para La construcción, adquisición, mejora o reparación de vivienda para él y su familia:

Documento de Compra Venta y/o Presupuesto de materiales necesarios,
debidamente facturado por una casa o establecimiento dedicado al área.
 Si es para La liberación de hipoteca o de cualquier otro gravamen sobre vivienda de su
propiedad: Documento de Hipoteca.
 Si es para Las pensiones escolares para él, su cónyuge, hijos o con quien haga vida marital:
Constancia de Estudios emitida por una Institución Educativa Pública o Privada,
recibos de pago de mensualidad anterior y/o Presupuesto de los útiles necesarios
emitidos por una casa o establecimiento dedicado al área.
 Si es para Los gastos por atención médica y hospitalaria de las personas indicadas en el literal
anterior: Informe Médico y Presupuesto emitido por una casa o establecimiento
dedicado a la materia.
3. El Original del Memorando “Solicitud de Anticipo de Prestaciones Sociales”. deberá ser archivada en
el expediente del trabajador una vez realizados los pasos necesario para la tramitación del Pago.
Para todos los casos de tramitación de “Solicitud de Anticipo de Prestaciones Sociales” el Gerencia de
Gestión Humana, esta en la obligación de solicitar la “Disponibilidad Presupuestaria” ante la Gerencia de
Administración y Finanzas, Dpto. de Ejecución Presupuestaria.
PROCEDIMIENTO:

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1. Recibe Formato de solicitud de anticipo de

SECRETARIA
GERENCIA DE GESTIÓN HUMANA prestaciones y Memorando (original y copia)
de parte del trabajador y/o empleado
solicitando un anticipo de sus prestaciones
sociales. Conjuntamente con las siguientes
recaudos:
2. Si es para La construcción, adquisición,

mejora o reparación de vivienda para él y
su familia: Documento de Compra Venta
y/o Presupuesto de materiales necesarios,
debidamente facturado por una casa o
establecimiento dedicado al área.
RESPONSABLE DE LA SECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN,
NÓMINAS Y PAGOS  Si es para La liberación de hipoteca o de
cualquier otro gravamen sobre vivienda de
su propiedad: Documento de Hipoteca.
 Si es para Las pensiones escolares para

él, su cónyuge, hijos o con quien haga
RESPONSABLE DE FIDEICOMISO
vida marital: útiles necesarios emitidos por
una casa o establecimiento Constancia de
Estudios emitida por una Institución
Educativa Pública o Privada, recibos de
pago de mensualidad anterior y/o
Presupuesto de los dedicado al área.
 Si es para Los gastos por atención
médica y hospitalaria de las personas
indicadas en el literal anterior: Informe
Médico y Presupuesto emitido por una casa
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o establecimiento dedicado a la materia.
 Firma y coloca sello de la Gerencia a la copia del

Memorando lo devuelve al empleado en señal de
acuse de recibo.
3. Entrega el original del Memorando “Solicitud de

Anticipo de Prestaciones Sociales” al Gerente del
área (junto a los documentos de Soporte).
4. Recibe el documento arriba mencionado, revisa y

en caso de estar todo en orden envía Memorando y
documentos de Soporte al Jefe del Dpto. de
Administración de Nóminas y Pagos para su
procesamiento.
5. Recibe los documentos arriba mencionados y verifica

que los soportes correspondan con la solicitud
realizada y estén conforme a lo dispuesto a la Ley
Orgánica del Trabajo. De ser así se lo entrega al
analista responsable.
6. Solicita el expediente del funcionario solicitante y

verifica que no haya solicitado otro anticipo en un
lapso menor a un año en caso de estar todo en
orden inicia el proceso de dicha Solicitud.
7. Procede a efectuar el cálculo del Anticipo de

Prestaciones Sociales a través del sistema
correspondiente, posteriormente imprime
reporte del cálculo del anticipo de las

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prestaciones.
8. Basado en el reporte emitido elabora Punto de

Cuenta.
9. Entrega reporte del cálculo del anticipo de las

prestaciones y Punto de Cuenta al Jefe del Dpto.
para su firma.
10. Revisa los documentos arriba mencionados, en

caso de estar todo en orden coloca la firma y los
remite al Gerente de Gestión Humana para su
revisión y firma.

caso de estar todo en orden coloca la firma y los
devuelve al Analista de Personal conjuntamente con
el “Reporte del cálculo del anticipo de las
prestaciones” para que sea enviado al Dpto. de
Ejecución Presupuestaria.
12. Dpto. de Ejecución Presupuestaria Recibe los

documentos antes mencionados coloca firma y sello
de la gerencia a la copia de la solicitud de
“Disponibilidad Presupuestaria” y devuelve al
Analista de Personal como acuse de recibo.
13. Con el Original de la “Disponibilidad

Presupuestaria” se sigue Procedimiento interno del
Dpto. de Presupuesto. (ver manual de Presupuesto).
14. Una vez que se procesa la Solicitud de

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Disponibilidad Presupuestaria, se envía a la Gerencia

de Gestión Humana.
15. Recibe del Dpto. Ejecución Presupuestaria el

expediente conformado por el punto de cuenta,
reporte del cálculo del anticipo de las prestaciones y
Recibo.
16. Entrega los documentos arriba mencionados a

presidencia para su aprobación.
17. Revisa los siguientes documentos:
18. “Reporte del cálculo del anticipo de las

prestaciones”.
19. “Disponibilidad Presupuestaria” (original)
20. “Solicitud de Pago (recibo)” (original y copia)
21. Si los documentos presentan algún tipo de

inconsistencias serán devueltos al analista de para su
corrección. En caso de estar todo en orden entrega
los documentos arriba mencionados al Gerente de
Gestión Humana con su firma de aprobación.
22. Entrega los documentos mencionados en el paso N.-

19 de este procedimiento a la secretaria de la
Gerencia para posteriormente remitirlo a la Gerencia
de Administración y Finanzas. (Sección de Control
Administrativo). Esto se hará si el anticipo es
cancelado por procedimientos internos de la
empresa.

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23. Si se cancela a través del fideicomiso la (el) jefe

del depto. de nomina y pago realiza archivo txt
dirigido a la agencia bancaria.
24. Una vez liberado el dinero al trabajador se le envía

original y copia del recibo del estado de cuenta de
prestaciones sociales.
25. El original será archivado en el expediente del

trabajador.
PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE SOLICITUD DE VACACIONES


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1. El formato de “Solicitud de Vacaciones”, debe contener, la firma del trabajador, las firmas autorizadas,
tanto del Jefe inmediato como del Jefe de área y será el documento o requisito indispensable para
procesar el Bono Vacacional del trabajador y/o empleado involucrado.
2. El derecho al disfrute de vacaciones comenzará cuando el trabajador y/o empleado haya cumplido un
año interrumpido de servicio.
3. El cálculo del Bono Vacacional se realizará tomando como base 30 días de sueldo integral, ello de
acuerdo a las normativas vigentes de “VENALCASA S.A.”
4. Los días de disfrute partirán de 22 días hábiles más un días por cada año hasta un tope de 30 días,
ello de acuerdo a las normativas vigentes de “VENALCASA S.A.”
5. Toda solicitud de vacaciones se deberá realizar con un lapso de 15 días de anticipación, a la fecha
de inicio del disfrute, en caso contrario el trabajador y/o empleado, no podrá disfrutar del bono
vacacional desde la fecha efectiva del inicio de las vacaciones.
6. El Original de La “Solicitud de Vacaciones”. deberá ser archivada en el expediente una vez realizado
los pasos necesarios para la tramitación del Bono Vacacional.
7. Para todos los casos de tramitación de “Solicitud de Vacaciones”, la Gerencia de Gestión Humana,
esta en la obligación de solicitar la “Disponibilidad Presupuestaria” ante la Gerencia de Planificación.
8. No se permitirá la acumulación de períodos vacacionales, salvo estrictas razones de servicios,
debidamente justificadas por el jefe inmediato del trabajador y/o empleado solicitante.
9. El pago de Bono Vacacional se procesará sólo en el caso de disfrute del período correspondiente.
10. Los reposos médicos por enfermedad suspenderán los días de disfrute del periodo vacacional, el cual
se retomará al concluir el mismo.

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11. Cada Unidad debe coordinar el disfrute de las vacaciones de todos los trabajadores adscriptos a la
misma y remitir a la gerencia de gestión humana.
PROCEDIMIENTO:
1. Previa coordinación con su jefe inmediato, solicita a la
Gerencia de Gestión Humana, el formulario

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TRABAJADOR SOLICITANTE “Solicitud de Vacaciones”, para su correspondiente

llenado (original y copia), lo entrega al jefe del
Departamento del área para su firma.
2. Revisa y en caso de estar todo en orden coloca su

JEFE DEL DPTO Y/O firma en señal de aprobación, posteriormente
SECCIÓN (UNIDAD
SOLICITANTE)
entrega el formulario “Solicitud de Vacaciones” al
Gerente del área. para su aprobación mediante
firma.
3. Revisa formulario coloca su firma en señal de

aprobación y posteriormente entrega a la secretaria
GERENTE
(UNIDAD SOLICITANTE) formulario “Solicitud de Vacaciones” (original y
copia), para la elaboración del respectivo
Memorando.
4. Basado en la información contenida en el formulario

arriba señalado elabora memorando (original y
SECRETARIA copia).
(UNIDAD SOLICITANTE)
5. Previa firma del Gerente del área envía los
siguientes documentos a la Gerencia de Gestión
Humana.
 Formulario “Solicitud de Vacaciones”

(original y copia)
 Memorando (original y copia)
6. Recibe los documentos arriba señalados
7. Firma y coloca sello de la Gerencia a la copia de la

“Solicitud de Vacaciones” y a la copia de
(SECRETARIA)
Memorando y las devuelve en señal de acuse de
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GERENCIA GENERAL
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recibo.
8. Entrega los documentos arriba mencionados al Jefe

del área.
9. Revisa Memorando y la “Solicitud de Vacaciones”

(original) y lo envía al responsable de la Sección de
Administración, Nóminas y Pagos para su
JEFE DEL GERENCIA DE GESTIÓN HUMANA
procesamiento.
10.Recibe el documento arriba señalado y lo entrega

al Analista de Personal encargado de procesar la
RESPONSABLE DE LA SECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE solicitud.
NÓMINAS Y PAGOS
11.Procesan 2 copias de la “Solicitud de Vacaciones”

y distribuye de la siguiente manera:
 Entrega copia al Analista que lleva el control

de la Nómina.

de las Vacaciones.
 Archiva original en el expediente del

empleado.
12.Recibe copia de la “Solicitud de Vacaciones”
13.Verifica que contenga las firmas autorizadas,

cantidad de días correctos, periodo, etc. y procede
ANALISTA DE PERSONAL a cargar la información en una hoja Excel (BD). O
(control de vacaciones)
en el módulo correspondiente.
14.En caso de haber errores, devuelve al jefe de la

unidad señalando en la copia de la “Solicitud de

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Vacaciones” el motivo de la devolución.
15.Archiva copia de la “Solicitud de Vacaciones” por fecha
16.Recibe copia de la “Solicitud de Vacaciones” y procede a

cargar la información mediante el sistema, en la quincena
correspondiente.
(control de nomina) 17.Archiva copia de la “Solicitud de Vacaciones” por fecha,
junto al resto de los movimientos
18.El bono Vacacional que le corresponde al

empleado será depositado conjuntamente con la nómina
correspondiente a la quincena vigente.
19.Se emite recibo de pago de vacaciones en original y

copia.
20.Una vez recibido por el trabajador el recibo original es

archivado en el expediente.
PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE BONO DE ALIMENTACION:
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1. El Beneficio del bono de alimenticio se otorgara a todo El Personal (fijo y contratado) que labora en
“VENALCASA S.A.” y se cancelara a razón de 0.45 unidades tributarias por día trabajado.
2. La Gerencia de Gestión Humana se encargara del control y supervisión de la asistencia, a través del
sistema que a tal efecto se disponga para ello, del personal que labora en las diferentes unidades de la
empresa.
3. La Gerencia de Gestión Humana realizará los trámites necesarios (internos y externos) para la
cancelación de los bonos alimenticios según la modalidad: tarjeta electrónica, cupones (tickets) los
primeros cinco días de cada mes.
4. Para todos los casos de cancelación de los “bonos de Alimentación”, la Gerencia de Gestión
Humana, esta en la obligación de solicitar la “Disponibilidad Presupuestaria” ante la Gerencia de
Planificación y presupuesto, departamento de formulación y control presupuestaria.
5. El beneficio del bono de Alimentación, se cancelará por día hábil trabajado y tendrán como corte los 20
de cada mes.
6. El Bono de alimentación se cancelaran mes vencido el periodo correspondiente será los 21 del mes
anterior hasta el 20 del mes actual. Ejemplo 21 de enero al 20 de febrero.
7. Solo se procesara la solicitud de Bono de Alimentación del personal que se encuentre relacionado en la
lista de control de asistencia.
8. Todo aquel personal fijo o contratado que devengue prima de responsabilidad no se le pagara el bono
de alimentación adicional.
PROCEDIMIENTO:
SECCIÖN DE ADMINISTRACIÓN DE NÓMINAS Y PAGOS 1. Chequea mensualmente a través del sistema
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correspondiente, la asistencia del personal.
2. De acuerdo al “Control de Asistencia” revisado se

procede a cargar la información en la base datos
Excel o en el sistema automatizado
correspondiente.
3. Emite “Reporte del Control de Asistencia”
4. Basado en el reporte emitido, elabora Punto de

Cuenta.
5. Entrega punto de cuenta junto “Reporte del Control

de Asistencia” a la (el) gerente de gestión Humana
quien revisara que la documentación no presente
ningún tipo de inconsistencia.
6. Una vez revisado de estar todo en orden firma

RESPONSABLE DE LA SECCIÖN DE ADMINISTRACIÓN DE
NÓMINAS Y PAGOS punto de cuenta y entrega a la analista de nominas
y pagos.
7. La analista de nominas y pagos entrega el punto de

cuenta junto al “Reporte del Control de Asistencia”
al responsable de la Sección de disponibilidad
presupuestaria.

caso de estar todo en orden coloca la firma y da la
disponibilidad Presupuestaria y los presente al Jefe
RESPONSABLE DE LA SECCIÖN DE ADMINISTRACIÓN DE del Dpto. de nomina y pagos.
NÓMINAS Y PAGOS
9. El departamento de nomina y pagos entrega el
expediente a presidencia quien revisara y aprueba
SECCIÖN DE ADMINISTRACIÓN DE NÓMINAS Y PAGOS

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ANALISTA el pago.
10. De ser aprobado el expediente, se elabora memo dirigido a

la gerencia de administración y finanzas con copia a la
sección de control administrativo.
11. Esta se encarga de seguir sus procedimientos internos

administrativo para el pago de la Asignación del Ticket
de Alimentación.
Nota: el pago se realiza mediante trasferencia Bancaria

desde el Banco perteneciente al cliente (VENALCASA) hasta
el Banco proveedor del servicio.
La analista del departamento de nominas y pagos es el

responsable de realizar las solicitud del perdido de los bonos
alimenticio a la empresa proveedora del servicio una vez sea
aprobado por presidencia el expediente.
PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE Y
PAGO DE HORAS EXTRAORDINARIAS, DIAS DE DESCANSO Y FERIADOS TRABAJADOS

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1. El formato de “Solicitud de Pago Horas Extras, días de descanso y feriados trabajados”, deberá venir
acompaña por una exposición de motivos firmada por el supervisor inmediato y Gerente del área y
dirigida a presidencia, mediante la cual se indique la naturaleza del trabajo que origino la realización
de horas extraordinarias.
2. El formato de “Solicitud de Pago Horas Extras, días de descanso y feriados trabajados”, debe contener
las firmas autorizadas de los respectivos supervisores inmediatos y Gerente de área y será el
documento o requisito indispensable para procesar el pago de las horas extraordinarias
correspondientes al empleado.
3. La cantidad de horas extras trabajadas en la empresa debe regirse por lo dispuesto en la Ley Orgánica
del Trabajo.
4. La fecha de corte para el pago de las horas extras, días de descanso y feriados, será los días 20 de
cada mes, por lo cual las solicitudes que reciba la Gerencia de Gestión Humana posterior a esa
fecha se tramitaran el mes siguiente.
5. Todas las Horas Extras, días de descanso y feriados generadas serán canceladas en la segunda
quincena de cada mes.
6. El Original de La “Solicitud de Pago Horas Extras, días de descanso y feriados trabajados”. deberá
ser archivada en el expediente una vez realizados los pasos necesario para la tramitación del Pago.
7. Para todos los casos de tramitación de “Solicitud de Pago Horas Extras, días de descanso y feriados
trabajados”, la Gerencia de Gestión Humana, esta en la obligación de solicitar la “Disponibilidad
Presupuestaria” ante la Gerencia de Planificación y presupuesto.
PROCEDIMIENTO:

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RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD

1. Elabora “exposición de motivo” dirigida a
UNIDAD SOLICITANTE presidencia la cual debe indicar el motivo que
originara las horas extras, trabajar el día de
descanso o feriado, para su posterior aprobación.
2. Presidencia aprueba o niega dicha solicitud.

JEFE DEL DPTO
3. De ser aprobado, la unidad solicitante podrá
ejecutar el trabajo que originar las horas
extraordinarias, trabajar día de descanso o feriado
de lo contrario no procede.
4. Una vez generada las horas extras la unidad

SECRETARIA
solicitante (supervisor) llenara formulario de
“Solicitud de pago de horas extras, días de
descanso y feriados trabajados” (original y copia)
por cada trabajador.
5. Posteriormente entrega el formulario al Gerente del

área para su aprobación mediante firma.
GERENTE
firma formulario “Solicitud de Pago Horas Extras,
días de descanso y feriados trabajados” (original y
copia) en señal de aprobación y posteriormente
entrega a la secretaria formulario “Solicitud de Pago
Horas Extras, días de descanso y feriados
trabajados” (original y copia), para la elaboración
del respectivo Memorando dirigido a la gerencia de
gestión humana.
SECRETARIA
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Humana:
 Formulario “Solicitud de Pago De Horas

Extras, días de descanso y feriados
trabajados”
 “Exposición de motivos” donde se evidencie la

aprobación por parte de presidencia.

GESTIÖN HUMANA
8. Recibe los documentos arriba señalados

SECRETARIA
9. Firma y coloca sello del Departamento a la copia

del Memorando y la devuelve en señal de acuse de
recibo.
10.Entrega el original de la “Solicitud de Pago Horas

De Extras, días de descanso y feriados trabajados”
Y Memorando (original) “Exposición de motivos” al
Gerente de gestión Humana.
11.Recibe los documentos arriba mencionados, revisa

y en caso de estar todo en orden envía dicha
RESPONSABLE DE LA SECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE documentación al responsable de la Sección de
NÓMINAS Y PAGOS
Administración de Nóminas y Pagos, para su
procesamiento.
12.Recibe los documentos señalados en el Pto.- 8 de

este procedimiento y lo entrega al Analista de
Personal encargado de procesar la solicitud, quien
determina en el mismo formulario las horas diurnas,
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nocturnas, los días sábados o domingo trabajados

(control de horas extras) y totaliza el monto a cancelar a cada trabajador.
13.Vacía la información de la “Solicitud de Pago Horas

Extras, días de descanso y feriados trabajados,” (con los
montos calculados) en una hoja Excel. o en el módulo
correspondiente del sistema automatizado y
posteriormente imprime “Reporte
de Horas Extras Trabajadas”.
14.Envía reporte a la gerencia de gestión humana con

el objeto de que sea verificado y aprobado el calculo.
15.Una vez aprobado el calculo se procede a cargar la

información e el sistema de nomina destinado para tal
fin.
16.Se genera la Pre-nomina, se verifica que el concepto se

allá cargado de manera correcta.
17.Se imprime reporte definitivo, se genera la nomina, se

JEFE DE DPTO DE GESTIÓN HUMANA elabora punto de cuenta.
18.Se envía el expediente a disponibilidad

presupuestaria.
19.Revisa el expediente, de estar todo correcto y existir la

disponibilidad, firma y sella el punto y
ANALISTA DE PERSONAL entrega a la gerencia de gestión humana.
20.Gerencia humana envía el expediente a

presidencia donde se evalúa y se determina si es

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aprobado o negado.
21. De ser aprobado, la gerencia de gestión humana envía el

expediente con memo de acuse a la gerencia de
administración y finanzas, a la sección de control
administrativo.
GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS
(SECCION DE CONTROL ADMINISTRATIVO)
22. La sección de control administrativo se encarga de realizar
Procedimiento interno administrativo para la solicitud de
cancelación del pago de Horas Extras, días de descanso y
feriados trabajados.
PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE DIFERENCIA

DE SUELDO POR ENCARGADURÍAS
1. El pago de diferencia de sueldo por encargaduría se generará cuando un trabajador

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DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE NÓMINAS Y PAGOS
PERMISO LABORAL
ejerza las funciones de manera temporal de un cargo de superior nivel y remuneración del cual es
titular, en cuyo caso se hará acreedor de todos los derechos inherentes al cargo que ejerce por
encargaduría durante el tiempo que desempeñe las funciones del mismo, debiendo al vencimiento
de la misma retornar al cargo del cual es titular.
2. Las encargadurías no deben desempeñarse por un período mayor al año, toda vez que esto daría
lugar a la titularidad del cargo que se esta ejerciendo bajo tal figura.
3. El ejercicio de un cargo bajo la figura de encargaduría debe ser por razones de ausencia temporal
del titular del cargo y el trabajador que la desempeñe debe contar con la experiencia y mínimos
requisitos para el mismo.
4. El Memorando solicitando la diferencia de sueldo por encargaduría debe contener la firma del
Gerente del área y será el documento o requisito indispensable para dar inicio al procedimiento.
5. La Gerencia de Gestión Humana a través de la sección de reclutamiento, selección y captación,
deberá elaborar un Punto de Cuenta mediante el cual se especifica el periodo que abarcara dicha
diferencia de sueldo y el motivo de la misma y someterlo a la consideración y aprobación del
Presidente de “VENALCASA S.A.”
6. La Sección de Administración de Nóminas y Pagos procesara la diferencia de sueldo por
concepto de encargaduría solo cuando exista un punto de cuenta firmado por el Presidente de la
empresa
7. La Diferencia de Sueldo por concepto de encargaduría se pagara a través la nómina.
8. una vez cumplidos los requisitos correspondientes.
PROCEDIMIENTO:
RESPONSABLE DESCRIPCIÖN DE LA ACTIVIDAD
1. Recibe Memorando (original y copia) de parte de la

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PERMISO LABORAL
unidad involucrada solicitando el pago de la

GERENCIA DE GESTIÖN HUMANA
(SECRETARIA) diferencia de sueldo.
2. Firma y coloca sello de la gerencia a la copia del

Memorando en señal de acuse de recibo.
3. Entrega el original del Memorando “Solicitud de

Pago de Diferencia de Sueldo por concepto de
encargaduria” al Jefe del Departamento de
reclutamiento, selección y capitación.
JEFE DE DEPTO. CAPTACION, SELECCIÓN Y RECLUTAMINETO 4. Recibe el documento arriba mencionado, revisa
que todo este en orden y procede a realizar la
“Solicitud de Pago de Diferencia de Sueldo por
concepto de encargaduria” y realiza los
procedimiento establecido en la unidad.
ANALISTA 5. Elabora Punto de Cuenta Presupuestaria” y solicita la

“CAPTACIÓN, SELECCIÓN Y RECLUTAMIENTO”
disponibilidad presupuestaria.
6. El expediente sigue Procedimiento interno del

Dpto. de formulación y control presupuestario.
7. Una vez que se procesa la Solicitud de

Disponibilidad Presupuestaria, se envía al Gerencia
de Gestión Humana
8. Recibe de la Gerencia de Planificación y

Presupuesto, Sección de formulación y control
presupuestario original de la “Disponibilidad
Presupuestaria”
9. El Jefe del Departamento de reclutamiento,

selección y capitación envía el Punto de Cuenta

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PERMISO LABORAL
para la firma del Presidente de “VENALCASA S.A.”,

donde se especifica el período que abarcara dicha
diferencia de sueldo, el motivo de la misma y el monto
que por concepto de diferencia de
remuneración se debe cancelar.
RESPONSABLE DEL DEPARTAMENTO DE CAPTACIÖN,
SELECCIÓN Y CAPACITACIÓN
10.Una vez aprobado el punto de cuenta por parte de
presidencia la sección de reclutamiento selección y
capacitación.
11.Entrega Punto de Cuenta al Departamento de nomina y

pagos para que se tramite el pago.
12.Entrega al analista de Personal encargado de efectuar los

trámites correspondientes al pago de
Diferencia de Sueldo por encargaduría.
13.Carga los datos necesarios a través del sistema

DEPARTAMENTO DE NOMINAS Y PAGOS
correspondiente para que se efectúe el pago
quincenalmente, respetando la vigencia establecida en el
punto de cuenta para dicha “Encargaduria” y sigue
procedimiento Interno de Pago de Nomina
descrito en este Manual.
14.El original de punto de cuenta es enviado a la sección de

archivo donde se resguarda en el expediente del
trabajador.
PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE LOS PERMISOS
NORMAS ESPECÍFICAS
1. El Formulario “Solicitud de Permiso”, debe contener de las firmas del Gerente del
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PERMISO LABORAL
área y del Supervisor inmediato del trabajador y/o empleado solicitante, y será el
documento o requisito indispensable para dar inicio al procedimiento.
2. El Gerente de la Unidad solicitante será el responsable de señalar en el formulario
arriba señalado, el tipo de permiso: Remunerado o No Remunerado.
3. Todos los Formularios “Solicitud de Permiso” deberán ser consignados ante el
Gerencia de Gestión Humana donde serán procesados de acuerdo al tipo de
permiso (Remunerado o No Remunerado)
4. Los permisos No Remunerados deberán enviarse al Gerencia de Gestión Humana
antes de las fechas de corte de la nómina 20 y 5 de cada mes, en caso contrario
no serán procesados en la quincena correspondiente.
5. Los permisos remunerados mayores de 3 días deberán ser aprobados por
presidencia.

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PERMISO LABORAL
PROCEDIMIENTO:
RESPONSABLE DESCRIPCIÖN DE LA ACTIVIDAD

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PERMISO LABORAL
1. Llena formulario “Solicitud de Permiso” (original y

UNIDAD Y/O copia), lo entrega al jefe del Departamento y/o
TRABAJADOR SOLICITANTE
Sección para su firma.

JEFE DEL DPTO firma en señal de aprobación, señalando en el
campo correspondiente el tipo de permiso
(Remunerado o No Remunerado)
3. Entrega el formulario “Solicitud de Permiso” al

Gerente del área. para su aprobación mediante
firma.
4. Revisa formulario en caso de estar de acuerdo,

coloca su firma en señal de aprobación y
GERENTE DE ÁREA
posteriormente entrega a la secretaria formulario
“Solicitud de Permiso” (original y copia), para la
elaboración del respectivo Memorando.
5. Basado en la información contenida en el formulario

SECRETARIA arriba señalado elabora memorando (original y
copia)

Humana:
 Formulario “Solicitud de Permiso” (original y

copia)
7. Recibe los documentos antes señalados.

DPTO. DE GESTIÓN HUMANA
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PERMISO LABORAL
(SECRETARIA) del e la “Solicitud de Permiso” y a la copia del

Memorando y las devuelve en señal de acuse de
recibo
Entrega los documentos arriba mencionados al

Gerente de Gestión Humana.
9. Recibe el documento arriba señalado y lo entrega

al Analista de Personal encargado de procesar la
JEFE DE DPTO. DE GESTIÓN HUMANA solicitud.
10.Fotocopia 2 veces la “Solicitud de Permiso” y

distribuye de la siguiente manera:
RESPONSABLE DE LA SECCIÓN DE CAPTACIÓN, SELECCIÓN Y
CAPACITACIÓN  En caso de ser un Permiso No Remunerado

de la Nómina.
(Control de Nomina)
del Ticket de Alimentación.
 En caso de ser un Permiso Remunerado
 Entrega original de la “Solicitud de Permiso” al

ARCHIVISTA Archivista para su correspondiente foliatura y
archivo, por cuanto el mismo no amerita
trámite alguno en el sistema.
En caso de ser un Permiso No Remunerado
ANALISTA DE PERSONAL El analista responsable de la nomina Reciben copias de

(Control de Ticket de
Alimentación) (Control de Nomina) la “Solicitud de Permiso” y al momento de
la fecha de corte carga la información en el Sistema
Correspondiente.

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PERMISO LABORAL
Realiza el procedimiento descripto en este manual para el

cargado de la nomina.

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REPOSOS MÉDICOS
PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE LOS REPOSOS MÉDICOS POR

ENFERMEDADES COMUN
1. El Memorando “Notificación de Reposo Medico” (original y copia) conjuntamente con el Reposo

Médico convalidado por el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales (en caso de ser mayor a 3
días hábiles)”, debe contener la firma del Gerente del área remitente y será el documento o requisito
indispensable para dar inicio al procedimiento.
2. El Gerencia de Gestión Humana debe supervisar que todos los reposos mayores a 3 días hábiles
deberán venir validados por el Seguro Social.
3. Todos los certificados de reposos médicos originales consignados por el trabajador y/o empleado
deberán ser archivados en su expediente, debidamente foliados.

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REPOSOS MÉDICOS
PROCEDIMIENTO:
1. Recibe de parte de la Gerencia involucrada
GERENCIA DE GESTIÓN HUMANA Memorando “Notificación y Remisión de Reposo
Medico” (original y copia) conjuntamente con el
SECRETARIA
Reposo Médico convalidado por el Seguro Social
(en caso de ser mayor a 3 días hábiles),

del Memorando “Notificación y Remisión de Reposo
Medico” y la devuelve en señal de acuse de recibo.
3. Entrega dicha documentación al gerente de gestión

humana para su revisión y conocimiento.
4. Revisa Memorando “Notificación y Remisión de

Reposo Medico” y el Reposo Médico convalidado
GERENCIA DE GESTIÓN HUMANA por el Seguro Social. En caso de estar todo en

orden lo envía al responsable de la Sección de
Administración de Nóminas y Pagos para su
procesamiento.
5. Recibe los documentos arriba señalados revisa y lo

entrega al Analista de Personal encargado de
procesar la solicitud.
NÓMINAS Y PAGOS
6. Fotocopia 2 veces el Memorando “Notificación y
Remisión de Reposo Medico” y el Reposo Médico
convalidado por el Seguro Social.
7. Distribuye documentos de la siguiente manera:

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REPOSOS MÉDICOS
de la Nómina. (Para el descuento en la

bonificación de fin de año).

del Ticket de Alimentación, para el descuento
de dicho beneficio equivalente a los días
hábiles de reposo médico.
 Entrega original del Memorando “Notificación

y Remisión de Reposo Medico” y el Reposo
Medico convalidado por el Seguro Socia al
Archivista para su correspondiente foliatura y
archivo.
8. Reciben copia del Memorando “Notificación y

Remisión de Reposo Medico” junto al Reposo
(Control de Ticket de Medico convalidado por el Seguro Social, al momento
Alimentación) (Control de nómina)
de la fecha de corte de nomina carga la
información en el Sistema Correspondiente, para el
descuento del beneficio de Ticket Alimentación.
9. Archivan en su control, copia del Memorando

“Notificación y Remisión de Reposo Médico” junto
al resto de los movimientos de esa quincena
ARCHIVISTA
10.Archiva original de los reposos médicos en el
expediente del trabajador y/o empleado,
debidamente foliado.

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PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DEL IVSS
1. El Gerencia de Gestión Humana, mensualmente designa a un trabajador para buscar la

facturación correspondiente al pago del Instituto Venezolano de los Seguros Sociales.
2. Para todos los casos de tramitación de Pago del Seguro Social el Gerencia de Gestión Humana, esta
en la obligación de solicitar la “Disponibilidad Presupuestaria” ante la Gerencia Planificación y
Presupuesto.
3. El profesional responsable de la Sección de Captación, Selección y Capacitación, será el
encargado de verificar que la factura emitida por el IVSS correspondan a los datos de los
trabajadores inscriptor por la empresa de presentar algún tipo de inconsistencias la factura
deberá realizar los tramites pertinentes antes el IVSS para su corrección.
4. Las copias de los documentos correspondientes al pago del Seguro social serán archivados por el
Gerencia de Gestión Humana.

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PROCEDIMIENTO:
1. Recibe Trimestralmente la Facturación proveniente
DPTO. DE GESTIÓN HUMANA del Instituto Venezolano de los Seguros Sociales
SECRETARIA 2. Entrega la facturación al Jefe del Dpto. de Gestión

Humana para su revisión y asignación.
JEFE DE DPTO. DE GESTIÓN HUMANA
3. Revisa y entrega Facturación al responsable de la
Sección de Administración de Nóminas y Pagos,
para efectos de la cancelación de la deuda
correspondiente.
4. Recibe la Facturación del Instituto Venezolano de

NÓMINAS Y PAGOS
los Seguros Sociales y asigna la misma a un
analista para su procesamiento.
5. Basado en la “Facturación” Recibida Elabora
formulario “Disponibilidad Presupuestaria” (original
y copia).
6. Entrega formulario “Disponibilidad Presupuestaria”

(original y copia) al responsable de la sección, para
su revisión y correspondiente presentación ante el
Jefe de Dpto. de Gestión Humana para su firma.
7. Revisa que la elaboración del formato de

NÓMINAS Y PAGOS disponibilidad presupuestaria este en orden y
conjuntamente con la Facturación proveniente del
Instituto Venezolano de los Seguros Sociales,
entrega al Jefe de Dpto.
JEFE DE DPTO. DE GESTIÓN HUMANA 8. Revisa en caso de estar todo en orden coloca la
firma a la solicitud de “Disponibilidad

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Presupuestaria” (original y copia) y los devuelve al

Analista de Personal conjuntamente con la Facturación del
Instituto Venezolano de los
Seguros Sociales.
9. Envía a la Gerencia de Planificación y Presupuesto, Sección

SECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE NÓMINAS Y de Presupuesto “Disponibilidad Presupuestaria” (original
PAGOS ANALISTA DE PERSONAL y copia) conjuntamente
con la Facturación.
10.Recibe los documentos arriba mencionados coloca firma y

GERENCIA DE PLANIFICACIÓN Y sello de la gerencia a la copia de la solicitud de
“Disponibilidad Presupuestaria” y devuelve al
PRESUPUESTO SECRETARIA
Analista de Personal como acuse de recibo.
11.Con el Original de la “Disponibilidad

Presupuestaria” se sigue Procedimiento interno del Dpto.
de Presupuesto.
12.Una vez que se procesa la Solicitud de Disponibilidad

Presupuestaria, se envía al Gerencia de Gestión Humana.
13.Recibe de la Sección de Presupuesto original de la

DPTO. DE GESTIÓN HUMANA “Disponibilidad Presupuestaria” conjuntamente con la
Facturación. y entrega documentos al Analista de Personal.
SECRETARIA
14.Recibe los documentos arriba mencionados y basado en la

información contenida en la Facturación y en la
SECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE NÓMINAS Y
“Disponibilidad Presupuestaria” Elabora formulario
“Solicitud de Pago” (original y copia).

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15.Entrega la Facturación, la “Disponibilidad

Presupuestaria” (original) y el formulario “Solicitud
de Pago” al responsable de la Sección para su
revisión y firma.
16.Revisa los siguientes documentos:
RESPONSABLE SECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE NÓMINAS Y

 “Facturación”
PAGOS
 “Disponibilidad Presupuestaria” (original)
 “Solicitud de Pago” (original y copia)
17.Si los documentos presentan algún tipo de

inconsistencias serán devueltos al analista para su
corrección. En caso de estar todo en orden entrega
los documentos arriba mencionados Jefe de Dpto.
de Gestión Humana para su firma.
18.Revisa documentos y procede a firmar la “Solicitud

de Pago” (original y copia).
JEFE DE DPTO. DE GESTIÓN HUMANA
19.Entrega los documentos mencionados en el paso
N.-15 de este procedimiento a la secretaria para
posteriormente remitirlo a la Gerencia de
Administración y Finanzas. (Sección de Control
Administrativo).
20.Recibe “Solicitud de Pago” (original y copia),
DPTO. DE GESTIÓN HUMANA

“Facturación”, “Disponibilidad Presupuestaria”
(original).
SECRETARIA
21.Elabora “Relación de Documentos” (original y
copia) y la envía (previa firma del Jefe de Dpto.)
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junto con los documentos mencionados en el paso

15 de este procedimiento a la Gerencia de
Administración y Finanzas. (Sección de Control
Administrativo).
22.Recibe documentos arriba mencionados firma y coloca

sello de la Gerencia a la copia de la “Relación de
GERENCIA DE ADMNISTRACIÓN Y FINANZAS
SECRETARIA Documentos”, devuelve copia al Jefe
Dpto. de Gestión Humana como acuse de recibo.
23.Con el resto de los documentos sigue

Procedimiento interno administrativo para el Pago
del Seguro Social.
Nota: El pago se realiza mediante Depósito Bancario a

la cuenta correspondiente del Instituto Venezolano de los
Seguros Sociales
24.Posteriormente la Gerencia de Administración envía al

Dpto. de Gestión Humana, copia del vaucher del depósito
conjuntamente con la copia de la Facturación cancelada.
25.Recibe los documentos antes señalados, realiza los trámites

para la respectiva notificación al organismo en cuestión de
tal depósito y entrega al archivista donde serán archivados
DPTO. DE GESTIÓN HUMANA por fecha, en el expediente que a tal efecto debe existir.
SECRETARIA

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Manual de Normas y Procedimientos de Nominas y Pagos

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VENEZOLANA DE ALIMENTOS LA CASA, S. A.

DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE

ELABORADO POR: CONFORMADO POR: APROBADO POR: JUNTA DIRECTIVA

ELABORADO POR: CONFORMADO POR: APROBADO POR: JUNTA DIRECTIVA

PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE LA NOMINA:

ELABORADO POR: CONFORMADO POR: APROBADO POR: JUNTA DIRECTIVA

1. La Gerencia de Gestión Humana será responsable de la emisión de la nómina de la

Nomina Sede Principal y Nomina Planta

4. La Gerencia de Gestión Humana asignará un profesional responsable para la emisión de las

5. El profesional responsable de la Sección de Administración de Nóminas y Pagos será el

6. Será Responsabilidad del profesional de la Sección de Administración de Nóminas y Pagos

ELABORADO POR: CONFORMADO POR: APROBADO POR: JUNTA DIRECTIVA

8. La Sección de Administración de Nóminas y Pagos, debe emitir una pre-nómina antes de

9. El analista responsable de la nómina, debe vigilar además del correcto cumplimiento de

10. Debe existir coordinación entre la Sección de Administración de Nóminas y Pagos y la

11. Es requisito indispensable para ser incluido en el sistema de nomina la recepción

del expediente del trabajador.

ELABORADO POR: CONFORMADO POR: APROBADO POR: JUNTA DIRECTIVA

diferentes movimientos de nómina (Vacaciones,

2. Una vez que se llega a la fecha de corte el Analista de

3. Emite Pre-Nomina y la entrega al responsable de la

4. Recibe los documentos arriba mencionados y revisa Pre-

5. En caso de haber inconsistencias, entre los

6. En caso de estar todo en Orden, devuelve al analista

ELABORADO POR: CONFORMADO POR: APROBADO POR: JUNTA DIRECTIVA

ANALISTA DE PERSONAL 7. Recibe la Pre-Nomina y en caso de estar todo en

8. Basado en la nómina definitiva elabora punto de Cuenta.

9. Entrega los documentos arriba mencionados, a la Gerencia

11.Envía a la Gerencia de Planificación y Presupuesto,

12.Recibe los documentos arriba mencionados coloca firma y

13.Con el Original de la “Disponibilidad Presupuestaria” se

14.Una vez que se procesa la Solicitud de

ELABORADO POR: CONFORMADO POR: APROBADO POR: JUNTA DIRECTIVA

15.Recibe de la Sección de Presupuesto original de la

16.Se envía el expediente de la nomina a presidencia

17.Se envía el expediente de la nomina a la gerencia

19.Entrega los documentos arriba mencionados al

20.Revisa los siguientes documentos:

 “punto de cuenta” (original)

ELABORADO POR: CONFORMADO POR: APROBADO POR: JUNTA DIRECTIVA

 Si los documentos presentan algún tipo de

21.Con el resto de los documentos sigue Procedimiento

PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO

ELABORADO POR: CONFORMADO POR: APROBADO POR: JUNTA DIRECTIVA

Despido” o “Renuncia” del Trabajador. (La misma debe

2. Si el trabajador ocupaba alguno de los siguientes cargos:

 Presidente, Director, Gerente, Jefe de Unidad Jefe de

Debe anexar la Declaración Jurada de Bienes ante la

3. Fotocopia de la carta de “Culminación de Contrato”

 Entrega copia al analista encargado de la nomina,

 Entrega copia al analista encargado cesta ticket,

 Entrega copia del formato de egreso, carta de

Encargado de Liquidaciones de Prestaciones

Prestaciones Sociales y pasivos laborales.

 Entrega original del formato de egreso, carta de

4. Solicita al archivista el expediente del ex- trabajador

5. Basado en el reporte emitido Elabora formulario de

6. Elabora memorando dirigido a la sección de

8. Si los documentos presentan algún tipo de

Encargado de Liquidaciones de Prestaciones

Sociales y pasivos laboral cálculo, punto de cuenta, memo y sella.

9. Entrega el expediente a “Disponibilidad