PROPUESTA DE UN MANUAL DE FUNCIÓN PARA EL

CONTROL DE COSTOS DE PROYECTOS DE GRAN

ENVERGADURA YPF S.A

Kevin Alejandro García Gutiérrez

Ingeniería industrial
 INTRODUCICIÓN

I GENRALIDADES

II MARCO TEÓRICO

III MARCO METODOLÓGICO

IV ANALISIS DE LA IMFORMACIÓN Y CONCLUSION

BOBLIOGRAFÍAS
INTRODUCCIÓN

Este trabajo está enfocado en resolver una de las problemáticas en la empresa, el cual
está basado en organizar la estructura que posee mediante la ayuda del Diseño e
Implementación del Manual de Funciones. Cuyo objetivo esta argumentado en aportar
al crecimiento y desarrollo de la empresa, con el fin de lograr mejores resultados
organizacionales y eficaces en cuanto a su actividad como tal.
GENERALIDADES

I.I DESCRIPCION DEL PROBLEMA

En la mayoría de las empresas se han presentado variedad de problemas por dicha

situación, como la falta de comprensión de puestos, gracias a que no se cuenta con el
manual de función y esto hace que exista un descontrol en dicha empresa, pues al
personal que se encuentra contratada no se le da la orientación necesaria para saber
cómo, cuándo y que hacer en dichos puestos.
I.II PLANTAMIENTO DEL PROBEMA

No contar con un Manual de Organización y Funciones no solo ha perturbado a

nuestra empresa, sino también a otras empresas que por no tener esta herramienta
básica, haLocasionado la duplicidad de funciones, y es la razón por lo que las
empresas no han alcanzado los objetivos deseados.
El Manual de Organización y Funciones es una herramienta muy importante de
ayuda para las empresas porque podrán definir las funciones de sus colaboradores,
con el fin de mejorar los procesos en cada una de los departamentos de la empresa.
I.III OBJETIVOS
Mostrar la finalidad y proponer la implementación de un manual de las funciones de Control de
Costos de Proyectos, de YPF S.A.

• Definir la estructura orgánica formal y real de la

OBJETIVOS ESPECIFICOS
institución que establezca los niveles jerárquicos,
líneas de autoridad y responsabilidad, requeridos
para el funcionamiento organizacional.
• Definir, describir y ubicar los objetivos y funciones
de cada puesto y unidades administrativas con el fin
de evitar sobrecargas de trabajo, duplicidad, etc.
• Identificar las líneas de comunicación para lograr
una adecuada interrelación entre las unidades
administrativas integrantes de la institución.
I.IV HIPOTESIS

𝐻𝑂 :Mientras mayor sea la importancia y la aplicación que se le

da a los manuales de función dentro de las empresas, mejor será
el funcionamiento de las mismas, por lo cual se tomara la
información recopilada para dar el completo entendimiento de
como estos aportan grandes puntos de partida hacia lo que se
pretende hacer en YPF S.A..
I.V JUSTIFICACÓN

En cuanto al aporte teórico, está investigación busca llenar el vacío de conocimiento, ya que como se
identificó en los antecedentes, no hay estudios anteriores que den cuenta de la elaboración de un manual de
funciones para la empresa; Igualmente este proyecto contribuye a la línea de investigación teórica, ya que
ella se enfoca en un diagnóstico selectivo empresarial, teniendo como campo de acción el mejoramiento al
proceso y desarrollo funcional del mismo.

El aporte practico que desarrolla esta investigación será bajo los resultados de este proyecto manual de
funciones, siendo una herramienta útil para la empresa YPF S.A., ya que permitirá definir funciones, tareas,
actividades y perfil de cada cargo, de tal forma que los funcionarios puedan cumplir a cabalidad con las
tareas específicas, ya que contribuye al logro de la misión y objetivos de la empresa, a su vez
convirtiéndose en una herramienta de apoyo para la gestión institucional junto con los miembros de la
organización.
II MARCO TEÓRICO

El Manual de Organización y Funciones (MOF) es un documento

técnico normativo de gestión institucional donde se describe y
establece la función básica, las funciones específicas, las relaciones
de autoridad, dependencia y coordinación, así cómo los requisitos
de los cargos o puestos de trabajo.
Así buscando el apoyo para desarrollar la Gestión de Talento
Humano conjunto con sus subsistemas, permitiendo que la empresa
genere una alta rentabilidad.

Mazabanda Bayas (2010)

II.I ANTECEDENTES DEL PROBLEMA
• Que al no existir una estructura orgánica funcional de la empresa se evidencia malestar en las
funciones administrativas del personal.
• Un problema de la organización es la centralización de responsabilidad en una sola persona, lo que
se desprende de la observación efectuada en la investigación.

En la actualidad, la función de control de costos es llevada adelante por un equipo que cuenta con un
número de integrantes inferior al requerido para su correcta ejecución. Por lo que diversas tareas no se
ejecutan acordes a los lineamientos corporativos y con el nivel de profundidad y certeza que la
envergadura de los proyectos amerita.
II.II MARCO CONCEPTUAL

Un Manual de funciones mas que nada busca brindar la base sobre la cual se podrán diseñar las políticas de
recursos humanos de la organización. En su gran mayoría todas las actividades de recursos humanos se
basan en la información que proporciona el manual de puestos.
(Rengifo J. ,2002)
Un manual es de suma importancia y necesidad dentro de una empresa por el simple hecho de que esta
depende de él, pues así mismo, estos dan la posibilidad de hacer las cosas bien e implementar un
crecimiento tanto informacional como operacional, pues así mismo, estos contienen todas la organización,
responsabilidades de cada puesto y funciones.
(Juana Liliana Laz Palma,2010)
II.III MARCO REFERENCIAL

• El manual de función busca un poyo que defina y establezca la estructura orgánica y

funcional formal y real, así como los tramos de control, responsabilidad y los canales
de comunicación que permitan una funcionalidad administrativa de la institución.

• Para que un manual de procedimientos funciones se requiere de toda una organización

el cual permita el mantenimiento de los recursos y controlar sus actividades, mediante
la emisión de lineamientos y políticas de las empresas con relación al giro propio de
sus actividades
III METODOLOGÍA

El presente proyecto de investigación tiene el estudio descriptivo ya que se

pretende recoger una serie de hechos y situaciones para convertirlo en
información básica y fundamental para la investigación, porque el tema de
estudio ha sido escasamente abordado. Además, se busca principalmente en
un primer momento, describir e identificar los cargos que presenta la
estructura organizacional de la empresa YPF S.A., identificar los procesos, y
de esta manera analizar las tareas que se asignan para finalmente así conocer
las exigencias del personal.
III.I Población o universo

La presente implementación de proyecto hace referencia

una encuesta para gestionarla con un grupo de 10
personas (trabajadores) y algunos alumnos del
Tecnológico de Ocotlán que nos den la capacidad de
identificar la importancia de aplicar manuales de función
todo esto con la finalidad de obtener información que no
sea útil, todo esto para poder llegar a nuestro objetivo.
Resultados mas destacados de la encuesta
realizada
• Al tener un manual de procedimientos todos los empleados sabrán realizar las
operaciones de la empresa
• Porque estos dan soporte a la toma de acciones dentro de las empresas
• Si ya que en estos se establecen reglamentos y como realizar cada tarea.
• Para tener un control en los procedimientos
• Mantener un orden y control de como se deben de realizar las cosas
• para tener por escrito que se debe de hacer y las medidas necesarias que se
deben de tener
• Son necesarios para conocer el tipo de proceso que se llevara a cabo
• Es importante para orientar a los miembros de la organización en como hacer su
trabajo.
• Ya que habría una buena organización
• Son una herramienta muy importante ya que con ellas se lleva el control de todas
las actividades a realizar.
• Si, ya que con estos se puede alcanzar el éxito dentro de cualquier empresa
• A través de el se establecerá una secuencia de pasos para que la empresa realice
sus actividades y tenga éxito
• Es importante ya que esto es lo que hace que la empresa lleve un control
• si ya que te permite tener el conocimiento de las actividades a realizar
• Para que cada empleado sepa que debe hacer
• si ya que de ellos se da un seguimiento de las operaciones que se debe realizar y
además de generar un ordenamiento y un fácil cumplimento de su trabajo en el
área
• Son importantes ya que ellos nos ayudan a recordar y saber cuáles son los pasos
que debemos de seguir para soportar con un procedimiento
Organigrama propuesto para controlar la
empresa
Propuesta de mejora para las funciones de los departamentos de
la gerencia de control y compras:

• “Compras y Contrataciones”:
Encargados de las licitaciones, pedidos de ofertas, búsqueda de precios, obtención de
medios de financiación, y revisión de aspectos contractuales de cada contratación.

• “Estimaciones”:
Encargados de la estimación de inversión de proyectos a ejecutar, siendo esta información
fundamental en la aprobación por parte del cliente de un proyecto presupuestado por la
Dirección.

• “Programación y Control”:
Este departamento nuclea dos funciones primordiales en el seguimiento de proyectos. Por un
lado la función de programación, encargada de la evaluación de cronogramas, desde su
etapa de aprobación, hasta su control y periódica reprogramación. Verificando el
cumplimiento en plazos y fechas por parte de los contratistas, quienes deberán responder
por el cronograma de ejecución presentado en la adjudicación de la obra.
Y por otro lado, la función de Control de Costos, que desarrolla diversas tareas asociadas al
seguimiento económico del proyecto y sus proyecciones futuras, permitiendo evaluar
posibles desviaciones o cambios de alcance.
Organigrama actúa Vs organigrama propuesto
Propuesta elaborada para las etapas
EL INGENIERO DE CONTROL DE COSTOS DEBERÁ:

• Analizar y aprobar la apertura económica y el flujo de fondos que se

adjuntarán a cada uno de los contratos, siguiendo los lineamientos de la
estimación elaborada en la DI YPF.

• Realizar el análisis de las ofertas en concursos de precio en lo referente a

cotizaciones, participando activamente de los comentarios sobre el flujo de
caja asociado y analizando los desvíos respecto al presupuesto original.

• Hacer cumplir los requerimientos contractuales en lo referente a la

programación y control de proyectos, informes mensuales, emisión de ratios,
etc. Enmarcado en el “Anexo X-Programación y control de proyectos” de los
contratos firmados.
• Realizar alertas tempranas y propuestas de mitigación de desvíos de costos.

• Alimentar la base de datos del Área de Estimaciones.

• Confeccionar registros y estadísticas de resultados de los Acuerdos de Servicio y sus correspondientes

Encuestas de Satisfacción.

• Emitir el Cuadro de Mando, y el Resumen de Situación de Acuerdos de Servicio.

• Supervisar y actualizar los Riesgos asociados a cada Proyecto.

• Controlar y actualizar las previsiones por Escalación, realizando un análisis de la evolución de los
indicadores involucrados.

• Emitir quincenalmente el informe de Control de Disponibilidad.

 Conclusión

• Dicho manual formaliza las tareas que debe desarrollar quien lleva adelante la función,
permitiendo así una continuidad en los procesos involucrados, independientemente de la
permanencia de las personas que los ejecuten. Posibilitando a su vez la existencia de un
detalle de las tareas y responsabilidades de la función, mejorando así la claridad y orden
con que se capacita a las nuevas incorporaciones del sector.
•
• Adicionalmente, permite a integrantes de sectores afines, tener en claro los trabajos
realizados por los Controllers, para maximizar la utilización de la información elaborada, y
delimitar el alcance de las responsabilidades.
•
• Por otro lado, la existencia de procesos detallados y formalizados, hace posible la
realización de futuras revisiones y actualizaciones, ya que no sería factible idear reformas o
mejoras, de elementos que no se encuentran claramente definidos.
Bibliografías
APONTE, J.C. (2006) Administración de Personal: Un enfoque hacia a calidad. Eco Ediciones 

DESSLER, G. (2001) Administración de personal. México: Pearson Educación. 

GARCÍA, M.J. (2012) Gestión de conflictos laborales. España: Innovación y Cualificación. LÓPEZ, J.A. (1991) Teoría dela
acción humana en las organizaciones: la acción personal. Ediciones Rialp. 

VÉRTICE, E. (2007) Selección de personal. Málaga: Editorial Vértice 

CHIAVENATO, (2007) Administración recursos humanos, 3ra. Edición. Editorial MacGraw Hill Madrid. 

JAMES HARRINGTON (1993), Administración y Finanzas. España. Eco Ediciones  BRITOS V., Fernando (enero de 2011).
«Pruebas psicolaborales y manipulación en el mundo del trabajo». VADENUEVO Nº 28.

BOHLANDER G., SHERMAN, A. y SNELL, S. (2002). Administración de recursos humanos. Editorial Thomson, 12ª edición,
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