Curso virtual:

Metodología para la Elaboración de

Inventarios y transferencias documentales

Módulo 2: Descripción Archivística

Unidad 1: Descripción Documental

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Unidad 1: Descripción Documental

Descripción Documental

NTC 4095 – 1997

NORMA GENERAL PARA LA DESCRIPCIÓN
ARCHIVÍSTICA

El conjunto de actividades que desarrolla el archivo para

producir catálogos, índices, inventarios, y otros, los cuales
son instrumentos descriptivos o de consulta de los
documentos.
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Unidad 1: Descripción Documental

Descripción Documental

ACUERDO 027 DE 2006

Fase del proceso de organización documental que consiste

en el análisis de los documentos de archivo y de sus
agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de
descripción y de consulta.
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FONDO Descripción Documental

SUBFONDO La Descripción Documental se efectuará de una manera

racional y jerárquica, de lo general a lo particular, para esto se
SECCIÓN deben identificar las divisiones documentales posibles:

SUBSECCIÓN En primer lugar, se encuentra el fondo, definido como el

Conjunto de documentos producidos por una persona natural
SERIE o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades.

SUBSERIE

UNIDAD DOCUMENTAL
(Pieza)
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Unidad 1: Descripción Documental

FONDO Descripción Documental

Conjunto de documentos relacionados que corresponden a las
SUBFONDO
subdivisiones administrativas de la entidad, en los casos en
que la estructura orgánica es de gran magnitud.
SECCIÓN

SUBSECCIÓN

SERIE

SUBSERIE

UNIDAD DOCUMENTAL
(Pieza)
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FONDO Descripción Documental

Unidad Administrativa productora de Documentos
SUBFONDO

SECCIÓN

SUBSECCIÓN

SERIE

SUBSERIE

UNIDAD DOCUMENTAL
(Pieza)
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FONDO Descripción Documental

Subdivisión de la Sección
SUBFONDO

SECCIÓN

SUBSECCIÓN

SERIE

SUBSERIE

UNIDAD DOCUMENTAL
(Pieza)
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Unidad 1: Descripción Documental

FONDO Descripción Documental

Conjunto de unidades documentales de estructura y
SUBFONDO
contenidos homogéneos, emanadas por un mismo órgano
o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus
SECCIÓN funciones específicas.
Ejemplo:
SUBSECCIÓN Contratos

SERIE

SUBSERIE

UNIDAD DOCUMENTAL
(Pieza)
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Unidad 1: Descripción Documental

FONDO Descripción Documental

Conjunto de unidades documentales que forman parte de
SUBFONDO
una serie, identificadas de forma separada de ésta por su
contenido y sus características específicas.
SECCIÓN Ejemplo:
Contratos de prestación de servicios
SUBSECCIÓN Contratos de obra

SERIE

SUBSERIE

UNIDAD DOCUMENTAL
(Pieza)
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FONDO Descripción Documental

Unidad de análisis en los procesos de identificación y
SUBFONDO
caracterización documental.
Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo
SECCIÓN documental; o compleja, cuando la constituyen varios tipos
documentales, formando un expediente.
SUBSECCIÓN

SERIE

SUBSERIE

UNIDAD DOCUMENTAL
(Pieza)
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Unidad 1: Descripción Documental

Descripción Documental

El censo es el instrumento en el que se identifica y se

Instrumentos de descripción archivísticos
describen de manera general los archivos pertenecientes a
un ámbito nacional y territorial con el fin de dar a conocer
• Censo datos básicos, como la titularidad, dirección, fondos
• Guía documentales, servicios, entre otros.
• Catálogo
• Índices
• Inventario

Acuerdo 05 de 2013. Artículo 18

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Descripción Documental

Describe de manera general un Archivo General Territorial o

Instrumentos de descripción archivísticos
Institucional, la reseña histórica de su creación y evolución
institucional, misión, funciones, objetivos, visión, alcance,
• Censo servicios, ubicación física del edificio; así como, reseña
• Guía histórica, contenido, series o asuntos, fechas extremas, clase
• Catálogo de soporte, volumen, temas de posible investigación, de
• Índices cada uno de los fondos que lo conforman, entre otros.
• Inventario

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Unidad 1: Descripción Documental

Descripción Documental

Es el instrumento de consulta que describe de manera

Instrumentos de descripción archivísticos
exhaustiva los documentos (expedientes, tomos, legajos,
unidades documentales) seleccionados de una serie o
• Censo asunto o parte de ella que traten de un mismo asunto, que
• Guía por su valor histórico o demanda de consulta así lo amerite.
• Catálogo
• Índices
• Inventario

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Unidad 1: Descripción Documental

Descripción Documental

Lista alfabética o numérica de términos onomásticos,

Instrumentos de descripción archivísticos
toponímicos, cronológicos y temáticos, contenidos tanto en
los propios documentos como en los Instrumentos de
• Censo descripción ya elaborados y que reflejan el contenido de los
• Guía documentos mediante palabras claves o descriptores en
• Catálogo lenguaje controlado según la temática de los fondos objeto
• Índices de la descripción documental; debe contener la referencia
• Inventario para su localización.

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Descripción Documental

Instrumento de control y de recuperación de información

Instrumentos de descripción archivísticos
en el que se describe de manera exacta los datos de cada
una de las unidades de conservación que conforman las
• Censo series o asuntos de un fondo documental.
• Guía
• Catálogo
• Índices
• Inventario
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