IDENTIFICACIÓN, ACTUALIZACIÓN,

DIFUSIÓN, CUMPLIMIENTO Y
EVALUACIÓN DE LOS REQUISITOS
LEGALES
OBJETIVO

Establecer lineamientos para Identificar, Actualizar, Difundir y

Evaluar el cumplimiento de los Requisitos Legales aplicables a VATIA
S.A E.S.P.

ALCANCE

Este procedimiento aplica a las operaciones y servicios desarrollados

en VATIA S.A E.S.P

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Identificación de requisitos legales.
La Gestión para la identificación de los requisitos legales es
responsabilidad del Área Jurídica y del Área de Regulación. La
normatividad es consultada periódicamente en diferentes medios
como:
Paginas de internet.
Por notificación de los entes reguladores.
Boletines Jurídicos.
Por medio de la participación del Representantes de la empresa en
Asociaciones y Gremios.
Mediante la suscripción a una publicación especializada (Notinet).
Mediante las comunicaciones internas que envía la alta dirección.
Otros.

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Identificación de requisitos legales.

Los requisitos legales aplicables a la organización que se identifiquen

serán publicados en el módulo del Marco Legal del software Binaps
Quality.

El módulo de Marco Legal permite crear y consultar la normatividad

externa como leyes, decretos, acuerdos, circulares, resoluciones que
afectan la gestión de la entidad y la normatividad interna de interés
para la entidad que permiten identificar las competencias,
responsabilidades y funciones de las dependencias de la organización.

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INGRESO AL MÓDULO DE MARCO
LEGAL
Para ingresar y realizar la creación y/o consulta de la normatividad en el
módulo, se debe tener en cuenta las siguientes instrucciones:

Acceder a Binaps Quality web y digitar el usuario y contraseña que

le fue asignado http://calidad.vatia.com.co).

Ingresar al módulo de Marco Legal

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CREACIÓN/EDICIÓN DE ENTIDADES
EMISORAS DE NORMATIVIDAD Y DE
TIPOS DE NORMATIVIDAD

Las entidades emisoras y los tipos de reglamentación se administran desde el módulo

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El ícono de reglamentación vigente te devuelve al listado de normas, es decir a la pantalla
inicial del Marco Legal, donde se relacionan todas las normas Externas/Internas que se
han creado, y desde donde se podrá igualmente realizar creación/edición de normas a
través del botón Agregar Registro.

Al lado derecho se encuentra el botón

buscar donde lo podemos relacionar por
todas las columnas relacionadas
En la columna vinculo si es un
hipervínculo damos clic y nos lleva a la
página o al sitio asignado o si un archivo
me da la opción de descargar y guardar

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 CREACION DE NORMAS
Tipo de Requisito, los cuales
pueden ser:
Acuerdo, circular, Comunicado,
Convenio, ley, etc. Seleccionar los procesos responsables
con o participación directa en el
cumplimiento de la normatividad y los
Numero del documento procesos asociados o conexos con el
cumplimiento de la norma.

Fecha de Expedición y Fecha

entrada Vigencia

Expedido por: DIAN,

DAGMA, INCONTEC, ETC . Si es un archivo damos clic en el botón
examinar y anexamos el documento.
Puede ser Archivo o Vinculo Si es un vinculo debemos colocar el link
que deseamos consultar

Si la normatividad no se
cumple se puede generar un
plan de acción

Crear un Registro. Editar un Registro. Eliminar un Registro.

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ACTUALIZACIÓN Y COMUNICACIÓN DE
LOS REQUISITOS LEGALES

Determinada la aplicabilidad de los requisitos legales y definidas las

directrices que evidencien su cumplimiento se actualiza la matriz de
marco legal a la cual podrán acceder todos los colaboradores de la
Empresa a fin de que se de la actualización pretendida.

De igual manera se comunicaran los requisitos legales a través de

diferentes medios como: boletín jurídico, correo electrónico, reuniones.

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CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS
LEGALES Y DE OTRA ÍNDOLE

A través del modulo se pueden identificar y asegurar el cumplimiento de los requisitos

legales y de otra índole aplicable para las operaciones y servicios desarrollados en VATIA S.A
E.S.P.

Igualmente durante los los procesos de auditoría interna y externa (de certificación),
Revisoría Fiscal e Inspecciones se verifica el cumplimiento de los mismos.

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Si existe algún requisito que no se cumple o se detecta un riesgo de incumplimiento,
se deben establecer acciones correctivas o preventivas, según sea el caso, con el fin
de dar cumplimiento a los requisitos legales y otros aplicables. Para ello se debe
seguir lo establecido en el procedimiento de Acciones correctivas y preventivas.

El plan de acción asociado a la normatividad se puede visualizar desde el listado.

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