PETROELF S.

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PROCEDIMIENTO DE REGISTRO Y CONTROL DE Revisión:
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INDICE

1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. NIVEL DE ACCESO

4. DEFINICIONES

5. RESPONSABILIDADES

6. METODOLOGIA

7. REGISTROS

8. BIBLIOGRAFIA

9. VIGENCIA

Departamento: Administrativo Departamento: Administrativo Departamento: Administrativo

Elaborado por: Catalina Torres Revisado por: Sandra Chango Aprobado por: Edison Valencia
Cargo: Coordinadora de Recursos Cargo: Gerente Administrativa Cargo: Gerente General
Humanos Firma: Firma:
Firma:

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1. OBJETIVO

Registrar y controlar la asistencia, permisos y programació n de vacaciones del personal de la

empresa.

2. ALCANCE

Aplica para todo el personal de PETROELF S.A

3. NIVEL DE ACCESO

Se le otorga acceso de SOLO LECTURA a todo el personal de PETROELF S.A que lo requiera
para su consulta. Tendrá ACCESO TOTAL al Departamento de Recursos Humanos, la Gerencia
Administrativa y el Gerente General.

4. DEFINICIONES

Permisos laborales: son la interrupció n de la prestació n laboral durante un tiempo

determinado. Durante el tiempo que dura el permiso, el trabajador no tiene obligació n de
acudir a su puesto de trabajo, pero sí tiene derecho a la remuneració n correspondiente.

Vacaciones laborales: son el derecho que tiene todo trabajador a que el empleador le
otorgue un descanso remunerado por el hecho de haberle trabajado un determinado tiempo.
En Colombia, las vacaciones corresponden a 15 días há biles de descanso remunerado por
cada añ o de trabajo.

Asistencia laboral: son sistemas de control de accesos que permiten llevar un registro de las
entradas y salidas de los empleados en una empresa. La supervisió n de la asistencia te
permite comprobar la puntualidad y asistencia de los trabajadores a su puesto.
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Control de Personal: es un procedimiento administrativo, que consiste en la puesta en

prá ctica de una serie de Instrumentos, con la finalidad de registrar y controlar al personal que
labora en una determinada empresa

5. RESPONSABILIDAD

Gerente General:

 Garantizar los medios adecuado para la ejecució n de este procedimiento.

Gerencia Administrativa:

 Revisar el siguiente procedimiento, antes de su aprobació n.

Recursos Humanos:

 Realizar el presente procedimiento en concordancia a las necesidades de la empresa.

Personal:

 Poner en prá ctica toda la informació n impartida dentro de este procedimiento.

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6. METODOLOGIA

6.1. Control de Asistencia

El control de asistencia diario se lo realiza por medio de un reloj biométrico el cual toma las
huellas digitales de los trabajadores del á rea administrativa de la empresa y se los registra por
4 veces al día; Entrada a la Empresa, Salida al Almuerzo, Entrada del Almuerzo, Salida a
la Casa.
En el caso del personal de campo se llevará un registro de manera manual con los respectivos
jefes inmediatos y la debida planificació n de actividades en el proyecto.
Los atrasos repetitivos dentro de un mensual de labor de 30 días o faltas injustificadas por
má s de tres días consecutivos, será n sancionadas con el término de las relaciones laborales
segú n lo que determina el có digo de trabajo.

La alteración por cualquier medio de las firmas de asistencia o de los registros marcados por
el biométrico, será considerada falta grave que puede causar el término del contrato de
trabajo, a criterio de gerencia.

6.1.1. Horario de Trabajo Área Administrativa.

Se establece un horario de Ingreso de 08:30 a 17:30 (8 horas diarias), se considerará atraso a

partir de 08:31 por lo que se implementará estrategias para controlar los atrasos del
personal.

Se cuenta en la empresa con 1 hora de descanso obligatorio entre la jornada, la misma que
será utilizada para el almuerzo del colaborador.

La empresa tiene como fin proporcionar al colaborador dos descansos entre horas para que el
colaborador pueda despejarse de sus actividades por un lapso determinado (10 minutos) que
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ayudará a su bienestar personal y laboral. Por lo que se establece el siguiente Horario.

HORARIO DE JORNADA LABORAL

BREAK BREAK
ENTRADA
MEDIA ALMUERZO MEDIA SALIDA
EMPRESA
MAÑANA TARDE
10:30 a 13:00 a 16:00 a
8:30 17:30
10:40 14:00 16:10

6.1.2. Horario de Trabajo Área Operativa

El horario del personal Operativo se regirá segú n la necesidad del proyecto, respetando los
tiempos de descanso establecidos por la ley.

6.2. Permisos Médicos

Los permisos médicos se los ejecuta una vez obtenida la cita en el Seguro Social. El trabajador
presentará al departamento de Recursos Humanos su cita impresa y éste elabora el registro
de solicitud de permiso, otorgando una hora antes y después de la cita médica para fines de
transporte. El registro de solicitud de permiso deberá ser firmado por el trabajador, su jefe
inmediato y el departamento de Recursos Humanos.

Tomar en cuenta que, en caso de enfermedad, só lo se aceptará n los certificados otorgados o

avalados por el IESS má ximo 72 horas luego de ocurrida la novedad y los extendidos por el
Médico Ocupacional de la empresa.

6.3. Permisos Varios.

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Los permisos por varios motivos que sean solicitados por el personal, será n presentados al
departamento de Recursos Humanos mediante el registro de Solicitud de permiso, mínimo
con 48 horas de anticipació n.

Los jefes departamentales, podrá n conceder a sus colaboradores directos hasta un má ximo de
2 permisos en el transcurso de un mes y es su obligació n notificar la novedad en el formato
al Departamento de Recursos Humanos. El trabajador que por motivo de estudios, calamidad
doméstica o salud necesite disponer de un mayor nú mero de permisos deberá solicitar a la
Gerencia General.

En casos excepcionales en que no sea posible anticipar la solicitud de permiso por

enfermedad o calamidad doméstica, deberá notificar a primera hora, telefó nicamente y
WhatsApp o vía correo a su jefe inmediato y al Departamento de Recursos Humanos (no se
aceptará n las notificaciones realizadas a los compañ eros de trabajo), indicando la razó n de la
inasistencia; adicionalmente, al momento de reintegrarse a las labores, previo presentar la
respectiva justificació n, se llenará el formulario de permiso. 

Las faltas que no sean justificadas documentadamente, se notificará n al IESS para el

respectivo descuento.

Todo permiso particular deberá ser recuperado (días, horas) o en su defecto se acumulará
para ser descontado de vacaciones.

6.4. Vacaciones para los Trabajadores

Se los registra mediante un cuadro realizado por el departamento de Recursos Humanos y en

conjunto con todos los trabajadores para programar y organizar las vacaciones consecutivas
por un añ o.

El periodo de vacaciones es un tiempo libre que los y las empleadas tienen después de meses
de trabajo. Es decir, a partir de los 12 meses de trabajo, se les concede 15 días de vacaciones.
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Este periodo de vacaciones puede ser acumulado hasta 30 días.

6.5. Faltas Injustificadas

Cuando un trabajador se ausenta a su trabajo un día completo (8 horas diarias) y no presenta

justificació n alguna, se procede a realizar un llamado de atenció n y se carga el día inexistente
a un día de vacaciones o en su caso se descontará reportando al IESS, y en pago de nó mina.

Si se suman má s de 3 días de ausencia en sus labores se enviará el memorá ndum al ministerio

de trabajo causal suficiente para solicitar un visto bueno y desvincular al colaborador de la
empresa.

El empleado no puede ausentarse antes del término de la jornada sin permiso, de ser
comprobada la infracció n será sancionado con el 10% de su remuneració n unificada.

Se multará hasta con el 10% del valor de su sueldo por la impuntualidad en consideració n de
la frecuencia de los atrasos y la afectació n al trabajo

6.6. Estrategias para controlar el horario de Ingreso a la empresa.

 Se cobrará un dó lar ($1,00) por cada vez que se le vea o se compruebe que el
colaborador ha llegado atrasado.
 Este valor será depositado en una cajita que se encontrará en el Mostrador de la
Recepció n.
 Se controlará el ingreso tanto con la persona de Recursos Humanos, como del control
del biométrico para el control de la hora de ingreso.
 Los valores recaudados será n utilizados para eventos dentro de la empresa como
cumpleañ os, días festivos (día de la mujer, de la madre, padre, día del amor y de la
amistad) y actividades varias que sean de la empresa.
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7. REGISTROS

 SOLICITUD DE PERMISO
 SOLICITU DE VACACIONES

8. BIBLIOGRAFÍA

 Codigo de Trabajo del Ministerio de Trabajo

 Reglamento de trabajo PETROELF S.A

9. VIGENCIA

DESDE HASTA
Fecha: 21/02/2020 Fecha:21/02/2022