LA IMPORTANCIA DEL MANUAL DE

ORGANIZACIN Y FUNCIONES
17 respuestas

El Manual de Organizacin y Funciones, ms conocido como (MOF) por sus siglas, es un

documento formal que las empresas elaboran para plasmar parte de la forma de la
organizacin que han adoptado, y que sirve como gua para todo el personal.El MOF contiene
esencialmente la estructura organizacional, comnmente llamada Organigrama, y la
descripcin de las funciones de todos los puestos en la empresa. Tambin se suele incluir en
la descripcin de cada puesto el perfil y los indicadores de evaluacin.
Hoy en da se hace mucho ms necesario tener este tipo de documentos, no solo porque
todas las certificaciones de calidad (ISO, OHSAS, etc), lo requieran, si no porque su uso
interno y diario, minimiza los conflictos de reas, marca responsabilidades, divide el trabajo y
fomenta el orden, etc.
Adems, es la piedra angular para implantar otros sistemas organizacionales muy efectivos
como: evaluacin de desempeo, escalas salariales, desarrollo de carrera y otros.
Como ven, la existencia del MOF en una organizacin es de vital importancia y por ello se
debe cuidar el proceso de su elaboracin. Aqu algunas recomendaciones para este proceso:
Se necesita la participacin y compromiso de todos en la organizacin, especialmente de los
lderes como promotores.
Se necesita que los lderes que toman las decisiones separen unas horas (3 a 4) semanales
para la decisiones referentes a estos temas.
Se necesita formar un equipo tcnico que lidere el proceso (no es necesario la exclusividad) y
puede ser interno o externo a la organizacin.
Se necesita que la organizacin tenga su plan estratgico vigente, pues sin esto no se podr
realizar el MOF.
Se necesita que el equipo tcnico use una metodologa para la elaboracin del organigrama y
para que el plan estratgico se refleje en las funciones; en mi libro Metodologas para
implantar la estrategia: Diseo organizacional de la empresa, recomiendo y muestro algunas
metodologas.
Se necesita finalmente hacer un plan de implantacin de este manual, especialmente con los
cambios fuertes.

Finalmente, poner el manual a plena disponibilidad para el personal, por ejemplo colgarlo en la
intranet institucional.
En nuestra experiencia en Perfil con diversas consultoras en estos temas, las empresas al
inicio, no conocen el verdadero valor e impacto de esta herramienta, pero a medida que se
elabora el manual, tambin se van resolviendo algunos grandes problemas que se tenan y
que en algunos casos los ha llevado a sufrir algunos golpes fuertes, afectando la rentabilidad
del negocio (descoordinaciones con el cliente, fallas en las operaciones, demoras, etc.).
Hay que anotar que para que la organizacin funcione eficientemente, se hace preciso
complementar este documento con el Manual de Procesos o Procedimientos, denominado
(MAPRO). *

El manual de organizacin y funciones (MOF) es un documento formal que las

empresas elaboran para plasmar parte de la forma de la organizacin que han
adoptado, y que sirve como gua para todo el personal.
El MOF contiene, esencialmente las estructura organizacional, comnmente
llamada organigrama y la descripcin de las funciones de todos los puestos en la
empresa. Tambien se suelen incluir en la descripcin de cada puesto el perfl y los
indicadores de evaluacin.
Hoy en da, se hace mucho ms necesario tener este tipo de documentos, no solo
porque todas las certificaciones de calidad (ISO, OHSAS, entre otras), lo
requieran, sino porque su uso interno y diario minimiza los conflictos de reas,
marca responsabilidades, divide el trabajo y fomenta el orden, etc.
Como ven, la existencia del MOF en una organizacin es de vital importancia y por
ello se debe cuidar el proceso de su elaboracin.
Qu se necesita para eleborar un MOF?

La participacin y compromiso de toda la organizacin,

especialmente de los lderes como promotores.
Que los lderes que toman las decisiones separen unas horas para
las desiciones referentes a estos temas.

Formar un equipo tcnico que lidere el proceso. Puede ser interno

como externo.
Que la organizacin tenga su plan estratgico vigente,pues sin

esto no se podr realizar el MOF

Que el equipo tcnico use una metodologa para la elaboracin del

cornograma y para que el plan estratgico se refleje en las funciones.

Hacer un plan de implantacin de este manual. especialmente con

los cambios fuertes.

Poner el manual a plena disponibilidad del personal. Por ejemplo,
colgarlo en la intranet institucional.
1.

Qu es el MOF?

2.

Importancia

3.

Elaboracin de un MOF

4.

El Organigrama

Introduccin
Sea una pequeo emprendimiento, una mediana o gran empresa, de hecho que todas sin excepcin
necesitan algn tipo de pauta organizativa. Definir algunas cosas como los valores, la visin y misin, los
cuales son los conceptos esenciales que orientan a la empresa hacia un objetivo; sin embargo, hay algo
tambin importante, sobre todo si hay empleados, nos referimos a los organigramas y al MOF, en este
capitulo tendremos conocimiento de porque es tan importante tener en cuenta estos dos instrumentos en la
empresa, as tambin veremos la relacin que hay entre ellos.
Es muy frecuente encontrar en las pequeas empresas trabajadores que no saben que deben hacer, sobre
todo los que recin ingresan, pasan dos o tres das adivinando cuales son sus roles. Lo anterior se debe a la
falta de organizacin. El trabajador debe conocer desde el ingreso en la compaa tres documentos claves:
las declaraciones estratgicas (visin, misin, valores y objetivos), el organigrama funcional de toda la
empresa y del rea donde va a desempearse y el Manual de Organizacin y Funciones

Qu es el MOF?
El Manual de Organizacin y Funciones (MOF) es un documento normativo donde se describe las funciones,
objetivos, caractersticas, los requisitos y responsabilidades de cada cargo que se desarrolla en una
organizacin, as tambin un conocimiento integral de este, permitiendo un mejor desarrollo del ente en
la sociedad.
El MOF proporciona informacin a los servidores, Directivos y Funcionarios sobre sus funciones y ubicacin
dentro de la estructura general de la organizacin.

Importancia

Facilita el proceso de induccin del personal y permite el perfeccionamiento y/o orientacin de las
funciones y responsabilidades del cargo al que han sido asignados, as como
aplicar programas de capacitacin.

Determina las funciones especificas, responsabilidad y autoridad de los cargos dentro de la

estructura orgnica de cada dependencia

Proporciona informacin a los funcionarios y servidores sobre sus funciones especficas, su

dependencia jerrquica y coordinacin para el cumplimiento de sus funciones.

Elaboracin de un MOF

Primero se creara un equipo tcnico para la elaboracin del MOF

Constitucin del equipo tcnico

Entre todos revisan y verifican conclusiones del anlisis de los puestos con respecto a sus actividades y
deberes. Por tanto la elaboracin del MOF suele implicar un esfuerzo comn entre el equipo tcnico, los
trabajadores y sus jefes inmediatos.
El perfil del Puesto y los pasos para hacerlo:
Es un proceso mediante el cual se busca determinar las actitudes, cualidades y capacidades que son
fundamentales para una adecuada ocupacin.
Para la elaboracin del perfil es conveniente tomar en cuenta la experiencia laboral el nivel de formacin
adquirida y las condiciones de trabajo.
1 PASO
Anlisis de Jerarquizacin

Luego de reunir la informacin requerida se revisa la estructura orgnica para determinar la dependencia
jerrquica del puesto y con que unidades orgnicas mantiene una relacin directa de coordinacin.
2 PASO
Anlisis desde los objetivos institucionales
A partir de la informacin recogida e revisara si el anlisis de cargos realizado corresponde realmente al perfil
que la institucin desea y necesita para mejorar el desarrollo de sus funciones: se revisara
la conducta requerida a los empleados, las condiciones de trabajo y los requerimientos humanos.

Es el perfil del trabajador para el puesto?. Si no lo es Cul es el adecuado?

Las tareas y actividades son suficientes para el puesto?

3 PASO
Elaborar la descripcin del puesto:
Con la informacin y el anlisis realizado se elabora una descripcin y especificacin del puesto:

La descripcin del puesto incluye las responsabilidades inherentes al mismo as como las
caractersticas importantes y las condiciones de trabajo

La especificacin del puesto resume las cualidades personales necesarias para el desempeo del
puesto.

4 PASO
Revisin del anlisis con los participantes:
El anlisis realizado debe ser verificado con el trabajador
Esta verificacin ayudara si la descripcin realizada es correcta, esta completa y es fcil de entender
para todos los involucrados.
5 PASO
Llenar los formatos del MOF
DESCRIPCION DEL PUESTO

1.1 IDENTIFICACION:
Nombre del puesto :
rea al que pertenece :
Cargo del jefe directivo :
Nmeros de plazas :
1.2 FUNCION BASICA
Brindar asistencia tcnica y apoyo al rea de presupuesto.
1.3 FUNCIONES ESPECFICAS
ACTIVIDADES Y TAREAS
Organizar el archivote documentos, fuentes de ingresos y gastos.
Registrar diariamente la informacin de documentos de gastos e ingresos.
Revisar la afectacin presupuestaria consignada en los comprobantes de pagos.
Llenar los formatos de ejecucin de ingresos y gastos presupuestarios
Corregir e informar oportunamente las deficiencias detectadas.
FACTORES DE EVALUACION
Organizar el archivo de documentos, fuentes, ingresos y gastos.

Registrar diariamente la informacin de documentos de los gastos e ingresos.

Revisar la afectacin presupuestaria consignada en los comprobantes de pago.
Controlar permanentemente la enumeracin secuencial de documentos fuente.
Llenar los formatos de ejecucin de ingresos y gastos presupuestarios.
1.5 COORDINCION
Unidad de Tesorera
Unidad de Contabilidad
Unidad de Personal
Unidad de Abastecimiento
1.6 SUPERVISION
SUPERVISA A:
No tiene a quien Supervisar
SUPERVISADO POR:
Gerencia
1.7 CONDICIONES DE TRABAJO
Lugar Fsico: El cargo se desarrolla principalmente dentro de la oficina de planificacin y presupuesto ubicada
en establecimiento.
Horario de Trabajo:
PERFIL DEL PUESTO
Estudios :
Especialidad:
Experiencia:
Otros estudios :