UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

Centro Universitario del Norte

Carrera Contador Público y Auditor

ORGANIZACIÓN Y SISTEMATIZACIÓN

DIAGNOSTICO ADMINISTRATIVO A TRAVÉS DEL FODA

A LA EMPRESA AGROTRES S.A., COBÁN A.V.

Cobán, Alta Verapaz, octubre de 2021

 UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
Centro Universitario del Norte
Carrera Contador Público y Auditor

ORGANIZACIÓN Y SISTEMATIZACIÓN

DIAGNOSTICO ADMINISTRATIVO A TRAVÉS DEL FODA

A LA EMPRESA AGROTRES S.A., COBÁN A.V.

Ana Leticia Coronado 201943529

Carlos Humberto Cal Caál 201943462
Swany Gembly A. Caal Coronado 201943435
Andony Carlos F. Caal Coronado 201943546
Bryan Miguel Rax Cao 201943176
Brenda Sofía del Cid Klarck 201943541
Jorge Anibal Israel Cruz Bol 201943329

Cobán, Alta Verapaz, octubre de 2021

 ÍNDICE GENERAL

Página

INTRODUCCIÓN 1
OBJETIVOS 3

CAPÍTULO 1
DIAGNOSTICO ADMINISTRATIVO A TRAVÉS DEL FODA
1.1. Matriz de FODA institucional 5
1.2. Matriz de FODA del departamento contable 7
1.3. Análisis integral de todos los aspectos encontrados 9

CONCLUSIONES 13
RECOMENDACIONES 15
17
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 19
APÉNDICES 23
Cuestionario
 INTRODUCCIÓN

Toda entidad sea pública o privada cuenta con un departamento encargado

de la administración, este definido o no, en el organigrama institucional, siempre
se tiene a un encargado de la administración. Es vital que exista, pues sin la
administración ninguna entidad puede existir y si existiera no podría organizarse
para cumplir con sus labores y fines para los que fue creada.

No todos los procesos administrativos son perfectos, muchas veces la

entidad no funciona bien o no logra cumplir con los fines deseados. Cuando se
gastan más recursos de los que se produce, las inversiones no reflejan una ganancia
o simplemente no se está cumpliendo con el trabajo que debe realizarse, es de
suponer que la administración no está cumpliendo bien con su trabajo.

Por situaciones parecidas es necesario realizar un diagnóstico

administrativo, una herramienta útil para realizarlo es la técnica del FODA,
Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas. Es por ello que a
continuación se presenta la Técnica FODA en la realización del diagnóstico
administrativo de la empresa Distribuidora Veterinaria Cobanera (DIVETCO)
Cobán A.V.
 3

OBJETIVOS

General

Realizar un diagnóstico administrativo por medio de la técnica FODA

(Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas), para analizar los aspectos
encontrados que permitan la elaboración de dicho diagnóstico.

Específicos

Definir un diagnostico administrativo.

Entender la utilidad de la técnica FODA para la realización del diagnóstico

administrativo.

Estructurar el FODA de la empresa Distribuidora Veterinaria Cobanera

(DIVETCO) Cobán A.V. para analizar los hallazgos encontrados.
 5

CAPÍTULO 1
1.1. DIAGNOSTICO ADMINISTRATIVO A TRAVÉS
DEL FODA
1.1.1. Reseña Histórica
El presente diagnostico institucional se ha diseñado enfocado a la empresa
ficticia AGROTRES, S.A., a la cual se dedica a la comercialización de productos
agrícolas tales como, insecticidas, pesticidas, fertilizantes en general y productos
ganaderos, pecuarios, frutales, etc., ubicados en Cobán, Alta Verapaz.

1.1 Matriz FODA institucional

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ANÁLISIS FODA INSTITUCIONAL

Evaluado por:
Fecha de 05-10-2021 Estudiantes de la Carrera de Contaduría Pública y Auditoría
análisis

Empresa AGROTRES, S.A., Cobán, A.V.

ANÁLISIS TIPO INSTITUCIONAL

FORTALEZAS
1. Ambiente laboral agradable y
apropiado para el manejo de insumos
agropecuario.
2. Recursos financieros suficientes.

3. Herramientas necesarias para laborar.

4. Control interno explícito y adecuado.

5. Excelente atención al cliente.

6. Control de recursos financieros

suficiente y adecuado.
7. Planificación de actividades por periodo.

8. Reglamento básico interno de trabajo.

9. Liderazgo apropiado e identificado según

cargo.

10. Personal especializado en servicio

agrícola.
 7

OPORTUNIDADES
1. Sostenimiento obtenido por la venta de
productos agropecuarios, en el municipio
de Cobán, A.V.
2. Crecimiento en atención al cliente en el
municipio de Cobán apoyando a la
solución de problemas agrícolas,
ganados, equinos, bovinos, caprinos,
aves, etc., utilizando medicina de
calidad.
3. Distribución de líneas de concentrados a
las diferentes áreas de Cobán, para lo
cual se inaugura bodegas para la
recolección y resguardo del producto.

4. Nuevas propuestas de líneas veterinarias

para distribución.

5. Elección de proveedores que busquen

estándares de calidad.
8

DEBILIDADES
1. No hay un contador interno.
2. Los empleados no cuentan con un salario
mínimo.
3. El gerente de la empresa es rotativo en
supervisión, no es fijo dentro de la
empresa y se incapacita para ver y
corregir errores, incumpliendo las horas
necesarias y haciendo que las
transacciones se realicen con lentitud.
4. Errores constantes en manejo de caja y
caja chica por falta de supervisión.
5. Proceso lento de compras de mobiliario.
6. Falta de control en la puntualidad del
personal.
7. No hay un departamento de recursos
humanos.

8. Falta de actualización del organigrama.

 9

AMENAZAS
1. Incremento de los precios de algunos
productos agropecuarios por la demanda
de los mismos.
2. Por falta de capital se minimiza la
inversión en productos y generan falta de
existencias en el inventario, como
consecuencia se pierden clientes.
3. Competencia desleal en la oferta y demanda
en la venta de productos.
4. Riesgo de malversación de fondos por
falta de control interno en el área de
tesorería.
5. Falta de control sistematizado en el área
contable lo que genera un servicio
limitado.
6. Alto crecimiento de empresas
competentes que ocasionan pérdida de
participación en el mercado.
Fuente: Creación propia Grupo #3
10

1.2 Matriz FODA del departamento contable

ANÁLISIS FODA INSTITUCIONAL
Evaluado por:
Fecha de 05-10-2021 Estudiantes de la Carrera de Contaduría Pública y Auditoría
análisis

Empresa AGROTRES, S.A., Cobán, A.V.

ANÁLISIS TIPO INSTITUCIONAL

FORTALEZAS
1. Cuentan con un orden necesario en
documentos de soporte contable.
2. Se verifica pago a proveedores de forma
periódica.
3. Revisión de facturas y órdenes de
compra.
4. Verificar que se realicen inventarios
semestralmente y analizar varianzas.
5. Llevar los registros contables con bases
acumulativas para poder determinar los
costos.
6. Manejo de la contabilidad en los términos
que establece la Ley.
7. Se registran y controlan los recursos
financieros de la empresa.
8. Se procesa la información contable hasta
obtener los Estados Financieros de la
empresa.
9. Un contador externo legaliza con su
firma los comprobantes de Ingreso y
Egreso.
10. Se realizan las declaraciones y
liquidaciones del Impuesto a la Renta,
IVA.
 1
1

OPORTUNIDADES
1. Integración de un sistema contable.
2. Creación de las políticas contables.
3. El encargado del área tiene
capacitaciones especializadas además de
participación en talleres de actualización
tributaria.
4. Implementación de herramientas
electrónicas avanzadas en el sistema que
genere tanto pérdidas como ganancias
para conocer la estabilidad de la
empresa.

5. Dirección y capacitación constante

por parte del contador externo quien
da generalidades respecto a la
fiscalización y registro de las
operaciones contables.
12

DEBILIDADES
1. El pago de los gastos se hace en
ocasiones por cuenta propia del
propietario y ya no se registran los
mismos.
2. Existen errores en la clasificación de
cuentas.
3. Baja organización del trabajo contable en
temporadas de mayor demanda.
4. Ha ocurrido la mala asignación de
partidas, por error involuntario.

5. Baja supervisión y evaluación en arqueos

de caja y caja chica.
 1
3

AMENAZAS
1. Se ha dado que algunos movimientos
de importes de caja, no se registran
adecuadamente y se pierde el rastro de
ese dinero.
2. Hay carencia de documentación puede
atraer problemas tributarios a largo plazo.
3. Por ser un contador externo toda la
documentación no la proporciona hasta
terminar el año y a veces es indispensable
la información en la empresa lo que
ocasiona dificultades en la obtención de
la información instantánea.
4. El departamento de contabilidad cuenta
con un encargado que cuenta con la
capacidad más no la facultad de ejercicio.
5. Debido a la falta de contador interno se
corre el riesgo de caer en
incumplimientos del marco legal.
Fuente: Creación propia Grupo #3
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1.3 Análisis integral de todos los aspectos encontrados

El gerente general de la empresa AGROTRES, S.A., tiene a su cargo,

supervisar a los vendedores, a los operativos y promotores debido a ello no se
mantiene en un solo lugar, existe por momentos una falta de supervisión, por
ello sería recomendable asignar a una persona quien se encargue de velar por
que se cumplan los lineamientos mientras el principal no se encuentra, y esto
se esté implementado en la planificación anual que se realiza el administrador
en la empresa.

La empresa está en proceso de crecimiento, debido a esto aún no es

factible asignar el salario mínimo, para que siga manteniendo un nivel de
recursos financieros necesarios y adecuados es necesario que el flujo de
efectivo en gastos continúe como ahora sigue. Se espera lograr y mantener un
sistema de remuneración ordenado, equitativo para los empleados, que motive
eficazmente el trabajo productivo y el cumplimiento de los objetivos y metas.

Un factor determinante que se pudo observar es que la empresa no

cuenta con un contador interno, es decir toda la documentación, información,
registros contables, etc., se hacen fuera de las instalaciones lo que perjudica,
que no hay amplio conocimiento de los movimientos de la empresa, ni un
estado de situación que indique cómo evoluciona la empresa, sin embargo,
existe una persona que dirige el departamento de contabilidad quien tiene la
capacidad más no el respaldo académico.

Se ha notado la falta de autoridad por parte del administrador sobre los

empleados debido a que siguen incumplimiento los horarios de trabajo, es
necesario que exista un control explícito sobre la disponibilidad de horarios y
que puedan cumplirse con responsabilidad a fin, de continuar con una
estructura organizacional completa y necesaria para cada departamento.
 1
5

Otro aspecto importante es la implementación de un sistema

administrativo más actualizado, que permite realizar las operaciones de
compra, venta, registros de clientes, proveedores, existencias de mercaderías,
división de productos tanto biológicos de especies mayores o menores,
antibióticas, antimicrobianas, etc., una gran oportunidad de mejorar el control
interno de la empresa y a la vez funciona para detectar rápidamente falencias.

Los errores a causa de la poca supervisión de los movimientos de caja

y caja chica pueden mejorar haciendo arqueos de caja constantes que incluya
a la vez evaluar las papeletas de depósito, retiro, notas de débito, notas de
crédito todo lo relacionado al mismo para detectar fácilmente el problema,
como el gerente no dispone del tiempo suficiente se puede encomendar este
trabajo a la administradora o bien auxiliar contable interno de la empresa.

En los últimos meses se ha visto un gran crecimiento en las ventas al

crédito han aumentado los clientes sin embargo la recuperación de efectivo ha
sido mínima, la rotación de capital para comprar más insumos no es suficiente
por la demora en el pago y cobro por parte de los vendedores, en un
porcentaje afecta a la compañía ya que no se puede continuar con el proceso
de comercialización y atención veterinaria.

Otro aspecto importante fue el gran crecimiento que tuvo en el último

periodo donde se adquirieron nuevas instalaciones además de proporcionar
nuevos servicios, lo cual apoya al crecimiento de la empresa, esto demanda
nuevos muebles y herramientas que la empresa en el momento no puede
cubrir sin embargo se realiza poco a poco la implementación de lo necesario.

Las conciliaciones bancarias no se hacen a menudo antes de realizar

los respectivos registros, hace que el dato real no sea el correcto, esto suele
pasar en cualquier empresa, es por ello que cada operativo tiene a bien
responsabilidades que
16

fueron encomendadas en la planificación anual que la empresa realiza, solo es

necesario más compromiso con la empresa.

Hay ocasiones donde el propietario se encuentra en la empresa y

cancela algunos gastos con su cuenta personal y estos no son registrados en
muchas ocasiones no se cuenta con un documento de soporte contable. Varían
los gastos por periodo debido a este hecho a causa del encargado al no tomar
en cuenta estas cuestiones.

Una iniciativa por parte de administrador es tener una copia de todos

los documentos necesarios que puedan servir de información en la empresa,
ya que a fin del periodo todos los documentos pasan a manos del contador
externo lo que hace que la empresa se quede sin información es una buena
opción, pero implica un poco más de gasto, pero no en gran magnitud.

Una correcta organización en donde cada cuenta deudora se pueda

saldar, se mantenga un proceso completo que gire de acuerdo a lo planificado
es lo que hace la imagen de la empresa frente a los socios, es lo que la
organización quiere que los asociados sigan contribuyendo con el crecimiento,
para ello es necesario no involucrar financiamientos personales que tenga que
cubrir la empresa.

Para corregir todos los problemas de ingreso y registro de

transacciones la empresa tiene a bien cada cierto periodo la actualización
tanto de políticas contables como del catalogó de cuentas y a guía
contabilizadora. Que permite que los errores sean mínimos y que el trabajo
sea más eficiente.

Además, al encargado de realizar los respectivos registros se le

proporciona información, con la participación que se le da en distintos talleres
de actualización tributaria para que el manejo de la contabilidad sea en los
 1
7
términos que establece la ley. Además de obtener orientación y dirección cada
cierto periodo por el contador externo quien da lineamientos de aplicación y
otros aspectos fundamentales.

Cabe resaltar que la empresa ha evolucionado con el tiempo,

obteniendo sostenimiento propio, con la venta de productos veterinarios a
varios departamentos
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de Guatemala, además de asociarse con empresas grandes del extranjero lo

que hace que los precios que se manejan sean un costo aceptable para
cualquier agro servicio que se tiene como cliente, además de proporcionar una
línea de productos muy variados. Así mismo las asociaciones con empresas
de la capital hace que se disminuya la competencia, aunque siempre exista,
pero no en mucha magnitud.

El área agrícola y veterinaria es una fuente grande de

comercialización, y se refleja también en el municipio con la gran demanda
de cuidado en la salud animal que desean adquirir las personas para sus
mascotas o bien ganado o cuidado en aves de patio o de granja, los diferentes
servicios que se ofrecen son suficientes y cumplen con los requerimientos
necesarios siempre con el objetivo que tiene la empresa y es solucionar los
distintos problemas que hay en mascotas y para ello se cuentan con personas
especializadas en el área, técnicos pecuarios que cubren emergencias y
diferentes casos como cuidado y limpieza de mascotas.

Se implementaron más bodegas para el resguardo de mercaderías

porque actualmente se distribuye concentrado, lo que indica que la empresa
está cumpliendo sus objetivos y son más que las falencias que cualquier
empresa puede tener. En el plan de trabajo se presentarán soluciones a los
distintos casos para que se disminuyan las cuestiones que se pueden corregir y
la empresa continúe creciendo de una mejor forma.
 1
9

CONCLUSIONES

Un Diagnostico administrativo es un estudio sistemático que tiene como

propósito fundamental conocer la organización administrativa y el funcionamiento
del área que es objeto de estudio, esto con el fin de encontrar las acusas y efectos
de los problemas de la nada administración de la entidad.

El diagnostico administrativo busca analizar las causas y efectos de los

problemas administrativos, por lo que la técnica FODA es útil para ello pues ayuda
a establecer las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas de la
administración.

La empresa tiene debilidades y amenazas, pero también cuenta con

fortalezas y oportunidades para superar las debilidades y amenazas, los hallazgos
analizados demuestran que si se pueden superar los problemas.
 15

RECOMENDACIONES

No se deben descuidar las fortalezas, para que sigan siendo un punto positivo
para la empresa.

Utilizar de manera eficiente los recursos que tiene la empresa.

Aprovechar las oportunidades cuando se presenten

 17

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Hernández Sampieri, Roberto. Et. Al. Metodología de la Investigación.

México: Mc Graw Hill, 2010.
 19

APÉNDICES
 21

CUESTIONARIO
 23

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE

GUATEMALA CENTRO UNIVERSITARIO
DEL NORTE PRÁC
CARRERA DE CONTADURÍA PÚBLICA Y
AUDITORÍA SISTEMATIZACIÓN Y
ORGANIZACIÓN

La presente encuesta será utilizada como instrumento técnico que tiene por
objetivo recaudar información para conocer, las deficiencias del área de contabilidad
de la empresa seleccionada, DISTRIBUIDORA VETERINARIA COBANERA.
Desde luego se agradece su colaboración, al responder las siguientes preguntas.

Sexo: M: F:

Área: Cargo:

1. ¿Existe un encargado de llevar la contabilidad de la

empresa? Si No

2. Indique las causas por la cual los empleados de dicha entidad, se les
dificulte realizar las tareas impuestas en el horario establecido.

a.
b.
c.

3. ¿La empresa cuenta con un gerente

general? Si No
Porque:

5. ¿la empresa realiza operaciones al

crédito? Si No

Porque:

6. ¿La empresa cuenta con políticas

contables? Si No

7. ¿El uso de la cuenta es utilizado como

 corresponde? Si No
Porque:
 25

8. ¿En qué cuentas considera que se realizan incorrecciones de uso?

9. ¿Existe un manual para el uso de las políticas

contables? Si No

10. ¿El uso del efectivo o ingresos que recibe la empresa es utilizado
correctamente? Si No

Porque:

11. ¿Cómo evaluaría el trabajo de contabilización interna, de las cuentas o

registros en la empresa?
Eficiente Ineficiente

12. ¿Existe un encargado específico para las operaciones y registro de

los movimientos de caja?
Si No

¡Gracias por su colaboración y valioso tiempo dedicado a esta actividad!