MANUAL DE FUNCIONES

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Nombre del cargo: Gerente general
Reporta a:
Le reportan: Jefe administrativo

PERFIL DE CARGO
profesional en carreras de Ingeniería, Administración de Empresas y/o Economía, con
amplia experiencia laboral en roles de dirección, ejecución y control de procesos
administrativos

OBJETIVO DEL CARGO

Dirigir y administrar las operaciones de departamentos de proveer uno varios servicios
administrativo.

N° FUNCIONES
1 Preparar los informes comités administrativo, evaluando los servicios de
acuerdo a los parámetros establecidos.
2 Crear un ambiente de trabajo en donde se conozcan los objetivos, las metas,
la misión y la visión de la empresa
3 informarse acerca de todas las encuestas de satisfacción de los clientes
4 Asignar las tareas de sus subordinados.
5 Liderar toda la empresa
6 Supervisar todas las actividades que se llevan a cabo dentro de la empresa.
7 Coordinar las juntas con los departamentos
8 Analizar el presupuesto general de la empresa
9 Organizar la empresa de forma óptima, para que se cumplan todas las metas
que se han establecido
10 Motivar, supervisar los equipo de trabajo de cada departamentos

ELABORADO POR: jefe de talento humano

REVISADO POR: gerente general
FECHA DE ÚLTIMA REVISIÓN: 02/03/2022
 MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMENTOS

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Nombre del cargo: Gerente General
Nombre del Proceso: Supervisar todas las actividades que se
llevan a cabo dentro de la empresa.
Área del Proceso: Gerencia
Responsable del Proceso: Gerente general

OBJETIVO DEL PROCESO

Dirigir las actividades generales de la organización, enfocándolas hacia el cumplimiento
de los objetivos de la compañía.

DESCRIPCION DEL PROCESO

1.organizar reunión con los jefes de cada departamento
2.verificar en cada departamento si existe documentos pendientes de autorización o
pagos
3.escuchar cada departamento sus prioridades
4- realizar las firmar cheques y decidir acerca de políticas financieras de la empresa.
5. tomar decisiones para mejorar la empresa

FLUJOGRAMA

INICIO 1 2 3 4 5

FINAL

ELABORADO POR: jefe de talento humano

REVISADO POR: gerente general
FECHA DE ÚLTIMA REVISIÓN: 02/03/2022
 MANUAL DE FUNCIONES

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Nombre del cargo Jefe administrativo
Reporta a: Gerente general
Le reportan: Auxiliares

PERFIL DE CARGO
Profesional en administración de empresa, con habilidades interpersonales,
organización y comunicación con el personal .con excelentes aptitudes comerciales,
manejo de indicadores, y gestión en liderazgo para manejo de personal

OBJETIVO DEL CARGO

Tener Responsabilidad en el seguimiento del desempeño de cada área de la
empresa, procesos generales, financieros, de recursos humanos, reposición de
insumos de la empresa

N° FUNCIONES
1 Asegurar el control y seguimiento sobre los procesos de la empresa
2 Supervisar el cumplimiento de la política de la empresa y de las funciones del
persona a su cargo
3 Manejar interrelaciones internas y externas
4 Dirigir el equipo de logística y recursos humanos para ayudar a las otras
áreas..
5 Mantener el inventario de suministros de oficina.
6 Coordinar actividades de oficina como horarios de apertura y cierre, pausas
para el almuerzo y demás actividades.
7 Suministrar recursos de oficina
8 Velar por buen estado de los equipos y herramientas a su cargo
9 Organizar reuniones y conferencias
10 Controlar las operaciones de transporte, el ingreso y salida de mercancía,
controles documentarios, tramites de importación y exportación

ELABORADO POR: jefe de talento humano

REVISADO POR: gerente general
FECHA DE ÚLTIMA REVISIÓN: 02/03/2022
 MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMENTOS

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Nombre del cargo: Jefe administrativo
Nombre del Proceso: Organización de reuniones y conferencias
Área del Proceso: Administrativo
Responsable del Proceso: Jefe administrativo

OBJETIVO DEL PROCESO

Garantizar la recopilación de las reuniones

DESCRIPCION DEL PROCESO

1. Tomar el tema a tratar y agendar

2. Seleccionar los participantes
3. Dejar claros los objetivos al iniciar la reunión
4. Elegir un moderador
5. Evitar los dispositivos
6. Terminar con un plan de manejo

FLUJOGRAMA

INICIO 1 2 3 4 5

FINAL 6

ELABORADO POR: jefe talento humano

REVISADO POR: gerente general
FECHA DE ÚLTIMA REVISIÓN: 02/03/2022
 MANUAL DE FUNCIONES

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Nombre del cargo: Asistente administrativo
Reporta a: Jefe administrativo
Le reportan: N/A

PERFIL DE CARGO
Técnico en auxiliar administrativo y llevar a cabo de manera eficiente las tareas
administrativas y de oficina. Servir de apoyo a los directores y empleados
administrativos, así como asistir en las tareas diarias de oficina y gestionar las
actividades administrativas. Tener empatía, responsabilidad y liderazgo para el trabajo
en equipo.

OBJETIVO DEL CARGO

Tener responsabilidad de llevar a cabo de manera eficiente las tareas administrativas y
de oficina. Este cargo debe servir de apoyo a los directores y empleados
administrativos, así como asistir en las tareas diarias de oficina y gestionar las
actividades administrativas.

N° FUNCIONES
1 Tener comunicación, vocación de servicio, orientación al cliente.
2 Atender de forma clara los PQRS que se presenten dando prontas soluciones.
3 Asegurar que se cumplan las especificaciones de los proyectos y
objetivos de la empresa.
4 Procesar textos, utilizar hojas de cálculo, manejar bases de datos y paquete de
office
5 Preparar y conciliar los informes contables.
6 Cuidar y mantener un sistema de archivo de forma organizada.
7 Responder y pasar llamadas telefónicas solucionando las inquietudes de los
clientes.
8 Custodiar los documentos y llevar un orden de cada uno.
9 Comunicar todo lo relacionado con su trabajo al departamento al que
pertenece.
10 Saber utilizar los recursos de oficina.

ELABORADO POR: jefe de talento humano

REVISADO POR: gerente general
FECHA DE ÚLTIMA REVISIÓN: 02/03/2022

MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMENTOS

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Nombre del cargo: Auxiliar administrativo
Nombre del Proceso: Custodiar los documentos y llevar un
orden de cada uno.
Área del Proceso: administrativo
Responsable del Proceso: Jefe administrativo

OBJETIVO DEL PROCESO

Permitir que la empresa tenga acceso a los diferentes formatos y documentos
teniendo un orden especifico brindando beneficios en pro del tiempo de la empresa.

DESCRIPCION DEL PROCESO

1. Establecer el lugar para archivar los documentos.
2. Clasificar y ordenar los documentos importantes.
3. Inventariar los documentos con la descripción correspondiente.
4. Señalizar los expedientes y carpetas

FLUJOGRAMA

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REVISADO POR: gerente general
FECHA DE ÚLTIMA REVISIÓN: 02/03/2022
 MANUAL DE FUNCIONES

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Nombre del cargo: Jefe contable
Reporta a: Gerente administrativo
Le reportan: Auxiliar contable

PERFIL DE CARGO
Ser bachiller, economista y estudios en contaduría y finanzas. Tener habilidades y
capacidad numérica lenguaje y conocimientos contables, velar por el cumplimiento de
las funciones en el departamento contable y establecer métodos y procedimientos de
trabajo de forma responsable y comprometida.

OBJETIVO DEL CARGO

Supervisar y coordinar el registro contable de las operaciones, así como la supervisión
de los estados contables individuales y consolidados y liquidaciones tributarias, en el
marco de la normativa vigente; tener liderazgo y comunicación para el buen
funcionamiento del departamento a nivel grupal.

N° FUNCIONES
1 Elaborar los informes de la evolución de los estados contables.
2 Presentar el cierre contable y entrega de informes periódicamente de la
producción
3 Asegurar la calidad y comprensibilidad de la información contable,
estableciendo los procesos contables y su correcta realización.
4 Gestionar y controlar las facturas de proveedores.
5 Realizar las conciliaciones bancarias.
6 Proporcionar a tiempo la información contable.
7 Coordinar y llevar a cabo auditorías anuales
8 Cumplir los objetivos de contabilidad financiera.
9 Supervisar todas las áreas y encargados de realizar manejo de caja menor.
10 Optimizar el personal bajo su dependencia o mando

ELABORADO POR: jefe de talento humano

REVISADO POR: gerente general
FECHA DE ÚLTIMA REVISIÓN: 02/03/2022
 MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMENTOS

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Nombre del cargo: Jefe contable
Nombre del Proceso: Elaborar los informes de la evolución de
los estados contables
Área del Proceso: Departamento contable
Responsable del Proceso: Jefe contable

OBJETIVO DEL PROCESO

Garantizar el estado contable de la empresa por medio escrito y verificar que se estén
llevando los lineamientos correspondientes de acuerdo a la ley establecida.

DESCRICPION DEL PROCESO

1. Recopilar la información de la contabilidad.

2.Organizar y verificar los estados financieros.
3.Sistematizar la información en el formato adecuado.
4.Redactar del informe contable de la empresa.
5.Analizar de resultados y presentación a la persona que lo solicita.

FLUJOGRAMA

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FINAL

ELABORADO POR: jefe de talento humano

REVISADO POR: gerente general
FECHA DE ÚLTIMA REVISIÓN: 02/03/2022
 MANUAL DE FUNCIONES

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Nombre del cargo: Auxiliar contable
Reporta a: Jefe de contabilidad
Le reportan: N/A

PERFIL DE CARGO
Tecnólogo o profesional en contabilidad, trabajo en equipo, Iniciativa, creatividad,
prudencia y proactividad Manejo de los programas de Office (Word, Excel)
,Conocimientos actualizados contabilidad y tributaria

OBJETIVO DEL CARGO

Realizar actividades administrativas de archivo, control y elaboración de
correspondencia, digitar y registrar las transacciones contables de las operaciones de la
compañía y verificar su adecuada contabilización, elaborar nómina y liquidación de
seguridad social

N° FUNCIONES
1 Elaborar comprobantes de ingreso y egreso
2 Analizar los estados financieros
3 Clasificar la información financiera de plan de cuentas establecidas por la
empresa
4 Revisar la nómina mensual
5 Archivar documentos contables para uso y control interno
6 Realizar informes periódicos de las actividades
7 Verificar las facturas o documentos
8 Actualizar en el sistema contables del movimiento de los activos
9 Emitir de estados financiero
10 Solicitar las Certificaciones de ingresos

ELABORADO POR: jefe de talento humano

REVISADO POR: gerente general
FECHA DE ÚLTIMA REVISIÓN: 02/03/2022
 MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMENTOS

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Nombre del cargo: Auxiliar contable
Nombre del Proceso: Revisar la nómina mensual
Área del Proceso: Contabilidad
Responsable del Proceso: Auxiliar contable

OBJETIVO DEL PROCESO

llevar acabo un chequeo mensual de la nómina de cada empleado dependiendo su
puesto

DESCRIPCION DEL PROCESO

1.recibir calendario de trabajo con relaciones de trabajo con relaciones y
autorización de pago de la nómina.
2. recibir novedades de la nomina
3.realizar liquidación de la nomina
4. hacer las correcciones de la nomina
5.generar los desprendibles de pago
6. archivar la nomina

FLUJOGRAMA

INICIO 1 2 3 4 5

FINAL 6

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REVISADO POR: gerente general
FECHA DE ÚLTIMA REVISIÓN: 02/03/2022
 MANUAL DE FUNCIONES

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Nombre del cargo: Jefe de bodega
Reporta a: Gerente
Le reportan: Auxiliares de bodega

PERFIL DE CARGO
Tecnólogo en logística o con título universitario económicas, empresariales o ingeniería)
con agilidad , manejo Excel avanzado

OBJETIVO DEL CARGO

Guiar a los asistentes de bodega para realizar el debido procedimiento de dar orden a
los productos

N° FUNCIONES
1 Verificar las condiciones de los productos
2 Ordenar el ingreso o despacho de los productos
3 Examinar la seguridad al manejar los productos
4 Supervisar las operaciones que se realizan
5 Recibir y ordenar los productos
6 Reunir los productos para dar ingreso
7 Firmar constancias de productos recibidos
8 Elaborar reportes de productos
9 Apoyar el registro y control de facturas
10 Administrar inventarios

ELABORADO POR: jefe de talento humano

REVISADO POR: gerente general
FECHA DE ÚLTIMA REVISIÓN: 02/03/2022
 MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMENTOS

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Nombre del cargo: Jefe de bodega
Nombre del Proceso: Administrar inventario
Área del Proceso: Bodega
Responsable del Proceso: Jefe de bodega

OBJETIVO DEL PROCESO

Mantener al día inventario de los productos que entran y salen de la empresa

DESCRIPCION DEL PROCESO

1. Verificar calidad del producto a recibir

2. Firmar constancia de recibido
3. Ordenar productos

FLUJOGRAMA

INICIO 1 2 3 FINAL

ELABORADO POR: jefe de talento humano

REVISADO POR: gerente general
FECHA DE ÚLTIMA REVISIÓN: 02/03/2022
 MANUAL DE FUNCIONES

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Nombre del cargo: Auxiliar de bodega
Reporta a: Jefe de bodega
Le reportan: N/A

PERFIL DE CARGO
Bachiller ,trabajo bajo presión, liderazgo, trabajo en equipo, compromiso Mínimo 1 (un)
año de experiencia

OBJETIVO DEL CARGO

rindar apoyo y colaboración

en las actividades de
recepción, almacenamiento,
movimientos y manipulación de la
mercancía, y despacho de los
pedidos a los clientes
ya sea en la bodega de la
empresa o en los diferentes
establecimientos o lugares
indicados
rindar apoyo y colaboración
en las actividades de
recepción, almacenamiento,
movimientos y manipulación de la
mercancía, y despacho de los
pedidos a los clientes
ya sea en la bodega de la
empresa o en los diferentes
establecimientos o lugares
indicados
rindar apoyo y colaboración
en las actividades de
recepción, almacenamiento,
movimientos y manipulación de la
mercancía, y despacho de los
pedidos a los clientes
ya sea en la bodega de la
empresa o en los diferentes
establecimientos o lugares
indicados
rindar apoyo y colaboración
en las actividades de
recepción, almacenamiento,
movimientos y manipulación de la
mercancía, y despacho de los
pedidos a los clientes
ya sea en la bodega de la
empresa o en los diferentes
establecimientos o lugares
indicados
Empacar, consolidar la mercancía y/o carga según requerimientos de los clientes y
métodos. Aplicar los métodos de recibo y despacho de materias primas, bienes, y
mercancías.

N° FUNCIONES
1 Apoyar al jefe de bodega en el almacenamiento de la mercancía en bodega.
2 Acompañar al jefe de bodega en el proceso de recibir la mercancía enviada
por los proveedores
3 Contribuir al buen orden de la bodega.
4 Manejar la buena organización de productos
5 Separar los productos
6 Alistar los pedidos que irán a la venta
7 Mantener en orden los distintos productos
8 reemplazar al jefe de bodega mientras se encuentre ausente del almacén.
9 Etiquetar de manera correctas los productos
10 Realizar labores en instalaciones
ELABORADO POR: jefe de talento humano
REVISADO POR: gerente general
FECHA DE ÚLTIMA REVISIÓN: 02/03/2022

MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMENTOS

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Nombre del cargo: Auxiliar de bodega
Nombre del Proceso: Realizar labores en instalaciones
Área del Proceso: Bodega
Responsable del Proceso: Auxiliar de bodega

OBJETIVO DEL PROCESO

Prestar atención al jefe para saber de qué manera irán organizados los productos

DESCRIPCION DEL PROCESO

1. Escuchar órdenes del jefe

2. Recibir productos previamente revisados
3. Clasificar los productos
4. Ordenar los productos
5. Verificar calidad de productos anteriores

FLUJOGRAMA

INICIO 1 2 3 4 5

FINAL
ELABORADO POR: jefe de talento humano
REVISADO POR: gerente general
FECHA DE ÚLTIMA REVISIÓN: 02/03/2022

MANUAL DE FUNCIONES

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Nombre del cargo: Servicio generales
Reporta a: Supervisora
Le reportan: N/A

PERFIL DE CARGO
Bachiller, persona proactiva, Manejo de la información, Adaptación al cambio, Disciplina
Relaciones interpersonales, Colaboración con 1 año de experiencia en el cargo

OBJETIVO DEL CARGO

Realizar las labores de aseo, limpieza y cafetería, para brindar comodidad a los
empleados en los sitios de trabajo del área a la cual está prestando los servicios.

N° FUNCIONES
1 Asear las oficinas y áreas asignadas, antes del ingreso de los funcionarios y
velar que se mantengan aseada
2 Mantener los baños y lavamanos en perfectas condiciones de aseo y limpieza
y con la dotación necesaria
3 Observar que los muebles, enseres, ventanas, vidrios, cortinas, paredes y
todo elemento accesorio de las áreas de las oficina estén en buenas
condiciones
4 Clasificar la basura empacando desechos orgánicos, papeles y materiales
sólidos en bolsas separadas.
5 Prestar el servicio de cafetería a los funcionarios en sus oficinas y atender las
reuniones que se lleven a cabo en las oficinas de su área de trabajo
6 Desempeñar las demás funciones que le sean asignadas por el jefe inmediato,
las que reciba por delegación y aquellas inherentes al desarrollo de la
dependencia
7 Preparar y suministrar el tinto, las aromáticas o las bebidas requeridas por los
empleados de la zona que le sea asignada.
8 Tener en perfecto estado de conservación de las herramientas necesarias
para la correcta ejecución de su trabajo.
9 Brindar apoyo en la aplicación de metodologías para fortalecer la gestión de
 atención al usuario
10 Contestar llamadas en caso de alguna emergencia

ELABORADO POR: jefe de talento humano

REVISADO POR: gerente general
FECHA DE ÚLTIMA REVISIÓN: 02/03/2022

MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMENTOS

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Nombre del cargo: Auxiliar servicios generales
Nombre del Proceso: Asear las oficinas y áreas asignadas,
antes del ingreso de los funcionarios y
velar que se mantengan aseada
Área del Proceso: Servicio general
Responsable del Proceso: Auxiliar servicios generales

OBJETIVO DEL PROCESO

Mantener la microempresa en perfecta condiciones

DESCRIPCION DEL PROCESO

1 escoger el lugar que se hará el aseo

2 limpiar los muebles
3 barrer y en caso encerar
4tener listo los servicios de cafetería

FLUJOGRAMA

FINAL
INICIO 1 2 3 4
ELABORADO POR: jefe de talento humano
REVISADO POR: gerente general
FECHA DE ÚLTIMA REVISIÓN: 02/03/2022

MANUAL DE FUNCIONES

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Nombre del cargo:
Reporta a:
Le reportan:

PERFIL DE CARGO

OBJETIVO DEL CARGO

N° FUNCIONES
1
2
3
4
5
6 .
7
8
9
10

ELABORADO POR: talento humano

REVISADO POR: gerente general
FECHA DE ÚLTIMA REVISIÓN: 02/03/2022

MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMENTOS

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Nombre del cargo:
Nombre del Proceso: .
Área del Proceso:
Responsable del Proceso:

OBJETIVO DEL PROCESO

DESCRICPION DEL PROCESO

FLUJOGRAMA

INICIO 1 2 3 4 4

FINAL

ELABORADO POR: Asistente administrativo

REVISADO POR: instructora
FECHA DE ÚLTIMA REVISIÓN: 02/03/2022