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Código: PR03-SG/AC

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TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO
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Firmado digitalmente por Firmado digitalmente por BOLAÑOS


Firmado digitalmente por ROSADO CORNEJO PISFIL Angel Gustavo LLANOS Elar Juan FAU
HUANASCA Richard Teodoro FAU FAU 20291973851 soft 20291973851 soft
20291973851 soft Motivo: Doy V° B° Motivo: Doy V° B°
Motivo: Soy el autor del documento Fecha: 21.03.2022 14:14:32 -05:00 Fecha: 08.04.2022 16:34:27 -05:00
Fecha: 21.03.2022 11:43:53 -05:00

Analista III Sub Gerente de Patrimonio Documental Secretario General

Firmado digitalmente por SALAS


PALACIOS Maria Rocio FAU
20291973851 soft
Motivo: Doy V° B°
Fecha: 28.03.2022 14:54:00 -05:00

Gerente de Planeamiento y Presupuesto

1. OBJETIVO:

Establecer las actividades que regulan el procedimiento de transferencia de los documentos archivísticos
de los Archivos de Gestión de las unidades de organización de la Oficina Nacional de Procesos Electorales
al Archivo Central.

2. ALCANCE:

Es de aplicación para todas las unidades de organización la entidad, desde la presentación de la Solicitud
de Transferencia de Documentos hasta la aceptación de la transferencia, por parte de la Secretaría
General.

3. BASE NORMATIVA:

3.1. Ley N° 25323, Ley que crea el Sistema Nacional de Archivos y normas complementarias.
3.2. Decreto Supremo N° 008-92-JUS, Reglamento de la Ley N° 25323, que crea el Sistema Nacional
de Archivos
3.3. Decreto Supremo N° 004-2019-JUS, que aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley N° 27444,
Ley del Procedimiento Administrativo General.
3.4. Resolución Jefatural N° 022-2019-AGN/J, aprueba la Directiva N° 002-2019-AGN/DDPA,
denominado “Normas para la transferencia de Documentos Archivísticos de las Entidades
Públicas”.
3.5. Resolución Jefatural N° 136-2015-J/ONPE, aprueba el Manual de Conservación Documental.
3.6. Reglamento de Organización y Funciones la Oficina Nacional de Procesos Electorales – ONPE.

Nota: Los documentos mencionados son los vigentes incluyendo sus adecuaciones y sus modificaciones.

4. REFERENCIAS:

4.1. DI03-SG/AC Directiva Transferencia de Documentos al Archivo Central.

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5. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

5.1. Definiciones:

N° Término Definición
Nivel de archivo donde se custodian los documentos transferidos por los
1 distintos archivos de gestión de la entidad, una vez finalizado su periodo de
Archivo Central
retención y que siguen siendo objeto de consulta por los propios órganos o
por requerimiento de terceros.
Nivel de Archivo a cargo de un Órgano o unidad orgánica, responsable de
2 su organización, conservación y del uso idóneo del documento archivístico,
Archivo de Gestión
así como también de solicitar su transferencia al Archivo Central, en los
casos que correspondan.
Es aquel que contiene una Información de cualquier fecha, forma y soporte,
Documento
3 producido o recibido por persona natural o jurídica, institución pública o
Archivístico
privada en el ejercicio de su actividad y cualquier otro que se genere como
resultado del avance tecnológico.
Corresponde a un segmento de la serie documental dividido por fechas
(años), numeración o letras del alfabeto, que resulta de los periodos de
4 Fracción de Serie retención establecidos en el Programa de Control de Documentos
Archivísticos (PCDA). Para la transferencia, las fracciones de serie están
ubicadas en sus respectivas unidades de archivamiento.
Documento de gestión archivística que determina las agrupaciones
Programa de Control
documentales (fondo, sección y serie), estableciendo los valores y periodos
5 de Documentos
de retención de cada una de las series documentales del Archivo de
Archivísticos
Gestión. Está conformado por Ia Ficha Técnica de Series Documentales
(FTSD) y Ia Tabla de Retención de Documentos Archivísticos (TRDA).
Conjunto de documentos que poseen características comunes, producido
6 por una unidad de organización en el ejercicio de sus actividades o
Serie Documental
funciones, regulado por una norma jurídica o procedimiento y que, por
consiguiente, son archivados, clasificados y evaluados como unidad.
Material donde se registra Ia información del documento archivístico,
7 Soporte Físico
entre los cuales se encuentra el papel, medio electrónico, audiovisual, entre
otros.
Acción de colocar una caratula que incluya una signatura que sistematice
la información de la agrupación documental (fondo, sección, serie),
8 Rotulación ubicación y numero de la unidad de conservación (caja, paquete, legajo),
fechas extremas y código.

Conjunto de unidades agrupadas por nivel organizacional al interior de la


9 Unidades de
entidad. Cualquiera de los órganos o unidades orgánicas que conforman la
Organización
estructura orgánica de la Oficina Nacional de Procesos Electorales.
Unidades de
10 Corresponde al material adecuado en el que se ubican los documentos
Archivamiento o
para su archivo y conservación, como cajas, archivadores o paquetes.
Conservación

5.2. Abreviaturas:

N° Abreviatura Definición
1 AGN Archivo General de la Nación
2 GOECOR Gerencia de Organización Electoral y Coordinación Regional
3 ORC Oficina Regional de Coordinación
4 ODPE Oficina Descentralizada de Procesos Electorales

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N° Abreviatura Definición
5 ONPE Oficina Nacional de Procesos Electorales
6 PCDA Programa de Control de Documentos Archivísticos
7 SG Secretaría General
8 SGD Sistema de Gestión Documental
9 SGPD Sub Gerencia de Patrimonio Documental
6. DESARROLLO:

6.1. Presentación de la Solicitud de Transferencia de Documentos al Archivo Central

N° Descripción de la Actividad Responsable Registro


1 Solicitar a la SG la transferencia de
documentos al Archivo Central, adjuntando el
Formato:

a) FM02-SG/AC: Inventario de
Transferencia de Documentos.

Nota 1:
El Formato en referencia será adjuntado en
versión digital al SGD (PDF), con la firma digital
Memorando
del Gerente, como responsable del órgano; y, el
visado de las unidades orgánicas involucradas,
Órgano solicitante
de ser el caso. La firma y los vistos digitales se
realizarán sólo en la primera página del formato.

Asimismo, se adjuntarán los archivos editables


del mencionado formato.

Nota 2:
Tratándose de documentos archivísticos
provenientes de las ORC o de las ODPE,
precisarlo en el campo N° 03: Unidad orgánica,
del Formato FM02-SG/AC.

Derivar, a la SGPD, la solicitud recibida con el


2 SG Proveído
Formato adjunto, para su evaluación.

Disponer la evaluación, por parte del personal


de la SGPD, en un plazo máximo de cinco (05)
3
días hábiles, de la solicitud de transferencia y SGPD Proveído
el correcto llenado de los campos, contenidos
en el Formato indicado en el numeral 1.
De no existir observaciones:

4 Elaborar el Informe manifestando que la


revisión del correcto llenado del Formato,
relativo a la documentación objeto de la Proyecto de
SGPD
Transferencia, sin encontrarse inconsistencias Informe
u observaciones; indicando, además, la fecha y
lugar para la remisión de la documentación a
transferir, para la contrastación entre lo físico y
lo indicado en la documentación adjunta en

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N° Descripción de la Actividad Responsable Registro


versión digital, precisando también el servidor
de la SGPD que tendrá a cargo dicha
verificación (de ser posible señalar número de
teléfono o anexo y su correo electrónico
institucional), elevándolo a la SG.
Comunicar, al órgano solicitante, que la SGPD
ha concluido con la revisión de la
documentación adjunta a su solicitud de
transferencia, no encontrándose
Memorando/
5 inconsistencias; adjuntando el Informe SG
Informe
elaborado por la SGPD, a fin que proceda con
la remisión física al Archivo Central de la
documentación a transferir, conforme a lo
indicado en el Informe en mención.
De existir observaciones:
Elaborar el Informe con las observaciones
formuladas, evidenciándolas mediante
imágenes o cualquier otro medio que permita al
órgano solicitante su verificación; precisando
también el servidor de la SGPD con quien se
6 SGPD Informe
podrá coordinar el asesoramiento para el
levantamiento de las observaciones formuladas
(de ser posible señalar número de teléfono o
anexo y su correo electrónico institucional);
recomendando a la SG su comunicación al
órgano solicitante.

Comunicar, adjuntando el Informe elaborado


por la SGPD, al órgano solicitante, que la
revisión de la documentación adjunta a su
Memorando/
7 solicitud de transferencia, ha concluido con SG
Informe
observaciones; otorgándole el plazo de cinco
(05) días hábiles para la subsanación de las
mismas.

Presentar la subsanación a las observaciones


formuladas o solicitar el plazo ampliatorio para
8 la subsanación de las observaciones Órgano solicitante Memorando
formuladas, precisando el plazo que le tomará
la mencionada subsanación.
Derivar a la SGPD la subsanación a las
observaciones formuladas, disponiendo se
realice una nueva evaluación; o, comunicar al
9 SG Proveído
órgano solicitante la aceptación del plazo
ampliatorio solicitado, con conocimiento de la
SGPD para el seguimiento respectivo.
Evaluar si las observaciones han sido
SGPD/ Informe/
10 subsanadas; de ser así, proceder conforme a lo
SG Memorando
señalado en los numerales 4 y 5.

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N° Descripción de la Actividad Responsable Registro


Recomendar a la SG el archivo definitivo de la
solicitud de transferencia, cuando se verifica
que no se ha presentado la subsanación a las
11 observaciones inicialmente formuladas, luego SGPD Informe
de vencido el plazo indicado en el numeral 7 o
el otorgado como ampliación al órgano
solicitante (numeral 8).
Disponer el archivo de la solicitud de
transferencia, comunicando tal decisión al
órgano solicitante. El archivamiento no inhibe al Memorando/
12 SG
órgano solicitante poder iniciar un nuevo Informe
procedimiento de transferencia de documentos
al Archivo Central.
Remitir al Archivo Central, la documentación
física cuya transferencia se solicita, en sus
unidades de archivamiento, debidamente
foliada, de manera ordenada y rotulada.

Notas:

1. Cada unidad de archivamiento debe Órgano


Acta de Ingreso
13 contener una sola serie documental. solicitante/
al local del
SGPD
Archivo Central,
2. La rotulación de los paquetes y/o cajas,
para
deben corresponder al Anexo 1.
contrastación
3. Remitir la documentación física en
paquetes, siguiendo las pautas del IN01-
SG/AC Instructivo Foliación de
Documentos.

6.2. Confrontación:

N° Descripción de la Actividad Responsable Registro

Confrontar lo indicado en el Formulario FM02-


SG/AC con la documentación física.

De no existir observaciones:

14 Elaborar el Informe concluyendo que la


SGPD Informe
contrastación ha concluido, sin encontrarse
inconsistencias; recomendando a la SG
comunique al órgano solicitante la aceptación de la
Transferencia de documentos.

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N° Descripción de la Actividad Responsable Registro

De existir observaciones:
Elaborar el Informe detallando las observaciones
formuladas, evidenciándolas mediante imágenes o
cualquier otro medio que permita al órgano
solicitante su verificación.

Precisar el servidor de la SGPD con quien se podrá


coordinar el asesoramiento para el levantamiento
15 SGPD
de las observaciones formuladas (de ser posible Informe
señalar número de teléfono o anexo y su correo
electrónico institucional); también el plazo
estimado para la subsanación, en función al grado
de dificultad que se prevea.

Nota: El tiempo máximo para la subsanación será


de treinta (30) días hábiles.

Comunicar al órgano solicitante las observaciones


16 formuladas, adjuntando el Informe elaborado por la Memorando/
SG
SGPD, recomendando tomar en cuenta lo indicado Informe
en el mismo.

Presentar la subsanación a las observaciones


formuladas o solicitar el plazo ampliatorio que se
estime necesario para la subsanación de las
observaciones formuladas.
Informe/
17 Nota: El órgano solicitante podrá requerir por Órgano solicitante
Memorando
única vez la ampliación de plazo, la que
comunicará a la SG dentro de los cinco (05) días
hábiles anteriores al vencimiento del plazo
ordinario; precisando el plazo que le tomará la
mencionada subsanación.

Derivar a la SGPD la subsanación a las


observaciones formuladas, disponiendo se realice
una nueva confrontación; o, comunicar al órgano
18 SG Proveído
solicitante la aceptación del plazo ampliatorio
solicitado, con conocimiento de la SGPD para el
seguimiento respectivo.

Evaluar si las observaciones han sido subsanadas;


SGPD/ Informe/
19 de ser así, proceder conforme a lo señalado en el
SG Memorando
numeral 14.

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N° Descripción de la Actividad Responsable Registro

Recomendar a la SG el archivo definitivo de la


solicitud de transferencia, cuando se verifica que
no se ha presentado la subsanación a las
20 observaciones inicialmente formuladas, luego de SGPD Informe
vencido el plazo estimado, a que se hace
referencia en el numeral 15 o el otorgado como
ampliación al órgano solicitante.

Disponer el archivo de la solicitud de transferencia,


comunicando tal decisión al órgano solicitante. El
Memorando/
21 archivamiento no inhibe al órgano solicitante poder SG
Informe
iniciar un nuevo procedimiento de transferencia de
documentos al Archivo Central.

6.3. Aceptación de la Transferencia

N° Rol
Descripción de la Actividad Registro
Responsable
Comunicar al órgano solicitante, con copia a la
SGPD, la aceptación de la transferencia de
documentos, adjuntando:

 Un ejemplar del FM02-SG/AC el cual debe Memorando /


22 SG
consignar la firma digital del Secretario(a) Informe
General y el visto bueno de la SGPD.
Nota:
La SGPD asignará el número de remisión que
corresponde a la transferencia aceptada por la SG.
Actualizar, la base de datos de “Transferencia de
Documentos Archivísticos”, con el número de
remisión asignado y vincular la versión digital del Personal de la Correo
23
FM02-SG/AC, que cuente con todas las firmas y SGPD Electrónico
vistos que correspondan; reportando al Sub
Gerente de la SGPD.

Incorporar la documentación aceptada, en los


repositorios del Archivo Central para su custodia,
considerando lo indicado en el Manual de
Conservación Documental de la ONPE;
evidenciando su cumplimiento con imágenes sobre Personal de la
Correo
24 la ubicación topográfica de la misma. SGPD en el
Electrónico
Archivo Central
Nota: El campo sobre la ubicación topográfica que
figura en el Formato FM02-SG/AC: Inventario de
Transferencia de Documentos, será completado por
la SGPD, tan pronto se concluya con esta actividad.

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7. FORMATOS ASOCIADOS

N° Código Definición

1 FM02-SG/AC Inventario de Transferencia de Documentos

8. CUADRO DE CONTROL DE CAMBIOS

Categoría

Versió N:
Nuevo
n Fecha de Principales cambios realizados con respecto a la versión
Sección / Ítem
anterio aprobación M: anterior
r Modificad
o
E:
Eliminado
Se modificó su contenido agregándose “que regulan
01 13/07/2021 1. Objetivo M el procedimiento de transferencia de los documentos
archivísticos”

Se modificó su contenido suprimiendo “los órganos


01 13/07/2021 2. Alcance M y/o unidades orgánicas” reemplazando por “unidades
de organización”

3. Base Se agregó el “Reglamento de Organización y


01 13/07/2021 Normativa/ N Funciones la Oficina Nacional de Procesos
3.6 Electorales – ONPE”

Se modificó su contenido del numeral 3, numeral 7 y


se agregó fracción de serie, unidades de
01 13/07/2021 5.1 Definiciones M
organización y unidades de archivamiento o
conservación.
5.1 Definiciones/
4. Programa de
01 13/07/2021 Control de M Se cambió el orden del 4 al 5.
Documentos
Archivísticos
5.1 Definiciones/
01 13/07/2021 5. Serie M Se cambió el orden del 5 al 6.
Documental
5.1 Definiciones/
01 13/07/2021 M Se cambió el orden del 6 al 7.
6. Soporte Físico
5.1 Definiciones/ Se modificó su contenido suprimiendo la
01 13/07/2021 7. Rotulación M denominación “Rótulo” y se cambió el orden del 7 al
(Rótulo) 8.
5.1 Definiciones/
01 13/07/2021 4. fracción de N Se agregó la definición “fracción de serie”.
Serie
5.1 Definiciones/
01 13/07/2021 9. Unidades de N Se agregó la definición “Unidades de Organización”
Organización

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5.1 Definiciones/
10. Unidades de Se agregó la definición “Unidades de Archivamiento
01 13/07/2021 N
Archivamiento o o Conservación”
Conservación.
5.2 Abreviaturas/
01 13/07/2021 M Se cambió el orden del 3 al 4.
3
5.2 Abreviaturas/
01 13/07/2021 M Se cambió el orden del 4 al 5.
4
5.2 Abreviaturas/
01 13/07/2021 M Se cambió el orden del 5 al 6.
5
5.2 Abreviaturas/
01 13/07/2021 M Se cambió el orden del 6 al 7.
6
5.2 Abreviaturas/
01 13/07/2021 M Se cambió el orden del 7 al 8.
7
5.2
01 13/07/2021 M Se cambió el orden del 8 al 9.
Abreviaturas/ 8
5.2 Abreviaturas/
01 13/07/2021 E Se eliminó la definición “Unidad Orgánica”
9
5.2 Abreviaturas/ Se agregó la definición “Oficina Regional de
02 02/03/2022 N
3 Coordinación”
6.1 Presentación
de la Solicitud de Se modificó su contenido incluyendo el “FM02-
Transferencia de SG/AC: INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DE
01 13/07/2021 M
Documentos al DOCUMENTOS”.
Archivo Central/
1
6.1 Presentación
de la Solicitud de
Transferencia de Se modificó su contenido agregándose Nota 1 y Nota
01 13/07/2021 M
Documentos al 2.
Archivo Central/
NOTA
6.1 Presentación
de la Solicitud de
Transferencia de Se modificó su contenido suprimiendo “formularios
01 13/07/2021 M
Documentos al adjuntos” reemplazando por el “formato adjunto”.
Archivo Central/
núm. 2
6.1 Presentación
de la Solicitud de
Se modificó el plazo máximo de evaluación del
Transferencia de
01 13/07/2021 M personal de la SGPD, de tres (03) días a cinco (05)
Documentos al
días hábiles.
Archivo Central/
núm. 3
6.1 Presentación
de la Solicitud de
Transferencia de Se modificó su contenido incluyendo “la precisión del
01 13/07/2021 M
Documentos al plazo que tomará la subsanación”.
Archivo Central/
núm. 8
6.1 Presentación M Se modificó su contenido, suprimiendo “cuando la
01 13/07/2021
de la Solicitud de subsanación presentada es insuficiente”.

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Transferencia de
Documentos al
Archivo Central/
11
6.1 Presentación
de la Solicitud de
Transferencia de Se modificó su contenido, suprimiendo los Anexos 3
01 13/07/2021 M
Documentos al y 4 reemplazando por el Anexo 1
Archivo Central/
núm. 13 Nota 2)
6.1 Presentación
de la Solicitud de
Transferencia de
01 13/07/2021 M Se modificó su contenido, suprimiendo “en lo posible”
Documentos al
Archivo Central/
num13 Nota 3)
6.2
Se modificó su contenido, suprimiendo “los
01 13/07/2021 Confrontación/ M
Formularios FM05-SG/AC”.
14
6.2
01 13/07/2021 Confrontación/ Se agregó una nota, señalándose el tiempo máximo
15 N para la subsanación de treinta (30) días hábiles
6.2 Se agregó una nota, señalándose que “El órgano
01 13/07/2021 Confrontación/ solicitante podrá requerir por única vez la ampliación
17 N de plazo”
6.2
01 13/07/2021 Confrontación/ Se modificó su contenido, suprimiendo “cuando la
20 M subsanación presentada es insuficiente”
6.3 Aceptación
01 13/07/2021 de la solicitud de Se modificó su denominación suprimiendo “de la
la Transferencia M solicitud”.
Se modificó su contenido, suprimiendo “un ejemplar
6.3 Aceptación del FM05-SG/AC” y se agregó una Nota, indicando
01 13/07/2021 de la solicitud de que la SGPD asignará el número de remisión a la
la Transferencia/ transferencia aceptada.
22 M

6.3 Aceptación
01 13/07/2021 de la solicitud de M Se modificó su contenido, incluyendo “Actualizar, la
la Transferencia/ base de datos de Transferencia de Documentos
23 Archivísticos y reportar al Sub Gerente de la SGPD”.
6.3 Aceptación Se agregó una nota indicando que “El campo sobre la
de la solicitud de N ubicación topográfica del Formato FM02-SG/AC, será
01 13/07/2021
la Transferencia/ completado por la SGPD”.
24
7. Formatos
01 13/07/2021 Asociados/ Se eliminó el FM05-SG/AC Inventario de
1 E Transferencia de Documentos.
7. Formatos Se modificó la denominación suprimiendo “Registro”
01 13/07/2021 Asociados/ reemplazando por “Transferencia de Documentos” y
2 M cambio de orden del 2 al 1.
01 13/07/2021 9. Anexos/
9.1 E Se eliminó el Anexo N° 01

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01 13/07/2021 9. Anexos/ Se eliminó el Anexo N° 02


9.2 E

01 13/07/2021 9. Anexos/ Se eliminó el Anexo N° 03


9.3 E
01 13/07/2021 9. Anexos/ Se agregó el anexo denominado: “Rótulo de la
9.1 N Unidad de Archivamiento”
01 13/07/2021 9. Anexos/ Se agregó el anexo denominado: “Inventario de
9.2 N Transferencia de Documentos”

9. ANEXOS

9.1 Anexo N° 01: Rótulo de la Unidad de Archivamiento

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ANEXO N° 1: Rótulo de la Unidad de Archivamiento

TRANSFERENCIA
AÑO (1)

UNIDAD DE ORGANIZACIÓN

SERIE DOCUMENTAL

CODIGO DE LA SERIE DOCUMENTAL

FRACCION DE SERIE (2)

(FECHAS EXTREMAS)

N° DE UNIDAD DE ARCHIVAMIENTO

AÑO DE TRANSFERENCIA (3)

Nota:
1. La SGPD llenará el campo de TRANSFERENCIA AÑO.
2. Subserie.
3. Se registra el año en el que se presenta la solicitud de transferencia de documentos.

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