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Transformando grupos en
equipos ganadores
Índice
Esquema 3
Ideas clave 4
3.1. Introducción y objetivos 4
3.2. ¿Por qué trabajar en equipo? 5
3.3. Formación del equipo 9
3.4. Organización del equipo de trabajo 13
3.5. Gestión del trabajo en equipo 15
3.6. Gestión de reuniones 17
3.7. Cuándo hay que decir adiós 20
3.8. Referencias bibliográficas 21
A fondo 23
Test 24
Esquema
¿Cuál es la diferencia entre un equipo que logra resultados y otro que no lo hace?,
¿qué hace que un grupo de personas se convierta en un equipo? Y, más importante,
¿cómo puede el líder conseguir que un grupo se convierta en un equipo eficaz? Estas
son las preguntas que intentaremos responder en esta unidad.
Los equipos son el bloque básico de cualquier organización, pero no todos lo son.
Muchas veces, encontraremos personas trabajando juntas, pero no trabajando en
equipo. Lograr esto no es una tarea sencilla. Si uno piensa en la propia experiencia,
recordará en más de una oportunidad haber formado parte un algún grupo que no
fue exitoso. En esta unidad se presenta principios y técnicas para hacer que los
equipos sean efectivos en el logro de sus metas. Los objetivos para esta unidad son:
Caza mayor
Las organizaciones reúnen el trabajo individual en grupos de trabajo, pero ¿qué hace
que un equipo sea distinto? Un equipo es «un pequeño número de personas con
habilidades complementarias que están comprometidas a lograr un propósito
común, a un conjunto de metas de desempeño, y a un enfoque por el que se sienten
mutuamente responsables» (Katzenbach y Smith, 2005, p. 2).
Tabla 1. Diferencias entre un grupo y un equipo. Fuente: Ivancevich, Konopaske y Matteson (2006).
Tipos de equipo
Para que un equipo rinda realmente en términos de lograr sus objetivos, para que un
equipo sea potente, no solo debe poseer la ventaja de cantidad numérica, sino que
debe además estar compuesto de las personas con las habilidades y actitudes
necesarias para conseguir los objetivos. En la siguiente sección discutimos cómo
componer un equipo de trabajo ganador.
Jeff Bezos impuso una regla en Amazon: «Los equipos no debían tener más personas
que las que pudieran ser alimentadas con dos pizzas grandes» (Hern, 2018). Estamos
hablando de grupos de 8 o 9 personas. La lógica es sencilla. Por un lado, un número
pequeño de personas puede coordinar más fácilmente y, por otro, se necesitan
menos recursos gerenciales para apoyar su trabajo.
Cuando los equipos se hacen muy grandes, toma más tiempo tomar decisiones y es
menos probable llegar a consensos y la comunicación se hace tediosa. Sin mencionar
el esfuerzo requerido para convocar a reuniones cuando sus miembros no trabajan
exclusivamente en el equipo.
Habilidades y actitudes
Las habilidades son las capacidades que tienen las personas para ejecutar o llevar a
cabo alguna tarea de manera efectiva y eficiente. El logro de proyectos complejos
involucra el uso de varias habilidades diferentes. Una manera de categorizar las
habilidades es distinguir entre habilidades duras y habilidades blandas. Las
habilidades duras son las competencias relacionadas con la ejecución de una tarea
ligada al desarrollo profesional. Las habilidades blandas son competencias
relacionadas al manejo de relaciones interpersonales.
Habilidades
Hay que buscar para el equipo personas que representen las distintas habilidades
duras ligadas a la tarea, pero también hay que buscar una diversidad de habilidades
blandas.
Con respecto a las necesidades blandas hay que considerar diversidad en:
Actitudes
Sin embargo, la habilidad no es lo único que cuenta. Las personas tienen también
diferentes actitudes hacia la vida en general y enfrentan los retos y problemas de
manera distinta. La diversidad en actitudes hacia el trabajo también promueve un
mejor trabajo en el equipo.
Orientación frente al riesgo. Mientras que hay personas más cómo das frente al
riesgo, hay otras con mayor aversión a este y que planean el último detalle.
Una sana combinación de estos estilos de personas contrarresta las desventajas que
tiene cada orientación, mientras aprovecha las fortalezas de cada una. El Dr. Thomas
Malone (2014) ha investigado sobre un concepto que él denomina «equipos
inteligentes».
También sirve que los miembros del equipo sean explícitos sobre sus preferencias de
trabajo y lo que esperan de los demás. Una realidad a la que muchos equipos se
enfrentan es que los miembros retienen sus obligaciones laborales diarias, por lo que
es necesario que sean explícitos sobre la disponibilidad de tiempo y esfuerzo que
podrán aportar al equipo. De esta manera, se fijan expectativas realistas sobre la
participación de cada uno y se hace más fácil asignar responsabilidades luego.
Es muy posible que el equipo de trabajo se haya formado con un objetivo en mente,
pero que este objetivo haya sido planteado en términos aún generales. Parte de lo
que el equipo tiene que hacer es convertir ese objetivo en metas concretas (ver la
sección 1.2 de esta unidad).
Para establecer las metas concretas que el equipo perseguirá, los miembros deben
visualizar el producto terminado y las características que tendrá. La visión concreta
del resultado del trabajo se convierte así en la guía para el trabajo. Cuando se
visualiza el éxito, se ponen los parámetros que harán que el equipo pueda considerar
el trabajo como culminado.
Los parámetros del resultado exitoso del proyecto se convierten luego en una serie
de acciones para conseguirlos. Trabajar con el fin en mente facilita el planeamiento
de las acciones necesarias para llegar a este. Asimismo, las acciones deben llevar a su
orden lógico de tal manera que se pueda establecer la precedencia de unas con
respecto a otras y determinar los resultados intermedios que serán hitos del
proyecto. Cuando se tiene una fecha límite para obtener un resultado final (en el caso
de equipos que tienen un principio y un fin) es fácil trabajar hacia atrás para poner
fechas límite para los resultados intermedios o hitos.
Reglas de conducta
Para sentar las bases de la gestión del trabajo del equipo conviene poner reglas de
conducta. Las reglas no tienen que ser impuestas por el líder, sino que el equipo debe
participar en cuanto a determinar cuáles deben ser las conductas esperadas por los
miembros. Se podría asumir que cualquiera sabe cómo trabajar bien en un equipo,
pero no todo el mundo tiene la misma idea de lo que esto significa. Por esto, a pesar
Clarificar las reglas de conducta ayudará a que todos sepan qué pueden esperar de
los demás y dará pautas para dar feedback cuando alguien no se comporte de
acuerdo con las reglas. El líder debe ser quien más cuidado deberá tener en seguir las
reglas, pues su conducta, por ser el líder, se tomará como la manera correcta de hacer
las cosas, aún si contraviene lo antes acordado.
Los temas dentro de las reglas de conducta del equipo pueden incluir cómo se
conducirán las reuniones, cómo se resolverán los conflictos, cómo se delegarán
tareas, cómo se tomarán las decisiones o cómo se dará retroalimentación.
Para facilitar la tarea, el líder puede poner a consideración del grupo una lista inicial
de reglas. El propósito de hacer esto, no es tanto convencer al grupo de adoptarlas,
sino más bien darles un punto de partida para que se facilite el proceso. En general,
no existe un conjunto de reglas «ideal» o «correcto». Las reglas a las que llegue el
equipo serán, en gran medida, reflejo de sus preferencias personales.
Tradicionalmente, los equipos de trabajo se han ocupado más del monitoreo de las
actividades de las tareas del proyecto, pero, desde el punto de vista de la gestión de
equipos, se descuida el monitoreo de las interacciones entre los miembros.
Bajo la guía de las reglas del equipo el líder, u otro miembro del equipo, puede dar
feedback objetivo sobre la conducta de algún miembro del equipo según sea
necesario. Asimismo, se puede fijar reuniones para que el grupo se retroalimente
sobre la calidad del trabajo del equipo de la misma manera como los grupos de
trabajo mantienen reuniones para comprobar el avance de las tareas de un proyecto.
Las reuniones son una queja común de las personas que trabajan, especialmente por
el tiempo que toman y con relación a la utilidad que muchas veces ofrecen. Las
reuniones de trabajo bien preparadas y conducidas son, empero, herramientas
fundamentales para el trabajo en equipo.
Toda reunión debe tener una razón de ser y esta debe ser clara para todos los
asistentes. Una reunión puede servir para tomar una decisión, resolver algún
problema, o para información importante al equipo. De acuerdo con el propósito de
la reunión hay que decidir si la reunión es realmente necesaria, o se puede conseguir
el mismo objetivo sin sostener esta (por ejemplo, cuando una comunicación por
correo sería suficiente).
Si la reunión es necesaria, la preparación es el primer paso para que esta sea efectiva.
La preparación incluye, preparar la agenda de la reunión, invitar a los asistentes y
preparar los aspectos logísticos de la reunión. La agenda de la reunión estará en
función del propósito de esta y debe contener los elementos necesarios para
conseguirlo. Hay que considerar que las personas tienen un límite de atención y es
preferible que una reunión no dure más de 30 o 40 minutos.
Con respecto a los asistentes, es posible que no todos los miembros del equipo
necesiten estar en la reunión, sobre todo cuando se trata de equipos grandes. Cada
uno de los asistentes debe recibir la agenda por adelantado junto con cualquier
material que deben considerar antes de la reunión. Además, no se debe descuidar
los aspectos logísticos de la reunión y tener un recurso de respaldo por si la tecnología
falla.
Conducir la reunión
Si el grupo se atasca en algún punto, es posible que lo mejor sea mover el punto en
particular para una reunión futura y asignar tareas que ayuden a clarificar el tema o
a obtener más información.
Cerrar la reunión
Para concluir una reunión efectiva hay que resumir todos los acuerdos y sobre todo
clarificar los compromisos adquiridos y los pasos siguientes acordados a partir de la
reunión. Todos deben tener claridad sobre lo que les toca hacer a partir de la reunión.
Si quedó algún punto pendiente, es necesario también ser específico con respecto a
ello y anunciar una reunión de seguimiento si se requiriera.
Este puede ser un buen momento para que los miembros den retroalimentación
sobre la conducción de la reunión.
En algún momento el equipo de trabajo llega a su fin. El líder debe ayudar al equipo
a cerrar el proceso. Un resultado exitoso no debe pasar desapercibido y hay algunas
maneras en que se puede resaltar el éxito del equipo. Se puede organizar alguna
celebración simbólica donde se puede reconocer al equipo y sus logros. Se puede
hacer un reconocimiento más formal mediante correos dirigidos a los supervisores
de las áreas originales de los miembros del equipo, de ser el caso.
Pero, por otro lado, este momento de cierre puede servir para reflexionar si, y hasta
qué punto, las reglas sirvieron su propósito y qué cambios se pueden recomendar
para ocasiones futuras.
Hern, A. (2018). The two-pizza rule and the secret of Amazon's success [en línea]. The
Guardian. https://www.theguardian.com/technology/2018/apr/24/the-two-pizza-
rule-and-the-secret-of-amazons-success
Katzenbach, J. y Smith, D. (2005). The discipline of teams [en línea]. Harvard Business
Review.
Shapiro, M. (2015). HBR guide to leading teams. Boston: Harvard Business Review
Press.
Strategyandbusiness. (15 de mayo de 2014). Why Women Make Teams Smarter [Vídeo].
Youtube. https://youtu.be/bn9S30Kze54
Different (s/f). Normas para la cooperación en un equipo de trabajo [en línea]. Different.
https://www.different.com.mx/trabajo-en-
equipo/#6._Normas_para_la_cooperaci%C3%B3n_en_un_equipo_de_trabajo
En este blog se incluyen algunas reglas para el trabajo de un equipo que pueden servir
como base para presentar ideas al equipo de trabajo. De esta manera se ayuda a que
el grupo genere las suyas propias.
Equipos de producción o
servicio 2 B La tripulación de un avión comercial
7. ¿Por qué se dice que es importante que los miembros de un equipo sean explícitos
con respecto a su disponibilidad de tiempo?
A. Porque de otra manera las personas tienden a holgazanear.
B. Porque muchos retienen sus labores y obligaciones diarias y se debe fijar
expectativas realistas.
C. Porque el líder debe siempre controlar el trabajo de todos.
D. Para llevar cuenta de los honorarios de cada persona.
9. ¿Cuáles son los elementos que hay que tener en cuenta para la etapa de
preparación de una reunión?
A. Fijar la fecha, invitar a los asistentes, iniciar la reunión.
B. Preparar la agenda, invitar a los asistentes, iniciar la reunión.
C. Preparar la agenda, invitar a los asistentes y preparar los aspectos logísticos.
D. Fijar la fecha, invitar a los asistentes, asegurar que los asistentes irán.
10. ¿Por qué se dice que el cierre debe incluir la evaluación del trabajo en equipo?
A. Permite ver hasta qué punto los miembros cumplieron con sus compromisos
para con el equipo.
B. Permite reflexionar sobre las vivencias subjetivas de cada miembro del
equipo.
C. Permite proponer cambios para ocasiones futuras.
D. Todas las anteriores.