GESTION DE PROYECTOS

CONTENIDO

¿Para Que Realizar Un Proyecto?

Etapas De Un Proyecto
¿Por Qué Fracasan Los Proyectos?
El Marco Lógico Como Instrumento Para Diseñar Proyectos
Estructura Del Marco Lógico
Ejecución De Proyectos
Evaluación De Proyectos
Informe Alertivo
Informe De Logro
Perfil De Un Proyecto
Resumen
Descripción Del Solicitante
Antecedentes
Descripción Del Solicitante
Presupuesto
Justificación

¿PARA QUE REALIZAR UN PROYECTO?

Al igual que las personas de empresas privadas, quienes desarrollan proyectos de carácter socioeconómico o político, como el caso de los
alcaldes y funcionarios municipales, necesitan hacer uso de herramientas que les permitan mantener control de lo que sucede en sus
jurisdicciones.

En la actualidad, muchas actividades edilicias se realizan mediante proyectos específicos que se originan en demandas concretas de los
vecinos, tienen una duración determinada y muchas veces involucran el uso de recursos económicos y materiales provenientes de diversas
fuentes.

Conocer respecto al manejo de proyectos se ha convertido en un requisito indispensable para un eficiente trabajo municipal. Formular
objetivos, planear actividades y organizar a las personas que tienen bajo su responsabilidad la ejecución de las mismas son tareas que no
plantean grandes retos ni requieren una gran capacidad académica; por el contrario, lo mas importante es conocer las necesidades de la
población a la cual estará dirigido el proyecto para que así cumplan con la finalidad que todos desean.

ETAPAS DE UN PROYECTO

Puede considerarse que todos los proyectos siguen tres etapas: diseño, ejecución y evaluación.

Los proyectos comienzan en la fase de DISEÑO: en ella se establecen los objetivos, se llevan a cabo estudios de factibilidad, se estiman los
requisitos de presupuesto y recursos, se definen y coordinan las responsabilidades, se elaboran planes de trabajo, se obtiene aprobación, etc.
Algunos instrumentos para diseñar proyectos son: El Meta-Plan, El FODA, El Marco Lógico, entre otros. Este ultimo se explicará
detalladamente más adelante.

La segunda fase es la EJECUCION: consiste en la administración de los insumos del proyecto (actividades y recursos) requeridos para lograr
los resultados esperados.

La tercera fase es la EVALUACION: aquí se examina el avance que se logra en procura de alcanzar los objetivos. Tiene la función de ayudar a
mejorar el proyecto y podría resultar en el re-diseño, seguido de una ejecución mejorada hasta que se logran los objetivos.

¿POR QUÉ FRACASAN LOS PROYECTOS?

La mayoría de experiencias demuestra que los proyectos fracasan en alcanzar los objetivos trazados debido a las siguientes razones:

1. NO SE PLANIFICO ADECUADAMENTE

 No se estimó adecuadamente el tiempo necesario para realizar las actividades

 No se previno el aumento de costos durante el tiempo de ejecución
 No se planificaron todas las actividades que era necesario realizar
 No se tomó en cuenta factores que impedían cumplir los objetivos

2. NO SE CONTROLO LO QUE ESTABA SUCEDIENDO

 Solo en algunos casos se dio seguimiento a las decisiones que se adoptaban
 No se comunicó los problemas que estaban ocurriendo

3. NO SE TOMO EN CUENTA LA OPINION DE LOS BENEFICIARIOS

4. NO SE EVALUARON OTRAS EXPERIENCIAS SIMILARES

5. MALA CONFORMACION DEL EQUIPO DE TRABAJO

 La capacidad estaba debajo de lo que se necesitaba.

 No se ponían de acuerdo en lo que tenían que realizar.
 Se cambió a los miembros del equipo.

6. NO SE DOCUMENTO

7. NO SE MOTIVO A QUIENES TRABAJABAN EN EL PROYECTO.

EL MARCO LOGICO COMO INSTRUMENTO PARA DISENAR PROYECTOS

El marco lógico es un instrumento para diseñar proyectos que tiene la utilidad de transmitir información por muy compleja que parezca de una
manera clara y comprensible, en una sola hoja de papel. Se emplea durante la etapa de preparación para hacer el diseño general de un
proyecto y como guía para las etapas de ejecución y evaluación.

Es un instrumento de planificación participativa. Su poder depende del grado en que se incorpora al diseño del proyecto toda la gama de los
beneficiarios previstos y de otros interesados, ayudando a:

 Establecer los objetivos apropiados

 Definir los indicadores de éxito
 Identificar las actividades importantes
 Definir los posibles inconvenientes durante su desarrollo
 Identificar otros medios de verificar los logros del proyecto
 Definir los recursos necesarios para la ejecución

El marco lógico ayuda a fortalecer las tres etapas principales del ciclo de los proyectos. Un mejor trabajo de diseño lleva a mejores ejecuciones
y evaluaciones así cómo a proporcionar los elementos esenciales para adoptar decisiones en materia de planificación con el objeto de formular
planes de operaciones. Una vez elaborado es más fácil listar las actividades, estructurar la división del trabajo, definir las responsabilidades la
utilización de los recursos elaborar el presupuesto, etc. El concepto básico del marco lógico es el de causa y efecto. Cuanto más estrecha sea
la relación mejor será el diseño del proyecto.

ESTRUCTURA DEL MARCO LOGICO

Al diseñar un proyecto utilizando el marco lógico hay que tener presente que es un método sistemático que permite conceptualizar en una
matriz de 4 x 4, programas, planes a proyectos de tal forma que organiza el pensamiento en redes de causa y efecto.

En el marco lógico las actividades son el ingrediente granular de la planificación para fines de ejecución. De igual manera, el establecimiento
de un propósito claro y bien definido es muy importante. Como dice el gato en Alicia en el País de las Maravillas “si uno no sabe para donde va
cualquier camino lo llevará a su destino” Lo mismo sucede con la planificación, si se desconoce los objetivos bastará con realizar cualquier
actividad.
COMO
CONSECUENCIA FIN

COMO
PROPOSITO CONSECUENCIA
Si

COMO RESULTADOS Si
CONSECUENCIA

Si ACTIVIDADES

INDICADORES VERIFICABLES

Lo esencial del asunto

Medidas para verificar
FIN
el logro del fin

Medidas para verificar

PROPOSITO
el logro del propósito

Medidas para verificar

RESULTADOS
el logro de los
resultados
Un resumen del
ACTIVIDADES
presupuesto del
proyecto

Conceptos claves:
 Si se puede medir, se puede manejar
 Se deben asignar número y fechas a los indicadores en lo respecta a cantidad, calidad y tiempo (CCT)
 Los indicadores asignados al fin permiten determinar el final del efecto del proyecto (FEP)

INDICADORES VERIFICABLES

OBJETIVAMENTE

Son condiciones que indican el éxito

 Nos dicen cómo reconoceremos el éxito

 Nos obligan a aclarar lo que queremos decir con nuestros objetivos
 Proporcionan una base objetiva para la evaluación

PRACTICO

1. Razonable: Mide lo que es importante en un proyecto

Objetivo: Construir mejores viviendas
Indicador Inadecuado: Casas rojas y blancas construidas
Indicador mejor: 500 casas de 3 dormitorios construidas

2. Cambio en la medida ATRIBUIBLE al proyecto

Mejor admón. De Indicador - Aumento

oficina de en ingresos por
impuestos impuestos

INDICADORES DEBEN ESTAR BIEN DEFINIDOS

Los niveles alcanzados deben ser definidos específicamente:
 ¿Cuánto? (CANTIDAD)
 ¿Cuán Positivo? (CALIDAD)
 ¿Cuándo? (TIEMPO)
RECUERDE CCT
INDICADORES APROPIADOS EN CADA NIVEL
NIVELES RESUMEN
Proyectos en función con
FIN eficiencia y efectividad
Proyectos diseñados,
implementados, supervisados, y
PROPOSITO
evaluados utilizados sistemas
científicos como el marco lógico.
1. 25 participantes entrenados y
haciendo diseños, implementación
y monitoreo y evaluación de
proyectos con marco lógico
RESULTADOS
2. Marco lógico practicado y
participantes implementando en sus
organizaciones.
Taller de 3 a 5 días con
especialistas en proyectos.
* Materiales de capacitación
ACTIVIDADES
* Viajes, viáticos, sala, comida
* Entrenadores
* Participantes
MEDIOS DE VERIFICACIÓN (MV)
¿cómo conseguir las pruebas?
INDICADORES
Disminución de problemas de
implementación en 10% de
proyectos
Aumento de 10% de
organizaciones usando marco
lógico en dos años.
1.1 Aumento de 30% de proyectos
utilizando en forma adecuada el
marco lógico en el primer año y
50% en el segundo año.
2.1 Tres organizaciones adoptando
efectivamente el marco lógico en
el segundo año del proyecto.
* 25 personas x 3 días.
* 2 profesores x 5 días de
preparación y ejecución.
* Una sala x 3 días
* Dos viajes internacionales.
* 30 manuales x 200 páginas
* 75 comidas.
 Fuentes de dados
nec. Para verificar
FIN Indicadores Asignados al fin la situación de los
indicadores
asignados al fin
Fuentes de dadots
necesarios para
Indicadores Asignados al verificar la situación
PROPOSITO de los indicadores
Propósito
asignados al
propósito

Fuentes de datos
necesarios para
Indicadores Asignados a los verificar la situación
RESULTADOS de los indicadores
resultados
asignados a los
resultados

Fuentes de datos
necesarios para
Presupuestos para el
ACTIVIDADES verificar la situación
proyecto
de las actividades

Conceptos Claves:

 Los indicadores y MV deben ser prácticos y eficaces en función del costo

 Los indicadores y MV proporcionan la base de los sistemas de vigilancia evaluación de un proyecto

MEDIOS DE VERIFICACIÓN

Nos muestran:

 Dónde se obtienen la prueba de haber alcanzado los objetivos

 Dónde se obtienen los datos necesarios para verificar el indicados

Interrogantes importantes

1. ¿Existen fuentes de información? (estadísticas, observaciones, apuntes).

2. ¿Cuán confiables son las fuentes
3. ¿Es necesario recopilar más datos? (costos de la actividad)
4. Si no se obtiene una fuente de verificación, el indicador debe ser modificado

Supuestos y factores externos

¿Cómo podemos manejar los riesgos?

 Factores externos
Indicadores Asignados de importancia nec.
FIN MV
al fin Para mantener los
obj. A largo plazo

Fuentes externos de
Indicadores Asignados importancia
PROPOSITO MV
al Propósito necesario para
lograr el fin

Factores externos
Indicadores Asignados de importancia
RESULTADOS MV
a los resultados necesarios para
alcanzar el prop.

Factores externos
de importancia
Presupuestos para el
ACTIVIDADES MV necesarios que
proyecto
deben predom. Para
lograr los res.

Conceptos claves:

 Perfeccione los supestos relacionados con riesgos muy generales

 Analice su iportancia y la probabilidad de su ocurrencia
 Maneje activamente los supuetos durante las fases de diseño y ejecución del proyecto y ejerza influencia de ellas

SUPESTOS / RIESGOS

Propósito: Aumento
de la producción de
arroz
Supesto
24" de lluvia al
30 de junio
Resultados:
1. Se sembraron
variedades de
elevado rendimiento Una Condición clave
2. Se aplicó sobre la cual tengo
fertilizante poco o ningún Control

Condiciones que deben existir para que el proyecto sea exitoso, pero que no están bajo control directo del proyecto

EJECUCION DE PROYECTOS

Ejecutar un proyecto es realizar todas y cada una de las actividades propuestas en el diseño del proyecto encaminadas a la consecución del
objetivo planteado en el mismo. Al momento de ejecutar lo que se ha diseñado es importante contar con informes que permitan establecer el
avance a los problemas que se van encontrando, así como la manera en que se afecta la posibilidad de cumplir con los objetivos trazados.

Para las personas que en las corporaciones municipales tienen la responsabilidad de que los proyectos se lleven a cabo es de gran
trascendencia que tome en cuenta las siguientes tareas que tendrán que realizarse durante su ejecución y en las cuales deberán estar
presentes:

 Participar en la elaboración del proyecto

 Elaboración del plan general de trabajo
 Selección de personal adecuado y designación de responsabilidades
 Revisión de planes detallados de actividades
 Establecimiento de los sistemas de informes a ser presentados
 Motivación y estimulo a quienes lo ponen en práctica
 Utilización adecuada de los recursos

En éste último punto, la limitación de recursos no puede verse como obstáculo, pues en muchos casos se ha demostrado que tenerlos en
abundancia no es razón para el éxito de un proyecto; es más bien la administración de los recursos el principal motivo para que fracasen.
Administrar no es cosa del “otro mundo” si se sabe hacia donde se orienta el esfuerzo municipal.

Hay que tener presente que LA ADMINISTRACION DE UN PROYECTO ES SIMPLEMENTE LA ORGANICION DE PERSONAS Y RECURSOS
REQUERIDOS PARA EL LOGRO DE SUS OBJETIVOS, es decir con sentido común. El éxito de un proyecto radica en la sabia administración
de los recursos.

EVALUACION DE PROYECTOS

La evaluación trata del desempeño del proyecto en relación al logro de los objetivos establecidos: es conocer si el proyecto está o no
obteniendo los productos planificados dentro de un período de tiempo y con las limitaciones que se pudieron pre-establecer.

La evaluación busca determinar si los objetivos a nivel de propósito y fin es están cumpliendo y en que medida podrían cumplirse más
rápidamente con una combinación diferente de productos, etc. y determinar, en el caso de que no estén logrando, cual es la razón. También se
necesita evaluar la relación causa-efecto ¿Son los efectos que se están produciendo, causados por las actividades que se han realizado?

La mejor manera de obtener esa información es contar con un buen sistema de informes que proporcione esos datos en el momento oportuno.
LA MEJOR INFORMACION ES AQUELLA QUE IDENTIFICA UN PROBLEMA DE MANERA QUE PUEDA SOLUCIONARSE A TIEMPO.

No es necesario llenarse de papeles con toda clase de informes. Los mejores son aquellos que proporcionan a la persona adecuada, la
información adecuada y en el momento adecuado:

 ¿Quiénes son las Personas adecuadas? Son los que deben dar cuenta del proyecto a la comunidad, los donantes, etc.
 ¿Cual es la información adecuada? Aquella necesaria para que se conozca el cumplimiento o no de las responsabilidades.
 ¿Cuándo es el momento adecuado? Es justo cuando se puede identificar un posible problema y se pueden considerar las alternativas
disponibles para corregir la situación.

No es un secreto que elaborar informes tiene un costo en tiempo, dinero o ambos para quien los elabora; esto incluye decidir que se va a
informar, recolectar los datos necesarios, escribirlos, enviarlos, etc. También hay costos para quien los recibe, incluyendo leerlos, pedir datos
adicionales, archivados o tirarlos, etc.

En muchos casos los responsables de proyectos se quejan de que las actividades están siempre atrasadas porque pasan todo el tiempo
elaborando informes explicando los problemas que tienen, en vez de usar el tiempo para tratar de solucionarlos por ello, lo importante a la hora
de hacer informes es:

 Seleccionar solamente las actividades más importantes

 Utilizar formatos breves y sencillos
 Elaborarlos en el momento oportuno

Los informes deben presentarse en Tres Situaciones:

 Cuando no se ha realizado una actividad

 Cuando está en peligro de no realizarse y
 Cuando ha sido realizado

INFORME ALERTIVO

Son los que se utilizan en los dos primeros casos, CUANDO UNA ACTIVIDAD NO SE HA REALIZADO O ES PROBABLE QUE NO SE
REALICE. La identificación oportuna de problemas es la mejor manera de resolverlos. No es posible que una actividad no se lleve a cabo sin
que alguien del nivel superior (alcalde, concejo municipal, etc.) haya sido informado con tiempo y se hubiera tratado de solucionar los
problemas.

EJEMPLO DEL FORMATO DE UN INFORME ALERTIVO

A: _____________________________
De: _____________________________

Fecha: _____________________________

Proyecto: _____________________________

Situación: Identifica por nombre y número el evento que está en peligro o no se ha realizado.

Problema: Discute la naturaleza y el origen del problema sobre el que se informa.

Evaluación: Discute el impacto sobre el proyecto, presenta alternativas así como ventajas y desventajas de cada una

Acción: Especifica las acciones que se han realizado, también la acción requerida y la fecha en que se debe realizar.

INFORME DE LOGRO

Son diseñados para dar a conocer la realización de aquellas actividades que se considere relevantes, no de todas las que se realicen. La
información que vale la pena es aquella que da a conocer la calidad, cantidad y tiempo de los resultados obtenidos.

A: _________________________

De: _________________________

Fecha: _________________________

Proyecto: _________________________

Situación: Identifica el evento realizado por nombre y número.

Logro: Discute el nivel del Logro (cantidad y calidad)

Evaluación: Evalúa el status actual del proyecto, alerta a los administradores sobre aspectos claves que se avecinan y ratifican o
rectifica el cronograma de futuros eventos y adecuaciones de recursos

Acción Especifica las acciones que se llevan a cabo actualmente, podría requerir que algunas acciones sean realizadas por
otros y a la fecha requerida.

Siguiente evento Identifica nombre y fecha del siguiente informe programado

Sobre el que se
Informará:

PERFIL DE UN PROYECTO

El perfil del proyecto es una versión sintética que contiene sus elementos esenciales y sirve para iniciar su negociación y el tipo de cooperación
técnica financiera que se necesita para ponerlo en marcha. Debe contener una descripción completa de todos sus componentes, pero de forma
breve y con un lenguaje muy sencillo. Usualmente consta de:

RESUMEN

Es una breve referencia (casi siempre de una página) que permita comprender los aspectos centrales del proyecto: sus metas, las
características del grupo beneficiario y los resultados esperados de su ejecución.

DESCRIPCION DEL SOLICITANTE

Aquí se debe presentar a la institución solicitante. La información suministrada debe permitir alcanzar una apreciación de su naturaleza, sus
miembros y situación económica-financiera. La información debe ser suficientemente amplia como para hacer relacionar las actividades del
proyecto propuesto con su que hacer institucional, con la experiencia acumulada y con los recursos disponibles.

¿QUE INCLUIR EN LA DESCRIPCION DEL SOLICITANTE?

 Nombre
 Fecha de fundación y situación legal
 Objetivos institucionales
 Breve historia, indicando principales etapas
 Miembros de la organización:
 Detalles que ayuden a ilustrar condición socioeconómica
 Situación económica de la institución (municipio)
 Recursos propios
 Otros recursos a los cuales se tiene acceso
 Fuentes internas de financiamiento
 Fuentes externas de financiamiento
 Relaciones sostenidas con otras instituciones locales, nacionales ,internacionales, privadas y públicas
 Actividades actuales
 Principales logros obtenidos hasta la fecha
 líneas de trabajo en las que es ha acumulado experiencia participativa o capacidad técnica

ANTECEDENTES

En esta sección deben explicarse los hechos o circunstancias que dieron origen a la idea de preparar el proyecto. Además, debe ponerse
particular énfasis en todos aquellos antecedentes que se vinculan con la participación y esfuerzo de los beneficiarios en procura de su
realización.

¿QUE DESCRIBIR EN LOS ANTECEDIENTES?

 Origen del proyecto

 Como surgió la idea
 Quienes participaron en su preparación y planificación
 Condiciones generales que dan origen al proyecto:
 Económicas
 Sociales
 Políticas
 Culturales
 Geográficas
 Condición particular de los beneficiarios:
 Descripción socioeconómica de los beneficiarios
 Importancia del proyecto dentro de la región donde se realiza
 Antecedentes específicos del proyecto
 Esfuerzos realizados para lograr el propósito del proyecto
 Financiamiento recibido con anterioridad para realizar acciones vinculadas al proyecto o previas al mismo

JUSTIFICACION

Se refiere a todos los elementos de juicio necesarios para evaluar el impacto socioeconómico del proyecto. Se presentan el o los problemas
centrales que aborda, así como datos de carácter cuantitativo y cualitativo que permitan apreciar la magnitud o gravedad de los problemas, sus
causas y consecuencias.

¿QUE INCLUIR EN LA JUSTIFICACION DEL PROYECTO?

 Importancia social del proyecto:

 Mejoramiento del nivel de vida
 Capacitación
 Perfeccionamiento de destrezas
 Conservación de valores culturales
 Fortalecimiento institucional
 Acceso a servicios
 Importancia económica
 Creación de fuentes de empleo
 Mejora en los niveles de ingreso
 Acceso a nuevos servicios
 Factibilidad económica:
 identificación de costos y beneficios
 Relación entre costos y beneficios
 Requerimientos técnicos
 Conocimientos, habilidades y asesoría que necesitan los beneficiarios para poder implementar el proyecto y la forma en que se
conseguiría
 Capacidad de la institución para administrar los recursos con eficiencia
 Riesgos anticipados durante su ejecución
 Perspectivas posteriores a su ejecución para que pueda ser autosuficiente sin apoyo externo

DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO

Con el mayor detalle posible se relata el proyecto, particular énfasis debe darse a la identificación de las actividades a realizar y su relación con
los objetivos perseguidos.

¿QUE INCLUIR EN LA DESCRIPCION DEL PROYECTO?

 Objetivos
 Duración
 Metas cuantitativas y cualitativas
 Beneficiarios:
 Número
 Situación familiar
 Localización
 nivel de ingreso
 Planificación de trabajo:
 Actividades especificas
 Período de realización
 Recursos necesarios para las actividades
 Humanos
 Materiales
 Financieros
 Organización y administración del proyecto
 Distribución de tareas y responsabilidades
 Mecanismos para la toma de decisiones
 Formas de participación de los beneficiarios en cada etapa
 Resultados
 Indicadores cuantitativos
 Indicadores cualitativos
 Distribución de los beneficios

PRESUPUESTO

Aquí se describen los recursos financieros necesarios para evaluar el impacto socioeconómico del proyecto. Se presentan el o los problemas
centrales que aborda, así datos de carácter cuantitativo y cualitativo que permitan apreciar la magnitud o gravedad de los problemas, sus
causas y consecuencias.

¿QUE INCLUIR EN EL PRESUPUESTO?

 Salarios
 No incluir honorarios para consultores
 Espacio de oficina y utilidades
 Materiales y equipo
 Comunicaciones y correo
 Otros gastos directos

EVALUACION

Se debe de realizar en todo momento del desarrollo de un proyecto, y es necesario para comprobar en que medida se cumplen los objetivos
planteados, o se hagan reajustes para mejorar el proceso. (Ver Tema EVALUACION DEL PROYECTO).

Fecha de Publicación: Octubre, 1999

El Proyecto de Desarrollo Municipal y Participación Ciudadana (PDMPC) nace como resultado de la firma de un Convenio de cooperación entre
el Gobierno de la República de El Salvador, la Corporación de Municipalidades de la República de El Salvador (COMURES) y el Gobierno de
los Estados Unidos de Norte América, actuando a través de la Agencia para el Desarrollo Internacional (USAID).
El responsable de la ejecución del PDMPC es Research Triangle Institute (RTI), entidad independiente sin fines de lucro establecida en 1958
por la Universidad Estatal de Carolina del Norte, Universidad de Duke y Universidad de Carolina del Norte.

El propósito del Convenio es "fortalecer la participación de la población Salvadoreña en el proceso democrático local y mejorar la capacidad de
las Municipalidades para responder a las necesidades de sus ciudadanos". Para lógralo, el PDMPC cuenta con tres componentes: Reforma y
Formulación de Política, Fortalecimiento Municipal y Desarrollo Democrático Local.

Este último componente tiene como objetivo facilitar procesos mediante los cuales el gobierno local logre un involucramiento más efectivo y
representativo de la sociedad civil en la toma de decisiones a nivel municipal, bajo tres características esenciales:

1. representatividad tanto sectorial como territorial.

2. transparencia en el manejo de la información, especialmente la que genera el Gobierno Local,

3. estímulo a la voluntad política de las partes - líderes y gobierno local - para trabajar conjuntamente

Proyecto USAID 519-0388