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QUALA S.

A FECHA 20/10/2019
MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS

CARGO: Gerente General


NOMBRE DEL PROCESO: Direccionamiento y Control de las Áreas de toda la empresa
DEPENDENCIA: Junta Directiva
ALCANCE: Se aplica al control total, de cada área de la empresa, además de su
direccionamiento y toma de decisiones sobre los procesos de la empresa
OBJETIVO:
Garantizar el manejo adecuada de cada una de las áreas de proceso y demás
*Tomar decisión sobre los procesos de cada jefe de área
*Estar informado de cada procedimiento hecho por alguna de las áreas
*Verificar que las decisiones interpuestas se estén cumpliendo a cabalidad
*Controlar los jefes de cada área
*Identificar falencias en los procesos de algún área y tomar sus respectivas correcciones
MARCO LEGAL NORMATIVO
Política legal de Quala S.A
DESCRIPCIÓN DE PASOS
1)Recepción de documentos basados en informes de cada área
2)Análisis de informes sobre finanzas, procedimientos, y tiempos
3)Toma de decisión según lo leído en los informes
4)Transmisión de la decisión tomada a cada área de procedimiento
5) Delegación de funciones por área
6)Direccionamiento de los procesos, para que se cumpla con la decisión
7)Verificación de los resultados obtenidos según el trabajo por área
8)Archivar la documentación de los procedimientos
9)Analizar fase por fase y corregir errores de los procesos por área

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MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS

CARGO: Jefe de Departamento de Ventas


NOMBRE DEL PROCESO: Gestión de manejo y control de clientes
DEPENDENCIA: Departamento de Ventas
ALCANCE: Se aplica a todas las necesidades de los clientes de la empresa, ya sean
quejas o reclamos, o ya sean recomendaciones para los productos
OBJETIVO:
Garantizar la satisfacción de los clientes e identificar sus necesidades más primarias
*Identificar causas de reclamaciones o quejas
*Evitar la insatisfacción de los clientes
*Si hay quejas o reclamaciones, resolverlas oportunamente para no perder clientes

MARCO LEGAL NORMATIVO


Política legal de Quala S.A
DESCRIPCIÓN DE PASOS
1)Recibir informes sobre los reclamos o quejas de los clientes
2)Analizar oportunamente las reclamaciones
3)Dar una solución a tales reclamaciones
4)Dar informa al cliente sobre las decisiones a tomar
5)Dar órdenes de corrección
5)Comunicar al cliente la solución a su problema
6)Archivar la queja o reclamo

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MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS

CARGO: Jefe de Departamento de Producción


NOMBRE DEL PROCESO: Gestión de control de procesos, costos y tiempos
DEPENDENCIA: Departamento de Producción
ALCANCE: Se aplica a todos los procesos de producción de la empresa, incluyendo el
control de movimientos, control en costos, administración de los recursos humanos y
de maquinaria
OBJETIVO:
*Identificar los problemas de producción y evitarlos a toda costa
*Controlar los recursos humanos en el área para que sean más efectivos y rápidos
*Inspeccionar los costos de producción por producto y reducirlos en su mayor medida
*Llevar a cabo unas reglas de limpieza para no contaminar los productos en la
producción

MARCO LEGAL NORMATIVO


Política legal de Quala S.A
Normas ISO Colombia

DESCRIPCIÓN DE PASOS
1)Pedir un informe sobre la producción en general
2)Tomar decisión sobre el total de la producción diaria
3)Mandar un documento al área financiera para analizar los costos de producción
4)Ordenar el área de producción con los empleados
5)Proceso de espera del documento del área financiera
6)Inspección de las materias primas y comienzo de la producción
7)Inspección del proceso
8)Transporte de los productos al área de almacenamiento
9)Almacenamiento de los productos hechos en la producción
10)Inspección de la producción diaria total y sus costos
11)Archivar los documentos de producción del día

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Y PROCEDIMIENTOS

CARGO: Jefe Departamento de Mercadeo


NOMBRE DEL PROCESO: Elaborar estrategias de publicidad
DEPENDENCIA: Departamento de Mercadeo
ALCANCE: El documento de estrategia de publicidad será totalmente exclusivo de Quala
S.A, y será utilizado solo por sus empleados y jefes de marketing ya que los documentos
contienen estrategias de venta de la empresa
OBJETIVO:
Estructurar las ideas de publicidad que se emplean en campañas de comunicación de
los productos de la empresa
*Analizar las mejores ideas para que se emplee en el sector y así maximizar el consumo
de sus productos

MARCO LEGAL NORMATIVO


Política legal de Quala S.A
Políticas de privacidad Quala S.A

DESCRIPCIÓN DE PASOS
1)Elaborar propuestas de promoción y publicidad para los productos de la empresa
2)Realizar una cotización para saber cuánto invertir en el proyecto
3)Idear y elaborar materiales para la creación de las campañas publicitarias
4)Enviar los documentos de acuerdo a la presentación al Gerente General y al
Departamento de Marketing
5)Recibir la autorización para la campaña publicitaria
6)Empezar la implementación de la campaña publicitaria
7)Seguimiento de la campaña para no cometer errores

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Y PROCEDIMIENTOS

CARGO: Jefe Departamento de Cartera


NOMBRE DEL PROCESO: Gestión de cobranza para clientes nuevos y antiguos
DEPENDENCIA: Departamento de cartera
ALCANCE: Se aplica para todo tipo de deudas de clientes y proveedores
OBJETIVO:
Dar organización al cobro de deudas para que la empresa continúe su funcionamiento
*Cobrar deudas a largo plazo y deudas a corto plazo
*Cobrar a clientes por mora y hacerles pagar un interés debido al retraso del pago
*Pedir cuentas a proveedores que deban a la empresa
MARCO LEGAL NORMATIVO
Política legal de Quala S.A
DESCRIPCIÓN DE PASOS
1)Recibir y analizar los documentos de los deudores
2)Efectuar y realizar cartas para los deudores, y que estos realicen su respectivo pago
3)Enviar cartas por medio de carteros a los respectivos deudores
4)Analizar quienes son deudores por mora y llamarles para cobrar la deuda con sus
respectivos intereses por mora
5)Archivar documentos de los respectivos deudores para hacerles el cobro

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MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS

CARGO: Jefe de Departamento de Recursos Humanos


NOMBRE DEL PROCESO: Control y Direccionamiento de los recursos humanos de la
empresa
DEPENDENCIA: Departamento de Recursos Humanos
ALCANCE: Se aplica para el control y direccionamiento de los recursos humanos
OBJETIVO:
Controlar y Direccionar todos los empleados de la empresa, para que estos cumplan sus
funciones en el área correspondiente de la empresa y den su mejor rendimiento
MARCO LEGAL NORMATIVO
Política legal de Quala S.A
DESCRIPCIÓN DE PASOS
1)Organizar el personal para comenzar labores
2)Revisar informes sobre los mejores trabajadores y sus horas de trabajo
3)Hacer pago de sueldos según también horas extras y compensaciones por mejor
trabajador
4)Controlar las áreas de trabajo
5)Archivar documentos sobre pago de salarios y control diario de trabajo

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Y PROCEDIMIENTOS

CARGO: Supervisores de Ventas


NOMBRE DEL PROCESO: Supervisar el número de ventas hechas por la empresa, y
recepción de queja y reclamos
DEPENDENCIA: Jefe de Ventas
ALCANCE: Se aplica para todo tipo de recepción en los reclamos y supervisar el número
de ventas hecho por la empresa
OBJETIVO:
*Supervisar a los vendedores en el área de ventas
*recibir las quejas y reclamos de los clientes
*Saber el número total de ventas por producto

MARCO LEGAL NORMATIVO


Política legal de Quala S.A
DESCRIPCIÓN DE PASOS
1)Recibir las quejas y reclamos de todos los clientes
2)Enviar las quejas y reclamos a Jefe de Ventas
3)Supervisar a los empleados
4)Espera del documento de respuesta del Jefe de Ventas
5)Dar respuesta a los clientes según la queja o reclamo y dar solución a este
6)Archivar documentos de respuesta y quejas
7)Enviar archivos de quejas y reclamos con sus respectivas respuestas al Jefe de Ventas
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Y PROCEDIMIENTOS

CARGO: Supervisores de Planta


NOMBRE DEL PROCESO:
DEPENDENCIA: Jefe de Producción
ALCANCE: Se aplica para supervisar la planta, su producción y sus trabajadores
OBJETIVO:
*Controlar la planta de producción
*Supervisar el trabajo de los empleados en el proceso
*Coordinar los tiempos y movimientos de cada proceso
*Pasar informes de planta al Jefe de Producción
MARCO LEGAL NORMATIVO
Política legal de Quala S.A
DESCRIPCIÓN DE PASOS
1)Recibir informes de producción
2)Enviar informes de producción al Jefe de producción
3)Espere del documento con decisión de costos de producción y número de unidades a
producir
4)Supervisión del proceso
5)Control de unidades a producir según lo dicho a los empleados
6)Archivar los documentos de producción del día
7)Enviar los archivos al Jefe de Producción
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Y PROCEDIMIENTOS

CARGO: Operarios
NOMBRE DEL PROCESO: Trabajo sobre los productos y la elaboración de estos
DEPENDENCIA: Supervisores de Planta
ALCANCE: Se aplica a todos los operarios que se encuentren trabajando en la planta de
producción
OBJETIVO:
*Obedecer las órdenes que den los supervisores de planta
*Hacer el mejor trabajo posible
*Ser eficientes a la hora de fabricar los productos y no desperdiciar ni tiempo, ni
materia prima

MARCO LEGAL NORMATIVO


Política legal de Quala S.A
Normas ISO Colombia
DESCRIPCIÓN DE PASOS
1)Hacer procedimientos adecuados de orden y aseo antes de empezar el trabajo
2)Recibir órdenes de los supervisores de planta
3)Elaborar el producto por partes según las áreas de operación que hayan dentro de la
planta
4)Pasar informe sobre lo producido al supervisor
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MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS

CARGO: Vendedores
NOMBRE DEL PROCESO: Venta de los productos a los clientes y recibimiento de quejas
o reclamos
DEPENDENCIA: Supervisores de ventas
ALCANCE: Se aplica a todos los vendedores, que se encuentren vendiendo los productos
de la empresa a los clientes
OBJETIVO:
*Obedecer las órdenes de los supervisores
*Vender al máximo y con las mejores estrategias de ventas
*Recibir las quejas o reclamos de las personas
MARCO LEGAL NORMATIVO
Política legal de Quala S.A

DESCRIPCIÓN DE PASOS
1)Recibir informes y ordenes de los supervisores de ventas
2)Atraer a clientes para que compren más productos
3)Recibir quejas o reclamos
5)Archivar las quejas o reclamos
6)Mandar archivos de quejas o reclamos a los supervisores
7)Espera de respuesta de los supervisores
8)Dar respuesta al cliente de la queja o reclamo hecha
9)Archivar la respuesta
10)Enviar de nuevo el archivo al supervisor
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Y PROCEDIMIENTOS

CARGO: Empleados Departamento de Cartera


NOMBRE DEL PROCESO: Llamadas a clientes deudores para reclamar deuda ya sea con
o sin intereses
DEPENDENCIA: Jefe de Cartera
ALCANCE: Se aplica para todos los empleados que trabajen en el departamento de
cartera y cobren las deudas de la empresa
OBJETIVO:
*Cobrar las deudas pendientes de clientes
*Obedecer decisiones tomadas por superiores
MARCO LEGAL NORMATIVO
Política legal de Quala S.A

DESCRIPCIÓN DE PASOS
1)Organizar agenda de clientes en mora
2)Llamar a los deudores para hacerles la cobranza
3)Comunicar a los superiores, para que estas tomen sus respectivas decisiones
4)Recibir órdenes de los superiores sobre los cobros hechos
5)Archivar los archivos de cobranza ya pagados
6)hacer inspección de los documentos
7)Informar a los superiores
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Y PROCEDIMIENTOS

CARGO: Empleados Departamento de Mercadeo


NOMBRE DEL PROCESO: Analizar las mejores estrategias de ventas para la empresa
DEPENDENCIA: Jefe de Mercadeo
ALCANCE: Se aplica para los trabajadores del área de mercadeo de la empresa que
participen con estrategias para mejorar las ventas de la empresa
OBJETIVO:
*Generar estrategias para las ventas de los productos de la empresa
*Comunicar a sus superiores sus innovadoras ideas
*Analizar el mercado y su competencia con otras empresas
*Formar mejoras de los productos para mejorar las ventas
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Política legal de Quala S.A

DESCRIPCIÓN DE PASOS
1)Encontrar e innovar productos por medio de estrategias
2)Analizar e inspeccionar el entorno de competencia
3)Informar a los superiores sobre las ideas hechas
4)Esperar respuesta
5)Implementar las estrategias de mercadeo
6)Archivar los documentos hechos

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ULTIMA REVISIÓN: 21 de octubre del 2019
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MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS

CARGO: Consultoras de Recursos Humanos


NOMBRE DEL PROCESO: Asesora todos los empleados que tenga la empresa para que
estos tengan un mejor rendimiento
DEPENDENCIA: Jefe Recursos Humanos
ALCANCE: Aplica para los consultores que asesoren a todos los empleados de la
empresa para un mejor rendimiento
OBJETIVO:
*Mejorar la producción en todos los aspectos controlando y mejorando los recursos
humanos
*Despidiendo y contratando personas para que la empresa tenga un mejor desempeño
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Política legal de Quala S.A

DESCRIPCIÓN DE PASOS
1)Controlando que el personal este trabajando al 100%
2)Informando al Jefe de Recursos Humanos que aspectos debe mejorar en esta área
3)Inspeccionando quienes son sus mejores trabajadores para ascenderlos, y quienes son
los peores para despedirlos
4)Tomar estrategias para el mejor rendimiento de los trabajadores
5)Archivar los documentos de lo hecho
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REVISADO POR: Gerente General
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