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A. MANUALES DE FUNCIONES
Es un instrumento básico en la administración de las organizaciones sociales y en
todas las demás.
1. CONCEPTOS DE MANUALES
"Un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de una manera fácil de manejar
(manuable) se concentran en forma sistemática, una serie de elementos
administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se
presenta entre cada grupo humano en la empresa" (A. REYES PONCE)
El autor expone un concepto muy claro, ya que hace su aporte exponiendo por
escrito los procedimientos en la ejecución de las labores, siendo estos los
esenciales para el manejo eficiente de cualquier organización, por lo que al
obtener una técnica por escrito de los pasos a seguir en cualquier tipo de trabajo,
se obtiene también menos pérdida de trabajo, ofreciendo así servicios
competitivos.
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"Es un registro escrito de información e instrucciones que conciernen al empleado
y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una
empresa" (TERRY. G. R).
Este concepto es muy preciso, porque va al punto exacto con pocas palabras, ya
que lo que se pretende con el manual es guiar en los procedimientos al empleado
y con esto minimizar todo el tiempo posible.
Este autor redunda en los conceptos de los autores anteriores ya que también
demuestra en su concepto que los manuales son guías que orientan el verdadero
procedimiento de realizar las tareas de forma competente y correcta.
Por otra parte los manuales deben ser evaluados permanentemente por los
respectivos jefes de las organizaciones sociales para garantizar un adecuado
desarrollo de la gestión en proceso.
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• Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa de la
organización social, para definir responsabilidades, evitar duplicidad y detectar
omisiones en las labores ejecutadas.
2.2 FINES
A continuación se presentan los propósitos que se esperan obtener con los
manuales:
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• Facilitar los procesos de actualización, análisis y evaluación permanente de los
sistemas de organización de las funciones de las empresas.
Los manuales ofrecen una serie de posibilidades que nos reflejan la importancia
de éstos; Sin embargo, tienen ciertas limitaciones, lo cual de ninguna manera le
restan importancia.
3.1 POSIBILIDADES
Las posibilidades que nos presentan los manuales para el desarrollo de las
actividades son muchas, ya que nos presentan lo más sustancial del trabajo a
ejecutar en las organizaciones sociales.
3.2 LIMITACIONES
16
www.itlp.edu.Mx_:;Mx/publica/tutoriales/rechum 1/u3parte/.htm
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• Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las
operaciones.
De estas herramientas, una de las más importantes son los manuales porque
ofrece una amplia información, que permite una correcta orientación a los
empleados de las organizaciones sociales, ya que todos hablan, piensan y actúan
en forma sincronizada ; Además de describir las funciones de cada puesto,
proporcionando a los empleados un conocimiento amplio de sus funciones, su
ubicación en el organigrama y la interrelación con los otros puestos dentro de la
organización social ; Aclaran los objetivos que tiene la empresa, así como el
trabajo necesario para conseguirlo, y ayuda al adiestramiento de los nuevos
empleados.
17
Lic. Melgar Callejas, “ Organización y Métodos ”, Editorial Mcgraw Hill, 2 a Edición, 1999, Pág.
193
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5. PROPOSITOS DE LOS MANUALES
Por tanto el propósito principal de los manuales es, servir de guía de información
para que todos los trabajadores estén sujetos a cumplir lo establecido por las
organizaciones sociales en cuanto a los procedimientos que se requieren en la
ejecución de labores.
6. TIPOS DE MANUALES
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metas prioritarias de las organizaciones sociales, exponiendo a la vez todos
aquellos requisitos y limitaciones para poder optar un cargo, siendo revisadas en
un tiempo específico.
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Una adecuada definición de políticas por escrito permite:
• Agilizar el proceso de toma de decisiones en las organizaciones sociales
• Facilitar la descentralización, al suministrar lineamientos a niveles
intermedios.
• Servir de base para una constante y efectiva revisión.
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anteriormente; ya que la sencillez y la poca complejidad de las organizaciones no
amerita que se elabore un manual para cada propósito, si no cumplir a la vez
varios de ellos.
Este tipo de manual es muy interesante, porque cualquier duda que se tenga éste
nos brinda cualquier información que necesitemos en un momento dado, siempre
y cuando sea relacionada con la funcionalidad de las organizaciones sociales, por
otra parte en este manual los empleados encuentran otros propósitos
competentes a otras áreas que no son de su trabajo pero que tienen relación.
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establecimiento de guías y orientaciones para desarrollar las rutinas o labores
cotidianas de dichas organizaciones, no interfiriendo así en las capacidades
intelectuales, ni en la autonomía propia , o en la independencia mental o
profesional de cada uno de los trabajadores de las distintas áreas que se
encuentran en las organizaciones sociales, ya que éstos pueden tomar las
decisiones mas acertadas, apoyados por las directrices de los superiores,
estableciendo con claridad la responsabilidad, las obligaciones que cada uno de
los cargos conlleva, sus requisitos, perfiles, incluyendo los Informes de las
labores que deben ser realizadas por lo menos, anualmente dentro de los cuales
se indiquen cualitativa y cuantitativamente a manera de resumen las labores
realizadas en el período, los problemas, e inconvenientes que se encuentren y
sus respectivas soluciones, para que de esta manera se conozcan de una vez las
opiniones de los empleados y pueda hacerse una conclusión a la hora de tomar
una decisión.
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• El conocimiento de los objetivos que se quieren alcanzar.
8. CLASES DE ORGANIGRAMAS
El organigrama es la gráfica que muestra la estructura orgánica interna de la
organización formal de una empresa, sus relaciones, niveles de jerarquía y las
principales funciones que se desarrollan.
Todos los organigramas deben tener una referencia, el nombre del autor, la fecha
de elaboración, la fecha de aprobación en caso que se trate de una
reorganización y los símbolos utilizados como son las líneas de coordinación,
subordinación, etc.
18
Fincowsky Enrique Benjamín. “Organización de Empresas”, Editorial Mcgraw Hill, 1997, Pág. 67
19
Ibíd. Pág. 67
63
Colocación de la jerarquía suprema en la parte izquierda y los demás niveles
hacia la derecha; el vínculo horizontal es utilizado para coordinar de forma
horizontal, a través de la organización sin vínculos horizontales, las decisiones y
actividades de un departamento podrían socavar los demás departamentos.
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Por lo anterior se puede deducir que la organización matricial, es una herramienta
que da una gran flexibilidad en el uso de recursos humanos calificados y escasos
en las situaciones en las que sea posible adoptarla.
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medidas en rangos numéricos para que el empleado se califique según crea
convincente o este el rango acorde a sus funciones.
9.3 CARACTERISTICAS
Los parámetros pueden establecerse apartir de observaciones directas sobre el
puesto o de conversaciones con el supervisor inmediato.
• Permite dar a conocer el tipo de trabajo que el empleado esta realizando, así
como también, si se encuentra en un nivel óptimo deseable de eficiencia.
• Se conoce con exactitud el grado de estimulación que cada empleado de las
diferentes organizaciones sociales poseen o pueden necesitar.
• Sirve como una revisión real del desempeño en base a las metas evaluadas o
medidas, las cuales proporcionan beneficios a corto, mediano y largo plazo.
• El trabajo y el esfuerzo del empleado puede ser reconocido, ya que si cumple
las metas puede dársele estímulos monetarios, de ascensos, u otros.
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9.5 DESVENTAJA DEL MANUAL PARAMETRICO DE FUNCIONES
Se presentan a continuación una serie de desventajas en cuanto a los manuales
paramétricos se refieren:
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2. CONCEPTOS
Es una apreciación sistemática del valor que un individuo demuestra por sus
características personales y su presentación con respecto a la organización de la
que forma parte, expresado periódicamente conforme a un previo conocimiento
por una o más personas encargadas, en tal sentido que conozca al individuo y su
trabajo. 20
Este concepto nos dice que el desempeño de los empleados depende de las
habilidades, capacidades y por ende de la percepción que tenga de su papel en
las empresas, a sí también se puede dar méritos a las personas por el
20
Zerille, Andrea, “Valoración del Personal” , Editorial DEUSTO, tomo 5
21
William, B. Werther, “Administración de Recursos Humanos”, 3 a . Edición
22 .
Idalberto Chiavenato, “Administración de Recursos Humanos”, 2 a . Edición
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desempeño o se le hacen correcciones a las que se desenvuelven de manera
ineficiente en la empresa.
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ésta centralización obedece a la necesidad de dar uniformidad al procedimiento.
Aunque el departamento de personal puede desarrollar enfoques diferentes para
ejecutivos de alto nivel, profesionales, gerentes, supervisores, empleados y
obreros, ya que necesitan uniformidad dentro de cada categoría para obtener
resultados utilizables.
3. OBJETIVOS
Desde el punto de vista de la organización, las evaluaciones pueden ser llevadas
a cabo en vista de dos objetivos principales, primero el mantenimiento del control
organizacional y la medición de la eficiencia con la que se usan los recursos
humanos de la organización y el mejoramiento de los mismos, estos son:
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• Aprovechar los resultados como insumos de otros modelos de recursos
humanos que se desarrollan en la empresa.
• Permitir mediciones del rendimiento del trabajador y de su potencial laboral.
• Incorporar el tratamiento de los recursos humanos como una parte básica de
la firma y cuya productividad puede desarrollarse y mejorarse continuamente.
Dar oportunidades de desarrollo, crecimiento y condiciones de participación a
todos los miembros de la organización, considerando tanto los objetivos
empresariales como los individuales. 23
La evaluación del desempeño busca como fin último inspeccionar la calidad en las
diferentes áreas de desarrollo, dándole al empleado alternativas de medición en
cuanto a los propósitos planteados por las empresas
4. IMPORTANCIA
23
Idalberto Chiavenato. “Administración de Recursos Humanos”, Editorial Mcgraw Hill, quinta
edición 1999, Pág. 363
71
a. La función evaluativa: los resultados de las evaluaciones se usan para tomar
decisiones administrativas sobre los empleados, ya que con ello se pueden
aplicar sistemas de recompensas al mérito, ascensos y transferencias, es por esa
razón que con ésta herramienta se podrán obtener datos más convincentes de la
funcionalidad de los empleados.
Generalmente los ejecutivos son los que realizan la evaluación, es por esa razón
que tienen que estar completamente familiarizados con las técnicas de evaluación
que se utilizaran de manera justa y objetiva, es importante que las evaluaciones
se realicen para todos respetando el nivel jerárquico y que no exista oposición
departe de este nivel para ser evaluados o para evaluar a los demás.
72
5.1 METODOS DE EVALUACION DEL DESEMPENO DURANTE EL PASADO
24
Ibíd. Pág. 366
73
identificación de aspectos específicos que se pueden mejorar o servir como
instrumentos de la promoción interna, es necesario que el enfoque adoptado sea
utilizado por los gerentes de línea; Los sistemas de evaluación que implican la
participación de los gerentes y supervisores tienen mayor aceptación, la
participación incrementa el interés y la comprensión.
C. RECURSOS HUMANOS
En los siguientes numerales se expresaran algunos conceptos de mayor
importancia, que están vinculados en el estudio para darle coherencia y
comprensión al contenido.
1. GENERALIDADES
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La organización funcional trajo la aparición de especialistas en las áreas de
mercados, finanzas, producción y en igual forma empezaron a aparecer en
Estados Unidos los departamentos de relaciones industriales, como consecuencia
de la necesidad de poner en manos de expertos una función tan importante y
dejar de improvisar en tal área.
• Las que se aplican en forma directa a las personas, tales como: reclutamiento,
entrevista, selección, integración, calificación de méritos, adiestramiento y
capacitación y por ultimo el desarrollo de recursos humanos.
• Las aplicadas indirectamente a través de: análisis y descripción de cargos,
evaluación y clasificación de cargos, higiene y seguridad, administración de
salarios, prestaciones sociales.
Estas técnicas mejoran la administración de recursos humanos pero también se
debe de contar con personal idóneo, elementos y materiales de la mejor calidad y
avances técnicos que vayan con la época.
25
Idalberto Chiavenato. “Administración de Recursos Humanos”, Editorial Mcgraw Hill, primera
edición 1988, Pág. 121
26
Ibíd. Pág. 121-122
75
Para finalizar podemos concluir, que la administración de recursos humanos
consiste en la planeación, organización, desarrollo, coordinación y control de
técnicas capaces de promover el desarrollo eficiente del personal, a la vez de
colaborar con ella a alcanzar los objetivos individuales relacionados directa o
indirectamente con el trabajo.
2. CONCEPTO
Consiste en la planeación, la organización, el desarrollo, la coordinación y el
control de técnicas capaces de promover el desempeño eficiente del personal, en
la medida en que la organización representa el medio que permite a las personas
que colaboran en ella alcanzar los objetivos individuales que se relacionan directa
o indirectamente con el trabajo. 27
27
Idalberto Chiavenato. “Administración de Recursos Humanos”, Editorial Mcgraw Hill, quinta
edición 1999, Pág. 159.
28
Ibíd., Pág. 160
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3.1 PROVISION
Contar con el personal adecuado es muy importante, es por eso que se busca en
el mercado al candidato idóneo ya sea por factores internos o por externos, luego
viene el reclutamiento que es donde se reciben todos los documentos de los
aspirantes al puesto, de ahí el paso último de este proceso es la selección del
personal que es la ubicación del personal en el cargo adecuado, ó sea que
escogemos entre los candidatos reclutados al mas adecuado para ocupar el
puesto buscando siempre que aumenten la eficiencia y el desempeño del
personal, a si como la eficacia de las organizaciones sociales.
3.2 APLICACIÓN
Después de finalizado el proceso de provisión, se realiza la aplicación del
personal, o sea emplearlas como fuerzas de trabajo a las organizaciones sin
dificultad, los recién llegados son presentados ante el personal general,
planteándosele a la vez todas sus responsabilidades y la cultura de la
organización, a sí como sus políticas y sus expectativas en cuanto a la conducta
de los empleados, es por esa y otras razones que se estará evaluando
constantemente.
3.3 GRATIFICACION
En este proceso se busca la manera de mantener al empleado laborando en la
empresa, es por esa razón que recibe ciertas prestaciones en cuanto a
remuneraciones y compensaciones, beneficios y servicios sociales, higiene y
seguridad en el trabajo, relaciones laborales, etc.
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3.4 DESARROLLO
Los procesos de desarrollo de personas incluyen actividades de entrenamiento,
desarrollo de personal y organizacional; el entrenamiento es muy importante ya
que las personas se educan profesionalmente para generar cambios de
comportamiento y por tanto desarrollarse de manera efectiva en las empresas,
generando así cambios sustanciales en cuanto a lo aprendido en el entrenamiento
y lo aplicado en la organización social para que se pueda ver en proceso de
desarrollo.
Por otra parte la auditoria de recursos humanos analiza las políticas y practicas
del personal evaluando, así el funcionamiento que se desarrolle es para corregir
los errores o para mejorarlos.
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objetivos organizacionales, a la vez que cada uno logra sus objetivos individuales.
29
El autor plantea que las políticas contribuyen a una orientación del empleado para
que acate las órdenes de la organización y no poner en riesgo el éxito de las
funciones asignadas, en tanto que las organizaciones usan de intermediarios a los
empleados para alcanzar los objetivos proyectados, dando a la vez la satisfacción
al trabajador de poder cumplir sus objetivos; Todo lo anterior pone de manifiesto
que las políticas son guías de orientación.
• Donde reclutar, ya sea que las organizaciones sociales prefieran las fuentes
internas que las externas, a sí como también las técnicas preferidas por las
instituciones para realizar el reclutamiento.
• Como determinar los requisitos básicos de la fuerza laboral, ó sea los físicos,
intelectuales, etc. Todo para poder desempeñar las tareas y funciones de las
empresas.
29
Ibíd. Pág. 161.
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• Criterios de planeación, se determina la cantidad necesaria de recursos para
poderlos distribuir a los cargos asignados.
• Mantener motivada la fuerza laboral, ó sea tenemos que tener personas que
siempre sean positivas, que participen en la empresa siendo productivas y que
mantengan un buen clima organizacional que los beneficie tanto a ellos como a la
empresa.
• Mantener los criterios de higiene y seguridad, porque son esenciales para que
existan buenas condiciones físicas de los trabajadores y puedan desempeñarse
con seguridad en la empresa.
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• El diagnóstico, se realiza para hacer un estudio de los requerimientos que
puedan darse en cuanto a capacitaciones de los empleados, para que exista una
preparación efectiva de actividades y pueda darse la rotación de personal.
• Mejorar los recursos humanos con los que cuentan las organizaciones
sociales a mediano y largo plazo, haciendo estudios contínuos de potencial
humano en las diferentes posiciones de las empresas.
5. OBJETIVOS
Los objetivos del área de recursos humanos dependen en gran medida de los de
la empresa, siendo el objetivo principal prestar los mejores servicios a los
usuarios, es ante tal situación que dentro de los objetivos del recurso humano se
tienen:
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motivarlos para que sigan adelante con los objetivos organizacionales y se
sientan satisfechos.
• Alcanzar toda la eficiencia y eficacia con los recursos con que cuenta la
empresa.
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