Concepto importancia principios

tipos
organigramas y manuales
Del proceso de organización
¿QUÉ ES UN PROCESO ADMINISTRATIVO?

Un proceso administrativo es un conjunto de pasos que se siguen para darle solución a un problema de
administración. Para llevar a cabo un proceso correctamente, se deben respetar las metas, estrategias y
políticas de la empresa; y además establecer objetivos claros para que el proceso sea fluido.

-Planeación
-Organización
-Dirección
-Control
En el proceso administrativo todos los componentes son importantes, cada parte tiene una función específica y
si falla cualquiera de estos pasos sería difícil lograr un procedimiento limpio y eficiente.
IMPORTANCIA
Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización son:
1. Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus
recursos están sujetos a cambios constantes (expansión, contracción, nuevos productos, etc.),
lo que obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organización.
2. 2. Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del
grupo social.
3. 3. Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente,
con un mínimo de esfuerzos.
4. 4. Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la
productividad.
5. 5. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.
Componentes de una organización
Existen ciertos elementos que conforman la mayoría de las organizaciones, estos suelen ser:
•Un fin. Objetivo o propósito a cumplir por el que nace la organización. Debe estar claramente delimitado
y ser conocido por todos los miembros de la organización. Por ejemplo: Producir calzado de seguridad.
•Miembros. Individuos que se reparten las actividades o trabajos necesarios para el cumplimiento de las
metas u objetivos. Por ejemplo: Los directivos y empleados de una fábrica de calzado.
•Un grupo de tareas. Actividades que llevan adelante los miembros de la organización para el
cumplimiento de objetivos. Por ejemplo: La división de tareas dentro de la fábrica para la confección del
calzado.
•Recursos Instrumentos o bienes necesarios para llevar adelante el objetivo de la organización. Por
ejemplo:
•La inversión y la maquinaria necesaria para la fabricación del calzado.
•Normas. Instrucciones, reglas y consignas que guían el actuar de los miembros de la institución. Por
ejemplo: Las normas de seguridad a la hora de manipular la maquinaria dentro de la fábrica.
El Manual de Organización y
Funciones (MOF) es un
documento técnico normativo
de gestión institucional donde
se describe y establece la
función básica, las funciones
específicas, las relaciones de
autoridad, dependencia y
coordinación, así cómo los
requisitos de los cargos o
puestos de trabajo.
Utilidad
1. Determina las funciones específicas de los cargos o puestos de
trabajo, cuyo cumplimiento contribuye a lograr que se cumplan
los objetivos funcionales de las unidades orgánicas de cada
dependencia, así como las responsabilidades y obligaciones
asignadas al cargo o puesto de trabajo, en concordancia con el
marco legal y normativo correspondiente.
2. 2. Proporciona información a los directivos y personal sobre sus
funciones y ubicación en la estructura orgánica de la entidad.
3. 3. Ayuda a la simplificación administrativa, proporcionando
información sobre las funciones que les corresponde desempeñar
al personal, al ocupar los cargos o puestos de trabajo, que
constituyen acciones de una etapa o paso en el flujo de
procedimientos.
4. 4. Facilita el proceso de inducción y adiestramiento del personal
nuevo y de orientación al personal en servicio, permitiéndoles
conocer con claridad las funciones y responsabilidades del cargo
o puesto de trabajo al que han sido asignados, así cómo la
aplicación de programas de capacitación.
Existen distintos tipos de manuales:
•Manual organizacional. Resume el manejo de una empresa en forma general. Indica la estructura, las
funciones y roles que se cumplen en cada área. Es el más genérico y debe ser conocido por todos los
empleados, ya que busca plasmar toda el funcionamiento de la institución, tanto la actividad administrativa,
como la ejecutiva y operativa.
•Manual departamental. Legisla y regula el modo en que deben ser llevadas a cabo todas las actividades de
cada área. Las normas están dirigidas al personal según el departamento al que se pertenece y el rol que
cumple. Estos manuales reflejan la forma de la organización pero a menor escala, es decir, regulan las
actividades, las operaciones y los roles de cada departamento en particular.
•Manual de política. Determina y regula la actuación y dirección de una empresa en particular. No tiene que
ver con la política gubernamental (del país en el que funcione la empresa) si no con las políticas puntuales de
la empresa. Este manual se enfoca en controlar y regular las actividades desempeñadas por los ejecutivos de
la empresa.
•Manual de procedimientos. Regula cada uno de los pasos que deben realizarse para emprender alguna
actividad de manera correcta. Plantea las instrucciones para que los procesos (industriales, manufactureros y
administrativos) que se llevan adelante en la organización, sean eficientes y eficaces.
•Manual de técnicas. Explican minuciosamente cómo deben realizarse tareas particulares. Complementa
al manual de procedimientos con indicaciones técnicas y detalladas sobre cada actividad.
•Manual de bienvenida. Introduce brevemente la historia de la empresa, sus objetivos y su visión
particular, además de los derechos, beneficios y obligaciones de los empleados. Busca generar la
identificación de los nuevos ingresos con la empresa a la que están ingresando.
•Manual de puesto. Determinan específicamente cuáles son las características y responsabilidades a las
que se acceden en un puesto o rol determinado.
•Manual múltiple. Expone distintas cuestiones, y suelen surgir de las minutos o de las actas de
asambleas que se dan entre los socios. Estos manuales coordinan y organizan situaciones que no estén
contempladas en el resto de los manuales de la organización.
•Manual de finanzas. Verifica la administración de todos los bienes de la empresa, los ingresos y egresos.
La creación y el seguimiento de este manual suele estar a cargo del tesorero y el controlador.
•Manual de sistema. Se crea en el momento en que se desarrolla un sistema de gestión. Es frecuente
que el departamento de tecnología sea el encargado de desarrollar este manual.
•Manual de calidad. Presenta las políticas de la empresa en cuanto a la calidad del sistema. Puede estar
relacionado con las actividades en forma sectorial o total de la organización. Presenta indicadores y
parámetros que miden la productividad, la eficiencia y la calidad del servicio o producto que se ofrece.