CURSO DE INVENTARIOS

Unidades documentales de estructura y contenidos homogéneos, Respuesta 1

emanadas por un mismo órgano o sujeto productor en ejercicio de sus
Serie documental
funciones
Respuesta 2
Permite establecer secuencias dentro de agrupaciones documentales Ordenación Documental

Respuesta 3
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su
producción o recepción hasta su disposición final. Ciclo vital de los documentos

Respuesta 4
Registro de información producida o recibida por una entidad pública
o privada en razón de sus actividades o funciones. Documento de archivo

Proceso por el cual se identifican y se establecen las series que Respuesta 5

componen cada agrupación documental, de acuerdo con su estructura Clasificación
orgánico-funcional
Respuesta 6
Tipo documental Unidad documental simple

Respuesta 7
Acción de retirar aquellos documentos que no tienen valores
primarios ni secundarios, para su posterior eliminación Depuración

Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie

Respuesta 8  
Respuesta 9
Archivo histórico, central y de gestión
Los tres tipos de archivo son

Remisión de documentos del archivo de gestión al central

Respuesta 10
Transferencia Primaria
____________________________________________
Respuesta 11
Establece que la disposición física de los documentos debe respetar la
secuencia de los trámites Principio de Orden Original

Respuesta 12
Actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación,
manejo y organización de la documentación de una entidad. Gestión documental

Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio Respuesta 13

utilizado Documento es

Análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, Respuesta 14

materializado en instrumento que permitan identificar, localizar y Descripción documental
recuperar la información.
Los documentos producidos por una institución y sus dependencias Respuesta 15
no deben mezclarse con otras Principio de procedencia establece

Las actividades previas a la descripción documental son Respuesta 16

Depuración y Foliación
 Depuración y Foliación

Conjunto de documentos acumulados en un proceso natural por una

persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, Respuesta 17
conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e Archivo es
información a la persona o institución que los produce y a los
ciudadanos o como fuentes de historia.
Respuesta 18
Numerar hojas Foliación

Respuesta 19
Clasificar, Ordenar y Describir La organización implica

Respuesta 20
Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización
documental. Esta puede ser simple o compleja Unidad documental
En el campo  CODIGO  se ingresa el valor convencional establecido por la entidad
para las oficinas productoras y las series o subseries documentales.

La  UNIDAD ADMINISTRATIVA , indica el nombre de la dependencia de mayor

jerarquía de la cual depende la oficina productora.

Toda la información que no se ha ingresado en los demás campos del Formato

Único de Inventario documental, se debe diligenciar en el campo de. Notas 

Cuando los documentos no se encuentran en cajas, carpetas o tomos, se ingresa

la información de la unidad de conservación en el campo  OTROS .

Sólo se diligencia la información de REGISTRO DE ENTRADA , cuando se

realizan transferencias primarias o secundarias.

El nombre completo de la entidad que produce los documentos se escribe en el

campo  ENTIDAD PRODUCTORA  

Todos los documentos que guardan relación con la misma función de una oficina
productora, pero que no se han identificado como series documentales, se
llaman  ASUNTOS

En el caso de transferencias entre entidades diferentes, se debe escribir el nombre

de la entidad que remite en  ENTIDAD REMITENTE

Cuando existe documentos en otros soportes, éstos se describen en el campo

de  SOPORTE  y en el campo de notas

La   FRECUENCIA DE CONSULTA , es un indicador cualitativo de la cantidad de

veces que se consulta la información y se clasifica en alto, medio, bajo o ninguno.

Unidad administrativa que produce y conserva la documentación tramitada en

ejercicio de sus funciones OFICINA PRODUCTORA 

Describe la finalidad del inventario documental como transferencias primaria,

secundaria, eliminación, valoración de fondos, entre otros. Este campo se conoce
como   OBJETO

Número asignado a cada unidad de almacenamiento, se refiere al

campo  UNIDAD DE CONSERVACION

Campo donde se registra el tiempo de una series, subserie o asunto  FECHAS

EXTREMAS

En el   NUMERO DE ORDEN  se registra de manera consecutiva el número

correspondiente a cada uno de los asientos descritos de una unidad de
conservación.
          
¿Qué requisitos se deben tener en cuenta para efectuar las transferencias
primarias?

Seleccione una:

a. Diligenciamiento del Formato Único de Inventario Documental 

b. Ciclo vital del documento
c. Eliminación documental

Pregunta 2
Correcta
Puntúa 0.50 sobre 0.50

Marcar pregunta

Enunciado de la pregunta

¿Cuál es la finalidad del inventario documental?

Seleccione una:
a. Estado Natural, Archivos de Gestión, Archivo Central
b. Archivo Histórico, Transferencias Documentales, Eliminación de documentos,
Desvinculación  
c. Estado Natural, Archivos de Gestión, Archivo Central, Archivo Histórico,

Transferencias Documentales, Eliminación de documentos, Desvinculación   

Pregunta 3

Inventario en su estado natural se define como:

Seleccione una:
a. Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas
productoras y cada una de las series, subseries o asuntos relacionados.
b. Descripción de las unidades documentales que integran un archivo o un fondo
acumulado, levantados en el estado en que se encuentran las series y documentos

de cada oficina o de toda la entidad. 

c. Número total de folios contenido en cada unidad de conservación descrita.
Pregunta 4
Correcta
Puntúa 0.50 sobre 0.50

Marcar pregunta

Enunciado de la pregunta

Se define inventario documental como:

Seleccione una:
a. Instrumento de control y de recuperación de información en el que se describe
de manera exacta los datos de cada una de las unidades de conservación  que

conforman las series o asuntos de un fondo documental. 

b. Es el instrumento de consulta que describe de manera exhaustiva los
documentos (expedientes, tomos, legajos, unidades documentales seleccionados
de una serie o asunto. o parte de ella que traten de un mismo asunto, que por
su valor histórico o demanda de consulta así lo amerite.
c. Describe de manera general un Archivo General Territorial o Institucional, la
reseña histórica de su creación y evolución institucional, misión, funciones,
objetivos, visión, alcance, servicios, ubicación física del edificio

Pregunta 5
Correcta
Puntúa 0.50 sobre 0.50

Marcar pregunta

Enunciado de la pregunta

Qué fines cumplen los inventarios documentales?

Seleccione una:
a. Facilita el acceso oportuno a la información y permite la localización exacta de

la información que posee una entidad 

b. Controlar de forma parcial los fondos documentales acumulados
c. No garantizar los documentos que posee una entidad.

Pregunta 6
Incorrecta
Puntúa 0.00 sobre 0.50

Marcar pregunta

Enunciado de la pregunta

¿Qué instrumento archivístico se utiliza para realizar las transferencias primarias y

secundarias?

Seleccione una:
a. Programa de Gestión Documental

b. Tabla de Retención Documental 

c. Inventario Documental

Pregunta 7
Correcta
Puntúa 0.50 sobre 0.50

Marcar pregunta

Enunciado de la pregunta

Los inventarios documentales sirven para

Seleccione una:
a. Permite identificar los asuntos o series que maneja la entidad y cada una de las

dependencias. 
b.  Visualizar los tiempos de retención de las series documentales
c.  Registrar los programas específicos

Pregunta 8
Correcta
Puntúa 0.50 sobre 0.50

Marcar pregunta

Enunciado de la pregunta
¿Qué se define como transferencia documental?

Seleccione una:
a. Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el
cumplimiento de su función administrativa. 
b. Unidad técnico - operativa de una institución
c. Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al
histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental

vigentes.  

Pregunta 9
Incorrecta
Puntúa 0.00 sobre 0.50

Marcar pregunta

Enunciado de la pregunta

 ¿Qué se debe registrar en el campo de notas del formato único de inventario

documental?

Seleccione una:
a. Datos relevantes tales como faltantes, saltos en la numeración, existencia de

material gráfico, entre otros. 

b. Se anotará información sobre el estado de conservación de la documentación,
especificando el tipo de deterioro: físico (rasgaduras, mutilaciones, perforaciones,
dobleces y faltantes), químico (oxidación de tinta y soporte débil) y biológico
(ataque de hongos, insectos, roedores, etc.).
c. Todas las anteriores.

Pregunta 10
Correcta
Puntúa 0.50 sobre 0.50

Marcar pregunta
Enunciado de la pregunta

¿Qué importancia tiene la realización de las transferencias primarias?

Seleccione una:
a. Concentrar documentos de apoyo para la toma de decisiones administrativas

b. Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación 

c. No garantiza el acceso a la información

Estudio de Caso 1
La entidad Cultura para Todos, en cumplimiento de la Ley 594 de 2000, decide
elaborar en el año 2014 las Tablas de Retención Documental - TRD, las cuales
fueron convalidadas por el Archivo General de la Nación y adoptadas por la
entidad el mismo año. Las tablas de retención documental, pertenecen a las
siguientes dependencias: Secretaría General, Oficina Jurídica, Contabilidad y
Tesorería y Oficina de Planeación y Proyectos. 
En la actualidad, las oficinas tienen un gran cúmulo de expedientes, que han
finalizado su trámite, así como han cumplido el tiempo de retención establecido en
la TRD. Es así como se está planeando realizar una transferencia de los archivos
de gestión al archivo central teniendo presente que deben cumplir las siguientes
condiciones establecidas en el procedimiento: los expedientes deberán estar
ordenados cronológicamente cumpliendo el principio de orden original, los
expedientes deberán estar previamente depurados, foliados y rotulados. Para
realizar la transferencia en el día definido por cronograma, se exige la entrega de
un inventario documental diligenciado.

Pregunta 1
Correcta

Puntúa 1.00 sobre 1.00

Marcar pregunta

Enunciado de la pregunta

El objeto de inventario documental utilizado para realizar la entrega de las

unidades documentales de cada dependencia al archivo central es 
Seleccione una:

a. Inventario individual por vinculación, traslado, desvinculación.

b. Inventario para transferencia primaria  

c. Inventario para valoración de fondos acumulados. 

d. Inventario para eliminación de documentos. 

e. Ninguna de las anteriores. 

Pregunta 2
Correcta

Puntúa 1.00 sobre 1.00

Marcar pregunta

Enunciado de la pregunta

Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado

en la Tabla de Retención Documental. Para ello se elaborará: 
Seleccione una:

a. Plan institucional de archivos

b. Formato Único de Inventario Documental  

c. Acta de transferencia primaria 

d. Oficio remisorio

e. Todas las anteriores 

Pregunta 3
Correcta

Puntúa 1.00 sobre 1.00

Marcar pregunta

Enunciado de la pregunta

Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificarán así:

Seleccione una:

a. Código de la dependencia  

b. Fondo, sección

c. Unidades documentales identificadas y número consecutivo de caja  y fechas

extremas de los mismos

d. Código de la dependencia, fondo, sección, unidades documentales identificadas

y número consecutivo de caja  y fechas extremas de los mismos.  

e. Código de barras

Pregunta 4
Correcta

Puntúa 1.00 sobre 1.00

Marcar pregunta

Enunciado de la pregunta

Para la elaboración del inventario documental por transferencia primaria se

deberán diligenciar los siguientes campos: 
Seleccione una:

a. Entidad productora, Sección, Subsección, Objeto, Registro de entrada, Número

de orden, Código, Nombre de las series, subseries o asuntos, fecha inicial,
fecha final, Unidad de conservación, número de folios, soporte, frecuencia de
consulta, notas, elaborado por y entregado por. 

b. Oficina productora, Objeto, Registro de entrada, Unidad de conservación,

número de folios, soporte.

c. Número de orden y Código, Nombre de las series, subseries o asuntos. 

d. Entidad productora, Unidad administrativa, Oficina productora, Objeto, Registro

de entrada, Número de orden, Código, Nombre de las series, subseries o
asuntos, Fechas extremas. Unidad de conservación, número de folios, soporte,

frecuencia de consulta, notas, elaborado por, entregado por y recibido por.  

e. Entidad remitente, Unidad administrativa, Oficina productora, finalidad, Registro

de entrada, Número de orden, Código, Nombre de las series, subseries o
asuntos, Fechas extremas, Unidad de conservación, número de folios, soporte,
frecuencia de consulta, notas, elaborado por, y recibido por.

Pregunta 5
Correcta

Puntúa 1.00 sobre 1.00

Marcar pregunta

Enunciado de la pregunta

Para realizar esta transferencia se debe tener en cuenta lo siguiente

Seleccione una:

a. Plan y cronograma de transferencias 

b. Tiempos de retención de las series y subseries a transferir establecidos en las

TRD.

c. Preparar físicamente la documentación. 

d. Realizar el realmacenamiento de las unidades documentales a transferir en

cajas y carpetas calidad archivo

e. Todas las anteriores. 

El Banco Provincia fue nacionalizado en la década de los años 80 y absorbió los

activos y pasivos del Banco Linkbank en el año 2000. Posteriormente, el Banco
Provincia durante su existencia sufrió millonarios desfalcos por parte de
funcionarios de alto rango, ocasionado por la falta de normatividad específica en el
sector, ineficiencia administrativa, casos marcados de corrupción y por el
otorgamiento de préstamos sin cumplir con todos los requisitos exigibles.; llegando
a una cartera morosa superior a los 60 mil millones de pesos. Durante este
proceso, el presidente del Banco Provincia informó que la entidad estaba
adelantando un plan de redimensionamiento, lo que significaba que se estaban
disminuyendo costos y se iniciaría el cierre de las oficinas que no eran rentables
para el banco, pasando de 76 oficinas a nivel nacional a 41. Este proceso
administrativo, sumado a la crisis económica del siglo XX en Colombia, obligó al
Gobierno a acabar o privatizar las instituciones financieras públicas; lo que
ocasionó la liquidación del Banco Provincia. Posteriormente, los activos y pasivos
del Banco Provincia pasaron al Banco Orquídea, el cual recibió a sus clientes, y
ocasionó que el Banco Orquídea iniciará un proceso de reestructuración
administrativa, optimización de la red de oficinas y modernización tecnológica, todo
orientado a ofrecer mejores servicios a sus clientes. Sin embargo, este banco
también fue liquidado por el Gobierno Colombiano y éste pasó a manos del Banco
Monserrate, el cual funciona actualmente. Durante estos procesos, hubo cambios
marcados en las estructuras organizacionales, manuales de funciones, manuales
de procesos y procedimientos de las entidades financieras mencionadas, que
obligaron a la actualización y aplicación de instrumentos archivísticos, cuyo
resultado arrojó que la información debía ser conservada permanentemente,
seleccionada y eliminada. Finalmente, aquella información objeto de conservación
permanente, debían pasar a la entidad cabeza del sector en el año 2013, es decir,
al Ministerio de Hacienda y Crédito Públic
Pregunta 1

Enunciado de la pregunta

El objeto de inventario documental utilizado para realizar la entrega de la

información al Ministerio de Hacienda y Crédito Público fue: 
Seleccione una:

a. Inventario individual por vinculación, traslado, desvinculación 

b. Inventario para valoración de fondos acumulados. 

c. Inventario para eliminación de documentos. 

d. Inventario para transferencia secundaria.

e. Ninguna de las anteriores. 

Pregunta 2
empleó para determinar qué documentos se debía conservar, seleccionar o
eliminar en esa entidad financiera fue: 
Seleccione una:

a. Tablas de Retención y Valoración Documental.  

b. Programa de Gestión Documental-PGD. 

c. Inventario Documental. 

d. Plan Institucional de Archivos-PINAR. 

Pregunta 3

Enunciado de la pregunta

Antes de realizar la entrega de la documentación al respectivo banco, que

procesos archivísticos tuvieron que adelantarse: 
Seleccione una:

a. Clasificación, depuración y eliminación. 

b. Clasificación, ordenación y descripción. 

c. Descripción, foliación y eliminación. 

d. Eliminación, Ordenación y Hoja de control  

e. Ninguna de las anteriores 

Pregunta 4
Los campos que no se deben diligenciar para realizar una transferencia son
Seleccione una:

a. Entidad remitente, entidad productora, unidad administrativa, oficina productora,

objeto. 

b. Registro de entrada  

c. No de orden, código, nombre de la serie/subserie o asunto, fechas extremas,

unidad de conservación, número de folios, soporte, frecuencia de consulta y notas.

d. Elaborado por, entregado por y recibido por. 

e. Ninguna de las anteriores

Pregunta 5
En esta transferencia se deben realizar actividades previas como:
Seleccione una:
a. Limpieza documental y retiro de material metálico por personal debidamente
entrenado y que cuente con los elementos de protección personal mínimos como
bata manga larga, guantes de nitrilo, tapabocas N-95, gorro desechable y de ser
posible gafas de seguridad

b. Revisión de los procesos de organización documental. 

c. Realizar el realmacenamiento de la documentación en cajas y carpetas

desacidificadas.

d. Revisar antes y después la totalidad de la transferencia. 

e. Todas las anteriores.  

Estudio de Caso 4.
En la década de los años 90, algunas de las entidades públicas entraron en
procesos de liquidación principalmente por falta de recursos, problemas en la
carga laboral, apertura económica y notorios casos de corrupción, hechos que
generaron diversos problemas como la supresión de funciones misionales,
retrasos en el desarrollo del agro, un plan de retiro voluntario de su personal, lo
que generó la pérdida de los mejores trabajadores que poseía la institución, entre
otros. 
Lo anterior sumado a la falta de políticas claras en el manejo, organización y
conservación de la información, ocasionaron la acumulación excesiva de
documentos, tanto en los archivos de las diferentes oficinas productoras, en el
Archivo Central y en espacios externos a la entidad los cuales no cumplían con las
condiciones mínimas de almacenamiento, circunstancias que llevaron a la pérdida
parcial o total de información. 
Entrado el siglo XXI, muchos de esos extrabajadores de la entidad pública iniciaron
trámites para pensionarse, generando numerosas solicitudes, derechos de petición
y en algunos casos tutelas, para tener información relacionada con sus años
laborales. 
Al respecto, la institución inició un proceso de búsqueda de los soportes que
contenían dicha información encontrándose con aproximadamente 15000 cajas de
diferentes formatos, documentación en tomos de diferentes tamaños, soportes
documentales sin unidades de almacenamiento y amarrados con cabuya, pita y
zunchos. Esta información se encontraba almacenada en una bodega industrial
ubicada en Fontibón, en una zona de alta contaminación atmosférica, con serios
problemas de inundación, los vidrios de las ventanas se encontraban rotos, lo que
permitía el ingreso de aves, insectos y roedores principalmente, y el espacio
permaneció en estas condiciones por más de 15 años, donde no se realizó
mantenimiento a las instalaciones físicas ni a la información almacenada en el
lugar. 
Para poder conocer qué tipo de información tenían en este espacio sin ningún
criterio de organización ni conservación fue necesario formular un proyecto, que
contemplara las actividades de limpieza, desinfección e inventario documental,
para lo cual se contrató un grupo de personas que se capacitó debidamente en las
metodologías, productos a emplearse y los procesos técnicos que se debían
realizar

Pregunta 1
se encontraron sin ningún criterio de organización ni conservación se consideran:
Seleccione una:

a. Fondo 

b. Fondo documental acumulado 

c. Fondo acumulado  

d. Archivo central 

e. Todas las anteriores 

Pregunta 2
¿Qué tendría en cuenta para hacer el levantamiento de la información en esta
bodega? 
Seleccione una:

a. Realizar una limpieza y desinfección previa tanto a espacio de almacenamiento

como a la documentación objeto de inventario, si así lo requiere. 

b. Separar la documentación que tiene deterioro de tipo biológico e inventariarla

una vez se haya limpiado y desinfectado. 

c. Realizar el levantamiento de información en el FUID, tal cual se encuentre la

información en cajas, carpetas, legajos, todos, documentación suelta, entre

otros.  

d. Asignar un número consecutivo tanto a las cajas, como a las carpetas dentro de
cada caja para garantizar su posterior ubicación y consulta.

e. Todas las anteriores. 

Pregunta 3
 Para la elaboración del inventario documental no se deberán diligenciar los
siguientes campos:
Seleccione una:

a.

Entidad productora, Sección, Subsección, Objeto, Registro de entrada, Número de

orden, Código, Nombre de las series, subseries o asuntos, fecha inicial, fecha final,
Unidad de conservación, número de folios, soporte, frecuencia de consulta, notas,
elaborado por y entregado por

b.

Oficina productora, Objeto, Registro de entrada, Unidad de conservación, número de

folios, soporte

c.

Entidad remitente, Unidad administrativa, Oficina productora, finalidad, Registro de

entrada, Número de orden, Código, Nombre de las series, subseries o asuntos,
Fechas extremas. Unidad de conservación, número de folios, soporte, frecuencia
de consulta, notas, elaborado por, y recibido por.

d. Registro de entrada, código y número de folios  

e. Número de orden y Código, Nombre de las series, subseries o asuntos.  

Pregunta 4

La documentación que tiene heces de palomas, de ratones, insectos y diferentes

hongos, se considera que esta debe ser manipulada con:
Seleccione una:

a.

Gorro desechable, gafas de seguridad, guantes de nitrilo, bata manga larga de

algodón sin bolsillos y ajustada a los puños, tapabocas N-95 

b.

Bata manga larga de algodón sin bolsillos y ajustada a los puños, gorro desechable y
guantes de nitrilo

c. Gorro desechable y tapabocas N-95 

d. Sólo guantes de nitrilo y bata de algodón 

 e. Ninguna de las anteriores. 

Pregunta 5

El inventario documental que se empleó para determinar qué tipo de información

estaba almacenada en esta bodega fue:
Seleccione una:

a. Inventario para valoración de fondos acumulados.  

b.

Inventario para eliminación de documentos Inventario individual por vinculación,

traslado, desvinculación

c. Inventario para transferencia primaria 

d. Inventario para fusión, supresión o escisión de una entidad. 

e. Ninguna de las anteriores. 

Estudio de Caso 5.
El funcionario Publico Juan Nieto Robles, en su cargo de secretario de la Alcaldía
Municipal de Transparencia, recibe una propuesta laboral que mejorara su perfil
profesional y su ingreso económico, por tal razón, decide renunciar a su cargo,
teniendo en cuenta la Ley 594 de 2000, el funcionario al desvincularse debe:

Pregunta 1
Correcta
Puntúa 1.00 sobre 1.00

Marcar pregunta

Enunciado de la pregunta

Al renunciar a su cargo el funcionario debe: 

Seleccione una:
a. Entregar los documentos y archivos a su cargo debidamente

inventariados.  
 b. Velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de
los documentos de archivo. 
c. Realizar un acta de entrega de los documentos a su cargo. 
d. Todas las anteriores. 
e. Ninguna de las anteriores. 

Pregunta 2
Si el funcionario al desvincularse tiene documentos en trámite: 

Seleccione una:
a. No los foliará. 
b. Los entregará al jefe inmediato. 
c. Los foliará e indicará en las respectivas notas del inventario que el expediente

se encuentra en trámite.  
d. Todas las anteriores. 
e.
5. Ninguna de las anteriores. 
 

Pregunta 3

Enunciado de la pregunta

Para la elaboración del inventario documental para la entrega de documentos y

archivos de servidores públicos por desvinculación se deberán diligenciar los
siguientes campos: 

Seleccione una:
a. Entidad productora, Sección, Subsección, Objeto, Registro de entrada, Número
de orden, Código, Nombre de las series, subseries o asuntos, fecha inicial,
fecha final,Unidad de conservación, número de folios, soporte, frecuencia de
consulta, notas, elaborado por y entregado por. 
b. Entidad productora, Sección, Subsección, No. Orden, Código, Nombre de la
serie, subserie o asunto, fecha inicial, fecha final, Unidad de conservación, Numero
de folios, Soporte, frecuencia de consulta, Notas, elaborado por, entregado por,

recibido por.  
c. Oficina productora, Objeto, Registro de entrada, Unidad de conservación,
número de folios, soporte 
d. Todas las anteriores. 
e. Ninguna de las anteriores. 

Pregunta 4
El funcionario tiene información en soporte papel, digital y electrónico. Para realizar
su entrega debe especificar la ubicación de la información en:  

Seleccione una:
a. Inventario de eliminación 
b. Inventario de valoración de fondos acumulados 

c. Inventario por vinculación, traslado o desvinculación de funcionarios  

d. Inventario por transferencia 
e. Ninguna de las anteriores 

Pregunta 5

Enunciado de la pregunta

Al realizar el inventario el funcionario se da cuenta que faltan unos tipos

documentales de un contrato de obra, el funcionario debe:  
 

Seleccione una:
a. Foliar nuevamente el expediente 
b. Borrar la foliación anterior y ajustar a la cantidad de soportes documentales que
tenga el expediente. 

c. Describir la situación en el campo de notas del respectivo inventario.  

d. Aplicar corrector a los folios para realizar una nueva numeración 
e. Todas las anteriores. 

Cuando se identifican apreciaciones de las características formales y físicas del

bien y su materialidad, se está hablando de valor:
Seleccione una:

a. Valor técnico 

b. Valor histórico 

c. Valor fiscal 

d. Valor estético 

e. Valor simbólico

Pregunta 2
Correcta
Puntúa 0.50 sobre 0.50

Marcar pregunta

Enunciado de la pregunta

Dentro de los valores primarios no se incluyen los siguientes: 

Seleccione una:

a. Valor administrativo y técnico 

b. Valor cultural, histórico, científico, estético, simbólico.  

c. Valor administrativo y contable 

d. Valor fiscal y técnico 

e. Valor jurídico y fiscal 

Pregunta 3

Enunciado de la pregunta

Inventario Documental que se elabora para dar cumplimiento a la responsabilidad

especial y obligaciones de los servidores públicos al desvincularse de las
funciones titulares en cumplimiento con la Ley 594 de 2000.
Seleccione una:

a. Valoración de fondos acumulados

b. Eliminación  

c. Fusión y supresión de entidades y/o dependencias  

d. Transferencia Documental  

e. Vinculación, traslado o desvinculación de funcionarios  

Pregunta 4

Enunciado de la pregunta
El objeto del Inventario de los documentos que han cumplido su tiempo de
retención y que en consecuencia han perdido valores primarios y secundarios es: 
Seleccione una:

a. Valoración de fondos acumulados

b. Eliminación  

c. Transferencia Documental 

d. Fusión y supresión de entidades y/o dependencias 

e. Ninguna de las anteriores 

Pregunta 5

Inventario que se elabora para transferir las series y subseries documentales que

han cumplido los tiempos de retención establecidos en las Tablas de Retención
Documental es:
Seleccione una:

a. Fusión y supresión de entidades y/o dependencias

b. Valoración de fondos acumulados

c. Transferencia Documental   

d. Eliminación 

e. Vinculación, traslado o desvinculación de funcionarios. 

Pregunta 6

Enunciado de la pregunta

Inventario utilizado para facilitar el control y entrega de los documentos del archivo
central al histórico 
Seleccione una:

a. Transferencia primaria 

b. Fusión y supresión de entidades y/o dependencias  

c. Transferencia secundaria  

d. Valoración de fondos acumulados  

e. Eliminación 

Pregunta 7

Enunciado de la pregunta

Algunos de los requisitos que no se deben tener en cuenta para realizar una
transferencia primaria son:  
Seleccione una:

a. Almacenamiento en unidades de conservación adecuadas 

b. Contar con un plan y cronograma de transferencias 

c. Revisar el Plan Institucional de Archivos 

d. Revisar los tiempos de retención de las series y subseries documentales en las

Tablas de Valoración Documental 

e. Solo c y d son verdaderas. 

Pregunta 8

La preparación física de la documentación objeto de transferencia secundaria

incluye: 
Seleccione una:

a. Limpieza general y puntual de la documentación con brocha de cerdas suaves o

aspiradora. 

b. Retiro de material metálico 

c. Remplazar las carpetas tradicionales por carpetas de materiales

desacidificados 

d. Identificar, aislar y rotular las unidades con deterioro biológico. 

e. Todas las anteriores  

Pregunta 9

Enunciado de la pregunta

Inventario que se elabora para levantar la información básica de los documentos

que no cuentan con ningún tipo de intervención 
Seleccione una:

a. Eliminación  

b. Fusión y supresión de entidades y/o dependencias

c. Vinculación, traslado o desvinculación de funcionarios 

d. Valoración de fondos acumulados 

e. Transferencia Documental 

Pregunta 10
La eliminación documental se debe realizar cuando:
Seleccione una:

a. Se tenga la certeza del cumplimiento de los tiempos de retención dados por la
TRD o TVD.

b. Cuando los documentos hayan perdido valores primarios 

c. Cuando la información no tenga valores secundarios 

d. Cuando la disposición final así lo establezca 

e. Todas las anteriores