Manual de Organización Y Funciones

REC/M-AD-RH-001
Versión 01
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
Página 1
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Y FUNCIONES
CAYMAN S.A.C.
CONTENIDO
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Jefe de RRHH Gerente Administración y F. Gerente General
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Versión 01
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CONTENIDO 2
1. OBJETIVO. 3
2. MISIÓN DE LA EMPRESA 3
3. VISION DE LA EMPRESA 3
4. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL 3
5. FUNCIONES, LINEAS DE AUTORIDAD Y PERFILES DEL CARGO 4
A) AREA: GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS 4
(i) CARGO: GERENTE DE ADMINISTRACION Y FINANZAS 4
(ii) CARGO: CONTADOR 7
1. CARGO: ASISTENTE CONTABLE 8
(iii) CARGO: TESORERO 10
(iv) CARGO: JEFE DE CRÉDITOS Y COBRANZAS 11
1. CARGO: ASISTENTE DE CREDITOS 11
2. CARGO: ASISTENTE DE COBRANZAS 12
1. CARGO: ASISTENTE PRESUPUESTO 13
B) AREA: RECURSOS HUMANOS 14
(i) CARGO: JEFE DE RECURSOS HUMANOS 14
1. CARGO: ASISTENTE DE RRHH 15
C) AREA: SISTEMAS 16
(i) CARGO: JEFE DE SISTEMAS 16
1. CARGO: ASISTENTE DE SISTEMAS (SPRING) 17

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Versión 01
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1. OBJETIVO.
Describir todas las actividades de la empresa y distribuir las funciones y responsabilidades en cada
uno de los cargos establecidos en el Organigrama Estructural de CAYMAN S.A.C. De esta manera, se
evitarán funciones y responsabilidades compartidas que no solo redunda en pérdidas de tiempo
sino también en la dilución de responsabilidades entre los colaboradores de la empresa, o más aun
de toda un área.
2. MISIÓN DE LA EMPRESA
Brindar una gran variedad de productos de alta calidad (vehículos menores, productos de fuerza,
repuestos y maquinarias para la industria) y excelente servicio de post venta. Así también,
asesoramiento técnico personalizad, a fin de que el cliente elija los productos con plena seguridad y
confianza en la marca. Es decir, demostrar alta competitividad en calidad y servicio
3. VISION DE LA EMPRESA
Liderar, en mediano plazo, el mercado en ventas de vehículos menores. Ofreciendo los mejores
productos, servicios y precios competitivos.
4. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL

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Manual:
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y Versión 01

FUNCIONES
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5. FUNCIONES, LINEAS DE AUTORIDAD Y PERFILES DEL CARGO
a) AREA: GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS
(i) CARGO: GERENTE DE ADMINISTRACION Y FINANZAS
FUNCIONES:
1. Evalúa la posición financiera de la Empresa, recomendando las medidas más
adecuadas y favorables para su óptimo funcionamiento.
2. Establecer y/o revisar las políticas y procedimientos que permitan una adecuada
gestión y desarrollo de operaciones de las áreas de contabilidad, créditos y cobranzas y
tesorería.
3. Dirección y planeamiento de tesorería. Formulación y control de flujos de caja
proyectados y control de los ejecutados. Planeamiento de los flujos de fondos.
4. Búsqueda de financiamiento adecuado para el normal funcionamiento de las
operaciones de la empresa, asegurando los niveles minimos de costos financieros.
5. Elaboración de información financiera. Análisis e interpretación de estados financieros
los cuales deberán ser expuestos a la gerencia general y el directorio.
6. Dirección, supervisión y control de la gestión del área de contabilidad. Supervisión de
los registros de transacciones económicas, supervisión de las liquidaciones y pagos de
impuestos.
7. Dirección y supervisión de la gestión del área de créditos y cobranzas y tesorería.
8. Responsable de la buena gestión de tesorería, créditos y cobranzas y tesorería.
9. Responsable del buen uso y manejo de los recursos financieros.
10.Responsable de la elaboración y ejecución del presupuesto anual de la empresa, con
informes mensuales del cumplimiento.
11.Establecer ratios financieros para mejor análisis de resultados de la empresa.
12.Es responsable de la forma de obtener los fondos y de proporcionar el financiamiento
de los activos que requiere la empresa para elaborar y/o comercializar los productos
cuyas ventas generarán ingresos.
13.Establece las Políticas, Procedimientos y Normativas administrativas de la empresa.
14.Responsable de diseñar, planificar y ejecutar las políticas de las áreas administrativas a
su cargo.

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FUNCIONES
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15.Responsable del cumplimiento de las normativas internas y externas de las áreas a su

cargo.
16.Establecer y/o revisar las políticas y procedimientos que permitan una adecuada
gestión y desarrollo de las áreas administrativas y de recursos humanos.
17.Manejar la relación directa con Bancos (obtención y renovación de préstamos, y otras
transacciones)
18.Análisis de las cuentas específicas e individuales del balance general con el objeto de
obtener información valiosa de la posición financiera de la compañía.
19.Análisis de las cuentas individuales del estado de resultados: ingresos y costos.
20.Control de costos con relación al valor producido, principalmente con el objeto de que
la empresa pueda asignar a sus productos un precio competitivo y rentable.
21.Análisis de los flujos de efectivo producidos en la operación del negocio.
22.Proyectar, obtener y utilizar fondos para financiar las operaciones de la organización y
maximizar el valor de la misma.
23.Dirección y planeamiento de las áreas de administración y RR.HH.
24.Elaboración del presupuesto general que muestren la situación económica y financiera
de la empresa, así como los resultados y beneficios a alcanzarse en los períodos
siguientes con un alto grado de probabilidad y certeza.
25.Negociación con proveedores, para términos de compras, descuentos especiales,
formas de pago y créditos.
26.Encargado de los aspectos financieros de todas las
27.Compras que se realizan en la empresa.
28.Negociación con clientes, en temas relacionas con crédito y pago de proyectos.
29.Manejo del inventario. Optimizar los niveles de inventario, tratando de mantener los
días de inventario lo más bajo posibles.
30.Control completo de las Cajas, y fondos de dinero, monitoreo y arqueos que aseguren
que no existan faltantes.
31.Monitoreo y autorización de las compras necesarias por almacenes.
32.Manejo y supervisión de la contabilidad y responsabilidades tributarias con la
Administración Tributaria.
33.Asegura la existencia de información financiera y contable razonable y oportuna para
el uso de la gerencia general.
34.Elaboración del presupuesto anual.
35.Diseñar estrategia administrativa, según el plan estratégico de la compañía.
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FUNCIONES
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36.Las demás funciones afines a su cargo que le sean asignadas por su jefe inmediato
LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD:
DEPENDE DE:
Gerente General
SUPERVISA A:
1. Contador
2. Tesorería
3. Jefe de Créditos y Cobranzas
4. Asistente Presupuesto
5. Asistente de RRHH
6. Jefe de Sistemas
PERFIL DEL PUESTO:

Educación Universitario Titulo– Maestría
Formación Contador CPC, Economista, Lic. Administración de

Empresas
Competencias Liderazgo, Mejora continua, Tolerancia a la presión,
Trabajo en equipo, pro actividad.
Experiencia 05 años

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FUNCIONES
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(ii) CARGO: CONTADOR
FUNCIONES:
1. Proponer a Gerencia las política contable de la empresa, en función a la normatividad

emanada de las Normas Internacionales de Información Financiera y lo dispuesto por
los dispositivos legales, tributarias y normativas vigentes
2. Dirigir y controlar las operaciones contables y la conciliación correspondiente,
coordinando con las unidades organizativas generadoras de ingresos y gastos.
3. Controlar el cumplimiento de los procesos contables, normas contables y tributarias,
proponiendo procedimientos normativos tendentes a lograr la mejor operatividad y
funcionalidad en las operaciones de la empresa
4. Asesorar en asuntos contables y en temas vinculados a la normatividad Tributaria,
proponiendo procedimientos normativos que faciliten su cumplimiento, a fin de lograr
la mejor operatividad y funcionalidad del sistema contable
5. Asegurar la impresión de libros contables al cierre de cada periodo anual.
6. Establecer, supervisar y asegurar el cumplimiento oportuno de las obligaciones
tributarias y contribuciones sociales.
7. Revisión y presentación de los Estados Financieros mensualmente.
8. Analizar los registros contables, proponiendo los ajustes y reclasificaciones necesarias
9. Aprobar la Conciliación contable.
10.Elaboración de los estados financieros consolidados.
11.Elaborar y ejecutar el planeamiento tributario anual.
12.Coordinar la ejecución de Arqueos de Caja.
13.Coordinar los inventarios físicos de mercaderías
14.En Coordinación de Gerencia de Contraloría seguimiento y verificación de
procedimientos de Control interno establecidos para la empresa

DEPENDE DE:
Gerente de Administración y Finanzas

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FUNCIONES
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SUPERVISA A:
Asistente de Contabilidad
PERFIL DEL PUESTO:

Educación Universitario Titulo - Maestría
Formación Contabilidad CPC
Competencias Liderazgo, Solución de problemas, Mejora continua,

Tolerancia a la presión, Trabajo en equipo,
proactividad.
1. CARGO: ASISTENTE CONTABLE
FUNCIONES:
1. Registrar las operaciones en el sistema contable.

2. Revisión del registro de compras y ventas de cada mes
3. Declaración de impuestos con respecto al IGV y el Pago a cta. de IR mensual
4. Devengue de gastos de seguros e intereses mensuales
5. Canjear las facturas por letras por pagar de los proveedores
6. Provisionar los Factoring de proveedores
7. Realizar los estados financieros cada mes y reportar las inconsistencias
8. Las demás funciones afines a su cargo que le sean asignadas por su jefe inmediato.

DEPENDE DE:
Contador
SUPERVISA A:
No tiene personal a su cargo
PERFIL DEL PUESTO:

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FUNCIONES
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Educación Grado Universitario/ Técnico

Formación Contador
Competencias Flexibilidad
Desarrollo Personal
Comunicación
Trabajo en equipo
Liderazgo
Proactivo

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FUNCIONES
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(iii) CARGO: TESORERO
FUNCIONES:
1. Programación y pago a proveedores.

2. Elaboración de flujos de caja semanales proyectados y ejecutados, control de pagos
según presupuesto de caja establecido.
3. Análisis de cuentas y actualización de operaciones bancarias con el sistema integrado.
4. Reporte y control diario de la posición bancaria.
5. Control de vencimientos de obligaciones (letras por pagar, leasing, seguros, servicios
públicos, telefonía, fraccionamientos tributarios, etc.
6. Manejo de caja chica.
7. Conciliaciones bancarias
8. Las demás funciones afines a su cargo que le sean asignadas por su jefe inmediato

DEPENDE DE:
SUPERVISA A:
PERFIL DEL PUESTO:

Educación Universitario Bachiller - Titulado
Formación Contabilidad – Economía - Administrador
Competencias Liderazgo, Mejora continua, Tolerancia a la presión,

Trabajo en equipo, proactividad, comunicación.

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FUNCIONES
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(iv) CARGO: JEFE DE CRÉDITOS Y COBRANZAS
1. CARGO: ASISTENTE DE CREDITOS
FUNCIONES:
1. Encargada de la Liberación de pedidos. Aprobación de los pedidos en el sistema.

2. Gestión de Cobranza. Gestión por teléfono y correo electrónico a los clientes que
mantienen documentos por cobrar (facturas y/o letras).
3. Seguimiento de entrega de mercadería (Guías de Remisión conforme) para
gestionar cobranza por mercadería entregada en plazo establecido.
4. Seguimiento y Análisis de las cuentas por
5. Cancelación de documentos en el sistema. Ingreso de todos los abonos en cuenta
en el sistema, generación de los recibos de cobranza (aplicación respectiva a su
documento de acuerdo al pedido) de esta manera los abonos estén identificados y
aplicados a su documento respectivo (de acuerdo al pedido aprobado)
6. Créditos por Financiera. Cancelación de las Boletas de Ventas por estos créditos y
actualización en el sistema.
7. Línea de crédito. Filtro de los clientes en las centrales de riesgo, ver historial
crediticio y analizar reporte de la SBS para un posible crédito, de manera que se
puedan colocar más ventas por medio de crédito
8. Reporte de morosos. Reportar a los morosos en la base de datos de las centrales de
riesgo (SENTINEL) actualización de Base de Datos esta herramienta nos ayudará a
presionar al cliente para que cancele su deuda.
9. Conciliación Comercial.
DEPENDE DE:
Jefe de Créditos y Cobranzas
SUPERVISA A:
PERFIL DEL PUESTO:

Educación Universitario / Técnico

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FUNCIONES
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Formación Créditos y cobranzas - Economista
Competencias Liderazgo, Tolerancia a la presión, Trabajo en equipo,

Proactividad, Comunicación, Responsable.
2. CARGO: ASISTENTE DE COBRANZAS
FUNCIONES:
1. Efectuar la cobranza de facturas y letras en cartera, según documentación otorgada

por la Asistente de Cobranza, con el fin de asegurar el cumplimiento del
cronograma de cobranzas establecido.
2. Tramitar la aceptación de letras canjeadas con factura.
3. Realizar las liquidaciones de cobranzas.
4. Reportar las cobranzas a caja y/o depositar en las cuentas bancarias de la
empresa.
5. Recoger las letras aceptadas después de 7 días de haberlas entregado y efectuar el
canje con factura correspondiente.
6. Entregar la documentación respectiva y solicitar la firma del cargo, a fin de asegurar
se cumplan con todas las especificaciones requeridas según el tipo de
documentación.
7. Realizar las demás actividades o tareas que le asigne su Jefe Inmediato
DEPENDE DE:
Jefe de Créditos y Cobranzas
SUPERVISA A:
PERFIL DEL PUESTO:

Educación Grado Técnico.
Formación Educación Técnica de administración o contabilidad -

Finanzas
Competencias Comunicación asertiva.
Transparencia (Honestidad).
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FUNCIONES
Página 13
Capacidad de trabajar bajo presión.

Capacidad de organización y planificación
Experiencia 1 año
1. CARGO: ASISTENTE PRESUPUESTO
FUNCIONES:
1. Elaborar el presupuesto general de la empresa y presentarlo a la gerencia de

finanzas para su revisión y aprobación.
2. Encargado de la elaboración de los reportes financieros.
3. Encargado de la elaboración de los reportes de cierre de mes (venta motos)
4. Encargado de control del sistema OLAP
5. Encargado de la verificación del cumplimiento de los presupuestos.
6. Control de los reportes de ventas diarios.
7. Elaboración de Reportes para las diversas áreas de acuerdo a sus necesidades.
8. Apoyo en las labores de soporte de Sistemas
9. Apoyo en las labores de soporte informático ( Información del Spring)
DEPENDE DE:
SUPERVISA A:
PERFIL DEL PUESTO:

Educación Técnico
Formación Administración – Finanzas – Economía - Contabilidad
Competencias Liderazgo, Tolerancia a la presión, Trabajo en equipo,

Proactividad, Comunicación, Responsable.

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Manual:
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FUNCIONES
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b) AREA: RECURSOS HUMANOS
(i) CARGO: JEFE DE RECURSOS HUMANOS
FUNCIONES:
1. Supervisión de la Planilla (quincena ,fin de mes)

2. Supervisión de pagos de Beneficios Sociales.
3. Elaboración y ejecución del plan de motivación y capacitación del personal. (a nivel
nacional)
4. Elaboración y seguimiento del MOF (manual y organización de funciones).
5. Elaboración y seguimiento del plan de Vacaciones.
6. Evaluación por competencias, de todo el personal. (a nivel nacional).
7. Presentación del personal nuevo.
8. Supervisión de contratos.
9. Elaborar el diseño de la empresa.
10. Seguimiento del reglamento interno de trabajo.
11. Elaborar el IGA (informe de gestión anual)
12. Elaboración de Procesos de las áreas.

DEPENDE DE:
Gerente de Administración Y Operaciones
SUPERVISA A:
Asistente de Remuneraciones
PERFIL DEL PUESTO:

Educación Universitario Titulo – Especialización
Formación Ing. Industrial Administración
Competencias Solución de problemas, Planificación, Aprendizaje,

Liderazgo, Proactivo, buena comunicación.
Experiencia 05 años.

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Manual:
REC/M-AD-RH-041

FUNCIONES
Página 15
1. CARGO: ASISTENTE DE RRHH
FUNCIONES:
1. Elaboración de Planilla. (quincena y FDM).

2. Pago de Beneficios sociales.
3. Presentación de PDT
4. Generar Reporte de Prestamos
5. Generar Provisiones (CTS, Vacaciones, gratificaciones)
6. Ingresar a personal al sistema SPRING.
7. Elaboración y entrega de boletas de pago.
8. Actualización de data de todo el personal.
9. Elaboración de Ratio por supervisor.
10.Información de Ingresos y retiros del personal.
11.Ingreso de permisos al sistema SPRING.
12.Información mensual del personal por centro de costo.

DEPENDE DE:
Jefe de Recursos Humanos
SUPERVISA A:
PERFIL DEL PUESTO:

Educación Grado Técnico Superior/ Universitario
Formación Contabilidad, Computación, Ing. Industrial

Administración
Competencias Solución de problemas, Planificación, Aprendizaje,

Liderazgo, Proactivo, organizado.
Experiencia 02 años.

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Manual:
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FUNCIONES
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c) AREA: SISTEMAS
(i) CARGO: JEFE DE SISTEMAS
FUNCIONES:
1. Gestión de TI (Tecnologías de Información) en el Grupo, Hardware, Software, Redes

Networking, telefonía, web, internet etc.
2. Administrar la Comunicación Central de la sede Callao con las provincias del norte y
oriente para el manejo del Sistema Integrado ERP Spring, correo electrónico
corporativo, antivirus, etc.
3. Desarrollar planes y políticas de seguridad en el servidor Firewall (Servidor de
Seguridad) basado en plataforma Linux Centros ante amenazas de ataques externos
que están siempre al acecho de buscar servidores menos vulnerables para tratar de
hacer uso indebido y/o manipulación de la información, este servidor es el corazón de
la empresa y el principal ya que es la puerta de acceso y salida a cada uno de los
servicios informáticos que tiene el Grupo como Internet, base de datos, ERP Spring,
correo electrónico, consultas de bancos, etc. donde se requiere diseñar los mayores
niveles de seguridad y protocolos de comunicación que amerita.
4. Administración, análisis de eventos, sucesos, optimización y performance en 6
Servidores que están bajo mi supervisión y control y verificar el correcto
funcionamiento de los servicios que brindan cada uno de ellos.
5. Monitorear, velar el correcto funcionamiento de la red interna y externa del Grupo,
Soporte Técnico o Help Desk (ayuda de escritorio), a usuarios locales como de
provincias, en los diversos aplicativos informáticos que se maneja en la empresa.
6. Ejecutar planes y procedimientos de Backup (copia de seguridad) periódicos de toda la
información de los servidores, usuarios locales, principalmente del servidor File Server,
(Servidor de Archivos), Database Server (Servidor de base de datos Spring) que es
donde se encuentra y centraliza la mayor parte de la data del Grupo para salvaguardar
y proteger años de trabajo.
7. Gestionar, organizar, coordinar, y planificar con mi asistente para tener mejores
tiempos de respuesta en el soporte técnico in situ y remoto a usuarios locales y

08/04/2014 08/04/2014 08/04/2014
Manual:
REC/M-AD-RH-041

FUNCIONES
Página 17
provincias para el manejo de programas de ofimática, (Word, Excel, Power Point),

Sistema ERP Spring.

DEPENDE DE:
Gerente de Administración y Finanzas y Operaciones
SUPERVISA A:
Asistente de Sistemas (Spring)
PERFIL DEL PUESTO:
Educación Universitario Bachiller - Titulado
Formación Sistemas - Software
Competencias Planificación y organización Aprendizaje Colaboración,

solución de problemas, tolerancia a la tensión.
1. CARGO: ASISTENTE DE SISTEMAS (SPRING)
FUNCIONES:
1. Requerimientos SPRING (del grupo CAYMAN). Se canaliza, documenta, cotiza y se

coordina la aprobación de la propuesta económica con gerencia; de ser aprobado el
requerimiento se realiza el seguimiento de las modificaciones con el proveedor.
Posteriormente, nos llegan las actualizaciones con los cambios solicitados, el cual
pasa por un control de calidad en CAYMAN antes de efectuar los cambios en el
SPRING.
2. Consultas e incidencias SPRING (del grupo CAYMAN). Se canaliza,
3. Corrección de Registros en la Base de Datos SPRING

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Manual:
REC/M-AD-RH-041

FUNCIONES
Página 18
4. Elaboración de Querys (vistas) para REPORTES SPRING

5. BACKUP DE LA BASE DE DATOS: SPRING, OLAP Y ALERTAS
6. Mantenimiento de la Base de Datos: SPRING, OLAP Y ALERTAS
7. Registros en los diferentes Maestros del SPRING
8. Creación de Usuarios SPRING Y TERMINAL SERVER
9. Asignación de opciones en el SPRING
10.Elaboración de Procedimientos para el adecuado registro de datos en el SPRING.
11.Conexión Remota
12.Capacitación del SPRING
13.Las demás funciones afines al cargo designadas por el Jefe inmediato

DEPENDE DE:
Jefe de Sistemas
SUPERVISA A:
No Tiene personal a su cargo.
PERFIL DEL PUESTO:

Educación Técnico o Superior - Universitario
Formación Informática - Sistemas
Competencias Proactivo, Trabajo en equipo. Entrenador. Empático.

08/04/2014 08/04/2014 08/04/2014

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5. FUNCIONES, LINEAS DE AUTORIDAD Y PERFILES DEL CARGO

a) AREA: GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

(i) CARGO: GERENTE DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

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15.Responsable del cumplimiento de las normativas internas y externas de las áreas a su

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LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD:

PERFIL DEL PUESTO:

Formación Contador CPC, Economista, Lic. Administración de

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

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(ii) CARGO: CONTADOR

1. Proponer a Gerencia las política contable de la empresa, en función a la normatividad

LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD:

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y Versión 01

PERFIL DEL PUESTO:

Formación Contabilidad CPC

Competencias Liderazgo, Solución de problemas, Mejora continua,

1. CARGO: ASISTENTE CONTABLE

1. Registrar las operaciones en el sistema contable.

LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD:

PERFIL DEL PUESTO:

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Educación Grado Universitario/ Técnico

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(iii) CARGO: TESORERO

1. Programación y pago a proveedores.

LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD:

PERFIL DEL PUESTO:

Formación Contabilidad – Economía - Administrador

Competencias Liderazgo, Mejora continua, Tolerancia a la presión,

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

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(iv) CARGO: JEFE DE CRÉDITOS Y COBRANZAS

1. CARGO: ASISTENTE DE CREDITOS

1. Encargada de la Liberación de pedidos. Aprobación de los pedidos en el sistema.

LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD:

PERFIL DEL PUESTO:

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

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Formación Créditos y cobranzas - Economista

Competencias Liderazgo, Tolerancia a la presión, Trabajo en equipo,

2. CARGO: ASISTENTE DE COBRANZAS

1. Efectuar la cobranza de facturas y letras en cartera, según documentación otorgada

LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD:

PERFIL DEL PUESTO:

Formación Educación Técnica de administración o contabilidad -

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y Versión 01

Capacidad de trabajar bajo presión.

1. CARGO: ASISTENTE PRESUPUESTO

1. Elaborar el presupuesto general de la empresa y presentarlo a la gerencia de

LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD:

PERFIL DEL PUESTO:

Formación Administración – Finanzas – Economía - Contabilidad

Competencias Liderazgo, Tolerancia a la presión, Trabajo en equipo,

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: