Acuerdo 004 de 2019
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Y
: definiciones
-Convalidacion
-Cuadro de clasificacion
documental
-Evaluacion tecnica
-Implementacion
-serie documental
-sub-serie documental
-tabla de retencion
documental-TRD
-tabla de valotacion
documental-TVD
-Tipo documental
Valores primarios
-Valor permanente o
secundario
Articulo 7:. Equipo
interdisciplinario para su
elaboración.Las
TablasTRD y TVD deben
ser elaboradas por u
equipo
interdisciplinario,
conformado por
personas de diferentes
disciplinas tales como:
Archivística, Historia,
Derecho, Administración
Pública, Ingeniería
Industrial, entre otras.
Articulo 8:Fir mas
Responsables.Las Tablas
TRD y las TVD deberán ser
firmadas por el Secretario
General o funcionario
administrativo de igual o
superior jerarquía, y por el
responsable del área
gestión documental de la
entidad.
Titulo II:EVALUACIÓN Y CONVALIDACIÓN DE
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Articulo
Articulo 1: Objeto de ambito de aplicacion, Las ent idades del Est ado del orden Articulo 10: Las instancias competentes 12:Evaluación
nacional, depart ament al, dist rit al y municipal, las ent idades privadas que para la evaluación técnica y Técnica de las
cumplen f unciones públicas y los órganos aut ónomos e independient es, deben convalidación de las Tablas TRD y TVD Tablas de
son las siguientes:
elaborar, aprobar, evaluar y convalidar, implement ar, publicar e inscribir en el Valoración
- El Comité Evaluador de
Regist ro Único de Series Document ales ? RUSD sus Tablas de Ret ención Documentos del Archivo General Documental ?
Document al ? TRD y sus Tablas de Valoración Document al ? TVD de conf ormidad de la Nación Jorge Palacios TVD
con lo est ablecido en el present e Acuerdo Preciado, para las entidades del 1. Anexos
orden nacional, las Alcaldías 2.Historia
Articulo 4:as Tablas de Retención Distritales y las Gobernaciones. institucional
Titulo II Elaboracion y aprobacion de las tablas de Documental ? TRD deberán elaborarse - Los Consejos Territoriales de con fines
retencion y valoracion documental niendo en cuenta las siguientes etapas: Archivos, para las entidades del archivísticos
Ariculo 3: Rquisitos tecnicos para la elaboracion de las Etapa 1:Compilación de Información orden territorial (departamento, 3.Memoria
tablas Institucional. distrito y municipio) de su descriptiva
respectiva jurisdicción.
1-Seguir estructura organica-funcional de la entidad. Etapa 2:Compilación de Información 4.Confrontación
Institucional.
2.Respetar el principio archivistico de procedencia y ciclo de las Tablas
vital de los documentos Etapa 3:Valoración documental.
Etapa 4: Elaboración de la Tabla de de Valoración
3.Deben partir del Cuadro de Clasificación Documental ?
Retención Documental ? TRD. Articulo 11:Evaluación técnica de Documental ?
CCD que represente de forma unificada y debidamente
codificadas y jerarquizadas, las agrupaciones documentales las Tablas de Retención TVD con
en las cuales se subdivide el fondo. Documental, documentacion estructuras,
4.Deben reflejar la totalidad de la producción documental Articulo 5: Banco Terminológico de necesaria Cuadros de
de la entidad a través de la identificación de las series, Series y Subseries.Para la elaboración 1. Anexos Clasificación
subseries o asuntos de las Tablas de Retención 2.Memoria descriptiva Documental ?
5.Deben registrar los tiempos de retención y la disposición Documental ? TRD, se podrá 3.Confrontación de la estructura CCD e
final de la totalidad de las series, subseries o asuntos contemplar las denominaciones, los orgánica con las Tablas de inventarios
6.La TRD se elaboran para los documentos activos que tiempos de retención documental y documentales
Retención Documental ? TRD
produce o producirá una entidad en desarrollo de las la disposición final para series y 5.Codificación
funciones asignadas a cada unidad administrativa
4.Análisis de las funciones y su
subseries, propuestos en el Banco relación con las series y subseries de las Tablas
7.Las Tablas de Valoración Documental ? TVD se elaboran
para los documentos producidos en los periodos de la
Terminológico de Series y Subseries documentales de Valoración
historia de la entidad que no cuentan con Tablas de del Archivo General de la Nación 5.Conformación de las series y Documental ?
Retención Documental ? TRD. subseries documentales TVD
6.Denominación de las series y 6.Análisis de
subseries documentales series o
Articulo 6:Procedimiento para la
Articulo 9:Apr obación.Las Tablas TRD o TVD 7.Codificación de las Tablas de asuntos
elaboración de las Tablas de
deberán ser aprobadas por el Comité Interno de Retención Documental ? TRD 7.Tiempos de
Valoración Documental ? TVD.Las
Archivo 8.Tiempos de retención de series retención de
Tablas de Valoración Documental ?
y subseries documentales series o
TVD deberán elaborarse teniendo en
9.Disposición final de series y asuntos
cuenta las etapas establecidas en el
subseries documentales 8.Disposición
artículo 3 del Acuerdo 002 del 23 de
final de series
enero del 2004
o asuntos