Taller TRD
1. Realice un Mapa conceptual con el material de Archivo y TRD.
¿Qué es?
Conjunto de documentos, sea
cual fuere su fecha, forma y
soporte material, acumulados en
un proceso natural por una
entidad pública o privada, en el
transcurso de su gestión,
conservados respetando aquel
orden para servir como
testimonio e información a la
institución que los produce y a
los ciudadanos, o como fuentes
de la historia.
Los documentos que
constituyen un archivo pueden
estar en cualquier medio o
soporte de la información,
como el papel, las cintas
magnetofónicas o discos
ópticos, entre otros que forman
diferentes tipos de archivos,
como, por ejemplo:
 Archivos
audiovisuales
 Fílmicos
 Sonoros
 Fotográficos
 Informáticos
La misión de un archivo es el acceso oportuno
a documentos debidamente organizados y
ARCHIVO ¿Cómo se deben conservar?
Los archivos se deben conservar
respetando su orden natural de
Divisiones documentales generación de manera que sirvan de
formación y testimonio efectivo para la
 Fondo
persona o institución que los produce y
 Subfondo
para los ciudadanos interesados en su
 Serie
consulta.
 Subserie
 Tipo
Fines e importancia
Formación de archivo La finalidad de un archivo está
Se clasifican en: directamente relacionada con las
necesidades de su utilización por la
Archivo de gestión administración para el desarrollo de su
gestión y objetivos. Así mismo los archivos
Archivo central
tienen por meta disponer de manera
Archivo histórico organizada la documentación que
conservan.
Principios de la archivística
De procedencia: documentos Funciones
conservados en la dependencia que los
produce La principal función del archivo consiste
en la conservación del documento, estos
Orden original: relación de orden que documentos se conservan debidamente
conservan los documentos dentro de la ordenados y clasificados.
serie
Otra función del archivo es la de ser un
centro activo de información que permita
relacionar los nuevos documentos con
los ya archivados.
Para no olvidar:
Clases de documentos
Documento de apoyo: leyes decretos
conservados resoluciones y manuales
Documento esencial: generado o
recibido en una dependencia de
acuerdo a sus funciones
 ¿Qué es? TRD Disposición final y procedimientos

Listado de Series y Subseries con sus  Conservación total

correspondientes tipos documentales
a las cuales se les asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo
vital de los documentos.
Características de las series
documentales
Integridad: todo lo relativo
Disponibilidad: cualquier
momento
Oportunidad: registro
inmediato
Secuencialidad: orden
cronológico
 Eliminación
 Microfilmación
Conformación de las carpetas  Digitalización
 Marcación  Selección
 Ordenación
 Foliación
Ordenación
Transferencias primarias Orden original, orden secuencial
Archivo de gestión-archivo central del tramite
Otras actividades: depuración
Transferencia secundaria
(separar, copias, duplicados y
Archivo central-archivo histórico documentos de apoyo), foliación,
limpieza de documentación.

2. ¿Cuál es la importancia de tener un sistema de archivo en la empresa?

Los archivos y documentos son elementos imprescindibles para cualquier tipo de empresa. Son
necesarios para mantener un control y al mismo tiempo se utilizan para consultar o buscar
referencias de movimientos anteriores. Pero a lo largo de la vida de la empresa se generan una
cantidad ingente de documento. Para su correcto almacenamiento entra en juego la gestión
documental, siendo muy importante en muchas profesiones y empresas.

3. En contabilidad ¿Es importante conservar los archivos? ¿Por qué?

Los archivos son parte fundamental de cualquier empresa, ya que sin ellos no hay ni historia ni
memoria, y ya sabemos lo importante que son los soportes en todas las actividades
administrativas. Pese a esto, muchos líderes administrativos olvidan la relevancia de los procesos
de gestión documental y la digitalización de archivos, ignorando las necesidades que suple para
todas las dependencias de una compañía. Los soportes, comprobantes y libros de contabilidad
contienen la historia de los negocios de cualquier entidad o persona natural cuando se llevan
conforme a las normas vigentes; de ahí que la ley los considere como un medio de prueba válido
que puede ser consultado por los órganos de supervisión y fiscalización del Estado. nos permite
conservar archivos importantes a los cuales podemos tener acceso en el momento en el que los
necesitemos. Este servicio es una gran ventaja si nuestras actividades requieren que tengamos
guardados documentos durante algún tiempo, como es el caso de los papeles contables.
4. ¿Cuál es el tiempo de conservación de los documentos contables?

El comerciante persona natural o jurídica deberá conservar sus soportes, comprobantes y libros de
contabilidad por un período de diez (10) años, después del cual podrá destruirlos, siempre que
garantice su reproducción por otro medio. Para fines fiscales, estos podrán ser consultados hasta
el momento en que la declaración en cuestión quede en firme, tiempo después del cual ya no
podrán ser solicitados por la Dian.

5. ¿Cuál es la importancia de las TRD?

La Tabla de Retención Documental es un listado de series y subseries con sus correspondientes

tipos documentales, a las que se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital
de los Documentos.

 Racionaliza la producción Documental.

 Facilita la recuperación de la Información.
 Facilita el control y acceso de los Documentos.
 Regula la transferencia de los Documentos en las Oficinas al Archivo central.
 Permite realizar adecuadamente la disposición final sin correr el riesgo de eliminar
Documentación relevante.

6. Realice un resumen de los videos vistos en clase.

Video #1:

Clasificación: es la identificación de los documentos a través de los diferentes niveles de

clasificación de la gestión documental.

Niveles de clasificación documental:

 Fondo
 Subfondo
 Series
 Subseries

Tips:

 Identificar a que unidad pertenecen

 Conocer el procedimiento

Principio de procedencia: respetar la procedencia de los documentos debido a que se producen

naturalmente por el ejercicio de las funciones de la dependencia.

Principio de orden original/natural de los documentos: se debe respetar el orden natural en que
suceden las actuaciones administrativas.
Video #2:

Ordenación documental: hace referencia netamente a la ordenación interna de cada expediente.

Sistemas de ordenación:

Numéricos:

Simples y cronológicos

Alfabéticos:

Onomásticos, toponímicos y temáticos

Mixtos:

Alfanuméricos

Como ordenar un expediente:

 Identificar la fecha de producción del documento

 Va a ir desde el más antiguo hasta el más reciente
 Agrupar los documentos de una misma vigencia
 Se organizan de forma cronológica-ascendente

Video #3:

Descripción documental: consiste en describir la información contenida en los documentos de

archivo.

Existen guías de organización del archivo y se puede hacer manual o ya sea por computador.

Una vez se terminan de organizar los expedientes se pasa a la foliación documental, esta nos
ayuda a describir el contenido de los mismos y a controlar cuantos folios tiene el documento.

Deben ser 200 folios por expedientes por máximo

Diligenciar la hoja de control o índice: permite consultar en posición, en que folio y que tipo de
documento y en qué fecha se archivó cada unidad documental. Permite consultar la información
de forma fácil y efectiva.

Rotulo de identificación de carpeta: este rotulo nos va a decir la dependencia productora de la

información que código identifica a esa dependencia, también nos ayudar a identificar a qué serie
y subserie pertenece este documento y un título el cual va hacer el número de contrato. Va a
llevar fecha final e inicial y número total de folios.

Rotulo de identificación de la caja: es la misma información de la carpeta.

Formato único de inventario documental: nos permite identificar la información total del fondo
documental que se haya organizado