LA ADMINISTRACIÓN

DEFINICIONES

 Henry Fayol, llamado el “Padre de la Administración Moderna” señala que: administrar es prever, organizar,
dirigir, coordinar y controlar las funciones de una empresa de cualquier magnitud, con lo que indica que es un
todo integrado.

 Agustín Reyes Ponce, la define como “el conjunto sistemático de reglas para lograr la máxima eficiencia en
las formas de estructurar y manejar un organismo social”, concibiéndola, así como la suma del conocimiento
técnico.

 Según Mary Parquer Follett, administración es el arte de lograr que las cosas se hagan por medio de otros.

 José Galván Escobedo, dice: la administración es el proceso por medio del cual se establecen sistemas de
ejecución y vigilancia, para llevar a cabo un propósito con el mínimo de tiempo, energía y materiales, o dicho
de otro modo, con la mayor eficiencia

 Fernández Arena, indica que es una ciencia social que persigue la satisfacción de objetivos institucionales
por medio de una estructura y a través del esfuerzo humano coordinado.

 Para Harold Koontz, es el proceso de diseñar y mantener un ambiente en el que las personas, trabajando en
grupos, alcancen con eficiencia metas seleccionadas.

 James Stoner, la concibe como el proceso de planificación, organización, dirección y control del trabajo de
los miembros de la organización y de utilizar todos los recursos disponibles de la empresa para alcanzar
objetivos organizacionales establecidos.

 Según Idalberto Chiavenato, la administración es: “el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el uso
de los recursos para lograr los objetivos organizacionales”

 Massie y Douglas, la definen como el proceso a través del cual un grupo dirige las acciones de otros hacia
metas comunes.

 Kast y Rosenzweig, dicen que la administración implica la coordinación de recursos humanos y materiales
para el logro de objetivos.

 Sisk, la define como la coordinación de todos los recursos a través de los procesos de planeación,
organización, dirección y control a fin de alcanzar los objetivos establecidos.

 Donnelly, Gibson e Ivancevich, dice que administración implica las actividades emprendidas por una o más
personas con el objeto de coordinar las actividades de otros en la consecución de metas que no pueden ser
logradas por una sola persona.

 Samuel Certo, la define como el proceso de alcanzar metas organizacionales trabajando con y por medio de
personas y otros recursos organizacionales.

 George Terry, afirma que la administración es un proceso distintivo que consiste en planear, organizar,
ejecutar y controlar, para determinar y lograr los objetivos manifestados, mediante el uso de seres humanos
y de otros recursos.

 Es la coordinación de recursos humanos, materiales y financieros, mediante la planeación, organización,

dirección y control a fin de alcanzar los objetivos establecidos.

Compendio de Administración
Por: Lic. M. A. María del Carmen Martínez Mérida
 Administrar, es un proceso o forma de trabajo que consiste en guiar y dirigir a un grupo de personas al logro
de las metas propuestas por el grupo.

Los autores citados coinciden en la importancia de establecer, primeramente, un objetivo, que deberá ser
alcanzado mediante el uso de recursos, con lo que, puede concluirse en que:

Administración es un proceso, cuya aplicación a personas y cosas, permite

alcanzar, en forma eficaz, los objetivos comunes a un organismo social y a sus
integrantes

La administración, por tanto, es una actividad, su práctica se conoce como administrar y quien la realiza es
llamado administrador o gerente, y tiene como tarea esencial utilizar con eficiencia los esfuerzos del grupo.

FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN: La administración aparece cuando un grupo de personas se asocia y

fija un objetivo común, factible de ser alcanzado. Para lograr dicho objetivo reconocido y aceptado, se necesita
del esfuerzo de un conjunto de personas que ayudaran a obtenerlo, siempre que exista una identificación de sus
objetivos personales con los de la organización.

Esto hace que la administración se convierta en una actividad muy especial y compleja por la naturaleza del
elemento humano, al que habrá que dirigir y motivar para que actúe en forma eficaz.

Las funciones administrativas son planear, organizar, dirigir y controlar, y pueden considerarse como “el arte de
hacer las cosas”, disponiendo que otros realicen lo necesario; en otras palabras, son las formas sistemáticas de
proceder.

PLANEACIÓN: ORGANIZACIÓN:
Uso de la lógica y métodos para Asignar trabajo, autoridad y recursos
pensar a través de objetivos y para el logro eficiente de los objetivos
acciones

DIRECCIÓN:
CONTROL: Motivar, influir en el personal para
Asegurar que las acciones se dirijan que realice las tareas esenciales
a los objetivos correctos

LOGRO DE
PLANEACIÓN ORGANIZACIÓN DIRECCIÓN CONTROL OBJETIVOS
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NATURALEZA U ORIGEN: La administración nació con el hombre, quien tuvo la necesidad de alcanzar en
mejor forma sus objetivos, de combinar recursos financieros, materiales, tecnológicos y humanos, así como
delegar ciertas funciones, que él solo no podía realizar por tiempo o desconocimiento.

CARACTERÍSTICAS: Las características de la administración son: Universalidad, Especificidad, Unidad

Temporal y Unidad Jerárquica.

 Universalidad: significa que la administración se da donde quiera que exista un organismo social (empresa) y
cualquiera que sea su naturaleza (privada, publica o mixta), y en cualquier país, pues los principios que la
regirán serán los mismos.

 Especificidad: la actividad administrativa es específica y distinta de otras actividades que siempre le

acompañan o auxilian, como la actividad productiva, contable, mercadológica, etc.

 Unidad temporal: Dentro del proceso administrativo se dan dos etapas la mecánica y dinámica, y dentro de
ellas se dan las funciones o fases de planeación, organización, integración, dirección y control, y la
administración permite que en todo momento de la existencia de una empresa se den e interrelacionen todos o
algunos elementos de ese proceso.

 Unidad jerárquica: significa que todos los individuos que desempeñan funciones de jefatura en una empresa,
dependiendo del nivel administrativo que ocupen, participan en distintos grados y modalidades en la
administración y esta se da en todos los niveles, formando un solo cuerpo administrativo, desde la alta
gerencia hasta los supervisores.

PRINCIPIOS: La administración se apoya en un conjunto de principios o verdades fundamentales de carácter

universal, sobre el cual descansa toda la estructura de su conocimiento, y que le proporcionan el carácter de
ciencia. Estos principios, pueden aplicarse a cualquier tipo de organización y a cualquier nivel organizacional.

La formulación de estos principios corresponde principalmente a Frederick Taylor y Henry Fayol, quienes se
basaron en sus propias experiencias empresariales.

Frederick Taylor, a quien se le conoce como el Padre de la Administración Científica, en su obra ´´Administración
Científica´´, determino los siguientes:

 El desarrollo de una verdadera ciencia

 La selección científica del trabajador

 La educación y desarrollo científico del obrero

 La cooperación estrecha y comprensiva entre la dirección y el personal

Henry Fayol, en su libro “Administración Industrial y General”, plantea 14 principios, e indicó que el mejoramiento
y buen orden de trabajo de los miembros de un organismo, descansa sobre cierto número de condiciones,
conocidas como principios, los cuales deben ser flexibles y adaptables a cada necesidad. Estos son:

1. División del trabajo

2. Autoridad
3. Disciplina
4. Unidad de mando

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 5. Unidad de dirección
6. Remuneración
7. Centralización
8. Orden
9. Equidad
10. Iniciativa
11. Espíritu de grupo
12. Línea de autoridad
13. Subordinación de los intereses individuales al interés general
14. Estabilidad en la permanencia del personal

IMPORTANCIA: La importancia de la administración radica en que todos de alguna manera administramos y la

razón es porque se vive en una civilización en la cual el esfuerzo cooperativo del hombre es la base de la
sociedad, y la administración imparte efectividad a esos esfuerzos humanos ya sea en empresas industriales,
comerciales o de servicios, por lo anterior podemos decir que la administración es importante por:

1. Es el principal medio del hombre para utilizar los recursos materiales y los talentos de las personas en la
búsqueda y logro de los objetivos estipulados.

2. Es un factor determinante para el desarrollo integral, ya que nos enseña a emplear y aplicar
convenientemente los conocimientos sobre ella.

3. Facilita la comprensión de la ciencia administrativa siempre que se apliquen adecuadamente las técnicas
que esta ciencia ofrece.

4. Es una herramienta necesaria para determinar y lograr objetivos económicos, políticos y sociales,
mediante la aplicación de sistemas cada vez más perfeccionados y acordes a las necesidades del medio.

5. Proporciona un conjunto de conocimientos sobre administración amplios, fáciles de comprender y

aplicables en todo tipo de organizaciones

6. Identifica los problemas de planeación, organización, integración, dirección y control o una combinación
de ellos

FINALIDAD: La finalidad de la administración es alcanzar la máxima eficiencia y efectividad administrativa de

todos los recursos que invierten en una organización para obtener los resultados esperados.

Eficiencia administrativa: es la capacidad de reducir al mínimo los recursos o insumos que se utilizan para
obtener los fines de la organización, dicho en otras palabras, utilizar los recursos adecuados para el logro de las
metas organizacionales.

Eficacia administrativa: es el logro de los objetivos propuestos.

OBJETIVO: El principal objetivo de la administración es la adecuada coordinación de los recursos que

intervienen en las empresas u organizaciones sociales, para que mediante una cooperación eficiente y eficaz se
lleven a cabo las actividades y funciones que permitan alcanzar los objetivos estipulados con anterioridad.

CLASES O TIPOS DE ADMINISTRACIÓN: con el propósito de realizar un verdadero estudio, la administración

se subdivide en tres ramas: Pública, privada y mixta.

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Esta clasificación es una rama especializada de la ciencia administrativa, ya que sus principios teóricos tienen su
base científica común, y siendo la característica principal de la administración su carácter universal, le permite
eliminar fronteras para la utilización y aplicación de los principios administrativos válidos tanto en empresas
privadas como en instituciones públicas.

Administración Pública: es el proceso administrativo aplicado a la ejecución de la política gubernamental,

para llevar a cabo el trabajo del gobierno, además de velar por la ejecución de la ley, se encarga de la política,
de la economía, de mantener y fomentar los valores de la vida nacional y de conocer o dilucidar sobre los
problemas de competencia únicamente del estado. Su fin primordial es el bienestar de la colectividad a través
del logro de la máxima eficiencia en la prestación de un servicio.

Administración Privada: es el proceso administrativo aplicado por el sector privado, con el propósito de
alcanzar exitosamente sus objetivos y lograr la máxima eficiencia de las actividades de cualquier organización,
ya sean de carácter benéfico, religioso, moral o de lucro y sin importar el ámbito que abarque, el cual puede ser
regional, nacional o internacional. La administración privada suministra una organización dinámica, sistemas
técnicos modernos de producción y de motivación humana, con los que se hace posible alcanzar los fines para
los que es creada. Su fin es el lucro, a través de la producción de bienes y/o prestación de servicios a la
sociedad.

Administración Mixta: son las actividades de los organismos sociales que están bajo la jurisdicción tanto del
poder público (estado) como de la iniciativa privada. También se le conoce con el nombre de cuasi pública. En
esta clasificación encontramos las instituciones de participación semi-estatal, descentralizada, autónoma o
semiautónomo. Su fin es la prestación de servicios y generalmente no busca lucrar con ello. Ejemplo: el Banco
de los Trabajadores, IGSS, INTECAP, cuya Junta Directiva esta integrada por representantes del sector
gubernamental y privado.

Diferencias entre la administración pública y privada:

 El administrador público no está presionado por la zozobra de las pérdidas o ganancias como sucede con
el empresario.
 Las leyes apoyan al administrador público para saber cómo debe proceder, mientras que el empresario se
vale de ellas para establecer lo que no le es permitido hacer.
 El objetivo de la administración pública es servir al ciudadano, procurar el bien colectivo, salvaguardar las
instituciones y garantizar la prestación de servicios, en tanto que la empresa privada busca la obtención de
utilidades, de acuerdo al volumen de su inversión.

Hay algunos principios básicos que definen estas diferencias:

PRINCIPIOS ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ADMINISTRACIÓN PRIVADA

Principio de consistencia o Un empleado público no establece
estabilidad distinción entre clases, aplicando
un criterio uniforme en la actuación
gubernamental
Principio de control Existe un organismo que asigna los
financiero recursos a todas las dependencias
y otro que ejerce control sobre su
ejecución. (Ministerio de Finanzas y
Contraloría de Cuentas)
Principio de reembolso La inversión es resultado de la
marginal relación costo-beneficio, orientados
a la satisfacción de las necesidades
públicas, por lo que no se
contempla el reembolso
Cuando conviene a los intereses de la
empresa se da la estratificación, llegando
incluso a suspender sus servicios si así se
estima necesario.
El propietario o la junta de accionistas
define la inversión y auditoria necesarias.
Se efectúan los gastos e inversiones en
función de las utilidades. Si el margen de
renta no es satisfactorio se abstiene de
invertir.

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LA ADMINISTRACIÓN CIENCIA, ARTE O TÉCNICA:

La administración se incluye en las ciencias de regulación, conocida también como ciencias del deber ser o
normativas, porque partiendo de ciertos fines elaboran normas para guiar la conducta humana hacia la
realización de dichos fines.

Por lo tanto, la administración es una ciencia, que utiliza el razonamiento científico, posee principios de validez
universal, inmutables que conforman un cuerpo de doctrina, investiga y llega al conocimiento para orientar las
acciones de los dirigentes y norma su conducta dentro de un organismo social, induciéndoles a la eficacia, la que
se convierte en su objetivo formal.

De igual forma, es un arte porque el hecho de tomar decisiones en las actividades que propenden a la mejor
actuación de las personas, requiere de una habilidad especial de parte del administrador, por ejemplo: el don de
mando y el liderazgo son manifestaciones de habilidad y destreza, que no son explicables con mucha claridad
desde el marco científico.

También es una técnica, ya que es la ciencia aplicada y en este caso la administración como labor técnica,
interviene para determinar sistemáticamente los elementos productivos, aptos y eficientes, que se utilizarán en la
producción de los bienes y servicios con las características previamente señaladas, en lo relativo a calidad,
cantidad, tamaño, forma, color, etc.

RELACION DE LA ADMINISTRACIÓN CON OTRAS CIENCIAS: La administración tiene relación con las
Ciencias Bases, como la Sociología y el Derecho, porque la administración suele darse en un organismo social
(empresa) jurídicamente estructurado.

Así mismo se relaciona con las Ciencias Auxiliares, como la Psicología, la Economía, la Moral, la Matemática y la
Ingeniería en Sistemas, dado que fundamentalmente se administran personas y cosas.

Igualmente tiene relación con las Técnicas como la Contabilidad y las Estadísticas, ya que le permiten expresar
su posición financiera y registrar los datos que reflejan las operaciones realizadas en la empresa.

LA ADMINISTRACIÓN, COMO PROCESO ADMINISTRATIVO

Definición:

 Serie de funciones o actividades fundamentales a través de las cuales el gerente formula planes, selecciona
el curso de acción más ventajoso, distribuye las actividades originadas del plan adoptado, lleva éste a la
práctica por medio de la actuación de otros y mantiene las acciones dentro de las normas establecidas para
lograr un objetivo previamente definido.

Estas funciones fundamentales que representan a la Administración, le permiten realizar una óptima
coordinación e interrelación de todas las actividades administrativas, con lo cual el gerente y sus subordinados
logran alcanzar los objetivos organizacionales

Conforme se fue desarrollando el estudio de la administración, se fue acostumbrando a definirla en términos de

cuatro funciones: Planeación, Organización, Dirección y Control, por lo cual se dice que la administración es el
proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de la organización y el empleo
de todos los demás recursos organizacionales, con el propósito de alcanzar las metas establecidas.

Un proceso, es una forma sistemática de hacer las cosas y cuando se habla de la administración como un
proceso, es cuando los gerentes desempeñan ciertas actividades interrelacionados con el propósito de alcanzar
las metas que desean.

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Henry Farol, afirmó que todos los administradores realizan cinco funciones básicas: Planear (prever), organizar,
dirigir (mandar), coordinar y controlar. Al observar la interrelación de estas funciones y tomándolas como base,
algunos autores determinaron que éstas constituyen el Proceso Administrativo, ya que cada una de las funciones
atiende una tarea específica y la falta de una de ellas significa el desplome de toda la estructura administrativa.

Importancia del Proceso Administrativo:

La administración, entendida como un proceso debe constituirse en la herramienta necesaria para determinar y
lograr objetivos económicos, políticos y sociales, mediante la aplicación de sistemas, cada vez más
perfeccionados, acordes a las necesidades del medio.

Evolución de las actividades o funciones del Proceso Administrativo:

La Escuela del Proceso Administrativo, ha logrado una gran difusión sobre la estructura del proceso
administrativo y no obstante su aceptación en el mundo empresarial, existen divergencias sobre cuáles son las
funciones fundamentales que componen dicho proceso. Así se tiene entre algunos enfoques a Reyes Ponce,
Chiavenato, Harold Koontz, James Stoner, Stephen Robbins.

En algunos casos las diferencias son realmente importantes, porque se refieren:

 Determinación de cuáles funciones deben destacarse e identificarse como tales.

 Denominación de las funciones, ya que algunos autores las incluyen como subdivisiones de las fases
propuestas por otros estudiosos de la administración.

 Reyes Ponce, es el único autor, que divide al proceso administrativo en dos fases, incluyendo en
cada una de ellas tres funciones:

 Mecánica, que está integrada por la Previsión, Planeación y Organización.

 Dinámica, que está conformada por Integración, Dirección y Control.

 Koont´z, señala que el proceso administrativo, está formado con cinco funciones que son:
Planeación, Organización Integración, Dirección y Control. No concuerda con Reyes en relación a
la previsión, pues afirma que ya está inmersa en la planeación, pero indica que las funciones de
organización e integración, sí deben realizarse por separado.

 Stoner, Robbin´s y Chiavenato, afirman que el proceso solo tiene cuatro funciones, que son:
Planeación, Organización, Dirección y Control, concuerdan con Koont´z, al afirmar también que la
previsión es parte de la planeación, pero dicen que la integración corresponde a la organización, por
lo que no debe ser otra función.

También se pueden percibir diferencias en los nombres, observando lo siguiente:

 Stoner, llama a estas funciones: Planeación, Organización, Liderazgo y Control. Pero también
incluye en la organización las cuatro piedras angulares, que son: Especialización o División del
Trabajo, Departamentalización, Jerarquización y Coordinación, porque asegura que son los pasos
básicos que se deben seguir al empezar a tomar decisiones para organizar una empresa ya sea que
ésta inicie o bien deba ser modificada.

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  Robbin´s, y Chiavenato, las llaman: Planificación, Organización, Dirección y Control.

Fases del Proceso Administrativo: Tomando a Reyes Ponce como base, se puede describir al proceso
administrativo en dos fases, que son: Mecánica y Dinámica.

 Mecánica: Conocida también con el nombre de Teórica o Estática, en esta etapa se estructura lo que se
pondrá en práctica, plasmando en documentos lo que son los planes y estructura del organismo social.
Forman parte de esta etapa las fases o funciones siguientes: Previsión, Planeación y Organización.

 Previsión: es la determinación de lo que se desea lograr, y se establece después de efectuar una

investigación y valoración de cuáles serán las condiciones futuras en que se puede encontrar una
empresa. También se analizan los principales cursos de acción que permitirán realizar los objetivos
de la organización. La previsión se ocupa de los fines (qué se podría hacer) y de los medios (cuándo
y con qué se podría hacer)

Surge con el nacimiento de una idea o deseo, y luego se definen los objetivos generales, se realizan
investigaciones profundas sobre factores positivos y negativos que obstaculizarán o ayudarán el logro
de esos objetivos. Se coordinan, estudian y se seleccionan las mejores alternativas como base de
nuestros planes.

 Planeación: es la determinación del curso de acción que habrá de seguirse, se definen los objetivos,
metas y las acciones necesarias, así como se fijan los principios que habrán de dirigir y orientar la
secuencia de las operaciones necesarias para alcanzarlos, también se establecen los criterios,
tiempos y actividades para su realización. A través de esta función el gerente debe indicar el qué,
cuándo, dónde y cómo hacer. La planeación se ocupa de los fines (qué hay que hacer) y de los
medios (cómo debe hacerse)

 Organización: es definir la estructura técnica (organigrama), de papeles o puestos, así como la

división y distribución de las actividades que deberán realizarse, determinando relaciones jerárquicas,
líneas de autoridad, responsabilidad y comunicación que deben conocer las personas que
desempeñarán los mismos. Los fines de la Organización son (quién lo hará) y los medios (con qué lo
hará)

 Dinámica: Conocida también como Práctica, en esta etapa se lleva a la práctica todo lo previamente
planeado y organizado, porque la organización ya está estructurada totalmente y debe desarrollar en toda
su extensión las funciones, operaciones y actividades que le son propias. Esta etapa está formada por las
siguientes fases o funciones: Integración, Dirección y Control.

 Integración: son procedimientos que se realizan para dotar a las organizaciones de los elementos
humanos y materiales necesarios para un funcionamiento eficiente, escogiéndolos, introduciéndolos,
articulándolos y buscando su mejor desarrollo. El fin de la integración es (quién debe hacerlo) y su
medio (con qué lo hará)

 Dirección: consiste en influir en el personal que labora en la organización, para que contribuyan a la
obtención de los objetivos y metas organizacionales, comprende también la coordinación y vigilancia
de las acciones de cada miembro y grupo del organismo, con el objeto de que todas las acciones se
realicen eficazmente conforme a los planes señalados. Su fin es (cómo hacerlo) y su medio (influir
para que lo haga).

 Control: es el establecimiento de sistemas que permitan evaluar los planes ejecutados, para
comprobar que se están llevando a cabo conforme a lo previsto y si se están obteniendo los
resultados deseados, a fin de corregir, mejorar y formular nuevos planes. Su fin es (cómo se hizo) y
su medio (cómo se debió hacer).

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