Edición : 03

Revisión : 03
Publicación : 13 de Febrero del 2017
Código : SEG-MOF-001

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y
FUNCIONES

SERVICIOS

1. Transporte de mercancías, carga pesada para minería y sector industrial en general.

2. Servicios expresos.
3. Servicios de almacenaje de carga y logística.
4. Servicios especiales de carga sobredimensionada.
5. Servicios con ranflas, furgones.

REALIZADO REVISADO APROBADO

AREQUIPA – PERÚ
2017
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (MOF)

PRESENTACIÓN

La empresa Transporte y Envíos Terrestres Victoria E.I.R.L. es una empresa de

transportes de carga con el fin de alcanzar un alto prestigio en el ámbito nacional.

La filosofía de la empresa se orienta en ser una empresa de transporte de carga, con

atención personalizada orientada a brindarle valor agregado al cliente y con personal
altamente motivado y capacitado.

En ese sentido, para alcanzar los fines y objetivos, es necesario diseñar una
estructura organizacional y funcional que con precisión y claridad exponga las
responsabilidades, obligaciones, niveles de autoridad y de coordinación que deben
guardar todos los que integran la Empresa, con la finalidad que su colaboración,
esfuerzo y compromiso en el trabajo coadyuven a lograr esos propósitos y metas.

El resultado de esta labor, es el presente documento denominado Manual de

Organización y Funciones – MOF instrumento técnico normativo de gestión que
permitirá que los esfuerzos realizado sean eficientes.

Así, se ha establecido funciones y responsabilidades, que complementadas con un

Manual de Procedimientos, en etapa de elaboración, beneficiaran no solo a quienes
servimos; si no, harán de la Empresa y del trabajo que hacemos, un esfuerzo
eficiente, con calidad y competitividad para el desarrollo de la gestión del talento
humano y entregamos al país.

El MOF ha sido elaborado con la colaboración del proceso de la Gestión Humana en

coordinación con los demás procesos administrativos y trabajadores en general, a
ellos nuestro reconocimiento y gratitud por su colaboración, sugerencias y estímulos
en la elaboración del presente documento.
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TITULO I

ASPECTOS GENERALES

FINALIDAD, ALCANCE Y APROBACIÓN

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TITULO I

ASPECTOS GENERALES

A. FINALIDAD DEL MANUAL

El presente Manual de Organización y Funciones de la empresa Transporte y

Envíos Terrestres Victoria E.I.R.L. es un documento normativo que tiene por
finalidad:

1. Dar a conocer la estructura de las diferentes áreas que componen la empresa

determinando las funciones generales y específicas de su estructura interna,
los niveles de responsabilidad y autoridad, delegados a cada una de las áreas
y las relaciones internas y externas de las mismas.

2. Definir claramente su organización y funciones.

3. Brindar información acerca de las funciones y responsabilidades a todo el

personal que labora en las diferentes áreas de la empresa. Para ello se
distribuirán copias del presente Manual de Organización y Funciones.

Todo el personal está en la obligación de cumplir con lo establecido en el presente

Manual de Organización y Funciones.

Las estructuras o actividades no consideradas en el presente documento deberán

desarrollarse de acuerdo a una lógica y práctica interpretación del espíritu del
Manual.

B. ALCANCE

El presente Manual de Organización y Funciones, cubre la organización

estructural funcional de la Empresa Transporte y Envíos Terrestres Victoria
E.I.R.L. siendo su ámbito de aplicación todo el Personal que labora en las
distintas áreas de la Empresa, desde la Gerencia General, Jefes de áreas, y
Personal que labora.

C. APROBACIÓN

El Manual de Organización y Funciones de la Empresa Transporte y Envíos

Terrestres Victoria E.I.R.L. será aprobado por la Gerencia de la empresa.
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TÍTULO II

ESTRUCTURA ORGÁNICA
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TÍTULO II

ESTRUCTURA ORGÁNICA

GERENTE GENERAL

ASESOR CONTABLE ASESOR HSE

SUPERVISOR DE
SEGURIDAD

SUPERVISOR DE VIGILANCIA Y
ADMINISTRACIÓN
OPERACIONES SEGUIMIENTO

CONDUCTORES MECÁNICO

AYUDANTES

A. FUNCIONES GENERALES DE LA EMPRESA

Transportar carga a diferentes lugares de la Región Sur, orientándonos siempre en

la mejora continua de nuestras operaciones y en el desarrollo de nuestro personal.

B. ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA EMPRESA

 Gerencia General
 Supervisión de Seguridad y medio ambiente
 Supervisión de Operaciones
 Administración
 Vigilancia y seguimiento
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 Conductores
 Ayudantes

C. LÍNEAS DE AUTORIDAD, RESPONSABILIDAD Y COORDINACIÓN

Las líneas de autoridad que predominan en la organización son directas y

verticales, esto es, un nivel subalterno rinde su actuación y decisión a la
autoridad inmediata superior, tanto en deberes como en responsabilidades, sin
menoscabar su iniciativa y creatividad en la labor que realiza.

La responsabilidad general y fundamental en la Empresa, reside en el

compromiso de brindar un óptimo y excelente servicio de calidad a nuestros
clientes tanto internos como externos y comunidad social, con contenido ético,
metodología de trabajo y creatividad, para formar líderes capaces, afrontar,
asumir retos y responsabilidades.

La coordinación, se realiza considerando la afinidad de funciones y

responsabilidades así como el logro de objetivos y metas de cada unidad
orgánica, estimulando esfuerzos conjuntos y el trabajo en equipo.

CUADRO ORGÁNICO DE CARGOS

Para el cumplimiento de sus funciones Transporte y Envíos Terrestres Victoria

E.I.R.L. cuenta con el Cuadro Orgánico de Cargos siguientes:

Nº NOMINACION DEL CARGO TOTAL OBSERVACIONES

NECESARIO
1 Gerente General 1
2 Supervisor de Seguridad 1
3 Supervisor de Operaciones 1
4 Personal de vigilancia y seguimiento 1
5 Administración 2
6 Conductores 5
7 Ayudante 1
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TITULO III

DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

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CAPÍTULO I

ORGANOS DE DIRECCIÓN

1. GERENCIA GENERAL

Es el máximo órgano de dirección encargado de la gestión administrativa e

institucional de la organización está a cargo del Gerente General.

A. PRINCIPALES FUNCIONES

a) Coordinar, supervisar y controlar el óptimo desarrollo de las actividades de la

empresa, para brindar calidad en el servicio.
b) Representar a la Sociedad ante toda clase de actividades de interés de la
empresa.
c) Asumir la representación de la sociedad en cualquier tipo de procedimiento
administrativo encontrándose autorizado todo tipo de actos.
d) Realizar todos los actos necesarios para la marcha y operatividad de la empresa
en la cual se encuentra facultado.
e) Nombrar apoderados especiales pudiendo otorgarles las facultades de
representación legal y cobranzas el nombramiento no implica perdida de las
facultades conferidas.
f) Asegurar una buena alineación estratégica entre la organización y el medio.
g) Traducir los objetivos estratégicos en metas operacionales específicas de cada
área de la empresa y verificar su cumplimiento.
h) Adecuar las capacidades de la organización a las demandas del medio.
i) Asignará un Representante para el SGI el cual reportará sobre la implementación
y los objetivos de Seguridad / Salud Ocupacional, Gestión Ambiental y Calidad
en la empresa, estos reportes serán medibles y concordantes con la política y los
objetivos.
j) Programar revisiones anuales del sistema de Calidad, Seguridad Salud
Ocupacional y medio ambiente.
k) Realizar actos y contratos ordinarios correspondientes a la captación de nuevos
clientes.
l) Firmar contratos ordinaries correspondientes a la captación de nuevos clientes.
m) Fijar objetivos, desarrollar planes estratégicos y operativos, diseñar la estructura
y establecer procesos de control.
n) Realizar presupuestos deacuerdo a nuevos contratos.

B. REQUISITOS PARA EL PUESTO

 El Gerente General debe de ser un oficial en retiro de las Fuerzas Armadas.

 Titulo Profesional en Administración o carreras afines.
 Amplios conocimientos sobre normas y procedimientos establecidos por
MTC.
 Haber recibido capacitación en temas de Finanzas, Contabilidad Gerencial,
Seguridad Industrial y Medio Ambiente, Resolución y Manejo de
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Conflictos, Minimo 5 años de Experiencia.

Poseer las siguientes habilidades:

 Creatividad
 Planificación.
 Iniciativa.
 Interés por el cliente (interno y externo).
 Responsabilidad.
 Capacidad para comunicarse.
 Visión de Conjunto.
 Capacidad para la toma de decisiones.
 Capacidad para dirigir y motivar el grupo.
 Trabajo en Equipo.

2. SUPERVISOR DE SEGURIDAD

A. FUNCIONES GENERALES

a) Cumplir y hacer cumplir el reglamento de Seguridad y Salud Ocupacional y

Medio Ambiente.
b) Participar del Comité de Seguridad.
c) Evaluar las necesidades de capacitación y nivel de competencia que
considere, empleados nuevos, empleados transferidos, empleados activos,
tareas críticas, requisitos legislativos y reglamentos, con respecto a seguridad.
d) Ser responsable por su seguridad y la de los trabajadores que laboran en el
área a su mando cuando se ejecuten obras en campo.
e) Cumplir y comprometerse con el programa de seguridad, reglamento interno
de seguridad y dispositivos legales emitidos por el ministerio de energía y
minas.
f) Ejecutar el sistema de seguridad salud ocupacional y medio ambiente para
cumplir los requisitos que las normas exigen dentro del campo de acción del
puesto.
g) Elaborar procedimientos específicos para estandarizar la realización de las
tareas asignadas.
h) Desarrollar el programa de Inspección anual, realizando Inspecciones
Planeadas y no Planeadas de Seguridad a solicitud de la empresa y cuando
sea necesario
i) Aplicar medidas de seguimiento y control para la minimización de riesgos,
aplicando IPERC, ATS.
j) Aplicar el plan de contingencia cuando este sea necesario previa capacitación
de los trabajadores.
k) Organizar los comités de crisis para la atención de emergencias.
l) Hacer cumplir los estándares de trabajo del cliente en los temas de seguridad
salud ocupacional y medio ambiente.
m) Comprobar que se empleen todos los medios y recursos de seguridad que se
requieren para todas aquellas tareas que puedan implicar accidentes.
n) Disponer que, tanto en la empresa como en empresas clientes se tomen todas
las medidas y precauciones necesarias tales como: tranqueras, señales,
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avisos, luces y faroles donde sea necesario, para evitar accidentes,

especialmente cuando se presenten obstáculos o inconvenientes en lugares
transitados que puedan producir accidentes.
o) Asegurar que los trabajadores cumplan con los estándares, procedimientos
escritos y prácticas de trabajo seguro, usen adecuadamente el equipo de
protección personal apropiado.
p) Actuar inmediatamente sobre cualquier peligro que sea informado en el lugar
de trabajo, reportando de forma inmediata las observaciones, incidentes o
accidentes del personal.
q) Responsable de elaboración del PASSO.
r) Medir los indicadores de gestión para posterior análisis, evaluación y toma de
decisiones y planes de acción.
s) Monitorear el envío del Reporte de Incidentes hecho por el personal
involucrado para las estadísticas respectivas.
t) Supervisar inopinadamente las unidades verificando la calidad del servicio de
seguridad.
u) Coordinar la aplicación de las encuestas de satisfacción en el servicio, para
luego realizar las estadísticas respectivas, analizarlas y evaluarlas con la
gerencia.
v) Llevar el control de los documentos externos (resoluciones directivas, normas,
certificados, acreditaciones, entre otros) aplicables a las operaciones del
servicio de seguridad.
w) Verificará las inspecciones de ATS.
x) Se encargará de establecer, implementar y mantener los objetivos de
Seguridad, Salud Ocupacional y Gestión Ambiental en la organización; según
lo dispuesto por la gerencia general.

B. REQUISITOS PARA EL PUESTO

 Egresado/estudiante de último año de carreras como Administración,

Ingenieria de Seguridad, Ingenieria Ambiental o estudios Técnicos y/o
carreras afines.
 Conocimiento de normas / reglamentos de seguridad.
 Contar con cursos de seguridad Industrial
 Poseer 06 meses como minimo de experiencia en cargos similares
y/o afines.

Poseer las siguientes habilidades:

 Planificación.
 Iniciativa.
 Responsabilidad.
 Capacidad para comunicarse.
 Capacidad para toma de decisiones.
 Interés por el cliente (interno y externo).
 Facilidad para trabajar en equipo
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3. SUPERVISOR DE OPERACIONES

A. FUNCIONES GENERALES

El Supervisor de Operaciones debe cumplir con las siguientes funciones:

a) Planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar los procesos operativos del

área a su cargo.
b) Administrar al personal operativo en cuanto a la asignación de puestos,
descansos, vacaciones, retenes y otros.
c) Administrar eficientemente los recursos materiales tales como herramientas,
equipos de comunicación, implementos de seguridad, vehículos y otros
necesarios para sus operaciones, de tal forma que éstos se encuentren en
óptimas condiciones de uso y operatividad.
d) Administrar el uso, mantenimiento y conservación de los vehículos.
e) Mantener un inventario de las unidades operativas e inoperativas.
f) Cumplir y velar por el cumplimiento del Reglamento Interno de Trabajo,
Reglamento de Transito y del Reglamento Interno de Seguridad salud
ocupacional y medio ambiente en las áreas a su cargo.
g) Coordinar los permisos pertinentes dados por el MTC para el traslado o
transporte de mercancia.
h) Supervisar la operación de unidades en el campo para que se cumpla las
especificaciones del cliente y los acuerdos según valorizaciones efectuadas.
i) Cumplir con las disposiciones y procedimientos de seguridad, salud
ocupacional y medio ambiente de Transporte Victoria y los diferentes clientes
en las operaciones asignadas.
j) Control administrativo del personal de la empresa.
k) Supervisar a los conductores a su cargo a la entrada de cada turno.
l) Se encargara de realizar el seguimiento a las unidades durante el dia, e
informara al turno entrante sobre el monitoreo y seguimiento que realizo
durante el dia.
m) Supervisar se cumpla con las rutas citadas en la hoja de ruta.
n) Realizar el seguimiento de hoja de ruta, verificando con lo indicado en el GPS.
o) Comunicar a la salida de la unidad.
p) Mantener un inventario de las unidades operativas e inoperativas.
q) Realizar el examen con el alcoholimetro antes de la salida de unidades.

B. REQUISITOS PARA EL PUESTO

 Egresado/estudiante de último año de carreras como Administración,

contabilidad, Ingenieria y/o carreras afines.
 Tener experiencia minima de 06 meses en puestos similares.
 Contar con un nivel de Office Intermedio.
 Contar con cursos de seguridad industrial y medio ambiente.

Poseer las siguientes habilidades:

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 Planificación.
 Responsabilidad.
 Creatividad.
 Capacidad para comunicarse.
 Capacidad para toma de decisiones.

4. PERSONAL DE VIGILANCIA Y SEGUIMIENTO

A. FUNCIONES GENERALES

Debe cumplir con las siguientes funciones:

a) Supervisar a los conductores a su cargo a la entrada de cada turno.

b) Supervisar se cumpla con las rutas citadas en la hoja de ruta.
c) Realizar el seguimiento de hoja de ruta, verificando con lo indicado en el
GPS.
d) Comunicar a la salida de la unidad.
e) Mantener un inventario de las unidades operativas e inoperativas.
f) Cumplir y velar por el cumplimiento del Reglamento Interno de Trabajo,
Reglamento de Transito y del Reglamento Interno de Seguridad salud
ocupacional y medio ambiente en las áreas a su cargo.
g) Verificar la operación de unidades en el campo para que se cumpla las
especificaciones del cliente y los acuerdos según valorizaciones
efectuadas.
h) Cumplir con las disposiciones y procedimientos de seguridad, salud
ocupacional y medio ambiente de Transporte y Envíos Terrestres Victoria
y los diferentes clientes en las operaciones asignadas.
i) Realizar el examen con el alcoholimetro antes de la salida de unidades.
j) Se encargara de realizar el seguimiento a las unidades durante la noche,
e informara al turno entrante sobre el monitoreo y seguimiento que realizo
durante la noche.

B. REQUISITOS PARA EL PUESTO

 El personal de vigilancia y seguimiento debe de tener conociemiento en

transportes de carga.
 Tener experiencia minima de 06 meses en puestos similares.

Poseer las siguientes habilidades:

 Planificación.
 Responsabilidad.
 Capacidad para comunicarse.
 Contar con un nivel de Office Intermedio.
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5. ADMINISTRACIÓN

A. FUNCIONES GENERALES

a) Organiza y controla el tramite documentario y el archivo de la oficina de

mantenimiento y servicios generales.
b) Recepciona, registra, prepara, clasifica y distribuiye la correspondencia y
documentación que ingresa y sale de la empresa.
c) Mantener actualizado el archivo de documentos, haciendo el respectivo
seguimiento de los documentos clasificados de la Oficina.
d) Atender y orientar a clientes y al público en general, sobre consultas y
gestiones propios de la empresa.
e) Elabora, proporciona y recepciona las guias generadas por servicios
prestados.
f) Tomar dictado, redactar y digitar la documentación que le asigne el
gerente.
g) Velar por la conservación, seguridad y cuidado de patrimonio, mobiliario y
documentos asignados a la oficina.
h) Realiza las gestiones administrativas propias de la actividad de la empresa.
i) Realiza las gestiones administrativas pertinentes ante las administraciones
públicas.
j) Atiende las llamadas telefónicas y se ocupa de las tareas de recepción de
clientes.
k) Gestiona y negocia con proveedores los servicios y materiales de la
empresa.
l) Gestiona la documentación administrativa y contable de la empresa.
m) Recibe y revisa las facturas y comprobantes de los gastos efectuados con
los avances a justificar.
n) Redacta y transcribe correspondencia y documentos diversos.
o) Brinda apoyo logístico en actividades especiales.
p) Coordina y hace seguimiento a las acciones administrativas emanadas por
la empresa.
q) Lleva y mantiene actualizado archivos de la empresa.
r) Mantiene actualizados registros, libros contables, entre otros.
s) Recibe, verifica y registra los requerimientos de compras diversas
solicitadas.
t) Llena formatos diversos relacionados con el proceso de servicios
prestados.
u) Transcribe y mantiene actualizados en el sistema toda la información
relacionada con los servicios prestados.
v) Lleva registros y el archivo de expedientes de proveedores.
w) Mantiene informado al Gerente General sobre las actividades realizadas
y/o cualquier irregularidad presentada.
x) Elabora la relación del resumen de las planillas correspondientes.
y) Controla los pagos efectuados al personal administrativo u obrero por
diversos beneficios.
z) Otras que le sean asignadas por el Gerente.
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B. REQUISITOS PARA EL PUESTO

 Egresado de carreras como Administración, contabilidad y/o carreras

afines.
 Tener experiencia minima de 06 meses en puestos similares.
 El manejo y métodos de oficina.
 Redacción, ortografía y sintaxis.
 Principios y prácticas de contabilidad.
 La elaboración de documentos mercantiles en el área de su competencia.
 Los procesos administrativos del área de su competencia.
 Conocimiento de Office avanzado.
 Tratar en forma cortés al personal de la Institución y público en general.
 Comprender la información que va a procesar.
 Tener iniciativa.
 Expresarse claramente en forma oral y escrita.
Poseer las habilidades:
 Capacidad de comunicación.
 Estar bien organizado, ser metódico y cuidadoso en su trabajo.
 Saber trabajar en equipo.
 Ser capaz de manejar el equipo habitual de oficina.
 Saber mostrar por teléfono una actitud profesional, educada y amable.
 Ser capaz de utilizar su iniciativa para completar las tareas.

5. CONDUCTORES

A. FUNCIONES GENERALES

a) Responsabilizarse por la unidad que tiene a su cargo

b) Operar adecuadamente las unidades de la Empresa.
c) Efectuar el mantenimiento y reparaciones sencillas de las unidades a su
cargo.
d) Informar sobre el estado operativo de las unidades, así como de las
ocurrencias sucedidas durante su utilización.
e) Efectuar la limpieza de las unidades asignadas.
f) Recibir y dar conformidad de la documentación del vehículo: tarjeta de
propiedad, SOAT, Guias de Remision, Seguros vehiculares y otros,
asumiendo la responsabilidad de estos.
g) Verificar el estado de operatividad antes de su utilización.
h) Informar verbalmente y por escrito al supervisor sobre algún incidente
ocurrido en el turno de trabajo.
i) Dar a conocer cualquier anormalidad que se efectué dentro del servicio.
j) Desempeñar las demás funciones inherentes a su cargo que le sean
asignadas por el Supervisor de Operaciones o Gerente General.
k) Cumplir con el Reglamento interno de trabajo, Reglamente de transito y
con el Reglamento de seguridad salud ocupacional y medio ambiente.
l) Responsabilidad del conductor del cuidado y correcto estivado de la carga,
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asi como las operaciones de carga y descarga

m) Cumplir con las disposiciones y procedimientos de seguridad, salud
ocupacional y medio ambiente de Transportes Victoria y los diferentes
clientes en la operación asignadas.
n) Efectuar una evaluación de riesgos y llevar el control de la hoja de ruta de
antes de iniciar laboras.
o) Llenar los partes de trabajo realizado, Estas funciones no son de carácter
limitante.

B. REQUISITOS PARA EL PUESTO

 Secundaria completa
 Un mínimo de 2 años de experiencia en puesto similar en otras
empresa.
 Contar con Brevete Profesional categoría AIIB o AIIIC.
 Conocimiento en manejo defensivo.
 Amplios conocimientos de operatividad de los vehículos.
 Cursos en Seguridad y Medio Ambiente.

Poseer las habilidades:

 Buenas relaciones interpersonales.
 Trabajo en equipo.
 Trabajo bajo presión.

6. AYUDANTES

A. FUNCIONES GENERALES

a) Coordinar con el conductor la labores de carga, estiva y descarga en las

salidas de los vehiculos.
b) Ayudar al conductor al control de guias de remisión.
c) Colaborar con la limpieza del vehiculo.
d) Informar oportunamente cualquier anormalidad o problema que contribuya al
deterioro de la calidad, condiciones y estado de los materiales, equipos e
instalaciones de la empresa Transportes Victoria al desempeño normal de
sus funciones.
e) Cumplir con el cumplimiento del Reglamento interno de trabajo, Reglamento
de transito y del Reglamento interno de seguridad salud ocupacional y medio
ambiente en las áreas a su cargo.
f) Dar a conocer cualquier anormalidad que se efectué dentro del servicio.
g) Desempeñar las demás funciones inherentes a su cargo que le sean
asignadas por el Supervisor de Operaciones.
h) Estas funciones no son de carácter limitante.

B. REQUISITOS PARA EL PUESTO

 Secundaria completa
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 Mínimo de 06 meses de experiencia en puesto similares

 Amplios conocimientos de operatividad de los vehículos.
 Conocimiento en aseguramiento de carga y trincado de carga/contenedor.
 Cursos en Seguridad y Medio Ambiente.

Poseer las habilidades:

 Buenas relaciones interpersonales
 Trabajo en equipo
 Trabajo bajo presión