TRAMITE DOCUMENTARIA Y GESTION DE

ARCHIVOS
LA GESTION DOCUMENTAL

LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

JORGE LUIS MAYOR SANCHEZ

Abogado por la Pontificia Universidad Católica del Perú
Doctorando en Derecho del Trabajo por la Universidad de Salamanca –
España
Maestría con mención en Derecho Procesal por la Escuela de Postgrado
de la Pontificia Universidad Católica del Perú
Maestría con en Política Jurisdiccional por la Escuela de Postgrado de la
Pontificia Universidad Católica del Perú
Maestría en Derecho de la Empresa con mención en Gestión Empresarial
por la Escuela de Postgrado de la Pontificia Universidad Católica del
Perú

Ciudad de Ayacucho, sábado 28 de noviembre de 2020

 ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN
Definiciones:
 FONDO: Se refiere a la totalidad de
la documentación generada por una
entidad en función de su actividad u
oficio. (Univ. San Buenaventura)
 SECCIÓN: Se refiere a aquellas
oficinas de mayor jerarquía (Rectoría,
Secretaría, Vicerrectoría Académica,
Dirección de Planeación)
 SUBSECCIÓN: Son aquellas oficinas
que dependen de las oficinas de
mayor Jerarquía (Biblioteca, oficina
de Gestión Documental, Posgrados,
etc.)
 SERIE: Conjunto de tipos
documentales de estructura
contenido homogéneo, producidos por
una oficina en cumplimiento de sus
funciones. Ej. Actas
 SUBSERIE: Es una división de la serie. Ej.
Actas de reunión, Actas de comité
 TIPO DOCUMENTAL: Son los
documentos en sí. Ej. un acta, un
informe, un contrato, una solicitud, etc.
 DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de
información producida o recibida por la
oficina en razón de sus funciones, que
tienen valor administrativo, fiscal, legal,
histórico o cultural y que debe ser objeto
de conservación.
 DOCUMENTO DE APOYO: Es de carácter
general, que por la información que
contiene, incide en el cumplimiento de
y funciones especificas de la gestión
administrativa. Pueden ser generados en
la misma Universidad o proceder de un
ente externo y no forman parte de las
series documentales de la oficina.
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Ciclo vital de los documentos

Archivo de gestión o activo Archivo central o semiactivo Archivo histórico o inactivo

 VALORES  VALORES
PRIMARIOS: SECUNDARIOS:
 Administrativo  Cultural
 Legal y Fiscal  Histórico
 Contable y técnico  Científico
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La Tabla de Retención Documental (TRD)

Listado de asuntos derivados de un proceso, que dan cuenta de las funciones asignadas a cada unidad
administrativa, a los cuales se les asigna un tiempo de permanencia en cada una de las etapas de su ciclo vital.

Oficina de Gestión Docum enta l

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DE: Facu ltad d e Arq u ite ctu ra, Arte y Dise ñ o

Re te n ció n Disp o sició n fin al

Código: Compuesto CÓDIGO SERIE, SUBSERIE TIPOS DOCUMENTALES
AG AC CT S M/ D E
PROCEDIMIENTO
por el código de la FAAD.1 RESOLUCIONES En este documento se encuentran decisiones de máxima
oficina y el código de FAAD.1.3 Resoluciones de Decanatura 2 5 X importancia para la Facultad.
la serie o subserie FAAD.2 INFORMES Cumpliendo con su proceso de análisis y evaluación,
FAAD.2.1 Inform es de gestión 2 5 X pueden eliminarse.
Serie: Mayúscula
FAAD.4 ACTAS En este documento se encuentran decisiones de máxima
sostenida y en negrilla
FAAD.4.1 Actas de consejo 2 5 X importancia para la Facultad.
Subserie: Mayúscula FAAD.4.2 Actas de com ité 2 5 X En este documento se encuentran soportadas decisiones
inicial y en cursiva importantes para la Facultad y los programas académicos.
FAAD.7 EVENTOS 2 5 X X Se procede a seleccionar los eventos y tipos documentales
Tipos documentales:
* Cronograma más significativos para darseles CT y se guardarán en medio
Mayúscula inicial y
* Informes o memorias magnetico.
asterisco (*) * Registros fotográficos y filmicos
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PASO No. 1: Clasifique la documentación.

El Principio de procedencia, nos indica que los documentos deben

estar guardados y organizados en la dependencia u oficina que los
produce.

De tal manera que clasifique o separe los documentos propios de

la oficina de los de otras oficinas de la misma institución o de
entidades externas.

PASO No. 2: Identifique las series, subseries o asuntos de la oficina según la TRD.

La oficina de Gestión
Documental le
suministrará la TRD de su
Oficina.
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PASO No. 3: Marcación de las unidades de conservación

Identifique:
 Fondo, Sección, Subsección
 El código asignado en la TRD (Codificación de la dependencia y de la serie o subserie)
 El nombre de la serie o subserie y su contenido

Carpeta colgante Carpeta secundaria o interna

Universidad de San Buenaventura-Cali
Vicerrectoría Académica
Facultad de Ingenierías

FI-DEC.9.2 Universidad de
San Buenaventura
Seccional Cali

Programa Académico Vicerrectoría Administrativa y financiera

Departamento de Talento
AZ Humano

Fondo, sección, Subsección DTH.5.2

Circulares: Normativas
Fechas: 02/03/2008 a
12/12/2008
Código asignado de la serie Folios : 1-10

Nombre de la serie o subserie

y contenido
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PASO No. 4: Organización de documentos en las unidades de conservación

Después de haber marcado las carpetas, organice los

documentos aplicando el Principio de orden natural , el cual
nos indica que los documentos deben ser organizados en las Actas d
reunió
e
n
mité
de Co
carpetas siguiendo un orden de secuencia o cronológica. Actas lar
curric
u
ica
académ
Historia 5.1
R .A .1
Ejemplo: Serie EVENTOS

Marzo 02 5
Febrero 20 4
Febrero 02 3
Enero 25 2
Enero 16 1

Universidad de San Buenaventura

Vicerrectoría Académica
Dirección Bienestar Institucional
DBI.7
Evento: Padres de familia
Fechas Extremas: 16-01-2008 a 02-03-2008
Folios: 1-74

Tenga presente que dentro de cada carpeta se deben archivar máximo 150 folios. Si se requiere más de una carpeta,
proceda a abrir una nueva carpeta siguiendo la numeración de los folios de manera continua.
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PASO No. 5: Ubicación y descripción

 Organice las carpetas en los  En la cara externa de cada archivador,

archivadores en el orden en que describa alfanuméricamente cada
aparecen las series o subseries en la archivador y su gaveta, junto con las
TRD. series o subseries que la contengan.

DI.11
A1G1
Publicaciones
DRI.2.1 Informes de gestión
DRI.3.1 Comunicados de prensa
Expedientes DRI.4.2 Actas de comité

DI.10.1
Proyectos de investigación
DIB.7
Eventos A1G2
DI.3.1
Comunicados Institucionales 2007-08 A1G2
DRI.7. Eventos

DI.2.1 DRI.7 Eventos

Informes de gestión 2008
DI.2.1
Informes de gestión 2007

A1G3
DRI.8.3 Planes de mejoramiento
A1G3
DRI.312 Convenios
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PASO No. 6: Clasificación de documentos transitorios

 Una vez organizado el archivo de la oficina aparecerán algunos

documentos que no se pueden ubicar dentro de las series y subseries,
estos constituyen los documentos transitorios o de apoyo que son de
carácter general,
sirven únicamente para la gestión de la oficina. No se yo

Documentos de apoyo
e apo
transfieren al archivo central. os d
en t m
cu
Do
 Se pueden clasificar por asunto, esto permitirá
identificarlos fácilmente cuando así se
requiera. No deben clasificarse por
el nombre de otras oficinas.

PASO No. 7: Eliminación de documentos

 Retire aquellos documentos que no incidan en el cumplimiento

de sus funciones. Ej. Duplicados, propaganda.

 Elimine los documentos de apoyo o transitorios que hayan

perdido su utilidad o vigencia.
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DOCUMENTOS ESENCIALES

 Son aquellos documentos que son esenciales  Estando activos deben agruparse cronológicamente
para el funcionamiento de la Universidad, ya
que documentan la posición legal y financiera
de la organización y preservan los derechos de • Resolución del MEN
• Pensum académico
los empleados y clientes. Ejemplo: Documentos de
• Contenidos analíticos
archivo de programas
• Documentos de
 Historias Académicas académicos
acreditación
 Historias laborales • Documentos de registro
 Documentos contables calificado, etc.
 Inventarios
 Documentos de cada programa académico

El jefe de cada oficina debe velar por la conservación adecuada de aquellos documentos considerados
esenciales
 MUCHAS GRACIAS

JORGE LUIS MAYOR SANCHEZ

Abogado por la Pontificia Universidad Católica
del Perú
Doctorando en Derecho del Trabajo por la
Universidad de Salamanca – España

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Email: jorgeluismayorsanchez@gmail.com