NRC 52535 ADMINISTRACION Y ORGANIZACION DE EMPRESAS

MODULO IV MANUAL DE ORGANIZACIONES DE FUNCIONES MOF

Ing. RICHARD VALLADOLID SALAS

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INTRODUCCION
• El manual de organización y funciones es una pieza importante en toda organización, pues es
un documento en el que se establecen de manera detallada las funciones, requisitos, relaciones,
dependencia y coordinación de cada puesto de trabajo; por ello su implementación debería ser
fundamental para que así cada trabajador tenga en claro lo que la empresa espera de él, y todos
contribuyan al logro de los objetivos planteados

• Es de vital importancia contar con un manual de organización y funciones pues ayuda a

mantener a la organización sólida, permitiendo minimizar conflictos entre las áreas
interrelacionadas, dividiendo equitativamente el trabajo y definiendo responsabilidades,
además este manual deberá estar disponible para todos los trabajadores.

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 “Las grandes empresas a nivel mundial se han ido
desarrollando gracias a la ayuda de un manual de
organización y funciones bien definido con la
finalidad de que todos los colaboradores de la
empresa cumplan con cada una de las funciones
asignadas, de acuerdo a sus conocimientos o
experiencias adquiridas en diferentes áreas.” “En la
actualidad se hace más necesario tener este tipo de
herramienta, no solo porque todas las certificaciones
de las normas de calidad lo requieran, sino porque
su uso interno y diario, minimiza los conflictos de
áreas, marca responsabilidades, divide el trabajo y
fomenta el orden.” (Mazabanda,2010)

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DISCUCIONES DE AUTORES
En lo que se refiere al manual de organización y
funciones todos los autores estudiados coinciden de
manera significativa con la importancia de contar
con el manual de organización y funciones, para
Mazabanda (2010) “La empresa se maneja
empíricamente sin contar con un Manual de
Organización lo que causa la duplicidad de
funciones”

mientras que para Espín (2015) “Ante la ausencia de un manual

de organización de funciones los trabajadores no tienen claras
sus funciones, para cumplirlas, líneas de autoridad y niveles
jerárquicos existentes en las mismas.”

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 Según Chávez (2019) “Para incrementar el desempeño
laboral de los empleados empresa, es vital identificar y
ordenar las prerrogativas, funciones y responsabilidades
de todos los puestos, de cada empleado a fin de evitar
confusiones en las órdenes, duplicidad en los trabajos o
intromisión, lo que conlleva a conflictos, falta de
motivación, falta de identificación, pérdida de recursos y
un ambiente de trabajo negativo”

Para Ríos (2012) “El manual de organización y funciones, hace

que facilite la implementación del organigrama estructural de
puestos considerando que juntos tienen elementos suficientes
para guiar con mayor claridad a la empresa hacia una mejor
organización,”

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 El objetivo del MOF es definir las funciones, responsabilidades
y el perfil de cada puesto, así como las relaciones de reporte y
los roles de los mismos.

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 El Manual de Organización y Funciones es una herramienta para la
administración de personal porque proporciona la base técnica para:

❖ Informar y/o dar inducción al personal sobre sus funciones,

responsabilidades y requisitos del puesto de trabajo en la organización.
❖ Normar la organización interna, mediante la definición de su estructura
orgánica, relaciones jerárquicas y funcionales.
❖ Orientar al personal en lo referente a sus obligaciones, determinando las
líneas de autoridad y responsabilidad, así como los canales de
comunicación que deben observar en el cumplimiento de sus funciones.
❖ Realizar el reclutamiento y selección de personal, contando con la guía
de requisitos para cada puesto de la organización.
❖ Contribuir a lograr la mayor eficacia y eficiencia de las áreas orgánicas y
los resultados del personal, evitando duplicidad de tareas.
❖ Facilitar la ejecución de auditorías, así como la implantación de normas
de controL

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 El manual de organización y funciones (MOF) es un
documento formal que las empresas elaboran para
plasmar parte de la forma de la organización que han
adoptado, y que sirve como guía para todo el personal.
El MOF contiene, esencialmente las estructura
organizacional, comúnmente llamada organigrama y la
descripción de las funciones de todos los puestos en la
empresa. Tambien se suelen incluir en la descripción de
cada puesto el perfíl y los indicadores de evaluación.

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Manual de organización y funciones (MOF)
El manual de organización y funciones (MOF) es un documento
de uso interno, informativo y de consulta. Está escrito,
principalmente, para establecer la estructura organizacional de
la empresa, a través de un organigrama.

A través de este documento, el gerente elegirá si se definen las

funciones por área o por puesto individual; estableciendo el
perfil deseado y los indicadores de evaluación.
Luego de años de uso, se ha determinado que este manual
ayuda a asegurar el cumplimiento de las funciones, y a su vez
aplicar entrenamiento a los nuevos ingresos, gracias a las
especificaciones laborales que incluye.

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Importancia del manual de organización y funciones

Aunque este documento sea de carácter informativo e interno, saber qué son los
manuales de organización tiene diversas ventajas.
•Aclara y define funciones. Esto promueve las buenas relaciones laborales. A
su vez, instruye al personal en el conocimiento de sus responsabilidades.
•Facilita inducción del nuevo personal. El manual puede ser usado como parte
de la capacitación a nuevos empleados. En él estarán especificadas las funciones
de cada uno.
•Determina las responsabilidades específicas. Cada trabajador podrá consultar el
manual de organización cuando lo desee, y así refrescar cuáles son sus
funciones.

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 Hoy en día se hace mucho más necesario tener este tipo de
documentos, no solo porque todas las certificaciones de
calidad (ISO, OHSAS, etc), lo requieran, si no porque su uso
interno y diario, minimiza los conflictos de áreas, marca
responsabilidades, divide el trabajo y fomenta el orden, etc.

El MOF contiene, esencialmente las estructura organizacional,

comúnmente llamada organigrama y la descripción de las
funciones de todos los puestos en la empresa. También se
suelen incluir en la descripción de cada puesto el perfil y los
indicadores de evaluación.

Como ven, la existencia del MOF en una organización es de

vital importancia y por ello se debe cuidar el proceso de su
elaboración.

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¿Qué se necesita para elaborar un MOF?
•La participación y compromiso de toda la organización, especialmente de los líderes como
promotores.
•Formar un equipo técnico que lidere el proceso. Puede ser interno como externo.
•Que la organización tenga su plan estratégico vigente, pues sin esto no se podrá realizar el MOF
•Que el equipo técnico use una metodología para la elaboración del cornograma y para que el plan
estratégico se refleje en las funciones.
•Hacer un plan de implantación de este manual. especialmente con los cambios fuertes.
•Poner el manual a plena disponibilidad del personal. Por ejemplo, colgarlo en la intranet
institucional.

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DESCRIPCIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
Las descripciones y perfiles de puestos que conforman el Manual de Organización y Funciones contienen la siguiente
información:
a) Perfil del puesto: El perfil del puesto es una guía que contiene los requisitos mínimos que una persona
debería tener para ocupar un determinado puesto en la Empresa, así como otras características
asociadas a un puesto en particular
b) Órgano: Identifica el órgano al que pertenece el puesto.
c) Nombre del puesto: Su denominación debe guardar coherencia entre el sistema de nómina (planilla) y
ser coherente con las funciones que realiza.
d) Código del puesto: Es el código interno que identifica a un puesto determinado, y que asigna la
Empresa.
e) N° de posiciones del puesto: Indica el número de ocupantes que puede tener un puesto con único perfil.
f) Dependencia jerárquica lineal: Indica el nombre del puesto al que reporta jerárquicamente.
g) Dependencia funcional: Indica el nombre del puesto al que reporta funcionalmente, en el caso de que el
puesto del que depende funcionalmente es el mismo del que depende jerárquicamente se coloca la
frase “No aplica”
h) Funciones del puesto: Se describen las actividades y tareas principales del puesto para el cumplimiento
del mismo.
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 • Coordinaciones Internas: Se colocan las áreas de la Empresa, sin considerar el área a la que
pertenece el puesto, con las cuales existe una coordinación estrecha para actividades técnicas,
operativas y administrativas, entre otras.
• Coordinaciones Externas: Contiene las coordinaciones técnicas operativas y administrativas,
entre otras, que se realizan al exterior de la Empresa, por ejemplo, con proveedores, clientes,
organismos públicos, etc.
• Formación Académica: Se describe la formación que se requiere para desempeñar el puesto Se
refiere a la educación formal y no a conocimientos adquiridos por la experiencia o
empíricamente.
• Nivel educativo: Se refiere al tipo de instrucción formal necesaria para el puesto, que puede ser
Post Grado, Superior (Universitaria o Técnica), Secundaria u otro.
• Grado obtenido: Se refiere al grado de instrucción que debería haber alcanzado el ocupante del
puesto, que puede ser Doctorado, Magister, Bachiller, Egresado, Titulado u otro.
• Colegiatura: Indica si el puesto requiere que el profesional se encuentre registrado en el colegio
profesional que le corresponde. Este requisito debe guardar coherencia con las funciones que El
ocupante del puesto ejecutará. Cuando las funciones del puesto pueden ser desempeñadas por
profesionales de distintas especialidades, no será requisito la colegiatura

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 • Habilitación profesional: Indica si el profesional requiere habilitación del colegio profesional
respectivo, en coherencia con las funciones que el ocupante del puesto ejecutará. Será
necesaria colegiatura y habilitación profesional, para los puestos que se señale expresamente
en los perfiles del presente Manual de Organización y Funciones, sin perjuicio de lo establecido
en el último párrafo del numeral III anterior.
• Certificaciones: Se describen los requisitos de certificaciones que son obligatorios para
desempeñarse en determinados puestos, y se establecen por disposiciones normativas.
Ejemplo: Certificación de servidores que laboran en las áreas de logística (OSCE), licencia de
conducir, etc.
• Conocimientos técnicos principales: Se refiere a temas específicos que debería conocer el
ocupante de la posición y que están relacionados a sus funciones. Estos conocimientos pueden
haber sido adquiridos por educación formal o por experiencia práctica.
• Cursos y/o programas de especialización: Se refiere a los cursos, programas de especialización
o diplomados deseables, que se requieren para ocupar el puesto; los mismos que deben contar
con el sustento documentario respectivo.

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 • Conocimientos de ofimática: Se describen los tipos de software o programas
específicos que debe conocer el ocupante del puesto y se coloca el nivel de
dominio (Avanzado, Intermedio, Básico).
• Conocimiento de idiomas: Se describen los idiomas que son necesarios
manejar para ocupar el puesto y se coloca el nivel requerido (Avanzado,
Intermedio, Básico).
• Experiencia general: Se describe el número de años de trabajo en general
que deber tener la persona que ocupa el puesto, desde la fecha en que
egresó de la Universidad o centro de estudios. Incluye las prácticas
profesionales.
• Experiencia específica: Se describe el número de años de trabajo en puestos
similares o con responsabilidades equivalentes.
• Competencias: Se refiere a las competencias según los tres tipos que se usan
en la Empresa: competencias genéricas para el puesto, competencias
gerenciales (aplica únicamente para los puestos gerenciales), y
competencias específicas para el puest

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PROCEDIMIENTO DE ACTUALIZACIÓN
Con el fin de mantener alineado el Manual de Organización y
Funciones a los cambios de la Empresa, se establece lo siguiente:
1. El área encargada de la actualización del Manual de Organización y
Funciones, administrará los archivos electrónicos y físicos del
mismo, así como de sus modificaciones.
2. Toda solicitud de cambio que afecte a la organización sea a nivel de
responsabilidades, funciones, organización, niveles de autoridad,
competencias, entre otros, deberá ser comunicada formalmente al
área responsable, para su evaluación y posterior aprobación de la
Gerencia General y el Directorio.
3. Los cambios aprobados serán incorporados en el Manual de
Organización y Funciones indicando la versión y fecha de
actualización, para su divulgación y publicación correspondiente

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PROBLEMÁTICA

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 El contralor precisó que los cargos de confianza también
requieren de un perfil. | Fuente: Andina

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 "La norma exige que se cumple el perfil. El puesto de
confianza puede ser una persona con la cual la autoridad
tenga confianza, pero tiene que cumplir con el perfil y
este tiene que respetarse", dijo.
Ya en un comunicado previo del organismo,
la Contraloría señaló que es responsabilidad de las
autoridades velar por el cumplimiento de los perfiles de
puesto previstos en el marco legal, los documentos de Este pronunciamiento se dio luego de que
gestión de cada entidad y los lineamientos de la ley el Ministerio de Transportes y
Servir "para garantizar el correcto desempeño de la Comunicaciones (MTC) dejara sin efecto el
administración pública. nombramiento de Natalia Jiménez Velásquez como
directora ejecutiva de Provías Descentralizado, luego
de que la Contraloría les notificara un informe de
control que señalaba que dicho nombramiento no
cumplía con los requisitos mínimos de 10 años de
experiencia profesional para ser nombrado en el
cargo

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¿Qué pasa si no se tiene un manual de funciones?
• Como consecuencia se genera falta de comprensión,
errores, fallas en la producción y pérdidas.
Varios trabajadores realizan la misma tarea, cada uno
a su manera, lo que ocasiona demoras, rechazos y falta
de competitividad

• Ocurre un incidente y nadie se hace responsable o se

necesitan directivas pero no se sabe quién toma la decisión,
generando malestar, estrés laboral y falta de cooperación.

• Comienza a correr un rumor, provocando inquietud entre

los clientes o el personal. Al faltar la voz oficial de la
empresa se pone en riesgo el prestigio de la organización

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Recomendaciones generales
• Es conveniente que los manuales de organización sean elaborados con la participación de las unidades que
tienen la responsabilidad de realizar las funciones
• Una vez que se cuenta con el proyecto de manual, se requiere someterlo a una revisión final, a efecto de
verificar que la información contenida en el mismo sea la necesaria, esté completa y corresponda a la
realidad, además de proceder a comprobar que no contenga contradicciones o deficiencias
• La cantidad de ejemplares que se reproduzcan, así como la difusión que se haga del manual de
organización, dependerá de la determinación del número de funcionarios y empleados que deben contar
con este instrumento administrativo
• Una vez que el manual de organización ha sido elaborado, autorizado e impreso, debe ser difundido
entre los funcionarios y empleados responsables de su aplicación

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Contenido
En este apartado se presentan, de manera sintética y
ordenada, los capítulos que constituyen el manual o
los títulos principales que comprende. A efecto de
uniformar la presentación de estos documentos, es
importante seguir el orden que se describe a
continuación

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