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Introducción y objetivos
¿Cuál es la diferencia entre un equipo que logra resultados y otro que no lo hace?,
¿qué hace que un grupo de personas se convierta en un equipo? Y, más
importante, ¿cómo puede el líder conseguir que un grupo se convierta en un
equipo eficaz? Estas son las preguntas que intentaremos responder en esta
unidad.
Tipos de equipo
Jeff Bezos impuso una regla en Amazon: «Los equipos no debían tener más
personas que las que pudieran ser alimentadas con dos pizzas grandes» (Hern,
2018). Estamos hablando de grupos de 8 o 9 personas. La lógica es sencilla. Por
un lado, un número pequeño de personas puede coordinar más fácilmente y, por
otro, se necesitan menos recursos gerenciales para apoyar su trabajo.
Cuando los equipos se hacen muy grandes, toma más tiempo tomar decisiones y
es menos probable llegar a consensos y la comunicación se hace tediosa. Sin
mencionar el esfuerzo requerido para convocar a reuniones cuando sus miembros
no trabajan exclusivamente en el equipo.
Habilidades y actitudes
Las habilidades son las capacidades que tienen las personas para ejecutar o llevar
a cabo alguna tarea de manera efectiva y eficiente. El logro de proyectos
complejos involucra el uso de varias habilidades diferentes. Una manera de
categorizar las habilidades es distinguir entre habilidades duras y habilidades
blandas. Las habilidades duras son las competencias relacionadas con la
ejecución de una tarea ligada al desarrollo profesional. Las habilidades blandas
son competencias relacionadas al manejo de relaciones interpersonales.
Habilidades
Hay que buscar para el equipo personas que representen las distintas habilidades
duras ligadas a la tarea, pero también hay que buscar una diversidad de
habilidades blandas.
Con respecto a las habilidades duras hay que considerar diversidad en:
Con respecto a las necesidades blandas hay que considerar diversidad en:
Sin embargo, la habilidad no es lo único que cuenta. Las personas tienen también
diferentes actitudes hacia la vida en general y enfrentan los retos y problemas de
manera distinta. La diversidad en actitudes hacia el trabajo también promueve un
mejor trabajo en el equipo.
También sirve que los miembros del equipo sean explícitos sobre sus preferencias
de trabajo y lo que esperan de los demás. Una realidad a la que muchos equipos
se enfrentan es que los miembros retienen sus obligaciones laborales diarias, por
lo que es necesario que sean explícitos sobre la disponibilidad de tiempo y
esfuerzo que podrán aportar al equipo. De esta manera, se fijan expectativas
realistas sobre la participación de cada uno y se hace más fácil asignar
responsabilidades luego.
Para establecer las metas concretas que el equipo perseguirá, los miembros
deben visualizar el producto terminado y las características que tendrá. La visión
concreta del resultado del trabajo se convierte así en la guía para el trabajo.
Cuando se visualiza el éxito, se ponen los parámetros que harán que el equipo
pueda considerar el trabajo como culminado.
Los parámetros del resultado exitoso del proyecto se convierten luego en una
serie de acciones para conseguirlos. Trabajar con el fin en mente facilita el
planeamiento de las acciones necesarias para llegar a este. Asimismo, las
acciones deben llevar a su orden lógico de tal manera que se pueda establecer la
precedencia de unas con respecto a otras y determinar los resultados intermedios
que serán hitos del proyecto. Cuando se tiene una fecha límite para obtener un
resultado final (en el caso de equipos que tienen un principio y un fin) es fácil
trabajar hacia atrás para poner fechas límite para los resultados intermedios o
hitos.
Reglas de conducta
Para sentar las bases de la gestión del trabajo del equipo conviene poner reglas
de conducta. Las reglas no tienen que ser impuestas por el líder, sino que el
equipo debe participar en cuanto a determinar cuáles deben ser las conductas
esperadas por los miembros. Se podría asumir que cualquiera sabe cómo trabajar
bien en un equipo, pero no todo el mundo tiene la misma idea de lo que esto
significa. Por esto, a pesar de que la mayoría de las personas tiene la voluntad de
trabajar bien con otros, esto no sucederá si no hay un acuerdo sobre lo que esto
significa.
Clarificar las reglas de conducta ayudará a que todos sepan qué pueden esperar
de los demás y dará pautas para dar feedback cuando alguien no se comporte de
acuerdo con las reglas. El líder debe ser quien más cuidado deberá tener en
seguir las reglas, pues su conducta, por ser el líder, se tomará como la manera
correcta de hacer las cosas, aún si contraviene lo antes acordado.
Los temas dentro de las reglas de conducta del equipo pueden incluir cómo se
conducirán las reuniones, cómo se resolverán los conflictos, cómo se delegarán
tareas, cómo se tomarán las decisiones o cómo se dará retroalimentación.
Para facilitar la tarea, el líder puede poner a consideración del grupo una lista
inicial de reglas. El propósito de hacer esto, no es tanto convencer al grupo de
adoptarlas, sino más bien darles un punto de partida para que se facilite el
proceso. En general, no existe un conjunto de reglas «ideal» o «correcto». Las
reglas a las que llegue el equipo serán, en gran medida, reflejo de sus
preferencias personales.
En el apartado «A fondo» se encuentra un enlace a un blog de la empresa
Different que incluye algunas reglas propuestas para un buen trabajo en equipo.
Bajo la guía de las reglas del equipo el líder, u otro miembro del equipo, puede
dar feedback objetivo sobre la conducta de algún miembro del equipo según sea
necesario. Asimismo, se puede fijar reuniones para que el grupo se retroalimente
sobre la calidad del trabajo del equipo de la misma manera como los grupos de
trabajo mantienen reuniones para comprobar el avance de las tareas de un
proyecto.
Las reuniones de retroalimentación deben seguir los mismos principios esbozados
en el tema denominado «Modelo para armar: las habilidades del líder».
Gestión de reuniones
Las reuniones son una queja común de las personas que trabajan, especialmente
por el tiempo que toman y con relación a la utilidad que muchas veces ofrecen.
Las reuniones de trabajo bien preparadas y conducidas son, empero,
herramientas fundamentales para el trabajo en equipo.
Toda reunión debe tener una razón de ser y esta debe ser clara para todos los
asistentes. Una reunión puede servir para tomar una decisión, resolver algún
problema, o para información importante al equipo. De acuerdo con el propósito de
la reunión hay que decidir si la reunión es realmente necesaria, o se puede
conseguir el mismo objetivo sin sostener esta (por ejemplo, cuando una
comunicación por correo sería suficiente).
Preparación
Con respecto a los asistentes, es posible que no todos los miembros del equipo
necesiten estar en la reunión, sobre todo cuando se trata de equipos grandes.
Cada uno de los asistentes debe recibir la agenda por adelantado junto con
cualquier material que deben considerar antes de la reunión. Además, no se debe
descuidar los aspectos logísticos de la reunión y tener un recurso de respaldo por
si la tecnología falla.
Conducir la reunión
Gestión de reuniones
Si el grupo se atasca en algún punto, es posible que lo mejor sea mover el punto
en particular para una reunión futura y asignar tareas que ayuden a clarificar el
tema o a obtener más información.
Cerrar la reunión
Para concluir una reunión efectiva hay que resumir todos los acuerdos y sobre
todo clarificar los compromisos adquiridos y los pasos siguientes acordados a
partir de la reunión. Todos deben tener claridad sobre lo que les toca hacer a partir
de la reunión. Si quedó algún punto pendiente, es necesario también ser
específico con respecto a ello y anunciar una reunión de seguimiento si se
requiriera.
Este puede ser un buen momento para que los miembros den retroalimentación
sobre la conducción de la reunión.
Después de la reunión
Después de la reunión se recomienda enviar una comunicación de seguimiento
poniendo por escrito los acuerdos y tareas acordados durante esta. Esta
comunicación debe contener: quiénes fueron los asistentes, los objetivos de la
reunión, los temas de la reunión y los acuerdos a los que se llegó, los pasos
siguientes y compromisos adquiridos, y el agradecimiento al grupo por su
participación.
Pero, por otro lado, este momento de cierre puede servir para reflexionar si, y
hasta qué punto, las reglas sirvieron su propósito y qué cambios se pueden
recomendar para ocasiones futuras.