PROCESO DE GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

GUÍA DE APRENDIZAJE No 2

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

Denominación del Programa de Formación: Tecnólogo en Gestión Administrativa

Ficha y Código del Programa: 122115

Nombre del Proyecto: Diagnostico y propuesta de mejora en

la Gestión Administrativa en las
Microempresas del municipio de Villeta.

Fase del Proyecto: Analisis

Actividad de Proyecto: Diseñar modelos de documentación

con las normas vigentes para ser
usados en la organización.

Competencia: Organizar la Documentacion teniendo en

Cuenta las Normas Legales y de la
Organización.

No de la Competencia: 210601008

Resultadosde Aprendizaje Alcanzar:

 Aplicar los principios Archivisticos, las normas y técnicas, la Legislacion vigente y la

metodología para la organización de los documentos de archivo.
 Administrar los archivos aplicando los principios archivisticos, las normas técnicas, las
políticas Institucionales y la legislación vigente.
 Operar los Recursos Tecnologicos Requeridos para el Recibo, Despacho y la Organización
de lo Documentos de acuerdo a las Politicas Institucionales.
 Conservar y Preservar los Documentos para el Suministro de la Informacion de acuerdo a la
Normas Vigentes.

Duración de la Guía: Del 30 de julio al 14 de agosto 2021

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 2. PRESENTACION

En el proceso de la Clasificación Documental hay que tener en cuenta que “los documentos” y con
ellos la información que contienen obedecen a procesos Adminstrativos.

Esta permite establecer las agrupaciones documentales en torno a las cuales se reúne
la documentación producida y conservada en las instituciones. Igualmente, facilita la
codificación de las series y subseries documentales producidas en los archivos en
desarrollo de funciones específicas asignadas a cada dependencia.”

3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 ACTIVIDADES DE REFLEXIÓN INICIAL

Entre los recursos básicos de cualquier administración encontramos los físicos, soporte y apoyo de
toda actividad. En el archivo, igual que en otras disciplinas, nos valemos de ellos para realizar con
eficiencia y eficacia el oficio de archivista.

Daremos una visión de conjunto de todos estos recursos, mostrando lo práctico y funcional de ellos,
para transformar el espacio, de tal manera que ayude a ubicar mejor a las personas y a hacerles más
agradable su permanencia en el lugar de trabajo.
 Actividad 1. En el siguiente Grafico se muestra la Organización de Archivos, defina en que
consiste el Proceso de “Clasificacion Documental”.

Separar documentos de acuerdo a algunas especificaciones como orden alfabético, tema,

importancia; para que al buscar un archivo sea fácil encontrarlo.

Actividad 2. Igualmente Defina los siguientes conceptos y mencione un Ejemplo por cada
uno
 Fondo Documental: DIAN
Conjunto de documentos de archivos de toda naturaleza reunidos por una persona física o moral o
una institución dentro del ejercicio de sus actividades.

 Sección Documental: SECRETARIA DE CALIDAD

Aquella unidad que está integrada por los papeles procedentes de una institución, o de división
administrativa importante, con una organización, funciones y fines conocidos y delimitados.

 Sub sección : ACTA DIRECTIVA

 Conjunto de documentos que forman parte de las secciones.
Documental
 Serie Documental: CONTRATOS
Conjunto de unidades documentales que forman parte de las secciones o subsecciones de un
fondo y que se caracterizan por tener elementos semejantes entre sí, basados en el tipo
documental. (2) Conjunto de documentos producidos por un mismo sujeto productor, en el
desarrollo de una misma función y cuya actuación administrativa ha sido plasmada en un mismo
tipo documental.

 Sub serie Documental: ACTA DE GRADO

Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma
separada de ésta por su contenido y sus características específicas.

 Unidad Documental: A_Z

Conjunto de piezas comunes integradas físicamente para formar una unidad distinta de las demás.
(2) Elemento indivisible de una serie documental que puede estar constituido por un solo
documento o por varios que formen un expediente.

 Que es una Unidad Documental Simple: RESOLUCIONES

unidad documental archivística más pequeña que existe, esta unidad no puede ser dividida en más
parte de lo que ya es, son por ejemplo una fotografía, un informe, etc.

 Que es una Unidad Documental Compleja: PROPUESTA

se conforma de distintos tipos de documentos, o sea documentos que han sido generados de
distintos actos administrativos pero que son necesarios para llevar a cabo un procedimiento
administrativo, es también llamado expediente.

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 3.2 ACTIVIDADES DE CONTEXTUALIZACIÓN E IDENTIFICACIÓN DE CONOCIMIENTOS
NECESARIOS PARA EL APRENDIZAJE

La Clasificacion Documental.
Es aquel procedimiento que nos ayuda a identificar el origen del documento, su estructura
y su función.

Identifique cuales son aquellos tres elementos que se deben tener en cuenta en la
Clasificacion (Definalos y de un Ejemplo)

 ACCIONES: las funciones asignadas, del cual surgen

unas actividades en mejoramiento de una
organización.

 ESTRUCTURA ORGANICA: los documentos que

producen las diferentes áreas de la organización y
estos son se organizan de acuerdo a los asuntos
relacionados.

 ASUNTOS: el tema o contenido especifico que se

quiere tratar en un documento.

Principio de Procedencia:
Es Identificar aquella unidad Administrativa que elaboro o creo el documento.
Actividad.
Identificar a través del Organigrama Institucional del Municipio en donde vive; como es que
están divididas las oficinas o dptos. de la Alcaldia; para si mismo poder identificar la clase
de documento que allí pudiera generarse. Mencione el Tipo de docto que saldría de cada
dpto. u Oficina.

OFICINA DE PLANEACION: Certificaciones de licencias

SECRETARIA DE HACIENDA: Certificado de estratificación socioeconómica
SECRETARIA ADMINISTRATIVA Y GOBIERNO: Impuestos

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Actividad.
Mencione un Ejemplo de Empresa Real según esta Clasificacion y Anexe su Logo
(Defina cada uno de los Fondos ….?)

 Fondo Abierto: produce y recibe documentos

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  Fondo Cerrado: Es el que no está en funcionamiento por motivos internos de una entidad u
organización.

 Fondo Acumulado:
Hace referencia a las entidades que se preocupan por la organización y conservación de los
documentos.

3.3. ACTIVIDADES DE APROPIACIÓN DEL

CONOCIMIENTO (CONCEPTUALIZACIÓN Y
TEORIZACIÓN).

3.3.1 Programa de Gestión Documental “PGD”

Es un Conjunto de Actividades Administrativas y Técnicas tendientes a la planificación, manejo y

organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su
destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”.

Este Programa de Gestión Documental (PGD) está integrado por ocho procesos interrelacionados
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 que inician su aplicación en las unidades de correspondencia, estos procesos son:

1. Producción.
2. Recepción.
3. Distribución.
4. Trámite.
5. Organización.
6. Consulta
7. Conservación
8. Disposición final.

Actividad a Realizar: a contiuacion presentamos un caso Empresarial en donde usted

Deberá dar una respuesta a la Empresa a través de una Manual o Cartillla (Digital o
Fisico) Para dar solución a la problemática que han venido teniendo en estos últimos
años.

Para lo anterior deberán tener en cuenta los ocho pasos del “PGD” y las preguntas de
parte de la Gerencia General; que se adjuntan al final de la descripción de la
problemática.

La Compañía “Correa y Asociados”, tiene una trayectoria en el mercado de 25 años, a la fecha no

tiene establecido ningún Proceso para la Ordenación Documental, motivo por lo cual tiene una
cantidad de documentos que han sido generados a lo largo del tiempo y no sabe qué hacer con ellos.
Usted como Aprendiz de Gestión Administrativa, que le puede recomendar para que organice y
archive sus documentos de una manera eficiente, garantizando la conservación y fácil consulta de los
mismos.

PREGUNTAS ADICIONALES DE LA GERENCIA:

a) ¿Para comenzar a organizar este archivo usted que haría?

Comenzaría por su contenido para clasificarlo, teniendo en cuenta aquellos documentos que no
serían de gran valor como los repetidos los documentos poco relevantes para depurarlos y así
agilizar la organización de archivos.

b) ¿Qué recursos solicitaría para poder desarrollar bien su trabajo?

Personal de gestión administrativa

Carpetas
Sobres
Archivadores
Fundas de plástico
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 c) ¿Cómo organizaría los documentos?

Enumeración consecutiva de forma ascendente

Foliar los documentos

Archivarlos
Colocar nombre a cada carpeta
Alfabéticamente
Un archivador para la permanencia de los documentos

¿Cómo organizaría la información en las carpetas?

Cada carpeta con su nombre respectivo de los documentos

Ordenadas por orden alfabético
Foliar los documentos
Archivarlos
Colocar nombre a cada carpeta
Un archivador para la permanencia de los documentos

d) ¿Qué haría con los documentos impresos en hojas a media carta? ¿O ya desgastados
por El tiempo o el uso?

Escanearlos y guardarlos en memorias y en el computador

3.3.2 La Foliacion de Archivos

Definicion:
Acto de enumerar los Folios solo por su cara recta “//” operación incluida en los trabajos
de Ordenación que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada unidad
documental.
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Lo anterior ayuda a la ordenación física de los documentos y nos ayuda a determinar que
documentos va primero y cuáles van después; es decir es el proceso mediante el cual se unen y
se relacionan las unidades documentales de una serie como los tipos documentales al interior de
los expedientes según un criterio predeterminado.

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Actividad a Realizar:
Elabore un Legajo (Conjunto de documentos o papeles recopilados, referentes a una persona o un
asunto) De Documentos de Estudio, Trabajo, Servicios Publicos, Servicios Medicos, Servicios
Bancarios. Ordenelos de acuerdo a su criterio, Realice la respectiva Foliacion, Arme una Carpeta de
todos estos, indique que medida (s) tomara para su Protección y Duración de Vida de los mismos;
esta Actividad deberá ser presentada a través de un Video (corto) y Fotos Respectivas a la
Guia).

Explicando Este Proceso,

3.3.3 Complete el Siguiente Cuadro Comparativo

UNIDAD DE
INFORMACION CONCEPTO CLASES SERVICIOS
Institución dedicada  museos de historia Contenido
a la adquisición, natural para hacer en
conservación,  museos dedicados casa.
estudio y exposición a personalidades y Programación
de objetos de valor museos cultural virtual.
relacionados con la arqueológicos Curso de
MUSEOS ciencia y el arte o de  museos de arte formación y
objetos culturalmente  museos históricos voluntariado.
importantes para el  museos de cera o Diálogos
desarrollo de los museos de ciencias virtuales por el
conocimientos y técnica. Museo.
humanos. Experiencias
educativas
virtuales.
Edificio o local  Gestión del
donde se conservan conocimiento.
los documentos  Patrimonio
ordenados y documental
clasificados que  Proyectos
produce una Archivo de Gestión archivísticos
ARCHIVO institución, Archivo Central  Atención al
personalidad, etc., en Archivo Histórico ciudadano
el ejercicio de sus  Oferta cultural
funciones o  Alquiler de
actividades. espacios

Es un espacio de Bibliotecas Servicio de

consulta de gubernamentales información Servicio
información en los Bibliotecas de de préstamo de
diferentes materiales Biomedicina libros
BIBLIOTECAS físicos y digitales que Bibliotecas de Actividades.
prestan las Derecho Bibliotecas Formación Acceso a
bibliotecas, de al servicio de internet.
manera organizada y personas con Acceso de los
 de fácil acceso, dificultades equipos como lo son
donde también se lectoras los computadores.
brindan diferentes Bibliotecas
espacios de metropolitanas.
recreación y apoyo
hacia los usuarios
informativas.
Es la entidad donde Centros de Reserva de
se recibe, se recolecta documentación documentos.
CENTRO DE y se difunde la especializadas Consulta virtual
DOCUMENTA-
CION información de una Documentación de la base de datos
organización. Nacionales del Centro de
Documentación Documentación
Internacionales. Consulta virtual
de documentos
digitales.

3.3.4 Ejercicio Practico:

El Archivo Distrital esta en la búsqueda de un Asistente en Archivo o Manejo Documental; por
lo cual lo ha Contratado a usted para que le Presente un Formato en Excel o Word, de todos
aquellos Aspectos a tener encuenta en el Perfil del Candidato a Contratar, en esta Area
Especifica.

La entidad Igualmente solicita la Elaboracion de un Examen para medir los Conocimientos de

los posibles Candidatos.

Para lo anterior se solicita tener en cuenta los siguientes Aspectos: Ver el Archivo Adjunto de
Perfiles, enviado a sus correos en la fecha de esta Guia.
3.4. TRANSFERENCIA DEL CONOCIMIENTO

Consulte en la web sobre los siguientes conceptos, Anexe la Imagen respectiva y un Corto Video
(El Enlaze o el Link) de cada uno de estos.

 Digitalización
 Microfilm
 Microfilmación
 Remicrofilmación
 Portales, Intranet y Extranet
 Almacenamiento en Nube

CONCEPTO IMA LINK

G
E
N

Proceso tecnológico que permite

convertir un documento en
soporte análogo (papel, video, https://www.you
casettes, cinta, película, tube.com/
Digitalización microfilm) en uno o varios watch?
archivos digitales que contienen v=7sTpfSrUn
la imagen codificada, fiel e íntegra xQ
del documento.
Microfil Es un sistema de
m archivo, gestión y
difusión
documental. Su
producción está https://www.yo
sometida a un alto utube.com/
grado de watch?
normalización, tanto v=TgDiXs5g
en su metodología 93c
como en los materiales
utilizados y un
estricto control de
productos
resultantes
Microfil Es una
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 maci herramienta
ón fundamental ya
que permite
registrar
imágenes
pequeñas en
un tipo de cinta
la cual ayuda a
la conservación
y preservación
de la
información al
igual que
poniéndolos a
disposición del
público
permitiendo y
ayudando a
una consulta
mucho más
rápida y efectiva
Remicro proceso de volver https://www.
filma a escribir el youtube.
ción documento en el com/
microfilm porque la watch?
información v=5nVew
sobrepasó la pa6FFU
capacidad del rollo
o porque al revisar
el rollo después del
revelado se
encontró que
algunas imágenes
no pueden ser
leídas por velación
del rollo quedo
información
microfilmada.

Una intranet es un conjunto de https://www.youtu

INTRTANET páginas y servicios privados de be.com/watch?

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 EXTRANET una compañía, a la cual tienen v=dYc9Di1TgG
acceso solamente los M
empleados de la misma. En el
caso de que una Intranet sea
accedida de forma externa a la
empresa, como por ejemplo a
través de Internet, la Intranet se
convierte en una Extranet.

ALMACENAMIENT El almacenamiento en la
O DE LA NUBE nube es
un almacenamiento fuera del https://www.you
sitio que mantiene un tercero. tube.com/wat
El almacenamiento en la ch?
nube guarda tus datos de v=3nFZj3bB9
manera segura en una base g8
de datos remota para que no
tengas que guardar tus datos
y archivos en el disco duro de
tu computadora ni en otro
dispositivo
de almacenamiento.

Mediante un gráfico y según su consulta anterior realice los procedimientos para tener en cuenta
en los procesos de Digitalización, Microfilmación y remicrofilmación.

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GFPI-F-135 V01
  El objetivo principal para microfilmar y digitalizar los documentos?

mejorar la prestación de servicios y facilitar las condiciones de trabajo.

 ¿Cuál es la importancia de microfilmar y digitalizar documentos?

los medios disponibles ms adecuados para la preservación del documento original como para su acceso y difusión

 ¿Ventajas y desventajas de microfilmar y digitalizar documentos?

 ventajas microfilmar:
 Resistencia y estabilidad
 Documentos permanentes

 Desventajas:

 Condiciones de almacenamiento
 Recuperación de datos

Ventajas digitalizar:

Acceso a la información en segundos Espacios virtuales académicos confiables Bibliotecas virtuales Revistas
electrónicas

Desventajas:

Toneladas de información basura Información poco justificada Falta de mantenimiento a espacios virtuales
académicos

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3.4.1 ACTIVIDAD DE APLICACIÓN DIDACTICA

Elaborar una “Infografia”, de los Acuerdos 005 de 2013 y del Acuerdo 042

La infografía es la disciplina que trata sobre los diagramas visuales complejos, cuyo
objetivo es resumir o explicar figurativamente informaciones o textos, empleando más
variados medios visuales e incluso auditivos

https://youtu.be/vWMWOz_R0xY - Infografía con menu interactivo en Power Point

Ejemplo de Infografia:
https://www.portafolio.co/tendencias/estado-de-las-principales-empresas-del-pais-546467

NOTA ACLARATORIA:

Acuerdo 042 de Octubre 31 de 2002: Por el cual se establecen los criterios para la
organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que
cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental

Es el Procedimiento para la Organización de los Archivos de Gestion y en la cual se deben

tener en cuenta los siguientes Aspectos:
 Se deben tener las Tablas de Retencion Documental (para Clasificar las Series y Sub)
 Aquí se hablan de los Fondos (Seccion/ Sub Seccion / serie / sub serie / tipos docmtls)
 Se habla de las Agrupaciones
 Principios de Procedencia y de Orden Original
 Quien Produce el docto es quien lo debe Conservar
 Del orden de las fechas GFPI-F-135 V01
 De la Foliacion (hoja de control)
Acuerdo 005 del 15 Marzo 2013 : Por el cual se establecen los Criterios Basicos para la
Clasificacion, Ordenacion, y Descripcion de los Archivos en las Entidades Publicas y
Privadas que Cumplen funciones publicas.

 Nos Indica como hacer la Clasificacion, la Ordenacion, y la descripción documental.

 Cuales son los Formatos, Hojas de Control, Formatos de Inventarios.
 En General este Acuerdo nos habla sobre todo el Proceso de la Organización para
la Conservacion de Los documentos.
Como:
Tener las Carpetas y Cajas Adecuadas
El no Perforar los doctos
El no uso de los ganchos metálicos
La Depuracion de los Expedientes

Conclusion: Ambos Acuerdos nos dan las Orientaciones o

Procedimientos, el Paso a paso que hay que hacerle a un
Expediente Documental.

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación

Evidencias de Conocimiento: • Utiliza cuidadosamente los DE CONOCIMIENTO:

Folleto o manual del PGD
Evidencias de Desempeño:
Elaboracion de un legajo de
Doctos Para llevar a cabo un
proceso clasificación
Evidencias de Producto:
Creacion de una Infografia de los
Acuerdos 042/2002 y 005/2013
elementos, mobiliario y Cuestionario
equipos requeridos, Para la
recepción y despacho de DE DESEMPEÑO
documentos. Talleres propuestos.
Check List del desempeño en las
• Utiliza responsablemente sosializaciones y sustentaciones.
los elementos de
protección, de acuerdo con DE PRODUCTO
las normas de Seguridad y Trabajos escritos,
salud ocupacional archivos adjuntos.
Listas de chequeo.
• Opera de manera
responsable los equipos y
programas (aplicativo) para el
recibo y Despacho de
documentos internos y
externos; de acuerdo con el
manual de operación de Los
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equipos requeridos para el
recibo y despacho de
documentos.

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 5. GLOSARIO DE TERMINOS

Elaborar un Glosario de Terminos con las mismas Palabras o Conceptos que Encuentre en esta
Guia o en los Archivos de Apoyo que hemos Adjuntado Para resolver esta guía.

6. REFERENTES BIBLIOGRAFICOS.

 Ley General de Archivos 594 de 2000, Archivo General de la Nación.

 Articulo PDF Foliacion de Archivos
 Articulo PDF Clasificacion Documental
 Articulo PDF Proceso de Mantenimiento de Archivos

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nomb Cargo Dependencia Fec

re ha
Autor (es)

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del

Cambio
Autor (es) Carlos E. Instruc 29 Julio 2021
Ortega tor