UNIDAD 3

FASE 5. DILIGENCIAR MATRIZ

Elaborado Por:

José Alexander Barón Camargo

Yenny Milena Malaver

Fredy Alexander Solano

Jeimmy Lorena Tibaduiza

Javier Eduardo Rincón

Grupo. 212015_76

Tutor:

Carlos Fernando Varela

Universidad Nacional Abierta y a Distancia- UNAD

Escuela de Ciencias Básicas, Tecnología e Ingeniería

Ingeniería Industrial

Sogamoso

2021.

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 TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCION….......................................................................................................... 3

2. OBJETIVOS………………………………………………………………….………….. 4

2.1 Objetivo General…………………………………………………………….……...…….. 4

2.2 Objetivos Específicos………………………………………………………….…..…..….. 4

3. DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD…………………………………….……….….….. 5

3.1 Matriz Gestión de la calidad.....………….……………………………..…...................… 5

3.2 Cierre del proyecto…………………………………………………………………….…. 10

3.3 Evaluación económica del proyecto...……..…………………………………..............… 14

4. RECOMENDACIONES AL INVERSIONISTA………….……………………...………. 19

5. CONCLUSIONES…………………………………………………………….…...……… 20

6. BIBLIOGRAFIA……………………………………………………………………...…… 21

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 1. INTRODUCCION

El desarrollo de cada una de las etapas del proyecto, el uso de herramientas como lo son las

matrices de gestión, el proceso que se evidencia en cuanto a lo que inicialmente se plantea al

inversionista, toma de decisiones en cuanto a los costos y posibles beneficios del proyecto

además del trabajo en equipo para lograr ser eficaces en cuanto al uso de recursos y el tiempo de

desarrollo de cada una de las fases del proyecto.

Para el desarrollo de la presente fase se tienen en cuenta el diligenciamiento de las siguientes

matrices; la matriz de gestión de la calidad la cual según PMBOK contiene los procesos

necesarios en los cuales se establece y garantiza que el producto cumpla con calidad las

expectativas del cliente, en el desarrollo de la matriz se establecen además factores de la calidad

como: precio, rapidez, cumplimiento, calidad y conformidad del proyecto igualmente se realiza

el diligenciamiento de los principales roles que se establecen en el planteamiento del proyecto,

las mejoras planteadas para realizar dentro del proceso, documentos y la normatividad aplicada

en el desarrollo del proyecto.

El acta de cierre del proyecto: se realiza el planteamiento acerca del cumplimento del proyecto

diseñado, el propósito, logró de los objetivos, la definición y desempeño de acuerdo a las fechas

pactadas inicio y finalización de proyectos.

En la etapa anterior del proyecto se hizo el diligenciamiento de la matriz de costos en la cual se

pretendía dar una estimación presupuestal de los posibles costos que se podrían presentar tanto

en la etapa de planificación como de ejecución al fin de establecer recursos para poder solventar

y cumplir con el alcance del proyecto, para el desarrollo de esta fase se realiza una evaluación

económica del proyecto teniendo en cuenta el planteamiento de la matriz de costos planteado en

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la fase anterior para concluir con este estudio y fase del proyecto se realiza el esbozo de los

resultados obtenidos financieramente, se observa si la toma de decisiones fue asertiva o por el

contrario se deben generar recomendación para de esta manera dar un óptimo cumplimiento al

alcance del proyecto definido.

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 2. OBJETIVOS

Emplear las diferentes herramientas de conocimiento en la gestión de proyectos, evaluación

financiera mediante el diligenciamiento de las matrices propuestas para el desarrollo de la fase.

2.1 OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Sintetizar los datos mediante la revisión de información propuesta para el desarrollo de los

entregables (matrices).

 Reconocer cada una de las herramientas de gestión de proyectos mediante el desarrollo de las

matrices propuestas.

 Reflejar el comportamiento de los indicadores económicos propuestos mediante el desarrollo

de la evaluación financiera.

 Evaluar de acuerdo a la información financiera presentada si las decisiones tomadas fueron

acertadas o por el contrario deben presentarse recomendaciones al inversionista.

 Plantear de acuerdo a los resultados obtenidos las conclusiones financieras encontradas

dentro del estudio.

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3. DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD

3.1. Matriz Gestión de la calidad

CALIDAD
Nombre del proyecto: YOGURT EL CAMPO
ROL INTEGRANTES
Director de Proyecto José Barón Camargo
Celular: 3004865379
Gerente De tiempo y riesgo Jeimmy Tibaduiza
Celular: 3118187821
Gerente de adquisiciones Yenny Malaver
Celular: 3208562547
Gerente de costos y comunicaciones Javier Rincón
Celular: 3134595448
Gerente de Gestión de calidad, Fredy Solano
Evaluación financiera Celular: 3138121008
DEFINA LA POLÍTICA DE CALIDAD DEL PROYECTO:

POLITICA DE CALIDAD PARA LA ORGANIZACIÓN YOGURT EL CAMPO

Empresa dedicada a la comercialización de productos lácteos (yogurt), establece como política de gestión las siguientes directrices:

1. Cumplir con todos los requisitos: Tanto los expresados por nuestros clientes, como aquellos definidos en nuestro sistema de
gestión de calidad.
2. Mejorar continuamente: El desempeño en nuestros procesos y la satisfacción de nuestros clientes
3. Disminuir los plazos de entrega: Entregar los pedidos en un tiempo record
4. Aportar a nuestros clientes las soluciones más adecuadas a sus necesidades mediante la búsqueda de nuevos productos.

FACTOR DE OBJETIVO E ELEMENTO A CADA CADA CUANTO SE HACE EL REPORTE

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CALIDAD CALIDAD USAR CUANTO SE
HACE LA
MEDICIÓN
PRECIO  10% CONTROLAR Mensual Mensual
PRESUPUEST
O
RAPIDEZ  70% CONTROLAR Mensual Mensual
EL TIEMPO
CUMPLIMIENT 98% CONTROLAR Mensual Mensual
O ENTREGABLE
S
CALIDAD DE 98% MEDIR NIVEL Mensual Mensual
CONFORMIDA DE
D SATISFACCIÓ
N
OBSERVACIONES:
Se debe cumplir a cabalidad con todos los requerimientos para el desarrollo a fin de cumplir con el objetivo de calidad y no pasar por
alto estas políticas.

ROLES PARA LA GESTIÓN DE CALIDAD

GERENTE DEL PROYECTO FUNCIONES DEL ROL: Garantizar que la ejecución del proyecto salga adelante a
pesar de cualquier circunstancia que se presente por medio de la planificación,
organización, control y análisis.
OBJETIVOS DEL ROL: Precisar y presentar el proyecto a ejecutar. organizar la
estructura de la compañía, planificar y establecer objetivos generales y específicos,
supervisar tareas, implementar soluciones o tomar decisiones.
AUTORIDAD (NIVEL): alto
A QUIEN REPORTA: a los inversionistas.
A QUIEN SUPERVISA: a todos los gerentes de áreas.
CONOCIMIENTOS REQUERIDOS: un gerente de reconocimiento en liderazgo,
comunicación, creatividad, planificación, pensamiento crítico, negociación,
autocontrol y trabajo en equipo, entre otros.
EXPERIENCIA: mínimo 3 años de experiencia en cargos similares

7

GERENTE DE TIEMPO Y RIESGO
GERENTE DE ADQUISICION Y ALCANCE
HABILIDADES: manejo y administración de recursos humanos, comunicación
verbal y escrita, capacitación de negociación, destrezas para trabajar en equipo,
habilidades numéricas, toma de decisiones, iniciativa o inclusión
FUNCIONES DEL ROL: es el encargado de tramitar y desarrollar un proceso
integral para evaluar, reconocer, vigilar y minimizar los riesgos que podrían
entorpecer los objetivos y metas de la compañía también es el encargado de
manejar los tiempos para terminar con el proyecto en el tiempo establecido.
OBJETIVOS DEL ROL: localizar oportunamente los distintos riesgos que se
podrían producir a la compañía y de esta forma generar estrategias estrategias de
compras y así buscar reducir los tiempos en la producción.
AUTORIDAD (NIVEL): medio alto
A QUIEN REPORTA: al gerente del proyecto
A QUIEN SUPERVISA: el gerente de tiempo y riesgo supervisa a todo el personal
involucrado en la creación del proyecto, de igual manera también supervisa los
procesos productivos y a los proveedores.
CONOCIMIENTOS REQUERIDOS: conocimientos básicos y administrativos con
respecto a la gestión de tiempo y riesgo, liderazgo, comunicación y trabajo en
equipo, entre otros.
EXPERIENCIA: mínimo dos años de experiencia en cargos similares.
HABILIDADES: comunicación oral y escrita, autocontrol, habilidades para
planificar y resolver problemas presentados en la producción o en las diferentes
áreas de la organización, habilidades interpersonales.
FUNCIONES DEL ROL: esto debe hacer que la cadena de suministros de la
compañía sea eficaz eficiente y fluida por consiguiente la comunicación entre
departamentos debe ser constante y transparente debe ser la guía del equipo de
trabajo mientras se ejecuta el proyecto proporcionando el horizonte del alcance para
revisar los resultados de los cambios que se encuentren dentro de los parámetros
que requiere el proyecto
OBJETIVOS DEL ROL: búsqueda y negociación con proveedores realizar
regularmente los precios de los materiales y las materias primas control de calidad
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 de las materias primas y componentes información actualizada en tiempo real del
stock de la compañía manejar toda la gestión documental de cada compra definir de
forma sencilla y clara los objetivos que se desean lograr mientras ejecuta el
proyecto
AUTORIDAD (NIVEL): medio alto
A QUIEN REPORTA: gerente general
A QUIEN SUPERVISA: como gerente alcance al personal encargado de los
procesos y al almacén y proveedores
CONOCIMIENTOS REQUERIDOS: conocimiento en el análisis planificación
gestión de tiempo conocimiento en diversos idiomas tomas de iniciativa
conocimientos avanzados en informática establecer estándares de calidad entre
otras
EXPERIENCIA: mínimo dos años de experiencia en cargos similares
HABILIDADES: comunicación verbal o escrita habilidades de negociación
habilidades numéricas y destrezas para trabajar en equipo.

GERENTE DE COSTOS Y FUNCIONES DEL ROL: es el encargado de controlar y organizar las actividades
COMUNICACIONES que se encuentran vinculadas al presupuesto de materias primas e insumos
basándose en procedimientos generales como la intención de corregir los cambios
de los costos tales sobre los presupuestos y como gerencia de comunicaciones será
el portavoz y encargado de planificar y organizar percibir y supervisar las
actividades y actos de la compañía la divulgación de las obras y acciones sociales
locales
OBJETIVOS DEL ROL: dar seguimiento a los planes financieros de costos y
presupuestos estudiar los resultados para detectar irregularidades y crear
sugerencias de indicadores financieros y no financieros consolidar información y
elaborar reportes mensuales de los presupuestos contra lo real guiar a los jefes de
área en el uso de los sistemas de costos y presupuestos encargándose de la
comunicación de la reportación de la empresa y el marketing estratégico y
publicitario y generar
AUTORIDAD (NIVEL): medio alto
A QUIEN REPORTA: gerente del proyecto
A QUIEN SUPERVISA

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 CONOCIMIENTOS REQUERIDOS: análisis y planificación tomar iniciativas
conocimiento de las estrategias de la compañía capacidad de liderazgo creatividad
amplio conocimiento en las teorías de comunicación en las tareas de información y
comunicación conocimientos en diseño de estrategias de comunicación
conocimiento de las marcas de diseño y desarrollo de soportes digitales como blogs
y páginas web entre otros.
EXPERIENCIA: mínimo dos años de experiencia en cargos similares
HABILIDADES: organizacionales negociación actualizarse constantemente ser
ético ordenar las estrategias con el propósito con el propósito y los valores de la
compañía realizar búsquedas formativas y la comunicativa para reforzar las
estrategias y partes competitivas comunicar de forma clara a través de la amplia
gama de tecnologías y plataformas disponibles construir confianza no solo con los
públicos internos y externos sino también con la comunicación suministrar
inteligencia e información sobre el contexto de que se mueve la organización a fin
de mejorar facilitar consejos de valor agregado y ser un asesor de confianza y
chocar liderazgo organizacional.
SUPERVISOR FUNCIONES DEL ROL: escuchar y ya era el personal con el fin de orientarlo y
observar en la ejecución de sus funciones facilitándole los medios los recursos y un
plan de acción apropiado
OBJETIVOS DEL ROL: dirigir y motivar el equipo de trabajo convirtiéndose en
un líder asertivo y respetuoso enseñar y desarrollar un equipo eficaz y eficiente
escucha y dirige al equipo
AUTORIDAD (NIVEL): medio
A QUIEN REPORTA: al gerente de contrato
A QUIEN SUPERVISA: a los técnicos y operarios
CONOCIMIENTOS REQUERIDOS: conocer su trabajo sus responsabilidades
mejorar los procesos la canción liderazgo creatividad entre otros
EXPERIENCIA: mínimo dos años de experiencia en cargos similares
HABILIDADES: habilidad para instruir para dirigir dar autocontrol escuchar dar
motivación comunicación oral y escrita.
TECNICOS FUNCIONES DEL ROL: contribuir con los avances del proyecto desarrollando y
mejorando las actividades acorde a su perfil a fin de mejorar la producción de la
compañía

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PLAN DE MEJORAS DE PROCESOS
PASOS PARA MEJOR UN PROCESO
1. Detallar las etapas de un proceso mapa
mental para ver el desarrollo del proceso
2. informar y preguntar a las personas
involucradas el proceso que se podría
mejorar
3. diseñar y aprobar el proceso nuevamente
se reúne la información recopilada y se
diseña un nuevo proceso
4. Implementación de los cambios es el
momento en que se pone en marcha el
nuevo proceso
5. ejecute el proceso Mente y se verifica
los puntos de mejora
6. controles seguimiento y para verificar
qué funcionó y qué no
7. optimizar cuando empieza todo de
nuevo
OBJETIVOS DEL ROL: desarrollar las actividades que se le encomienden en las
diversas fases de la producción apoyar en la mejora continua de los procesos y así
minimizar los costes de producción
AUTORIDAD (NIVEL): medio bajo
A QUIEN REPORTA: superior
A QUIEN SUPERVISA: operario
CONOCIMIENTOS REQUERIDOS: conocimientos técnicos en alimentos
conocer las herramientas a utilizar y su respectivo funcionamiento
EXPERIENCIA: mínimo un año de experiencia en cargos similares
HABILIDADES: capacidad para desarrollar trabajos en grupo capacidad de
innovación capacidad de informar capacidad de resolver problemas capacidad de
organización de trabajo responsabilidad en el trabajo autonomía capacidad de
iniciativa y cumplir las normas de seguridad
RESPONSABLE
Director de gestión de riesgo y tiempo y el supervisor
gerente de costos y comunicaciones y el supervisor
gerente de proyecto gerente Antonio alcance director de gestión de riesgo del
tiempo supervisor
supervisor
supervisor técnico operarios
supervisor
gerente de proyecto
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 PROCESOS DE GESTIÓN DE CALIDAD
CÓMO SE EJECUTARÁ EL CONTROL DE
CALIDAD 1. Toma de muestra
2. Análisis físicos y químicos
3. criterios de aceptación
4. determinación de peso
5. Determinación de contenido de lácteo
6. determinación de espesor
7. determinación de contenido de grasa
8. die terminación de contenido de fruto

DOCUMENTOS ESTANDAR DE CALIDAD Norma tecnica de calidad ISO 9001

(LEYES, CODIGOS, NORMAS, ETC) https://colaboracion.dnp.gov.co/CDT/Normograma/NORMA%20ISO
%209001%202015.pdf

3.2. Cierre del proyecto

ACTA DE CIERRE
Nombre del proyecto: YOGURT EL CAMPO
ROL INTEGRANTES
Director de Proyecto José Barón Camargo
Celular: 3004865379
Gerente De tiempo y Jeimmy Tibaduiza
riesgo Celular: 3118187821
Gerente de Yenny Malaver
adquisiciones Celular: 3208562547

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Gerente de costos y Javier Rincón
comunicaciones Celular: 3134595448
Gerente de Gestión de Fredy Solano
calidad, Evaluación Celular: 3138121008
financiera

Propósito del proyecto

Realizar un estudio, diseño y puesta en marcha de una fábrica de yogurt Colombiana con miras a la exportación de sus productos.

Objetivos

 Reconocer cada una de las herramientas (Matrices de gestión) desarrolladas en el transcurso desarrollo del proyecto.

 Identificar los equipos, herramientas bienes y servicios que se deben adquirir en el desarrollo del proyecto

 Optimizar los recursos físicos, financieros y presupuestales que se deben incluir en el desarrollo del proyecto.

 Dar terminación del proyecto por medio del acta de cierre del mismo.

FECHA DE INICIO DEL PROYECTO: FECHA DE TERMINACIÓN DEL PROYECTO:

23 de Agosto 2021 28 de Noviembre 2021

CLIENTE: Manuel Fernández DIRECTOR DEL PROYECTO: José Alexander Barón Camargo

ENTREGABLES SI
Acta de inicio x
Estructura de desglose del trabajo x
Diagrama de Gantt o cronograma x

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Matriz gestión de tiempo x
Matriz gestión de riesgo x
Matriz de adquisiciones x
Matriz de alcance x
Matriz de gestión de costo x
Matriz de gestión de comunicaciones x
Matriz de gestión de calidad x
Matriz de cierre del proyecto x
Plataforma de presupuesto financiero x
Conclusiones financieras del proyecto x
OBSERVACIONES

DUEÑO DEL PROYECTO: Manuel Fernández DIRECTOR DEL PROYECTO: José Alexander Barón Camargo
NOMBRE: Manuel Fernández NOMBRE: José Alexander Barón Camargo
FIRMA: FIRMA: José Alexander Barón Camargo
FECHA: 28 de Noviembre 2021

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3.3. Evaluación económica del proyecto

CONCLUSIONES FINANCIERAS DEL PROYECTO

Indicadores Interpretación
VPN (Valor Presente Neto) =
TIR (Tasa Interna de Retorno) =
PERIODO DE RECUPERACIÓN=
Tasa de descuento =
Liquidez- Razón corriente
Nivel de endeudamiento total
Rentabilidad Operacional
Rentabilidad neta
Rentabilidad Patrimonio
Rentabilidad del activo

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CONCLUSIONES GENERALES:
1.
2.
3.
4.
5.

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4. RECOMENDACIONES AL INVERSIONISTA

5. CONCLUSIONES

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 6. BIBLIOGRAFIA

Córdoba, P. (2011). Formulación y evaluación de proyectos (pp. 105-112, 123-149). Bogotá, CO:
Ecoe Ediciones. Recuperado de https://elibro-net.bibliotecavirtual.unad.edu.co/es/ereader/unad/
69169?page=1

 González, A., Elías, A., y Meré, O. (2014). Ingeniería de proyectos (pp. 156-160). Madrid, ES:
Dextra Editorial. Recuperado de https://elibro-net.bibliotecavirtual.unad.edu.co/es/ereader/unad/
43933?fs_q=Ingenier%C3%ADa__de__proyectos&prev=fs

Martinez I, (2015). MF0982_3 Administración y Gestión de las Comunicaciones de la dirección.

(pp 49-60) Recuperado de https://elibro-net.bibliotecavirtual.unad.edu.co/es/ereader/unad/94405?
page=4

Córdoba, P. (2011). Formulación y evaluación de proyectos (pp. 112-122). Bogotá, CO: Ecoe

Ediciones. Recuperado de https://elibro-net.bibliotecavirtual.unad.edu.co/es/ereader/unad/69169?
page=1

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