UPEA - AE-100

CONTENIDO ANALÍTICO PARA SUBIR A PLATAFORMA

TEMA Nº 1.
INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN
- PORQUE ESTUDIAR ADMINISTRACIÓN
- CUAL ES EL OBJETIVO DE LA ADMINISTRACIÓN
- QUE SE ADMINISTRA
- LA ADMINISTRACIÓN ES TÉCNICA ARTE O CIENCIA
- PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACIÓN

TEMA Nº 1 INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN

1.1. DEFINICIÓN DE ADMINISTRACIÓN

La palabra administración deriva del latín: ad (dirección, tendencia) y minister
(subordinación u obediencia), es decir "cumplir una función bajo el mando de otro", o "aquél
que presta un servicio a otro".

La naturaleza de la Administración podría decirse que es realizar actividades a través de

personas, con la mayor eficacia y eficiencia posible, para lograr objetivos comunes,
independientemente de si se trate de organizaciones públicas, privadas o mixtas de
cualquier índole. Para ello empleará recursos humanos, financieros, materiales,
tecnológicos, del conocimiento, etc.

A continuación, se tienen a diversos autores, de diferentes enfoques administrativos, que

expresaron el concepto de lo que es Administración:

Henry Fayol: Administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar.

Harold Koontz y Heinz Weihrich: La administración es el proceso de diseñar y mantener
un entorno en el que, trabajando en grupos, los individuos cumplan eficientemente
objetivos específicos. Esta definición básica debe ampliarse:

1. Cuando se desempeñan como administradores, los individuos deben ejercer las

funciones administrativas de planeación, organización, integración de personal,
dirección y control.

Lic. Daen, Nora Beatriz Duran Tapia

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2. La administración se aplica a todo tipo de organizaciones.

3. Se aplica a administradores de todos los niveles organizacionales.
4. La intención de todos los administradores es generar un superávit.
5. La administración persigue la productividad, lo que implica eficacia y eficiencia.
Koontz y O'Donnell: La dirección de un organismo social, y su efectividad en alcanzar
sus objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes.
Idalberto Chiavenato: La administración es interpretar los objetivos propuestos por la
organización y transformarlos en acción organizacional, a través de la planificación,
organización, dirección y control de todos sus esfuerzos realizados en todas las áreas y
niveles de la organización, con el fin de alcanzar tales objetivos de la manera más
adecuada a la situación.
Peter Drucker: No existen países desarrollados y países subdesarrollados, sino
simplemente países que saben administrar la tecnología existente y sus recursos
disponibles y potenciales, y países que todavía no lo saben. En otros términos, lo que
existe es países administrados y países subadministrados.
Lourdes Münch Galindo y José García Martínez: La Administración es el proceso cuyo
objeto es la coordinación eficaz y eficiente de los recursos de un grupo social para lograr
sus objetivos con la máxima productividad.
Andreas Kaplan: Una gestión intercultural y social, basada en un enfoque
interdisciplinario.
Guzmán Valdivia I: Es la dirección eficaz de las actividades y la colaboración de otras
personas para obtener determinados resultados.
E. F. L. Brech: Es un proceso social que lleva consigo la responsabilidad de planear y
regular en forma eficiente las operaciones de una empresa, para lograr un propósito
dado.
F. Morstein Marx: Toda acción encaminada a convertir un propósito en realidad
positiva…es un ordenamiento sistemático de medios y el uso calculado de recursos
aplicados a la realización de un propósito.
A. Reyes Ponce: Es un conjunto de sistemático de reglas para lograr la máxima
eficiencia en las formas de estructurar y manejar un organismo social.
F.M. Fernández Escalante: Es el conjunto de principios y técnicas, con autonomía
propia, que permite dirigir y coordinar la actividad de grupos humanos hacia objetivos
comunes.

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V. Clushkov: Es un dispositivo que organiza y realiza la trasformación ordenada de la

información, recibe la información del objeto de dirección, la procesa y la transmite bajo
la forma necesaria para la gestión, realizando este proceso continuamente.

Todas estas definiciones contienen ciertos elementos en común:

1. La existencia de un objetivo(s) hacia el cual está enfocada la administración.
2. Menciona la eficacia, es decir, lograr los objetivos en el mejor tiempo y cantidad.
3. La eficiencia que se refiere al logro de los objetivos, pero al menor costo y la máxima
calidad.
4. La administración se da en grupos sociales.
5. Debe existir la coordinación de recursos para lograr el fin común.
6. Productividad, es la obtención de los máximos resultados con el mínimo de
recursos, en términos de eficacia y eficiencia.

Los elementos administrativos que se manejan son los siguientes:

 Objetivo. La administración siempre está enfocada a lograr determinados fines o

resultados.
 Eficacia. Los objetivos se deben lograr satisfaciendo los requerimientos del producto
o servicio en términos de cantidad y tiempo.
 Eficiencia. Esto es hacer las cosas bien. Es lograr los objetivos garantizando los
recursos disponibles al mínimo costo y con la máxima calidad.
 Grupo social. Es necesario que exista un grupo social para que se dé la
administración.
 Coordinación de recursos. En la administración se requiere combinar, sistematizar
y analizar los diferentes recursos que intervienen en el logro de un fin común.
 Productividad. Es la relación entre la cantidad de insumos necesarios para producir
un determinado bien o servicio. Es la obtención de los máximos resultados con el
mínimo de recursos, en términos de eficiencia y eficacia.

Lo anterior confirma que la administración es el proceso cuyo objetivo es la coordinación

eficaz y eficiente de los recursos de un grupo social para lograr sus objetivos con la máxima
productividad.

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1.2. FINALIDAD E IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN.

La administración persigue la finalidad, de combinar grupos sociales para
conducirlos coordinada y estructuradamente hacia un objetivo, y cumplirlo con
eficiencia y eficacia. Es decir que es una disciplina que tiene por finalidad dar una
explicación acerca del comportamiento de las organizaciones, además de referirse
al proceso de conducción de las mismas.

La Administración es importante porque gracias a ella la humanidad ha logrado

desarrollo económico social; por lo que es imprescindible para el adecuado
funcionamiento de cualquier organismo.

1.3. FUNCIÓN DE UN ADMINISTRADOR DE EMPRESAS

Un Administrador de Empresas es una persona con visión, capaz de aplicar y
desarrollar el proceso empresarial de planeación, organización, dirección y control,
a fin de lograr los propósitos de la Institución en la cual presta sus servicios, con
eficiencia, eficacia, innovación, competitividad y generación de valor económico y
social.

Dependiendo de las funciones y responsabilidades de cada administrador,

podremos diferenciarlos en dos grandes grupos:

 Encargado de administración: Tiene la obligación de dirigir aquellas

actividades que realicen directamente los empleados.
 Administradores “empleados”: Aquellos que directamente ocupan un puesto
de trabajo concreto y no tienen la responsabilidad de supervisar ninguna otra
actividad que no sea la suya.

Independientemente de cuál sea la función especial que tenga el administrador,

éstos deben estar preparados y cualificados para poder cumplir en tres esferas:

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Interpersonal
- Asegurar la representación de la empresa en el exterior.
- Dirigir a los subalternos.
- Asegurar el enlace entre los públicos.
Informacional
- Actuar como vocero.
- Comunicar los objetivos de la organización.
- Controlar la implementación de la estrategia.
Decisional
- Iniciar el cambio en la organización.
- Resolver los problemas cuando se presentan.
- Asignar los recursos de la empresa.
- Negociar con los públicos.

1.4. CARACTERÍSTICAS DE LA ADMINISTRACIÓN.

 Universalidad. El fenómeno administrativo se da donde quiera que existe un

organismo social.
Es el proceso global de toma de decisiones orientado a conseguir los
objetivos organizativos de forma eficaz y eficiente, mediante la aplicación del
proceso administrativo. Los elementos esenciales en todas esas clases de
administración serán los mismos, aunque lógicamente existan variantes
accidentales. Se puede decir que La administración es universal porque esta
se puede aplicar en todo tipo de organismo social y en todos los sistemas
políticos existentes.

 Especificidad. La administración tiene características específicas propias

que no nos permite confundirla con otra ciencia o técnica, inclusive si se
auxilia de otras ciencias y técnicas.

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 Interdisciplinariedad. La administración hace uso de los principios,

procesos, procedimientos y métodos de otras ciencias que están
relacionadas con la eficiencia en el trabajo. Está relacionada con
matemáticas, estadística, derecho, economía, contabilidad, sociología,
psicología, filosofía, antropología, ciencia política.

 Unidad temporal. La administración es un proceso dinámico en el que todas

sus funciones existen simultáneamente.

 Flexibilidad. Los principios y técnicas administrativas se pueden adaptar a

las diferentes necesidades de la empresa o grupo social.

 Unidad jerárquica. Se sigue un cuadro de mando basado en las funciones

y responsabilidades de cada miembro de la organización.

 Amplitud de ejercicio. Se aplica en todos los niveles o subsistemas de una

organización formal.

 Valor instrumental. La administración es un medio para alcanzar un fin, es

decir, se utiliza en los organismos sociales para lograr en forma eficiente los
objetivos establecidos.

1.5. PROCESO ADMINISTRATIVO O FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN.

Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarios para llevar a cabo una
actividad o lograr un objetivo. El proceso administrativo es el conjunto de fases o
etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración, mismas que
se interrelacionan y forman un proceso integral.

La administración puede verse, según Henri Fayol como un proceso compuesto por
funciones básicas: planificación, organización, dirección, coordinación, control. Henri Fayol
plantea en su teoría que estas funciones son universales, y que por lo tanto cada
administrador debe ser capaz de aplicarlas en su trabajo diario.

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1. Planificación: Los administradores deben planificar sus actividades para

condiciones futuras, deben desarrollar objetivos estratégicos y asegurar el logro de
los objetivos a través de cursos de acción. Por lo tanto, se deben evaluar futuras
contingencias que afectan a la organización, y dar forma al panorama futuro ya sea
operacional o estratégico de la empresa.
2. Organización: Los administradores deben organizar la fuerza de trabajo de una
manera y estructura eficiente para que de esta manera se puedan alinear las
actividades de la organización. Los administradores también deben capacitar y
contratar a las personas adecuadas para el trabajo, y siempre asegurar una mano
de obra suficientemente calificada y educada.
3. Dirección: Los administradores deben supervisar a sus subordinados en su trabajo
diario, e inspirarlos a alcanzar las metas de la empresa. Así mismo, es
responsabilidad de los administradores comunicar los objetivos y las políticas de la
empresa a sus subordinados. El supervisor de los subordinados siempre debe estar
alineado con las políticas de la empresa, y cada administrador debe tratar a sus
subordinados bajo los estándares de la compañía.
4. Coordinación: Los administradores deben armonizar los procedimientos y las
actividades realizadas por la empresa, lo que significa que toda la actividad de cada
unidad organizativa se debe complementar y enriquecer el trabajo de otro.

5. Control: Los administradores deben controlar que las actividades de la compañía

están en línea con las políticas y objetivos de la empresa en general. Es también
responsabilidad del administrador observar y reportar las desviaciones de los planes
y objetivos, y coordinar las tareas para corregir posibles desviaciones.

Para algunos administradores la Teoría de las Cinco Funciones de la Administración de

Henri Fayol ofrecen una visión muy normativa, funcional y rígida en la administración, y
puede que no refleje completamente las complejidades administrativas, además de
centrarse muy poco en las relaciones informales entre directivos y subordinados, y no
consideran el cómo desarrollar y mantener una fuerza de trabajo motivada.

En cambio, según los autores Harold Koontz y Heinz Weihrick, consideran las funciones del
administrador son: planificación, organización, dirección y control.

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El proceso administrativo está compuesto por la fase mecánica y la dinámica.

Las distintas funciones de este proceso administrativo se ejecutan todas al mismo

tiempo simultáneamente. Las funciones o procesos detallados tampoco son
independientes, sino que están totalmente interrelacionados.

Planificar: Busca determinar los objetivos en los cursos de acción que van a seguirse.
Es el proceso que comienza con la visión, misión, objetivos, estrategias y políticas
organizacionales, todo esto teniendo en cuenta las fortalezas/debilidades de la
organización y las oportunidades/amenazas del contexto (Análisis FODA).

En la actualidad los cambios continuos generados por factores sociales, políticos,

climáticos, económicos, tecnológicos, generan un entorno turbulento donde la
planificación se dificulta y obligan a las organizaciones a revisar y redefinir sus
planes en forma sistemática y permanente.

Actividades importantes de la planificación:

 Aclarar, amplificar y determinar los objetivos.
 Pronosticar.
 Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se hará el trabajo.
 Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos.

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 Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad para

encontrar medios nuevos y mejores de desempeñar el trabajo.
 Establecer políticas, procedimientos y métodos de desempeño.
 Anticipar los posibles problemas futuros.
 Modificar los planes a la luz de los resultados del control.

Organizar: Sirve para distribuir el trabajo entre los miembros del grupo y para establecer y
reconocer las relaciones necesarias.

Implica diseñar el organigrama de la organización definiendo responsabilidades y

obligaciones acerca de quiénes van a realizar qué tareas. También se diseñan las
tareas a ejecutarse y en qué secuencia temporal para coordinarlas y sincronizarlas.

Actividades importantes de la organización:

 Subdividir el trabajo en unidades operativas (departamentos)
 Agrupar las obligaciones operativas en puestos (puestos registrados por
departamento)
 Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas.
 Aclarar los requisitos del puesto.
 Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado.
 Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la admón..
 Proporcionar facilidades personales y otros recursos.
 Ajustar la organización a la luz de los resultados del control.

Dirigir: Busca que los miembros del grupo lleven a cabo las tareas prescritas con
voluntad y entusiasmo.

Es la influencia o capacidad de persuasión ejercida por medio del Liderazgo sobre

los individuos para la consecución de los objetivos fijados; basado esto en la toma
de decisiones usando modelos lógicos y también intuitivos de toma de decisiones.

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Actividades importantes de la dirección:

 Poner en práctica la filosofía de participación por todos los afectados por la
decisión.
 Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo.
 Motivar a los miembros.
 Comunicar con efectividad.
 Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial.
 Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien hecho.
 Satisfacer las necesidades de los empleados a través de esfuerzos en el
trabajo.
 Revisar los esfuerzos de la ejecución a la luz de los resultados del control.

Controlar: Verifica que las actividades que conforman los planes se lleven a cabo.

Es la medición del desempeño de lo ejecutado, comparándolo con los objetivos y

metas fijados; se detectan los desvíos y se toman las medidas necesarias para
corregirlos. El control se realiza a nivel estratégico, nivel táctico y a nivel operativo;
la organización entera es evaluada, mediante un sistema de Control de gestión; por
otro lado, también se contratan auditorías externas, donde se analizan y controlan
las diferentes áreas funcionales.

Actividades importantes del control:

 Comparar los resultados con los planes generales.
 Evaluar los resultados contra los estándares de desempeño.
 Idear los medios efectivos para medir las operaciones.
 Comunicar cuales son los medios de medición.
 Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y las
variaciones.
 Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias.
 Informar a los miembros responsables de las interpretaciones.
 Ajustar el control a la luz de los resultados del control.

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