Estructura y Diseño de Empresas

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Los manuales de la organización
Tema 8
Los manuales de la organización

Logro de aprendizaje Contenidos

Elabora los manuales de la • Definición.

organización considerando la • Características.
estructura organizacional de la
empresa. • Objetivos.
• Ventajas.
• Proceso de elaboración de manuales.
• Manual de organización y funciones
(MOF)
• Manual de procedimientos (MdP)
 Aprendemos

1. ¿Qué es un Manual de Organización?

Documentos normativos e instructivos.

2. ¿Qué contienen los Manuales de Organización?

Información que explica como está organizada una
organización y como debe operar.

3. ¿Qué objetivos tiene Manuales de Organización?

Eficacia y eficiencia.
Manuales de Organización - Concepto.

Documentos que contiene en forma

ordenada, sistemática y accesible,
información relevante e instrucciones
con el fin de asistir a los miembros de
una organización o a terceros que se
relacionan con ella en su actuación con
respecto a dicha organización.
El Manual como herramienta de Comunicación.

• Objetivos

• Funciones
Los manuales representan
un medio de comunicación • Relaciones
de las decisiones de la
administración, • Políticas
concernientes a:
• Procedimientos
Características de los Manuales de Organización.

• Actualizado con información verdadera, completa y

vigente.
• Preciso, limitarse a lo justo y necesario.
• Comprensión fácil, redacción clara y sencillez.
• Uniformidad, normas de redacción, formatos y
gráficos que sigan un estilo predefinido.
 ¿Por qué Emplear los Manuales?

• Los manuales administrativos son un recurso para

ayudar a la orientación de los empleados en la ejecución
de sus tareas.
• Es una gran ayuda para el personal que las instrucciones
sean definidas, para aclarar funciones y
responsabilidades.
• Define procedimientos, fija políticas, proporciona
soluciones rápidas a los malentendidos y mostrar el
modo en que puede contribuir el personal en el logro de
los objetivos organizacionales.
Objetivos y Beneficios de los Manuales de
Organización.
1. Fijar las políticas y establecer
los sistemas administrativos de la
organización.
2. Facilitar la comprensión de los
objetivos, políticas, estructuras y
funciones de cada integrante de la
organización.
3. Definir las funciones y
responsabilidades de cada
unidad administrativa.
4. Asegurar y facilitar al personal la
información necesaria para realizar
las labores que les han sido
encomendadas y lograr la
uniformidad en los procedimientos
de trabajo y la eficiencia y calidad
esperada en los servicios.
Objetivos y Beneficios de los Manuales de
Organización.

5. Permitir el ahorro de
tiempos y esfuerzos de 7. Reducir los costos
6. Evitar desperdicios
los funcionarios, como consecuencia
de recursos humanos
evitando funciones de del incremento de la
y materiales.
control y supervisión eficiencia en general.
innecesarias.

8. Facilitar la selección de
9. Construir una base para
nuevos empleados y
el análisis posterior del
proporcionarles los
trabajo y el mejoramiento
lineamientos para el
de los sistemas y
desempeño de sus
procedimientos.
atribuciones.
Limitantes de los Manuales de Organización

Su diseño y Ejercen un efecto

actualización tiene un limitante en la
alto costo en términos iniciativa del personal Los objetivos de los
de tiempo y dinero. debido a que en Manuales
algunas ocasiones son administrativos
muy rígidos y pueden causar
formales. confusión por ser
muy amplios en su
contenido.
Limitantes de los Manuales de Organización

Algunos de ellos son

difíciles de
interpretar y Resistencia del
comprender, lo cual personal a utilizar los En algunos casos los
puede causar manuales, por ser sindicatos utilizan a
confusiones dentro voluminosos en los Manuales como
del personal. contenido. herramienta para
proteger sus
derechos.
 Clasificación de los Manuales.

Tomado del Libro: Como elaborar manuales administrativos. Autor: Rodríguez Valencia Joaquín
 Proceso de Elaboración de Manuales.

Paso 1. Define el contenido

Debes realizar una introducción e identificar el objetivo de las áreas en las que se
piensa aplicar el manual. Para ello debes aclarar quienes serán los responsables en
cada área para implementarlo.

Para ello necesitas:

• Saber cuáles son las políticas bajo las cuales se aplicará este procedimiento.
• Saber cuáles son las descripciones de las operaciones que quieres aclarar
• Identificar cuáles son los formatos que se tienen que utilizar para cada área
• Realizar un diagrama de flujo para ejemplificarlo
• Cuidar la terminología que utilizas para cada área.
• Analizar la evaluación de desempeño y aplicación.
 Proceso de Elaboración de Manuales.

Paso 2. Recopila información

Se necesita documentar, de manera lógica, cada detalle operativo de las áreas, para
ello se recomienda realizar un estudio preliminar de cada una.

Para ello necesitas:

• Elaborar un inventario de procedimientos
• Integrar la información a través de análisis, graficar cuando se
necesite y detallar la información
• Realizar una revisión de objetivos, el ámbito de acción, políticas y
áreas responsables.
 Proceso de Elaboración de Manuales.

Paso 3. Estructúralo

Es hora de comenzar a hacerlo, cuida que su estructura sea limpia y con una
redacción legible y lógica para aquél que lo lea. También es importante cuidar la
ortografía y los siguientes detalles:

• Todo manual debe contener una portada

• El nombre de la empresa
• El logotipo de la empresa
• Un índice de contenidos
• Una versión impresa y una digital
Proceso de Elaboración de Manuales.

Paso 4. Comunicarlo

Una vez que lo hayas realizado, el objetivo primordial será difundir su

existencia. Debes trabajar tu estrategia de comunicación para que cada
colaborador esté enterado de ello y también dar las herramientas para su
fácil acceso.
Manual de Organización y Funciones (MOF).

El manual de organización y funciones se

encarga de describir cada una de las
unidades orgánicas que constituyen una
institución y que se encuentran
representadas en el organigrama
respectivo; asimismo, de explicar las
funciones que le corresponden
 Contenido del MOF

La principal información específica que debe contener es la

siguiente:

 Denominación de la unidad orgánica. De modo que

pueda identificarse la unidad orgánica que será analizada.
 Finalidad. Concepto que resuma la razón de ser de la
unidad orgánica en análisis.
 Funciones. Descripción de las diversas opciones que
debe desarrollar tal unidad orgánica e indicación de la
importancia relativa (ponderación) de cada una de ellas.
 Personal asignado. Relación de puestos de trabajo
asignados internamente a dicha unidad orgánica.
 Ejemplo del MOF

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

1. Unidad Orgánica
Gerencia de Recursos Humanos

2. Finalidad
Es la unidad de apoyo encargada de administrar las diversas
funciones de recursos humanos, procurando conciliar el desarrollo
individual de los trabajadores con el desarrollo organizacional de la
institución.
 Ejemplo de MOF

3. Funciones

A. Función de empleo
Esta función comprende las actividades relacionadas con la planificación de la
plantilla, selección y formación del personal. Citamos a continuación las tareas
principales que corresponden a esta función:
 Planificación de planilla
 Descripción de los puestos
 Definición del perfil profesional
 Selección del personal
 Formación del personal
 Inserción del nuevo personal
 Tramitación de despidos
 Ejemplo de MOF

3. Funciones

B. Función de administración de personal

La gestión del personal de una empresa requiere una serie de tareas
administrativas, como:

 Elección y formalización de los contratos.

 Gestión de nominas y seguros sociales.
 Gestión de permisos, vacaciones, horas extraordinarias, bajas
por enfermedad
 Control de absentismo
 Régimen disciplinario
 Ejemplo de MOF

3. Funciones

C. Función de retribución
Se trata de diseñar el sistema de retribución del personal y de evaluar sus resultados. La
finalidad de la función de retribución consiste en el
estudio de formulas salariales, la política de incentivos y el establecimiento de niveles
salariales de las diferentes categorías profesionales.

D. Función de desarrollo de los recursos humanos

El desarrollo de los recursos humanos comprende las actividades de crear planes de
formación y llevarlos a cabo, de estudiar el potencial del personal, de evaluar la
motivación, de controlar el desempeño de las tareas, de incentivar la participación y de
estudiar el absentismo y sus causas.
 Ejemplo de MOF

3. Funciones

E. Función de relaciones laborales

La función de relaciones laborales se ocupa
fundamentalmente de la resolución de los problemas
laborales. Normalmente se desarrolla negociándose con los
representantes de los trabajadores y trata temas como la
contratación, la política salarial, los conflictos laborales, la
negociación colectiva, etc
Ejemplo de MOF
Aprendemos
Descripción del cargo
Denominación del cargo Gerente general
Jefe inmediato Junta de socios
Número de personas en el cargo Uno (1)
Funciones

Dirigir y representar legalmente a la empresa.

Planear, supervisar, coordinar y controlar los procesos productivos de la empresa, la ejecución de las funciones administrativas y técnicas, la
realización de programas y el cumplimiento de las normas legales de la Empresa.
Evaluar de manera constante los costos de lo producido y ofertado al medio, apoyándose en análisis de sensibilidad.
Elaborar plan de mercadeo para los vendedores. Controlar la administración del mercadeo.

Ingeniero de Producción Industrial. Curso de manipulación y conservación de alimentos (SENA,

Requisitos de Educación
Secretaría de Salud, etc.).
Requisitos de Experiencia Dos (2) años de experiencia en cargos administrativos.
Excelente calidad humana y trato interpersonal, carné certificador de manipulador de alimentos
Otros requisitos
expedido por la Secretaría de Salud.
 Aplicamos lo Aprendido

Actividad en equipos:
• De acuerdo a las indicaciones del docente realizar un
Manual de Organización y Funciones, teniendo en
cuenta la información que se trato en clases.
Actividad virtual.

Responde individualmente la siguiente pregunta:

¿Qué manuales de organización podría implementar en

una empresa industrial y
cuál sería la finalidad de cada uno de ellos?
Gracias!!!!