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PROCEDIMIENTO
Versión: 02
TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO
Página: 1 de 1
CENTRAL
1. OBJETIVO:
Establecer las actividades que regulan el procedimiento de transferencia de los documentos archivísticos
de los Archivos de Gestión de las unidades de organización de la Oficina Nacional de Procesos Electorales
al Archivo Central.
2. ALCANCE:
Es de aplicación para todas las unidades de organización la entidad, desde la presentación de la Solicitud
de Transferencia de Documentos hasta la aceptación de la transferencia, por parte de la Secretaría
General.
3. BASE NORMATIVA:
3.1. Ley N° 25323, Ley que crea el Sistema Nacional de Archivos y normas complementarias.
3.2. Decreto Supremo N° 008-92-JUS, Reglamento de la Ley N° 25323, que crea el Sistema Nacional
de Archivos
3.3. Decreto Supremo N° 004-2019-JUS, que aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley N° 27444,
Ley del Procedimiento Administrativo General.
3.4. Resolución Jefatural N° 022-2019-AGN/J, aprueba la Directiva N° 002-2019-AGN/DDPA,
denominado “Normas para la transferencia de Documentos Archivísticos de las Entidades
Públicas”.
3.5. Resolución Jefatural N° 136-2015-J/ONPE, aprueba el Manual de Conservación Documental.
3.6. Reglamento de Organización y Funciones la Oficina Nacional de Procesos Electorales – ONPE.
Nota: Los documentos mencionados son los vigentes incluyendo sus adecuaciones y sus modificaciones.
4. REFERENCIAS:
5. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
5.1. Definiciones:
N° Término Definición
Nivel de archivo donde se custodian los documentos transferidos por los
1 distintos archivos de gestión de la entidad, una vez finalizado su periodo de
Archivo Central
retención y que siguen siendo objeto de consulta por los propios órganos o
por requerimiento de terceros.
Nivel de Archivo a cargo de un Órgano o unidad orgánica, responsable de
2 su organización, conservación y del uso idóneo del documento archivístico,
Archivo de Gestión
así como también de solicitar su transferencia al Archivo Central, en los
casos que correspondan.
Es aquel que contiene una Información de cualquier fecha, forma y soporte,
Documento
3 producido o recibido por persona natural o jurídica, institución pública o
Archivístico
privada en el ejercicio de su actividad y cualquier otro que se genere como
resultado del avance tecnológico.
Corresponde a un segmento de la serie documental dividido por fechas
(años), numeración o letras del alfabeto, que resulta de los periodos de
4 Fracción de Serie retención establecidos en el Programa de Control de Documentos
Archivísticos (PCDA). Para la transferencia, las fracciones de serie están
ubicadas en sus respectivas unidades de archivamiento.
Documento de gestión archivística que determina las agrupaciones
Programa de Control
documentales (fondo, sección y serie), estableciendo los valores y periodos
5 de Documentos
de retención de cada una de las series documentales del Archivo de
Archivísticos
Gestión. Está conformado por Ia Ficha Técnica de Series Documentales
(FTSD) y Ia Tabla de Retención de Documentos Archivísticos (TRDA).
Conjunto de documentos que poseen características comunes, producido
6 por una unidad de organización en el ejercicio de sus actividades o
Serie Documental
funciones, regulado por una norma jurídica o procedimiento y que, por
consiguiente, son archivados, clasificados y evaluados como unidad.
Material donde se registra Ia información del documento archivístico,
7 Soporte Físico
entre los cuales se encuentra el papel, medio electrónico, audiovisual, entre
otros.
Acción de colocar una caratula que incluya una signatura que sistematice
la información de la agrupación documental (fondo, sección, serie),
8 Rotulación ubicación y numero de la unidad de conservación (caja, paquete, legajo),
fechas extremas y código.
5.2. Abreviaturas:
N° Abreviatura Definición
1 AGN Archivo General de la Nación
2 GOECOR Gerencia de Organización Electoral y Coordinación Regional
3 ORC Oficina Regional de Coordinación
4 ODPE Oficina Descentralizada de Procesos Electorales
N° Abreviatura Definición
5 ONPE Oficina Nacional de Procesos Electorales
6 PCDA Programa de Control de Documentos Archivísticos
7 SG Secretaría General
8 SGD Sistema de Gestión Documental
9 SGPD Sub Gerencia de Patrimonio Documental
6. DESARROLLO:
a) FM02-SG/AC: Inventario de
Transferencia de Documentos.
Nota 1:
El Formato en referencia será adjuntado en
versión digital al SGD (PDF), con la firma digital
Memorando
del Gerente, como responsable del órgano; y, el
visado de las unidades orgánicas involucradas,
Órgano solicitante
de ser el caso. La firma y los vistos digitales se
realizarán sólo en la primera página del formato.
Nota 2:
Tratándose de documentos archivísticos
provenientes de las ORC o de las ODPE,
precisarlo en el campo N° 03: Unidad orgánica,
del Formato FM02-SG/AC.
Notas:
6.2. Confrontación:
De no existir observaciones:
De existir observaciones:
Elaborar el Informe detallando las observaciones
formuladas, evidenciándolas mediante imágenes o
cualquier otro medio que permita al órgano
solicitante su verificación.
N° Rol
Descripción de la Actividad Registro
Responsable
Comunicar al órgano solicitante, con copia a la
SGPD, la aceptación de la transferencia de
documentos, adjuntando:
7. FORMATOS ASOCIADOS
N° Código Definición
Categoría
Versió N:
Nuevo
n Fecha de Principales cambios realizados con respecto a la versión
Sección / Ítem
anterio aprobación M: anterior
r Modificad
o
E:
Eliminado
Se modificó su contenido agregándose “que regulan
01 13/07/2021 1. Objetivo M el procedimiento de transferencia de los documentos
archivísticos”
5.1 Definiciones/
10. Unidades de Se agregó la definición “Unidades de Archivamiento
01 13/07/2021 N
Archivamiento o o Conservación”
Conservación.
5.2 Abreviaturas/
01 13/07/2021 M Se cambió el orden del 3 al 4.
3
5.2 Abreviaturas/
01 13/07/2021 M Se cambió el orden del 4 al 5.
4
5.2 Abreviaturas/
01 13/07/2021 M Se cambió el orden del 5 al 6.
5
5.2 Abreviaturas/
01 13/07/2021 M Se cambió el orden del 6 al 7.
6
5.2 Abreviaturas/
01 13/07/2021 M Se cambió el orden del 7 al 8.
7
5.2
01 13/07/2021 M Se cambió el orden del 8 al 9.
Abreviaturas/ 8
5.2 Abreviaturas/
01 13/07/2021 E Se eliminó la definición “Unidad Orgánica”
9
5.2 Abreviaturas/ Se agregó la definición “Oficina Regional de
02 02/03/2022 N
3 Coordinación”
6.1 Presentación
de la Solicitud de Se modificó su contenido incluyendo el “FM02-
Transferencia de SG/AC: INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DE
01 13/07/2021 M
Documentos al DOCUMENTOS”.
Archivo Central/
1
6.1 Presentación
de la Solicitud de
Transferencia de Se modificó su contenido agregándose Nota 1 y Nota
01 13/07/2021 M
Documentos al 2.
Archivo Central/
NOTA
6.1 Presentación
de la Solicitud de
Transferencia de Se modificó su contenido suprimiendo “formularios
01 13/07/2021 M
Documentos al adjuntos” reemplazando por el “formato adjunto”.
Archivo Central/
núm. 2
6.1 Presentación
de la Solicitud de
Se modificó el plazo máximo de evaluación del
Transferencia de
01 13/07/2021 M personal de la SGPD, de tres (03) días a cinco (05)
Documentos al
días hábiles.
Archivo Central/
núm. 3
6.1 Presentación
de la Solicitud de
Transferencia de Se modificó su contenido incluyendo “la precisión del
01 13/07/2021 M
Documentos al plazo que tomará la subsanación”.
Archivo Central/
núm. 8
6.1 Presentación M Se modificó su contenido, suprimiendo “cuando la
01 13/07/2021
de la Solicitud de subsanación presentada es insuficiente”.
Transferencia de
Documentos al
Archivo Central/
11
6.1 Presentación
de la Solicitud de
Transferencia de Se modificó su contenido, suprimiendo los Anexos 3
01 13/07/2021 M
Documentos al y 4 reemplazando por el Anexo 1
Archivo Central/
núm. 13 Nota 2)
6.1 Presentación
de la Solicitud de
Transferencia de
01 13/07/2021 M Se modificó su contenido, suprimiendo “en lo posible”
Documentos al
Archivo Central/
num13 Nota 3)
6.2
Se modificó su contenido, suprimiendo “los
01 13/07/2021 Confrontación/ M
Formularios FM05-SG/AC”.
14
6.2
01 13/07/2021 Confrontación/ Se agregó una nota, señalándose el tiempo máximo
15 N para la subsanación de treinta (30) días hábiles
6.2 Se agregó una nota, señalándose que “El órgano
01 13/07/2021 Confrontación/ solicitante podrá requerir por única vez la ampliación
17 N de plazo”
6.2
01 13/07/2021 Confrontación/ Se modificó su contenido, suprimiendo “cuando la
20 M subsanación presentada es insuficiente”
6.3 Aceptación
01 13/07/2021 de la solicitud de Se modificó su denominación suprimiendo “de la
la Transferencia M solicitud”.
Se modificó su contenido, suprimiendo “un ejemplar
6.3 Aceptación del FM05-SG/AC” y se agregó una Nota, indicando
01 13/07/2021 de la solicitud de que la SGPD asignará el número de remisión a la
la Transferencia/ transferencia aceptada.
22 M
6.3 Aceptación
01 13/07/2021 de la solicitud de M Se modificó su contenido, incluyendo “Actualizar, la
la Transferencia/ base de datos de Transferencia de Documentos
23 Archivísticos y reportar al Sub Gerente de la SGPD”.
6.3 Aceptación Se agregó una nota indicando que “El campo sobre la
de la solicitud de N ubicación topográfica del Formato FM02-SG/AC, será
01 13/07/2021
la Transferencia/ completado por la SGPD”.
24
7. Formatos
01 13/07/2021 Asociados/ Se eliminó el FM05-SG/AC Inventario de
1 E Transferencia de Documentos.
7. Formatos Se modificó la denominación suprimiendo “Registro”
01 13/07/2021 Asociados/ reemplazando por “Transferencia de Documentos” y
2 M cambio de orden del 2 al 1.
01 13/07/2021 9. Anexos/
9.1 E Se eliminó el Anexo N° 01
9. ANEXOS
TRANSFERENCIA
AÑO (1)
UNIDAD DE ORGANIZACIÓN
SERIE DOCUMENTAL
(FECHAS EXTREMAS)
N° DE UNIDAD DE ARCHIVAMIENTO
Nota:
1. La SGPD llenará el campo de TRANSFERENCIA AÑO.
2. Subserie.
3. Se registra el año en el que se presenta la solicitud de transferencia de documentos.