I.

ANTECEDENTES

I.1. Históricos Generales

Los Manuales Administrativos tienen su origen durante la Segunda Guerra Mundial, en

donde por la escasez y urgencia de personal adiestrado, fue necesario preparar a éste
mediante manuales.

Los manuales administrativos constituyen una de las etapas del Proceso Administrativo que
dan forma a la estructura de la Administración universalmente reconocida; cuando la
Administración es percibida como una necesidad profesional, su ejercicio se da mediante
un proceso, en el que cada parte, cada acto, cada etapa, están indisolublemente unidas con
las demás, y que, además, se dan simultáneamente.

Tal secuencia es conocida como “Proceso Administrativo” y se presenta en todo momento

de la vida de una empresa u organismo social, sea privado, público o mixto. En épocas de
vida más sencilla, era importante la buena Administración, hoy en día es fundamental.

Ni aún para países avanzados, con una larga historia de progreso administrativo, ha sido
fácil el desempeño, ni puede considerarse nunca terminado. Los manuales administrativos y
de procesos para Cerámica Novel 3, constituyen el resultado de un estudio realizado
fundamentalmente por la necesidad de contribuir a la empresa con procesos que le permitan
alcanzar niveles de competitividad.

Vemos que la aplicación de buenos procesos es importante para toda empresa, por lo tanto
es necesario enfocarla hacia Cerámica Novel 3 mediante la utilización de manuales para
que adapte su estructura y sus procedimientos a la rápida transformación económica y
social.
 I.2. Conceptuales Específicos

Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de tareas que

deben seguirse en la realización de las funciones de una o más unidades administrativas.

El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen

precisando su responsabilidad y participación.

Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos

necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar
al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.

En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al

funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoría, la
evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes
de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.

También el manual de procedimientos contiene una descripción precisa de cómo deben

desarrollarse las actividades de cada empresa.

Ha de ser un documento interno, del que se debe registrar y controlar las copias que de los
mismos se realizan. A la hora de implantar, por ejemplo una ISO, ésta exige 4
procedimientos obligatorios como son:

 Tratamiento de No Conformidades
 Auditoría Interna
 Cómo plantear y resolver problemas - G. Polya.jpg
 Sistema de Mejora
 Control de la documentación
 II. IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA

El área determinada para la investigación es DIESSE LTDA., una empresa de minera. Esta
organización no cuenta con un organigrama ni procedimientos oficiales en el que se
muestre los niveles administrativos, operativos de cada puesto, manejan de de manera casi
empírica las operaciones, instrucciones y procedimientos que cada empleado debe
desempeñar en su puesto, notándose claramente la inexistencia de un manual de
organización y funciones.

Actualmente Diesse Ltda. Pasa por una crisis administrativa y de operaciones dentro los
procedimientos de la mina provocando una serie de dificultades en los procesos rutinarios
que se llevan a cabo en dicha empresa.

La carencia de manuales efectivos en el área de personal tanto administrativos y operativos

ocasiona desorden y confusión en los trabajadores, el uso irracional e incorrecto de los
recursos.

Para que no ocurran estos inconvenientes es necesario crear un sistema que sirva como
instrumento de organización y control en el uso de recursos, al mismo tiempo que se ocupe
de organizar en forma metódica los pasos y operaciones que deben seguir los recursos
humanos involucrados con el uso de los recursos.

La carencia de un documento normativo de las actividades rutinarias provoca superposición

de actividades, además de desorientación en cuanto a la identificación de los responsables.

III. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La forma de dirigir y administrar las empresas ha presentado numeroso cambios alrededor

del tiempo pero debido a factores económicos y sociales como la globalización. Su
administración debe favorecer la adaptación a la nuevas tendencias del mercado mediante
estructuras flexibles que le permitan ser mucha más competitivas (englehrdt y simmos)
De acuerdo con Páez (2002) una estructura organizacional en la empresa debe partir en la
claridad de sus objetivos operacionales y ser un facilitador que permita el logro de estos
mediante la adecuada coordinación de los recursos humanos, materiales y financieros

Diesse Ltda. Es una empresa minera que explota la piedra sodalita hace más de 40 años en
la ciudad de Cochabamba exportando a diferentes partes del mundo. Crear un manual de
funciones y procedimientos ayudara a la empresa a mejorar sus operaciones administrativas
y de explotación mejorando notablemente los procesos.

Al igual que muchas empresas en el área de minería no cuenta con una estructura bien
definida ni con descripción de puestos lo que le ha dificultado la coordinación y el
aprovechamiento eficiente de sus recursos

Los principales problemas de la empresa se enfrenta a dicha situación están relacionados

con la delegación y control de actividades y el flujo de información y recursos de la
empresa lo que ocasiona duplicidad de tareas y responsabilidades en algunas tareas

3.1.- Formulación del Problema.

¿Cómo lograr la eficiencia organizacional de la empresa Diesse

Ltda. Ubicada en el departamento de Cochabamba?

IV. JUSTIFICACIÓN DEL PROBLEMA

Contar con una estructura organizacional es importante para el buen funcionamiento de las
empresas, porque es la base para el cumplimiento de los objetivos puestos a corto y largo
plazo

La realización de una propuesta de reestructuración organizacional en la empresa diesse

Ltda. Se sustenta en la importancia que tiene para esta el contar con una estructura
administrativa organizacional y funcional que le ayude a superar problemas a los que se
enfrenta continuamente, como la falta de comunicación y organización originada por la
centralización de actividades por parte de la dirección general

Los beneficios de la reestructuración para la empresa se verán reflejados en una mayor

coordinación y definición de actividades lo que permitirá un mejor flujo tanto de
información como de recursos y evitara incurrir en gastos innecesarios ocasionados por la
duplicidad de funciones y tareas.

IV.1. Justificación Teórico Conceptual

Elaborar un manual organizacional para la empresa Diesse Ltda. Nos ayudara a mejorar
todas las áreas donde se vio un déficit organizacional y control.

La forma de trabajo en el área de producción es empírica. Ahí es donde los problemas de

control, sucesión de funciones y mala coordinación den lugar a fallas que perjudican a la
línea de trabajo.

El área administrativa si bien tiene una organización de trabajo, pero no está definida por
un manual de funciones y organizacional

Rige en forma de sucesión buscando una línea de trabajo conjunta. Donde no tiene una
organización para el trabajo que se requiere y para ser más competitivo

La importancia de los manuales dentro una organización permite controlar y ejecutar todas
las tareas mejorando notablemente las operaciones,

El manual de procedimiento es un documento que contiene la forma metódica, los pasos y

operaciones que debe seguirse para la realización de las funciones de un área administrativa

También ayuda a reducir costos de producción, oficina e insumos porque nos permite
registrar todas las actividades en una base de datos
 IV.2. Justificación Práctica.

Con el manual Administrativo organizacional que propondremos a la empresa será de vital

importancia por sus características. Ya que la empresa no cuenta con dicho documento su
implementación se basara con un estudio minucioso de todas las áreas, mejorara
notablemente las funciones de los trabajadores reducirá costos innecesarios la duplicidad
de trabajos la reducción de tiempos y el mejoramiento de funciones.

Para luego seguir un proceso continuo aplicando todos los formatos delineaciones
procesos. Esto nos ayudara a mejorar notablemente todos los procedimientos.

IV.3. Justificación Social.

En el área social. Trataremos más con los trabajadores de las distintas áreas de la empresa.
Hacer una entrevista individual a cada uno de los empleados para poder ver todas las
necesidades y problemas que puedan ocurrir dentro el manual y su introducción a la
empresa.

Cada trabajador será encuestado. Informado y Capacitado para no tener ningún entercado
frente a una nueva disposición del alto mando ejecutivo y problema que pueda ocurrir en un
proceso.

Sin duda, los estímulos sociales tienen un peso mayor para ejecutar este proyecto. Conocer
a los trabajadores y sus problemas nos ayudara a ver todas las inquietudes, necesidades y
problemáticas dentro el aspecto laboral.

IV.4. Justificación Económica.

Con la implementación del manual administrativo organizacional. Detectaremos todo tipo

de falencias dentro las áreas de trabajo. Evitaremos la pérdida o merma de productos,
tanto en el área de almacenes como en el área administrativa, solucionaremos la
duplicidad de trabajos. Evitar la compra innecesaria de productos y reducir los costos de
tiempo y dinero.

IV.5. Justificación Metodológica.

El marco metodológico está referido al momento que alude al conjunto de procedimientos

lógicos y operacionales implícitos en todo proceso de investigación. En otras palabras, el
fin esencial del marco metodológico es el que se sitúa a través de un lenguaje claro y
sencillo los métodos e instrumentos que se emplearon así como el tipo y diseño de la
investigación.

De acuerdo a lo que afirma Hurtado J.(2000): "La metodología es el área del conocimiento
que estudia los métodos generales de las disciplinas científicas. La metodología incluye los
métodos, las técnicas, las estrategias y los procedimientos que utilizara el investigador para
lograr los objetivos

IV.6. Diseño de la investigación

Es el conjunto de procesos específicos y procedimientos que sirven de guía para llevar a

cabo un trabajo de investigación. Es un plan general de la investigación para tener
respuestas a sus interrogantes o comprobar la hipótesis de investigación. El diseño de
investigación desglosa las estrategias básicas que un investigador adopta para generar
información exacta e interpretable del problema.

IV.7. Tipo de estudio

Existen tres tipos de estudio para elaborar un manual organizacional los cuales son:

 Verificar los puntos y asuntos que serán abordados y elaborados en el proyecto

Se especificara los puntos donde deben ser incluidos los procedimientos con mayor
importancia
  Detallar cada uno de los asuntos

Se recolectara los datos sobre los asuntos que se va a tratar mediante el hecho de
observación

 Elaboración del manual implementando normas para ser incluidas

En esta técnica explicaremos el cómo, el por qué, y quien lo haces

IV.7.1. Investigación descriptiva.

Se utilizara la investigación descriptiva debido a que se requiere información del área, se

recolectara información de las funciones de los empleados, se analizara los datos
obtenidos en base a los objetivos previamente definidos para de esta manera dar solución
al problema planteado

IV.7.2. Investigación comparativa.

Se utilizó la investigación comparativa para identificar diferencias y semejanzas entre el

modelo actual y el modelo ideal de los manuales de organización y funciones para el “la
empresa minera Diesse Ltda.”.

IV.8. Metodología

Se denomina a una serie de métodos y técnicas de rigor científico que se aplican

sistemáticamente durante un proceso de investigación para alcanzar un resultado
teóricamente valido. En este sentido la metodología funciona como el soporte conceptual
que rige la manera en que aplicamos los procedimientos en una investigación.

IV.9. Diseño de muestra

Es el proceso que permite determinar tanto el tamaño de la muestra como los elementos
(personas u objetos) de la población que se incluirán en la muestra
 IV.9.1. Determinación de la unidad de análisis y universo

Se determinó usar al 100% de universo esto para tener mejor la información de la

empresa, todos los empleados serán participes del censo

IV.10. Matriz de consistencia

Es una herramienta que posibilita el análisis e interpretación de la operatividad teórica del

proyecto de investigación, que sistematiza al conjunto. Problema, objetos, variables y
operacionales de las variables.

IV.10.1. Matriz de marco lógico (proyecto de grado)

Es una forma de presentar la información de un proyecto de desarrollo que se requiere

para su planificación, evaluación y gestión.

IV.10.2. Proceso de muestra

La toma u obtención de muestras es el procedimiento que consiste en recoger partes,

porciones o elementos representativos de un problema a partir de la cuales se realizara un
reconocimiento del proyecto

IV.11. Técnicas de investigación primarias

Son técnicas donde se obtiene la información por contacto directo con el sujeto o estudio
que se realiza a continuación dejamos algunos tipos:

IV.11.1. Observación

Es una técnica que consiste en observar atentamente un problema. Hecho o caso, para
tomar información y registrarla para su posterior análisis. Es un elemento fundamental de
todo proceso investigativo. En ella se apoya el investigador para obtener el mayor número
de datos.
 IV.11.2. Encuesta

Es una técnica que permite obtener información empírica sobre determinadas variables
que quieren investigarse para hacer un análisis descriptivo de los problemas o fenómenos.

IV.11.3. Entrevista

Es una técnica para recopilar información empírica “cara a cara” de acuerdo a una guía
que se elabora con base en los objetivos del estudio o de alguna idea rectora o hipótesis,
la información que proporciona la entrevista permite un acercamiento al problema que se
estudia

IV.11.4. Documental

Se recurrió a la documentación de la empresa para información documentada acerca de

su situación organizacional.

IV.11.5. Límites y alcance

Los alcances nos indican con precisión que se puede esperar o cuales aspectos
alcanzaremos en la investigación. Y las limitaciones indican que aspectos quedan fuera de
su cobertura.

El presente proyecto tendrá un límite de semestral. Y un alcance de

IV.11.6. Temporal

Se refiere al tiempo en que se recoge los datos y para el cual las conclusiones del estudio
son válidas. El estudio tendrá una duración de tres meses calendario (véase en anexos)
 IV.11.7. Espacial

Se desarrollara un manual administrativo organizacional para el mejor funcionamiento de

la empresa Diesse Ltda.

IV.11.8. Temático

Adecuaremos el tema para el mejor manejo y funcionamiento del manual dentro la

empresa Diesse Ltda.

V. OBJETIVOS

5.1. General

 Para lograr la efectividad organizacional se elaborara un manual de funciones y

procedimiento. con el fin de representar en forma ordenada los aspectos de la
empresa, necesarios para la buena ejecución y buen funcionamiento laboral

5.2. Específicos

1. Hacer un diagnóstico interno y externo de la empresa Diesse Ltda. para ver en qué
grado de dificultad esta y dar soluciones prácticas.
2. Crear una misión y visión de la empresa. Esto para poder determinar dónde quiere
llegar con sus objetivos
3. Realizar el análisis de cargos existentes para establecer las funciones desempeñadas
para cada uno de los integrantes de la empresa. Nivel de responsabilidad y
compromiso.
4. Elaborar un organigrama y representarlo gráficamente para representar a la empresa
5. Elaborar un manual de funciones para la descripción de las funciones de todos los
puestos en la empresa
6. Elaborar un manual de funciones y procedimiento para definir la estructura
organizativa de la empresa.