MANUAL DE PUESTOS Y SUPERMERCADO COQUIN

FUNCIONES
VERSION 2020
 INDICE

I- HISTORIA DE LA EMPRESA
II- MISION VISION VALORES
III- ORGANIGRAMA GENERAL DE LA EMPRESA
IV- OBJETIVOS DEL MANUAL Y USO
V- DESCRIPCION DEL FORMATO DE PERFILES Y FUNCIONES
DE PUESTOS
VI- DESCRIPCION DE DEPARTAMENTOS Y AREAS
A- EXPLICACION DE CODIFICACIONES
B- CUADROS GENERALES DE DEPARTAMENTOS
(CODIGOS)

A- AREA ADMINISTRATIVO Y RECURSOS HUMANOS

 DESCRIPCION DEL AREA
 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

B- AREA DE VENTAS, ATENCION Y MANTENIMIENTO.

 DESCRIPCION DEL AREA
 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
C- AREA DE COMPRAS
 DESCRIPCION DEL AREA
 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
D- AREA DE FINANZAS
 DESCRIPCION DEL AREA
 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

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 I HISTORIA DE LA EMPRESA

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 II MISION VISION VALORES

MISION

En supermercado Coquin brindamos amplia líneas de productos, una

experiencia agradable las mejores instalaciones con personal calificado,
sirviendo a las familias y negocios de la zona de los valles.

VISION

Para el 2023 seguiremos siendo un referente en la zona de los Valles como

supermercado que promueve la experiencia al cliente, con las mejores
instalaciones y variedad en líneas de Productos logrando una mayor
cobertura geográfica integrando Nuevas sucursales y Procesos claves
certificados Y promoviendo la seguridad y cuidado de nuestros
colaboradores Clientes y Comunidad.

VALORES

Fe en Dios
Unidad
Trabajo en Equipo
Espíritu de Superación
Honestidad

II ORGANIGRAMA GENERAL DE LA EMPRESA

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 En el presente organigrama se muestra como está organizada la estructura general
Supermercado Coquin.

GERENCIA
GENERAL

GERENCIA DE
GERENCIA GERENCIA GERENCIA D+
VENTAS Y
ADMINISTRATIVA FINANCIERA COMPRAS
ATENCION

COORDINADOR
COORDINADOR DE JEFE DE JEFE DE Digitadores e JEFE DE
SUPERVISOR DE COMUNITTY MANTENIMIENT COORDINADOR PRODUCTOS Ingresos
DE RECURSOS CONTADOR JEFE DE BODEGA COMPRAS DE COMPRAS
CAJA MANAGER O OPERACIONES DE TIENDA
HUMANOS PERECEDEROS ABARROTES (2) EXTERNAS
Y SEGURIDAD

ASEADORAS y VENDEDOR POR ENCARGADO PO

CAJEROS OFICIALES DE DESPACHADORES
Conserje ARCHIVADOR AREA POR AREA LINEA MOTORISTAS
(7) SEGURIDAD (4)
() (9) (3)

EMPACADOR
(1)

IV OBJETIVOS DEL MANUAL Y APLICACIÓN

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 El Presente Manual fue elaborado con el principal objetivo de obtener la estructura
General de Supermercado Coquin; y a la vez utilizarlo como una pieza clave para la
organización y definición los canales de comunicación y fortalecimiento de la toma de
decisiones y tener claro los objetivos de cada puesto.

Adicional se busca:

 Ofrecer una visión conjunta de la empresa.

 Determinar las responsabilidades así como funciones y actividades.
 Fortalecer las líneas de Comunicación entre las diferentes áreas y puestos tanto a
nivel ascendente y descendente.
 Organizar la estructura de la Empresa.
 Fortalecer la comunicación entre los puestos determinado los indicadores de cada
área.

Es importante destacar que este manual compromete a la empresa a convertirlo en un

documento de aplicación al momento de seleccionar un nuevo ocupante para los
puestos, a registrar y editar cambios según procedimientos, es decir integrar la edición
que se llegue a definir, a la vez a determinar el impacto que esto puede generar no solo
para el puesto en específico sino a nivel del área y la organización

V DESCRIPCION DEL FORMATO DE PERFILES Y FUNCIONES DE PUESTOS

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La descripción del puesto es un documento que consiste en definir los objetivos y
funciones que lo conforman y que lo diferencian de otros puestos de la organización;
también que se pueda detallar la frecuencia con que realiza sus actividades y como se
relaciona con otros puestos dentro de la empresa; también es muy importante el nivel de
relación con clientes u otras personas fuera de la organización (Entorno).

Utilidad de la descripción del Puesto, destacan los siguientes:

• Sirve de guía para el reclutamiento y selección de personal de manera más

efectiva.
Es referente para la asignación de remuneraciones al conocer las responsabilidades y
carga de trabajo que tiene cada puesto de trabajo.
• Da claridad al colaborador para desempeñar sus funciones al saber las
expectativas que se tiene de su trabajo.
• Funciona como base para medir el desempeño del colaborador de forma
objetiva y transparente.
• Identifica los requerimientos de capacitación y aprendizaje que puede
requerir la persona en el puesto.
• Ayuda a contar con una estructura organizacional clara y definida, de esta
manera se evita tener superposiciones entre distintos cargos, Es decir,
enfocar esfuerzos de manera efectiva.
• Es una herramienta muy importante como complemento en la
implementación de los planes de sucesión de la empresa.
• Sirve de fundamento para el diseño de los planes de compensaciones e
incentivos para los empleados.
A continuación, explicamos los componentes del formato utilizado para registrar la
información de cada Puesto:

Solicitamos puedas completar este cuestionario auto evaluativo que está compuesto de
la siguiente forma:

I- Identificación del Puesto: Datos generales del puesto.

II- Estructura Organizacional y relación con Otros Puestos: A través de la
ayuda visual de la estructura actual de Supermercado Coquin, se puede señalar

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 con que puestos de la organización se relaciona directamente a través del
desarrollo de las funciones y actividades del puesto, Esto Cobra más
Importancia cuando se tiene personal cargo .

III- Funciones del Puesto: Inicia con un objetivo que puede detallarlo en uno solo o
escribir varios objetivos de donde después se pueda de una manera más fácil
enlistar las funciones o actividades y la frecuencia con que las realiza, se
presenta un apartado para detallar problemas al momento de desarrollar las
funciones.

IV- Responsabilidades y toma de decisiones: En esta sección se detalla

responsabilidades que conlleva el puesto y las decisiones que están bajo el
cargo, sobre las cuales se es directamente responsable. Esto incluye
responsabilidad sobre personas, equipo, o recursos financieros, u otros.

V- Relación con Externos/ Clientes/ Proveedores/Otros: Este punto únicamente

especifico el nivel de relación del puesto hacia afuera de la empresa y la forma
en que lo hago.

VI- Condiciones y Medio Ambiente de Trabajo :Información sobre equipo, Área

de trabajo y necesidades del puesto: Esta sección incluye información sobre
equipo tecnológico o técnico que se maneja , así como el esfuerzo requerido en
el puesto y otro tipo de necesidades de equipo .

VI AREAS Y ASIGNACION DE CODIGOS

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 La Estructura Organizacional de Supermercado Coquin es un modelo de asignación de
puestos basados en Áreas claves de la empresa, que contribuyen a desarrollar toda la
cadena de valor y la entrega de productos y servicios de calidad y a tiempo.
Basado en el diseño de necesidades y estructura del rubro de supermercados que
aseguren:
 La Comunicación efectiva y actividades bajo criterios de organización
efectiva.

 Que facilite la cultura de soluciones y mejora continua.

 Que asegure registro y control de información sobre los procesos.

A continuación presentamos la codificación, este Manual está basado en un ejemplo del
Puesto de Gerencia Administrativa.

DEPARTAMENTO ABREVIATURA PUESTO NUMERO DE PUESTO

Administración GR-ADMON 01

GERENCIA GENERAL
NOMBRE PUESTO AREA NUMERO ASIGNACIÓN DE
PUESTO CÓDIGO
Gerencia General Gerencias 01 GGRAL-01

NOMBRE PUESTO AREA NUMERO ASIGNACIÓN DE

PUESTO CÓDIGO
Gerencia Administrativa Administración 01 ADMON-GR-01

Coordinador Recursos Humanos Administración 02 ADMON-RH-02

Aseadoras Administración 03 ADMON-ASEO-03

AREA ADMINISTRACION-RECURSOS HUMANOS

AREA DE VENTAS ATENCION Y MANTENIMIENTO

NUMER
NOMBRE PUESTO AREA O ASIGNACIÓN DE CÓDIGO
PUEST
O

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 Gerente Ventas Ventas 01 VTAS-GR-01
Supervisor de Caja Ventas 02 VTAS-SCJ-02
Cajero Ventas 03 VTAS-CJ-03
Empacador Ventas 04 VTAS-EMP-04
Comunitty Manager Ventas 05 VTAS-CMG-05
Coordinador de Tienda Ventas 06 VTAS-CTDA-06
Vendedor de área de Tienda Ventas 07 VTAS-VDTDA-07
Coordinador de Mantenimiento y Ventas- 08 VTAS-MANTS-COR-08
Seguridad Mantenimiento-
Seguridad
Ventas-
Oficial de Seguridad Mantenimiento- 09 VTAS-MANTS-09
Seguridad

AREA DE FINANZAS
NOMBRE PUESTO AREA NUMER ASIGNACIÓN DE CÓDIGO
O
PUESTO
Gerente Finanzas Finanzas 01 GR-FIN-01
Contador Finanzas 02 FIN-CONT-02
Archivador Finanzas 03 FIN-ARCH-03

AREA DE COMPRAS BODEGA E INGRESO

NOMBRE PUESTO AREA NUMER ASIGNACIÓN DE CÓDIGO
O
PUEST
O
Gerente de Compras Compras 01 COMPR-GR-01
Jefe productos Perecederos Compras 02 COMPR-JPP-02
Encargado de Línea Compras 03 COMPR-ELIN-03
Jefe de Bodega Compras-Bodega 03 COMPR-JBOD-04
Jefe Abarrotes Compras 04 COMPR-JAB-05
Jefe compras externas Compras 05 COMPR-JCEX-06
Motorista Compras 06 COMPR-MOT-07
Digitador Compras -Ingresos 07 COMPR-DIG-07
Despachadores Compras 08 COM-DESP-08

A- AREA ADMINISTRACION Y RECURSOS HUMANOS

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 EL Departamento administrativo es el responsable de dirigir y velar por el
cumplimiento de políticas procedimiento generales de la empresa, buscando la
ejecución según procesos y políticas, Supervisando el uso eficiente y eficaz de los
recursos y activos de la empresa, la rentabilidad, planificando presupuestos
trimestrales anuales, guiando y liderando la Planeación estratégica de la empresa.
En esta área incluimos la cobertura de la coordinación de Recursos Humanos que
trabajara en conjunto con Gerencia Administrativa. Recursos Humanos se presenta a
nivel de una Coordinación y será responsable de ejecutar los procesos claves del área.
A continuación se detalla el área administrativa y se integran los perfiles de
Puestos

NOMBRE PUESTO AREA NUMERO ASIGNACIÓN DE

PUESTO CÓDIGO
Gerencia Administrativa Administración 01 ADMON-GR-01
Coordinador Recursos Administración 02 ADMON-RH-02
Humanos
Aseadoras Administración 03 ADMON-ASEO-03

ESTRUCTURA DEL AREA

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 B- AREA DE VENTAS ATENCION Y MANTENIMIENTO

El departamento de ventas se encarga de contabilizar los ingresos que capta el

supermercado; de manejar la imagen de la marca, velar para que los clientes tengan una
excelente experiencia de compra y de esta manera alcázar su satisfacción y fidelización;
atender quejas, reclamos y solución según las políticas que maneja el supermercado;
fomentar a todos los empleados la cultura de servicio al cliente, Crear estrategias de
mercadeo y supervisión de comunicación de la empresa a través de diferentes medios
publicitarios (Web, redes sociales etc.) supervisar el personal de las áreas claves para
asegurar el cumplimiento de los procesos ya establecidos.

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 NOMBRE PUESTO NUMER
AREA O ASIGNACIÓN DE CÓDIGO
PUEST
O
Gerente Ventas Ventas 01 VTAS-GR-01
Supervisor de Caja Ventas 02 VTAS-SCJ-02
Cajero Ventas 03 VTAS-CJ-03
Empacador Ventas 04 VTAS-EMP-04
Comunitty Manager Ventas 05 VTAS-CMG-05
Coordinador de Tienda Ventas 06 VTAS-CTDA-06
Vendedor de área de Tienda Ventas 07 VTAS-VDTDA-07
Coordinador de Mantenimiento y Ventas-
Seguridad Mantenimiento- 08 VTAS-MANTS-COR-08
Seguridad
Ventas-
Oficial de Seguridad Mantenimiento- 09 VTAS-MANTS-09
Seguridad
Gerente De
Ventas y
Atencion al
Cliente
ESTRUCTURA DEL AREA (1)

Coordinador de
Community Seguridad y
Supervisora de Jefe de Tienda
Manager Mantenimiento
Caja

Atencion al Atencion al Atencion al Atencion al

Atencion al
Cliente de Cliente de Cliente de Cliente de
Cajera 1 Cajera 2 Cajera 3 Cajera 4 Cajera 5 Cajera 7 cliente de Bebe s
Accesorios y Escolares Plasticos Juguete departamento
y Maquillaje
Ropa Oficinas Y fiesta y Hogar de Zapatos

Empacador

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 C- AREA DEDESCRIPCION DE AREA Y BODEGA
COMPRAS, INGRESOS

El departamento de Compra consiste en dirigir controlar y supervisar todos los

procedimientos del departamento y todo el personal a su cargo, asegurando que se
desarrollen los procesos y se apliquen las políticas que aseguren que se cumplan los
requisitos de ingreso de los productos según los parámetros de calidad, presentación,
precio entre otros; Asegurando que las compras se manejen de acuerdo a los criterios de
existencia de inventarios que apoyen las perdidas por mal manejo de inventario y
asegurar el aprovisionamiento de Productos según las necesidades del supermercado
con entregas a tiempo y conforme a las solicitudes a Proveedores, También el desarrollo
de relaciones efectivas con los proveedores y las negociaciones que favorezcan los
interés de la empresa ejecutando sus actividades bajo principios de ética y conforme a
los reglamentos de la empresa.
NOMBRE PUESTO AREA NUMER ASIGNACIÓN DE CÓDIGO
O
PUEST
O
Gerente de Compras Compras 01 COMPR-GR-01

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Jefe productos Perecederos Compras 02 COMPR-JPP-02
Encargado de Linea Compras 03 COMPR-ELIN-03
Jefe de Bodega Compras-Bodega 03 COMPR-JBOD-04
Jefe Abarrotes Compras 04 COMPR-JAB-05
Jefe compras externas Compras 05 COMPR-JCEX-06
Motorista Compras 06 COMPR-MOT-07
Digitador Compras -Ingresos 07 COMPR-DIG-07
Despachadores Compras 08 COM-DESP-08
ENTO DE COMPRAS
ESTRUCTURA DEL AREA

Gerente De
Compras
(1)

Jefe de Compras
Jefe de Productos Jefe de Bodega Jefe de Compras Digitador 1
de Abarrotes Digitadore 2
Perecederos (1) Externas (SPS)
(1) ( Ingreso de
(1 ( Ingreso de
(1) ( No hay) Tienda y de
Olvin Tienda y
Tiendas Abarrotes)
Abarrotes)

Encargado Encargado
Encargado de Carnes y de Verduras
Lacteos Marsicos y Frutas
( 2) (2) (1) Conductor

Desapachador Despachador Despachador Despachador y

Bodega 2 Tienda Bodega 3 Bodega 4 Transferencia
Desechables Comestible Bodega 1
(1)

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 D- AREA DE FINANZAS

NOMBRE PUESTO AREA NUMER ASIGNACIÓN DE CÓDIGO

O
PUEST
O
Gerente Finanzas Finanzas 01 GR-FIN-01
Contador Finanzas 02 FIN-CONT-02
Archivador Finanzas 03 FIN-ARCH-03

ESTRUCTURA DEL AREA

Gerente De
Finanzas
(1)

Archivador
Contador
1
1

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