MANUALES 32621eec0c4cbda 12121

MANUAL DE FUNCIONES
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Nombre del cargo: Jefe de producción
Reporta a: Junta directiva
Le reportan: N/a
PERFIL DE CARGO
Bachiller, con técnico o tecnólogo , que dirija y coordine el personal , que sepa manejar de forma
equilibrada los productos de la empresa
OBJETIVO DEL CARGO
N° FUNCIONES
1 Dirige todos los procesos
2 Gestionar y supervisar el personal a cargo
3 Organizar la producción de la empresa
4 Optimizar los procesos del trabajo dentro de la planta
5 Coordinar con las diferentes áreas de comercialización
6 Orientar personal a cargo de la planta
7 Capturar ideas o propuesta del personal a cargo
8 Diseñar y desempeñar planes a corto, mediano y largo plazo
9 Verificar la asistencia del personal a cargo
10 Apoyar a los demás apartamentos para prevenir y reparar fallas
ELABORADO POR: Asistente administrativo

REVISADO POR: instructora
FECHA DE ÚLTIMA REVISIÓN: 02/03/2022
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Nombre del Cargo: Jefe de producción
Nombre del Proceso: Gestionar y supervisar el personal a cargo
Área del Proceso: Producción
Responsable del Proceso: Jefe de producción
OBJETIVO DEL PROCESO

Optimizar la productividad del personal , procurar una utilización adecuada de los procesos , que las actividades se
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

toma lista del personal
delega las respectivas labores del personal
Pasa por los lugares de trabajo
inspecciona el trabajo
revisa la calidad del producto
FLUJOGRAMA
Inicio 1 2 3 4 5 Fin
ELABORADO POR: asistente administrativo

FECHA DE ÚLTIMA REVISIÓN:02/03/2022
MANUAL DE FUNCIONES

Nombre del cargo: Jefe de recursos humanos
Le reportan: N/a
OBJETIVO DEL CARGO
N° FUNCIONES
1 Garantizar la comunicación en todas las áreas de la empresa
2 Elaborar el proceso de contratación
3 Controlar la selección e inducción del personal
4 Facilitar al nuevo trabajador toda la información necesaria
5 Proyectar programas de capacitación para los empleados
6 Verificar los proseos de los servicios en la administración personal
7 Controlar los pasivos laborales del personal activo
8 Cumplir con los planes de formación u desarrollo
9 Asegurar la elección de los candidatos idóneos
10 Supervisar al personal nuevo dentro de la empresa


Nombre del Cargo: Jefe de recursos humanos
Nombre del Proceso: Elaborar el proceso de contratación
Área del Proceso: Recursos humanos
Responsable del Proceso: Jefe de recursos humanos

Escoger el personal adecuado para el puesto asignado que este capacitado para que tenga

solicitud de la documentación
firmar y radicar documentos y formularios 3.radicar la minuta de trabajo
frima de la minuta
radicar y recopilar los documentos de vinculación 6.apertura de la historia laboral
FLUJOGRAMA
Inicio 2 3 4 5
1 Fin

MANUAL DE FUNCIONES

Nombre del cargo: Asistente administrativo
Reporta a: Jefe administrativo
Le reportan: Junta directiva
OBJETIVO DEL CARGO

Tener bachiller y llevar a cabo de manera eficiente las tareas administrativas y de oficina. Servir de
apoyo a los directores y empleados administrativos, así como asistir en las tareas diarias de oficina y
gestionar las actividades administrativas. Tener empatía, responsabilidad
y liderazgo para el trabajo en equipo.
N° FUNCIONES
1 Tener comunicación, vocación de servicio, orientación al cliente.
2 Atender de forma clara los PQRS que se presenten dando prontas soluciones.
3 Asegurar que se cumplan las especificaciones de los proyectos y objetivos de la empresa.
4 Procesar textos, utilizar hojas de cálculo, manejar bases de datos y paquete de office
5 Preparar y conciliar los informes contables.
6 Cuidar y mantener un sistema de archivo de forma organizada.
7 Responder y pasar llamadas telefónicas solucionando las inquietudes de los clientes.
8 Custodiar los documentos y llevar un orden de cada uno.
9 Comunicar todo lo relacionado con su trabajo al departamento al que pertenece.
10 Saber utilizar los recursos de oficina.


Nombre del Cargo:
Nombre del Proceso:
Área del Proceso:
Responsable del Proceso:

Permitir que la empresa tenga acceso a los diferentes formatos y documentos teniendo un orden especifico brind

Establecer el lugar para archivar los documentos.
Clasificar y ordenar los documentos importantes.
Inventariar los documentos con la descripción correspondiente.
Señalizar los expedientes y carpetas
FLUJOGRAMA
Inicio Fin
1 2 3 4

MANUAL DE FUNCIONES

Nombre del cargo: Jefe de bodega
Reporta a: Gerente
Le reportan: Asistente de bodega
PERFIL DE CARGO
Organizar el espacio donde se guardan los productos y de la misma manera mantener el inventario del mismo
OBJETIVO DEL CARGO (Verbo + Objeto + Condición)

Guiar a los asistentes de bodega para realizar el debido procedimiento de dar orden a los productos
N° FUNCIONES
1 Verificar las condiciones de los productos
2 Ordenar el ingreso o despacho de los productos
3 Examinar la seguridad al manejar los productos
4 Supervisar las operaciones que se realizan
5 Recibir y ordenar los productos
6 Reunir los productos para dar ingreso
7 Firmar constancias de productos recibidos
8 Elaborar reportes de productos
9 Apoya el registro y control de facturas
10 Administrar inventarios
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
FECHA DE ÚLTIMA REVISIÓN:

Nombre del Cargo: Jefe de bodega
Nombre del Proceso: Administrar inventario
Área del Proceso: Bodega
Responsable del Proceso: Jefe de bodega
OBJETIVO DEL PROCESO (Verbo + Objeto + Condición)

Mantener al día inventario de los productos que entran y salen de la empresa

Verificar calidad del producto a recibir
Firmar constancia de recibido
Ordenar productos
FLUJOGRAMA
Inicio 1 2 3 Fin
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
MANUAL DE FUNCIONES

Nombre del cargo: Junta directiva
Reporta a: N/A
Le reportan: Gerente
PERFIL DE CARGO
Acompañar a los socios de la empresa con la toma de decisiones

Acompañar a los socios en la toma de decisiones
N° FUNCIONES
1 Perfilar al mejor candidato con criterios objetivos
2 Definir los temas del negocio
3 Cumplir con los deberes, principios y prohibiciones
4 Notificar inconformidades de los clientes frente al producto para así mejorarlo
5 Asumir y arreglar con agilidad los riesgos que se presenten en la empresa
6 Responder con solidaridad y respeto los daños causados en la empresa
7 Participar en la junta directiva
8 Despejar dudas obtenidas durante la junta
9 Lograr un acercamiento con los empleados
10 Llegar a solucionar inconvenientes con los productos
ELABORADO POR:
REVISADO POR:

Nombre del Cargo: Junta directiva
Nombre del Proceso: Definir los temas de negocios
Área del Proceso: Oficina directiva
Responsable del Proceso: Junta directiva

Cumplir con las propuestas o respuestas frente al producto para mejorar la calidad del producto

Acordar una fecha y hora exacta para realizar una reunión, bien sea virtual o presencial
Decir los puntos a definir en esta reunión
Socializar ideas
Solucionar dudas de los integrantes de junta 5.Llegar a un acuerdo
FLUJOGRAMA
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
MANUAL DE FUNCIONES

Nombre del cargo: Asistente de bodega
Reporta a: Jefe de bodega
Le reportan: Jefe de bodega
PERFIL DE CARGO
Aplicar los métodos de recibido y despacho de los productos
N° FUNCIONES
1 Recibir los producto adquiridos
2 Contar los productos que entren a la bodega
3 Mantener en orden los distintos productos
4 Obtener en buenas condiciones el lugar de trabajo
5 Tomar decisiones
6 Realizar labores en instalaciones
7 Manejar la buena organización de productos
8 Hacer el respectivo aseo al espacio de trabajo
9 Separar los productos
10 Alistar los pedidos que irán a la venta
ELABORADO POR:
REVISADO POR:

Nombre del Cargo: Asistente de bodega
Nombre del Proceso: Realizar labores en instalaciones
Área del Proceso: Bodega
Responsable del Proceso: Jefe de bodega

Prestar atención al jefe para saber de qué manera irán organizados los productos

Escuchar órdenes del jefe
Recibir productos previamente revisados
Clasificar los productos
Ordenar los productos
Verificar calidad de productos anteriores
FLUJOGRAMA
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
MANUAL DE FUNCIONES

Nombre del cargo: Inspección de calidad
Reporta a: Jefe de pcc
Le reportan: Jefe de pcc
PERFIL DE CARGO
Supervisar que los productos cumplan con las normas de calidad y seguridad
N° FUNCIONES
1 Observar bien cada producto
2 Esperar el tiempo que sea necesario para saber que el producto esta en perfecto estado
3 Coordinar el registro de los productos

4 Emplear una buena agilidad de las matemáticas
5 Comunicar los diferentes problemas que se puedan presentar en el producto
6 Motivar a los demás para lograr los objetivos
7 Poseer excelentes aptitudes
8 Realizar los análisis pertinentes
9 Tener la suficiente atención al revisar los productos
10 Verificar que desde la materia prima el producto cumpla con las normas de calidad y seguridad
ELABORADO POR:
REVISADO POR:

Nombre del Cargo: Inspector de calidad
Nombre del Proceso: Comunicar los diferentes problemas que se puedan presentar en el producto
Área del Proceso: Producción

Responsable del Proceso: Jefe de pcc

Obtener la capacidad y el respeto para anunciar alguna inconformidad con el producto

1.Inspeccionar el producto antes de ser enviado a despacho 2.Presentar cualquier daño del produc
Solucionar los daños
Despachar los productos en buen estado a bodega
FLUJOGRAMA
Inicio 1 2 3 4 Fin
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
MANUAL DE FUNCIONES

Nombre del cargo: Auxiliar contable
Reporta a: Jefe de contabilidad
OBJETIVO DEL CARGO

Tecnólogo o profesional en contabilidad , que ocupe las tareas financieras y económicas de la empresa
digitar y registrar las transacciones contables de las operaciones de la compañía y verificar su
adecuada contabilización, elaborar nómina y liquidación de seguridad social
N° FUNCIONES
1 Elabora comprobantes de ingreso y egreso
2 Analizar los estados financieros
3 Clasificar la información financiera de plan de cuentas establecidas por la empresa
4 Revisar la nomina mensual
5 Archiva documentos contables para uso y control interno
6 Realiza informes periódicos de las actividades
7 Verificar las facturas o documentos
8 Actualizar en el sistema contables del movimiento de los activos
9 Emisión de estados financieros
10 Certificaciones de ingresos


Nombre del Cargo: Auxiliar contable
Nombre del Proceso: Revisar la nómina mensual
Área del Proceso: Contabilidad
Responsable del Proceso: Auxiliar contable

llevar acabo un chequeo mensual de la nomina de cada empleado dependiendo su puesto

recibir calendario de trabajo con relaciones de trabajo con relaciones y autorización de pago de la
recibir novedades de la nomina
realizar liquidación de la nomina 4.hacer las correcciones de la nomina 5.generar los desprendibl
7.archivar la nomina
FLUJOGRAMA
Inicio
1 2 3 4 5
Fin

MANUAL DE FUNCIONES

Nombre del cargo: Gerente general
Le reportan: Jefe administrativo
PERFIL DE CARGO
profesional en carreras de Ingeniería, Administración de Empresas y/o Economía, con amplia experiencia laboral en

Dirigir y administrar las operaciones de departamentos de proveer uno varios servicios administrativo.
N° FUNCIONES
1 Preparar los informes comités administrativo, evaluando los servicios de acuerdo a los
parámetros establecidos.
2 Crear un ambiente de trabajo en donde se conozcan los objetivos, las metas, la misión y la visión
de la empresa
3 informarse acerca de todas las encuestas de satisfacción de los clientes.
4 Asignar las tareas de sus subordinados.
5 Liderar toda la empresa
6 Supervisar todas las actividades que se llevan a cabo dentro de la empresa.
7 Coordinar las juntas con los departamentos
8 Analiza el presupuesto general de la empresa
9 organizar la empresa de forma óptima, para que se cumplan todas las metas que se han
establecido
10 Motivar, supervisar los equipo de trabajo de cada departamentos .
ELABORADO POR: jefe de talento humano

REVISADO POR: junta directiva
FECHA DE ÚLTIMA REVISIÓN: 01 marzo 2022

Nombre del Cargo: Gerente general
Nombre del Proceso: Supervisar todas las actividades que se llevan a cabo dentro de la
empresa.
Área del Proceso: Gerencia
Responsable del Proceso: Gerente general

Dirigir las actividades generales de la organización, enfocándolas hacia el cumplimiento de los objetivos de la comp

organizar reunión con los jefes de cada departamento
verificar en cada departamento si existe documentos pendientes de autorización o pagos
escuchar cada departamento sus prioridades
4- realizar las firmar cheques y decidir acerca de políticas financieras de la empresa.
5. tomar decisiones para mejorar la empresa
FLUJOGRAMA

REVISADO POR: junta directiva
MANUAL DE FUNCIONES

Nombre del cargo: Asistente de recursos humanos
Reporta a: Jefe de recursos humanos
Le reportan: N/A
PERFIL DE CARGO
Tecnólogo o profesional en carreras afín con experiencia mínima de dos años. Debe tener bu

Verificar y registrar información relacionada con el personal ,como selección ,ingreso
y evaluación del desempeño
N° FUNCIONES
1 Preparar los informes y documentos relacionados con las actividades del personal
2 Coordinar y programar las capacitaciones del personal
3 Publicar las vacantes requerida para el cargo verificando referencias y demás documentos
4 Brindar asistencia en el proceso de reclutamiento

5 Apoyar la elaboración de certificados laborales solicitado por el personal
6 Actualizar el archivo sistematizado de hojas de vida
7 Realizar el proceso de contratación
8 poner en marcha los procedimientos enfocados a atraer candidatos para la empresa
9 Diligenciar la asistencia en el proceso de contratación
10 Incorporar los nuevos empleados
ELABORADO POR: Jefe de Talento Humano

REVISADO POR: Gerente General

Nombre del Cargo: Asistente de recursos humanos
Nombre del Proceso: Ingresar al personal nuevo a la empresa
Área del Proceso: Talento humano
Responsable del Proceso: Jefe de talento

Seleccionar candidatos para contratar con el fin de cubrir puestos vacantes dentro de una e

1.Identificar personal de que es requerido manera eficiente 2.Abrir convocatorias para postu
3.Verificar la hoja de vida e información que suministra 4.Citar a entrevista
5.Realizar pruebas psicotécnicas 6.Seleccionar los convocados 7.informar al personal selecc
8.Hacer la inducción sobre la empresa y reglamento 9.Solicitar la inducción el área del trabaj
11 Supervisar al nuevo seleccionado
FLUJOGRAMA
Inicio 1 2 3 4 5 6 7 8
Fin 11 10 9
ELABORADO POR: Jefe de Talento Humano

FECHA DE ÚLTIMA REVISIÓN: 01 de marzo 2022
MANUAL DE FUNCIONES

Nombre del cargo: Domiciliario
Reporta a: Jefe de marketing
OBJETIVO DEL CARGO
N° FUNCIONES
1 Recoger el pedido que solicitado por el cliente
2 Verificar que el pedido este empacado con buena calidad
3 Velar por la desinfección correcta del empaque
4 Cumplimiento de la entrega del producto
5 Tener una buena calidad del servicio al cliente
6 verificar el pago para la entrega del documento
7 Mirar dirección exacta del cliente
8 Clasificar los paquetes de la empresa
9 Distribuir los productos donde se requiere
10 Contestar llamadas sobre los pedidos requeridos


Nombre del Cargo: Domiciliario
Nombre del Proceso: Cumplimiento de la entrega del producto
Área del Proceso: Jefe de marketing
Responsable del Proceso: Domiciliario

Llegar a tiempo en las entregas establecidas por el cliente , cumplir con el tiempo establecido de la empresa para ten

ir por el producto a la empresa
verificar el recibo de lo que adquirieron
revisar como va empacado
ver la dirección del lugar donde lo adquirieron
entra del producto
FLUJOGRAMA
Inicio
1 2 3 4 5 Fin

MANUAL DE FUNCIONES

Nombre del cargo: Vendedor ONLINE
Reporta a: Jefe de Marketing
Le reportan: N/A
PERFIL DE CARGO
Ser bachiller, tener administración de mercadeo publicidad y ventas. Tener conocimiento en redes y medios te
OBJETIVO DEL CARGO (verbo objeto y condición )

Prestar un servicio de calidad a los clientes ofreciendo los diferentes productos de
acuerdo a la necesidad. Además de estar en comunicación frecuente para lograr medir
la satisfacción de los mismos.
N° FUNCIONES
1 Manejar las redes sociales de la empresa como Facebook, Instagram y WhatsApp.
2 Dar a conocer los productos en la página web de la empresa.
3 Fidelizar a los de clientes por medio de la buena atención y servicio al cliente.
4 Resolver todas las inquietudes y lograr el cierre de ventas.
5 Generar clientes potenciales para lograr las ventas a futuro.
6 Responder y dar una pronta solución a las quejas y reclamos de los clientes.
7 Hacer publicidad de la empresa en las diferentes plataformas.
8 Realizar periódicamente mantenimiento a la página actualizando los medios de pago y demás
opciones de compra.
9 Personalizar la tienda en función del lugar de visita.
10 Medir y analizar la cantidad de clientes que visitan las paginas para tomar decisiones en la
modificación y mantenimiento de la página web.
ELABORADO POR: Departamento de Talento humano.

REVISADO POR: Jefe de Marketing.

Nombre del Cargo: Vendedor ON-LINE
Nombre del Proceso: Dar a conocer los productos en la página web de la empresa.
Área del Proceso: Páginas web y redes sociales
Responsable del Proceso: Vendedor ON-LINE

Realizar publicaciones constantes de los productos para aumentar el volumen de las ventas

Establecer los precios y variedad de productos a publicar.
Personalizar y organizar tus productos en la página web.
Definir los medios de pago de cada uno de los productos.
Proporcionar información relevante a los clientes para que sea clara la información. 5.Concretar la venta y el m
FLUJOGRAMA

REVISADO POR: Gerente comercial.
MANUAL DE FUNCIONES

Nombre del cargo: Jefe administrativo
Reporta a: Gerente general
Le reportan: Auxiliares
PERFIL DE CARGO
Profesional en administración de empresa, con habilidades interpersonales, organización y c

Responsable del seguimiento del desempeño de cada área de la empresa, procesos
generales, financieros, de recursos humanos, reposición de insumos de la empresa
N° FUNCIONES
1 Asegurar el control y seguimiento sobre los procesos de la empresa
2 Supervisar el cumplimiento de la política de la empresa y de las funciones del personal a su
cargo
3 Manejar interrelaciones internas y externas
4 Dirigir el equipo de logística y recursos humanos para ayudar a las otras áreas..
5 Mantener el inventario de suministros de oficina.
6 Coordinar actividades de oficina como horarios de apertura y cierre, pausas para el almuerzo
y demás actividades.
7 Coordinación de suministros de oficina
8 Velar por buen estado de los equipos y herramientas a su cargo
9 Organización de reuniones y conferencias
10 Coordinar, controlar las operaciones de transporte, el ingreso y salida de mercancía, controles
documentarios, tramites de importación y exportación

FECHA DE ÚLTIMA REVISIÓN: 01 de marzo 2022

Nombre del Cargo: Jefe administrativo
Nombre del Proceso: Organización de reuniones y conferencias
Área del Proceso: Administrativo
Responsable del Proceso: Jefe administrativo
Garantizar la recopilación de las reuniones

1. Tomar el tema a tratar y agendar
2. Seleccionar los participantes
3. Dejar claros los objetivos al iniciar la reunión
4. Elegir un moderador
5. Evitar los dispositivos
6. Terminar con un plan de manejo
FLUJOGRAM
Inicio
1 2 3 4 5 6
Fin

REVISADO POR: gerente general
FECHA DE REVISION 01 marzo 2022
MANUAL DE FUNCIONES

Nombre del cargo: Jefe contable
Reporta a: Gerente administrativo
Le reportan: Auxiliar contable
PERFIL DE CARGO
Ser bachiller, economista y estudios en contaduría y finanzas. Tener habilidades y capacidad numérica lenguaje y co
OBJETIVO DEL CARGO

Supervisar y coordinar el registro contable de las operaciones, así como la supervisión de los estados
contables individuales y consolidados y liquidaciones tributarias, en el marco de la normativa vigente;
tener liderazgo y comunicación para el buen funcionamiento del departamento a nivel grupal.
N° FUNCIONES
1 Elaborar los informes de la evolución de los estados contables.
2 Presentar el cierre contable y entrega de informes periódicamente de la producción.
3 Asegurar la calidad y comprensibilidad de la información contable, estableciendo los procesos
contables y su correcta realización.
4 Gestionar y controlar las facturas de proveedores.
5 Realizar las conciliaciones bancarias.
6 Proporcionar a tiempo la información contable.
7 Coordinar y llevar a cabo auditorías anuales.
8 Cumplir los objetivos de contabilidad financiera.
9 Supervisar todas las áreas y encargados de realizar manejo de caja menor.
10 Optimizar el personal bajo su dependencia o mando.

REVISADO POR: Gerencia general.
IDENTIFICACIÓN
Nombre del Cargo: Jefe contable
Nombre del Proceso: Elaborar los informes de la evolución de los estados contables.
Área del Proceso: Departamento contable
Responsable del Proceso: Jefe contable

Garantizar el estado contable de la empresa por medio escrito y verificar que se estén llevando los lineamientos corr

1. Recopilar la información de la contabilidad. 2.Organizar y verificar los estados financieros. 3.Sistematizar la info
5.Analizar de resultados y presentación a la persona que lo solicita.
FLUJOGRAMA

REVISADO POR: Gerencia general.
MANUAL DE FUNCIONES
Nombre del cargo: Jornalero

Reporta a: Jefe de producción
Le reportan: N/A
PERFIL DE CARGO
Tener cursos de conducción de camiones pequeños para adquirir o entregar el café, conocimiento en terreno y
OBJETIVO DEL CARGO

Desempeñan tareas generales como siembra, plantación, labranza y cosecha entre otras. Contribuir
al proceso de producción, empaque y comercialización del café.
N° FUNCIONES
1 Crear un inventario o informe diario de la cantidad de café que se utiliza.
2 Realizar la siembra, la plantación, la labranza y la cosecha de los cultivos de café.
3 Utilizar las diferentes maquinarias para el proceso de siembra y cosecha.
4 Aplicar los fertilizantes y realizar la fumigación de los cultivos.
5 Recolectar los cultivos por separado y de forma limpia.
6 Almacenar las cosechas de granos en los graneros.
7 Seleccionar los granos que tienen defectos y puedan afectar el producto.
8 Seguir el proceso de tueste del café.
9 Procesar el café en la maquinaria de tueste.
10 Trasladar el café al área de empaque.

REVISADO POR: Jefe de producción.
Nombre del Cargo: Jornalero

Nombre del Proceso: Procesar el café en la maquinaria de tueste.
Área del Proceso: Cultivos
Responsable del Proceso: Jornalero

Seleccionar la cantidad de café al que se le quiere hacer el proceso de tueste
Establecer la temperatura a la que se va a exponer el café.
Verificar el tiempo que debe durar la máquina.
Pasar al área de molienda para iniciar proceso de separación y empaque.
FLUJOGRAMA
Inicio 1 2 3 4 Fin

REVISADO POR: Jefe de producción.

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DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

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OBJETIVO DEL CARGO (Verbo + Objeto + Condición)

3 Coordinar el registro de los productos

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ELABORADO POR: jefe de talento humano

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ELABORADO POR: jefe de talento humano

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OBJETIVO DEL CARGO (Verbo + Objeto + Condición)

4 Brindar asistencia en el proceso de reclutamiento

ELABORADO POR: Jefe de Talento Humano