Organización del
trabajo
(FARMACIA)
ÁREA: ADMINISTRATIVA
CARGO: DIRECTOR GENERAL
OBJETIVOS
Controlar y supervisar todas las
operaciones, la plantilla y los proyectos de
la farmacia.
Guiar a la farmacia hacia la dirección más
rentable implementando, a su vez, su
visión, misión y objetivos a largo plazo.
Garantizar que la farmacia avance
constantemente hacia el logro de sus
objetivos a corto, mediano y largo plazo,
además de que no se desvíe de sus
directrices estratégicas.
METAS O INDICADORES DE
MEDICIÓN
Metas:
1. Supervisar que se brinde de manera
eficiente los productos que requiere
el cliente en el momento necesario.
2. Garantizar que se ofrezca un amplio
surtido de productos dentro del
establecimiento.
3. Supervisar que se brinde un trato
adecuado y profesional a cada uno de
los clientes.
4. Guiar a la farmacia hacia un
posicionamiento adecuado dentro
del sector farmacéutico.
Evaluación de resultados de indicadores
de medición:
Tiempo de preparación de pedidos.
Número de pedidos completados con
éxito.
Obsolescencia de inventario.
Coste de gestión y mantenimiento del
inventario.
Cobertura entre oferta y demanda.
Valoración de las ventas.
 Satisfacción del cliente.
Nivel de competitividad.

PROCESOS

El Director General tendrá cómo responsabilidad supervisar el cumplimiento de los

procesos, así cómo su mejora, o bien, nueva creación procesos.

Proceso "Análisis de la solicitud petición del cliente": en el cual se estudian las

necesidades de los clientes en relación a los productos que se distribuyen.
Proceso de "Compras": en el cual se compran las posibles referencias de productos que
no se encuentren en stock.
Proceso "Entrega del producto": este es el momento en cual se entregan las referencias
solicitadas por el cliente.
Proceso "Postventa": en la que se atenderán a las posibles dudas, sugerencias, quejas,
reclamaciones o devoluciones que puedan existir una vez entregado el producto.
Proceso de "Formación interna": capacitación de personal.

PROCEDIMIENTO EVALUACIÓN DE PROCEDIMIENTO EVALUACIÓN DE

PROCESOS RESULTADOS

1. Revisar con atención los objetivos a 1. Revisar los resultados de cada

cumplir de cada procedimiento a evaluar.
2. Explorar los criterios de evaluación.
3. Preparar los materiales con anticipación.
4. Ejecución de evaluación.
procedimiento.
2. Explorar los criterios de evaluación.
3. Preparar los materiales con
anticipación.
4. Ejecución de evaluación.
5. Comparar resultados previos, con
resultados actuales y establecer
resultados esperados para el
siguiente periodo.

PROCEDIMIENTO DE MEJORA DE PROCESOS

1. Realizar retroalimentaciones necesarias para cada área.

2. Explorar áreas de oportunidad.
3. Análisis de retroalimentación de cada proceso.
4. Reestructuración de procesos actuales.
5. Estructuración de nuevos procesos.

ÁREA: ADMINISTRATIVA

CARGO: DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANZAS

 OBJETIVOS METAS O INDICADORES DE MEDICIÓN

Planear y dar seguimiento a la 1. Crear e implementar políticas y

gestión financiera de la farmacia.
Suministrar oportunamente
información válida y confiable
sobre el rendimiento de las
operaciones que permita la toma
de decisiones, a fin de cumplir con
los objetivos estratégicos
establecidos.
Garantizar el buen
funcionamiento administrativo de
la oficina y óptimo estado de las
instalaciones físicas de la
empresa.
procedimientos internos, llevar controles
administrativos y velar por que se cumplan
las políticas.
2. Supervisar los procesos de las compras de la
empresa.
3. Manejar presupuestos, hacer análisis de lo
presupuestado versus lo ejecutado, control de
gastos y costos.
4. Supervisar la contabilidad y el pago de
impuestos, elaborar proyecciones financieras,
tendrá relación con bancos y con la auditoría
externa.
5. Realizar reportes de la ejecución financiera
semanal y elaborar los estados financieros.
Presentar los estados financieros y análisis de
los mismos ante Gerencia General.
6. Apoyar en temas legales y fiscales.

Indicadores de medición:

Tiempo de preparación de pedidos.

Número de pedidos completados con éxito.
Obsolescencia de inventario.
Coste de gestión y mantenimiento del
inventario.
Cobertura entre oferta y demanda.
Valoración de las ventas.
Satisfacción del cliente.
Nivel de competitividad.

PROCESOS

Proceso de generación de información útil para la toma de decisiones.

Proceso de control interno.
Proceso de eficiente manejo del capital de trabajo.
Proceso de reducción de costos y gasto.

ASIGNACIÓN DE TAREAS
1. Definir, en conjunto con la Gerencia General, la fijación y conducción de las políticas y
estrategias para las actividades financieras de la empresa de acuerdo a las estrategias
del negocio.
2. Establecer y velar por el cumplimiento de políticas y procedimientos para las actividades
de las áreas que se encuentran bajo su responsabilidad, así como de los controles
internos financiero-contables para toda la organización.
3. Planificar, coordinar, dirigir y controlar las actividades de finanzas (tesorería,
contabilidad, presupuesto, administración de efectivo, análisis financiero, costos e
impuestos), garantizando el cumplimiento de las regulaciones establecidas tanto a nivel
nacional, internacional, como interno de la empresa.
4.  Proveer, a requerimiento de la Gerencia General, información financiera del negocio y
de las marcas (rentabilidad, costos por producto, análisis de ingresos y gastos, etc.) para
la toma de decisiones.
5. Preparar informes financieros periódicos y analizar variaciones significativas con
relación a períodos anteriores.
6.  Planear y coordinar las actividades de administración de la oficina como
mantenimiento de las instalaciones, administración de contratistas, administración de
las pólizas de seguro, control y pago a proveedores de servicios públicos, compras, entre
otros.
7. Hacer recomendaciones a la Gerencia General y/o tomar acciones, dentro de su nivel de
responsabilidad, para colocar los fondos y obtener el mejor rendimiento de las cuentas
de inversión de la organización.
8. Garantizar la disponibilidad de recursos a las áreas bajo su cargo, con el fin de que se
puedan ofrecer servicios de alta calidad de forma oportuna y efectiva.
9. Presentar reportes periódicos a la Gerencia Ejecutiva de Servicios Compartidos sobre los
resultados de su gestión.
10. Asegurar que se mantengan los adecuados archivos y/o registro sobre la información
financiera–contable de la empresa.
11. Recibir, responder e implementar los cambios aprobados como resultado de las
auditorias realizadas al área bajo su gestión.

ÁREA: ADMINISTRATIVA

CARGO: RESPONSABLE SANITARIO

OBJETIVOS METAS O INDICADORES DE MEDICION

Planificar, dirigir o coordinar los 1. Supervisar que las actividades realizadas en

servicios sanitarios. la farmacia correspondan a las establecidas
Dar cumplimiento al marco en el Aviso de funcionamiento o autorizadas
regulatorio y lograr la mejora en la Licencia Sanitaria.
continua.
 Asegurarse de que la regulación
sanitaria del establecimiento
sea la correcta, al igual que la
pureza y seguridad de los
productos ofrecidos .
Asegurarse de que se cumplen
las normas de higiene y
seguridad para proteger al
personal.
2. Asegurar que estén actualizados el Aviso de
funcionamiento o Licencia Sanitaria y el Aviso
de Responsable Sanitario.
3. Asegurar que se cumple en tiempo y forma
con las disposiciones sanitarias vigentes
aplicables a la farmacia y a los insumos para
la salud que comercializan.
4. Revisar, autorizar y asegurar la aplicación de
los Procedimientos Normalizados de
Operación (PNO) a las actividades
relacionadas con los medicamentos y demás
insumos para la salud que se realicen en la
farmacia, actualizándolas periódicamente de
acuerdo con los lineamientos legales,
institucionales y profesionales y con la
descripción de puestos del personal.
5. Desarrollar y poner en práctica nuevas
normas para mejorar el rendimiento de los
servicios sanitarios.
6. Atender personalmente las reclamaciones
derivadas a irregularidades con el servicio que
ofrece el establecimiento.

Indicadores de medición:

Tiempo de preparación de pedidos.

Número de pedidos completados con éxito.
Obsolescencia de inventario.
Coste de gestión y mantenimiento del
inventario.
Cobertura entre oferta y demanda.
Valoración de las ventas.
Satisfacción del cliente.
Nivel de competitividad.

PROCESOS

Proceso de "Formación interna": ejecución del programa anual de capacitación de su

personal que considere como mínimo:

   • Manejo y control de medicamentos y demás insumos para la salud.

   • Sistema Integral de Capacitación en Dispensación (SICAD).

   • Procedimientos Normalizados de Operación (PNO)

   • Normas de seguridad e higiene.

   • Atención a usuarios y proveedores según las funciones que tengan asignadas.

   • Regulación Sanitaria aplicable.

   • Receta médica.

   • Medicamentos estupefacientes y psicotrópicos (cuando aplique).

   • Farmacovigilancia y tecnovigilancia.

   • Actividades indebidas en los establecimientos.

   • Control de antibióticos.

Proceso de "Verificación de normas": validar el cumplimiento de las normas de higiene y

seguridad vigentes.

ASIGNACION DE TAREAS

Establecer las condiciones para satisfacer los objetivos del negocio y del lugar de trabajo.
Gestionar el personal de cajas.
Monitorizar el uso de los servicios sanitarios para garantizar su eficacia.
Adquirir medicamentos y demás insumos para la salud de proveedores legalmente
establecidos, que cuenten con aviso de funcionamiento o Licencia Sanitaria, según
corresponda a las líneas de comercialización.
Asegurar que los medicamentos, remedios herbolarios y demás insumos para la salud
cuenten con Registro Sanitario y clave alfanumérica vigentes, impresos en la caja,
etiqueta o blíster.
Constatar que los suplementos alimenticios, productos de aseo personal y productos
cosméticos no se ostenten como medicamentos.
Aprobar o rechazar lotes que no cuenten con lo especificado.
Notificar a la Secretaría de Salud los retiros de productos del mercado.
Supervisar que la farmacia cuente con las instalaciones y los equipos necesarios para el
almacenamiento y conservación de los insumos para la salud que comercializan.
Notificar al público el horario de asistencia en el que el responsable puede ser
encontrado en el establecimiento.
 Supervisar que el personal que maneja insumos para la salud se capacite y se evalúe
periódicamente en la actividad que desempeña en la farmacia y que participe en la
elaboración del perfil de puestos y los PNO (Procedimientos Normalizados de
Operación ).
Supervisar que se establezca un programa de mantenimiento, orden y limpieza.
Supervisar que no se realicen actividades indebidas en las farmacias.
Atender las visitas de verificación realizadas por la Autoridad Sanitaria, así como
designar y capacitar a los Auxiliares del Responsable Sanitario para esta actividad.
Asegurar que cuente y cumpla con la edición vigente del Suplemento para
establecimientos dedicados a la venta y suministro de medicamentos y demás insumos
para la salud de la Farmacopea de los Estados Unidos Mexicanos.
Supervisar el resguardo y la conservación de las recetas surtidas y retenidas.
Supervisar la recepción de todos los insumos para la salud y otros productos, tales como
suplementos alimenticios, cosméticos y artículos de aseo personal y que cumplan con la
Regulación Sanitaria vigente.
Realizar las auditorías internas de las actividades que afecten la calidad de los insumos
para la salud.
Establecer y supervisar el manejo, resguardo y control de antibióticos.
 Supervisar y avalar con su firma el manejo, guarda, custodia, venta, suministro y control
de medicamentos estupefacientes y psicotrópicos.
Supervisar que se conserven durante al menos tres años las facturas y los documentos
que a amparan la tenencia legítima y la trazabilidad de los insumos para la salud.
Supervisar en forma periódica y sistemática las fechas de caducidad de medicamentos y
demás insumos para la salud y que estén almacenados, empleando el sistema Primeras
Caducidades, Primeras Salidas (PCPS) o Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS).
Los productos con fecha de caducidad vencida deben estar separados e identificados de
los insumos para la salud disponibles para venta y suministro.
Supervisar que la venta y el suministro de los insumos para la salud se apeguen a los

ÁREA: OPERATIVA

CARGO: RESPONSABLE ADMINISTRATIVO

OBJETIVOS METAS O INDICADORES DE MEDICIÓN

Tiene como objetivo principal lograr el Nivel de satisfacción del cliente.

máximo beneficio posible para una
entidad. Logra esto mediante la
organización, planificación, dirección y
control de los recursos que tiene a su
disposición. Entre ellos caben destacar
los recursos humanos, económicos y
tecnológicos.
Calificación de la calidad de los servicios.
Índice de retención de personal.
Quejas y sugerencias de los clientes.
Rendimiento de costos.
Eficacia en ventas.
Tiempo de producción de un producto.
Costo del transporte sobre ventas.

PROCESOS

Supervisar las operaciones de cajas asegurando el cumplimiento de las normas y

protocolos de la farmacia.
 Gestionar el corte y arqueos de caja asegurando la coincidencia de los montos y el
cumplimiento de las métricas. 
Crear y organizar informes que ayuden al seguimiento de las ventas y toma de decisiones

PROCEDIMIENTO ASIGNACION DE TAREAS

Liderar el equipo de cajas a través de Liderar equipos de trabajo dentro de la

responsabilidades como: farmacia, en coordinación con el director
planificación del trabajo, supervisión general de la misma. .
de los miembros del equipo, Planificar estrategias innovadoras dentro de
la farmacia.
 entrenamiento de nuevos Manejo de equipos de trabajo de cada área
colaboradores. determinada para el logro de objetivos.
Manejar la administración general de la
empresa (farmacia).

ÁREA: OPERATIVA

CARGO: RESPONSABLE DE ALMACÉN

OBJETIVOS METAS O INDICADORES DE MEDICIÓN

Mantener el almacén en optimas Decidir y organizar cómo son los procesos de

condiciones de recepción,
surtimiento y almacenamiento.
Mantener en condiciones optimas
el control de los activos fijos, tanto
del almacén como de todas las
áreas de la Institución.
Mantener actualizadas las pólizas
de seguros de los activos fijos de la
Institución.
distribución y entrega de cada producto.
Garantizar el flujo de mercancía y estudiar
cómo mejorar y perfeccionar todos los procesos.
Optimizar el transporte: reducir el costo, plazos
e itinerarios de entrega.
Prevenir incidencias y el deterioro del almacén
aplicando medidas de seguridad y
mantenimiento.

PROCESOS

Supervisar y asignar responsabilidades al personal a su cargo.

Supervisar y controlar la entrada y salida de materiales y equipos de almacén.
Supervisa la organización de la mercancía.
Elabora órdenes de compra para la adquisición de materiales.
Supervisa el  inventario establecidos de bienes y servicios.
Actualiza los sistemas de registros.
Revisa, valida, firma, sella y consigna el  inventario.
Supervisa el despacho de mercancía.
Realiza informes diarios de entrada y salida del material del almacén.
Establece la metodología  de trabajo registro y control del almacén.
Cumple con las normas de seguridad integral.

PROCEDIMIENTO ASIGNACION DE TAREAS

 Verificar reportes de faltantes; Verificar el control y el registro de las entradas y
verificar junto con el coordinador salidas de materiales, equipos, productos,
General de Insumos, los faltantes de material, herramientas, insumos de
medicamento. medicamento y otros bienes propiedad o en
Verificar junto con el coordinador custodia del Instituto.
General de Insumos la caducidad de Corroborar que los medicamentos estén
los medicamentos y el buen estado debidamente almacenados para su localización y
para el repartimiento de las distribución adecuada.
farmacias locales y foráneas.
Realizar las actividades necesarias
para la toma de inventarios y
auditorias.
Participar en las auditorías Internas
y Externas.

ÁREA: VENTAS

CARGO: RESPONSABLE DE CAJA Y VENTAS

OBJETIVOS METAS O INDICADORES DE MEDICIÓN

Dirige la distribución, pre venta, El número de ventas debe de ser superior a los
venta y post venta de los productos. gastos.
Entrega la mercancía o hace llegar
Organizar y dar prioridad a aquellas
el producto.
actividades del valor.
Dar la información necesaria a su
Clasificar tus productos de acuerdo a los
equipo sobre los productos y
hacer recomendaciones. ingresos obtenidos por cada uno
Mantener relaciones con Medir el desempeño general de cada
distribuidores y proveedores de la empleado de la empresa.
tienda.
Brindar atención al cliente
Promocionar productos nuevos.

PROCESOS

Secuenciar los pasos necesarios para atraer, convertir y retener a un cliente y puede
ser definido como un esquema que ayuda a los profesionales para anticipar las
necesidades de los clientes y aprovechar las oportunidades en cada una de las
etapas del proceso de ventas.

PROCEDIMIENTO ASIGNACION DE TAREAS

Emparejar aspectos socio- Gestionar transacciones con clientes utilizando
económicos y demográficos de los cajas registradoras.
clientes. Escanear las mercancías y asegurarse de que el
Realizar consultas personalizadas precio sea el correcto.
offline y online Cobrar en efectivo o con tarjeta de crédito.
Abrir una tienda online para ganar Emitir recibos, reembolsos, cambios o tiques.
visibilidad y aumentar las ventas Canjear sellos y cupones.
Crear un espacio físico de atención
adecuado y con cierta privacidad
Mejorar los tiempos de atención al
cliente adaptándolo a sus
necesidades.