DOCUMENTO ELABORADO

POR LIC. EDILIO BARRIOS.

 Documentos elaborados
sistemáticamente en los cuales se indican las
actividades a ser cumplidas por los miembros de una
organización y la forma en que las mismas deberán realizarse,
ya sea conjunta o separadamente.
Constituyen una guía que permite encaminar en la
dirección adecuada los esfuerzos
del personal.
Explicar las normas generales, instrucciones y directrices de una
empresa u organismo público, con un lenguaje accesible para el
personal de todos los niveles.

Presentar una visión de conjunto de la organización (individual,

grupal o sectorial).

Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa,

para definir responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar
omisiones.

Ayudar a la correcta realización de las labores encomendadas al

personal y propiciar la uniformidad del trabajo.

Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo, evitando la

repetición de instrucciones y directrices.
Servir de medio para facilitar la inducción y orientación al personal de
nuevo ingreso, que facilite su incorporación a las distintas unidades
administrativas.

Determinar la responsabilidad de cada unidad y puesto en relación

con el resto de la organización.

Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los

distintos niveles jerárquicos que la componen.

Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos,

materiales, financieros y tecnológicos disponibles.

Servir como vehículo de orientación e información a los proveedores

de bienes, prestadores de servicios y usuarios y/o clientes con los
que interactúa la organización.
 MACROADMINISTRATIVOS
Son aquellos documentos que contiene información para
observancia y aplicación en más de una organización.
 MESOADMINISTRATIVOS

Son instrumentos que involucran a todo un grupo o sector,

o a dos o más de las organizaciones que lo componen.
 MICROADMINISTRATIVOS
Son los manuales que corresponden a una sola
organización, y pueden referirse a ella en forma general o
circunscribirse a una de sus áreas en forma específica.
 CLASIFICACIÓN DE LOS
MANUALES ADMINISTRATIVOS
 DE HISTORIA
DE ORGANIZACIÓN
DE PUESTOS Y FUNCIONES
DE PROCEDIMIENTOS
DE POLÍTICAS
 DE PERSONAL
DE COMPRAS
DE VENTAS
DE CONTABILIDAD
DE FINANZAS
DE CRÉDITO Y COBRANZAS
 PROCESO PARA LA ELABORACIÓN
RECOLECCIÓN FUENTE PROCESAMIENTO
DE DE DE LA APROBACIÓN CORRECCIÓN AUTORI- IMPLANTACIÓN Y
INFORMACIÓN INFORMACIÓN INFORMACIÓN ZACIÓN EVALUACIÓN

Redacción del 1er. Revisión por

Borrador del Parte del
Depto. “A” responsable

Recopilar Redacción del 1er. Revisión por

Borrador del Parte del
Datos del Depto. “B” responsable
Depto. “A”
Redacción del 1er. Revisión por
Borrador del Parte del
Depto. “C” responsable
Hacer cam- Imprimir y
Esquema bios y correc- Revisión Distri-
Recopilar Encuader- bución
-tización ciones final nar
Datos del
del
Depto. “B”
Manual

Elaboración de
Recopilar Gráficas.
Datos del
Depto. “C” Formato de los
manuales
UNIVERSIDAD MARIANO GÁLVEZ DE GUATEMALA
FACULTAD DE CIENCIAS DE LA ADMINISTRACIÓN
ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
PLAN FIN DE SEMANA
CURSO: ADMINISTRACIÓN III
SECCIÓN: “F”
CATEDRÁTICO TITULAR: LIC. XXXXXXX
CATEDRÁTICO AUXILIAR: LIC. XXX

NOMBRES COMPLETOS CARNÉ No.

Juan Carlos Mendizábal Merlos 022 03 2049

Felipe de Jesús Carranza 022 04 9304

Guatemala, abril 2012

 HOJA DE APROBACIÓN

CONTIENE LA
MANUAL: _______________________________ APROBACIÓN
________________________________________
DEL CONTENIDO DEL
ELABORÓ: ______________________________
MANUAL
FECHA DE ELABORACIÓN: ________________
FECHA DE IMPLANTACIÓN: ________________ POR PARTE DE LAS
FECHA DE REVISIÓN: _____________________
AUTORIDADES
APROBACIÓN: ___________________________ SUPERIORES Y POR
_________________________________________
CONSIGUIENTE LA
FIRMAS:
VIGENCIA DEL MISMO
__________________ ___________________
PARA LA OBSERVANCIA
__________________ ___________________
GENERAL DEL
PERSONAL.
 INDICE

INTRODUCCIÓN 1

HOJA DE APROBACIÓN 3 DEBE ESPECIFICAR

MANUAL DE ORGANIZACIÓN 5
a)
b)
Definición del Manual Organización
Justificación del Manual
6
8
TÍTULO Y SUBTÍTULO
c)
d)
Objetivos del Manual
Ámbito de Aplicación
10
15 DE LOS TEMAS
e) Beneficios del Manual 18

PERFIL DE LA EMPRESA 22
TRATADOS EN EL
a) Antecedentes históricos de la Empresa 23
b)
c)
Base Legal
Visión
26
28
CUERPO DEL
d) Misión 29
e)
f)
Objetivos de la Empresa
Valores
30
33
MANUAL, PARA SER
g)
h)
Estructura Orgánica
Organigrama General
35
39 LOCALIZADOS
i) Organigrama Funcional 42

DESCRIPCIÓ GENERAL CADA UNIDAD 45

EN EL MENOR
a) Consejo de Administración 50
b)
c)
Gerencia General
Departamento de Compras
65
75
TIEMPO
d) Departamento de Contabilidad 85
e)
f)
Departamento de Recursos Humanos
Departamento de Servicio al Cliente
95
105
POSIBLE POR EL
g) Departamento de Operaciones 125
LECTOR.
GLOSARIO 150

HOJA DE RESPONSABILIDAD 160

 INTRODUCCIÓN

El Manual de Organización, constituye un instrumento

que brinda a la Agroveterinaria “El Establo”, orientar,
DEBE DESCRIBIR
informar, coordinar y analizar cada una de las funciones
de los diferentes Departamentos que conforman la
DE MANERA
empresa.
SENCILLA EL
La organización es una parte fundamental porque le
permite a la empresa establecer los departamentos
CONTENIDO DEL
necesarios para que pueda funcionar adecuada y
eficientemente; a la vez le permite determinar el número
DOCUMENTO, DE
de empleados que requerirá para cada puesto a fin de
satisfacer las necesidades del cliente cumpliendo con los
TAL MANERA QUE
objetivos generales de la empresa.
AL LEER
El Manual comprende una descripción detallada de la
historia de la empresa, su Visión, Misión, objetivos
LA INTRODUCCIÓN
generales y específicos, así como su estructuración
organizacional, niveles jerárquicos y las funciones de
EL LECTOR SE
cada uno de los Departamentos y unidades.
FORME UNA IDEA
El manual ha sido estructurado de tal manera que pueda
ser de comprensión general y de consulta para el recurso
DEL DOCUMENTO
humano y de quienes manifiesten interés en conocer la
manera como está estructurada la Agroveterinaria “El
EN GENERAL.
Establo”.
 GLOSARIO

Capacitar: Actividad del proceso de enseñanza,

aprendizaje que tiene como objeto fundamental
ayudar al personal de una organización a adquirir y CONTIENE
aplicar los conocimientos, destrezas, habilidades y
actitudes por medio de los cuales pueden cumplir con DEFINICIONES
sus objetivos,
Jerarquía: Orden de precedencia establecido entre DE TÉRMINOS
los integrantes de una organización. Nivel
organizacional derivado de la distribución de UTILIZADOS
autoridad y responsabilidad en una estructura
orgánica. EN EL CUERPO DEL
Organización Proceso ordenado por medio del cual
se incluyen aspectos para darle forma a una empresa MANUAL
o institución incluyendo para ello estudios y
planificación para mejores resultados. CUYO CONCEPTO
Proceso: Define la serie de trámites que se ejecutan
o cumplen en cada una de las fases de un proceso. PUDIERA
Los autores tienden a distinguir el procedimiento en
contraste con proceso; mientras que por proceso se SER DE DUDOSA
entiende la institución por la cual se resuelven los
litigios entre las personas por medio de un
mecanismo que lleva incluida una sucesión de actos.
COMPRENSIÓN POR
Publicidad: Término utilizado para referirse a PARTE DE LOS
cualquier anuncio destinado al público y cuyo objetivo
es promover la venta de bienes y servicios. La
publicidad está dirigida a grandes grupos humanos y
LECTORES.
suele recurrirse a ella cuando la venta directa, de
vendedor a comprador, es ineficaz.
 IDENTIFICA QUIÉN
O QUIENES HAN
PARTICIPADO
Este documento ha sido elaborado
por Juan Carlos Mendoza, alumno
de la Universidad Mariano Gálvez de
EN LA
Guatemala.
Guatemala, abril 2012. ELABORACIÓN
DEL MANUAL Y
LA FECHA DE SU
IMPRESIÓN.
 CONTENIDO ESPECÍFICO

1. DEFINICIÓN DEL MANUAL

2. JUSTIFICACIÓN DEL MANUAL
3. OBJETIVOS DEL MANUAL
4. ÁMBITO DE APLICACIÓN
5. BENEFICIOS DEL MANUAL
6. ANTECEDENTES HISTÓRICOS
7. BASE LEGAL
8. VISIÓN
9. MISIÓN
10. OBJETIVOS DE LA EMPRESA
 16. DIRECTORIO
1. a. De la Alta Gerencia
al nivel operativo
2. Niveles jerárquicos por
11. VALORES. Departamentos

12. ESTRUCTURA ORGÁNICA

17. ÁREAS O UNIDADES
13. ORGANIGRAMA GENERAL
ADMINISTRATIVAS
14. ORGANIGRAMA FUNCIONAL 1. Organigrama de integración
de puestos
15. POR CADA GERENCIA
A. MISIÓN DE LA GERENCIA 18. DESCRIPCIÓN TÉCNICA DE
B. FUNCIONES CADA PUESTO:
C. OBJETIVOS
D. ORGANIGRAMA ESPECÍFICO
 CONTENIDO ESPECÍFICO

1. DEFINICIÓN DEL MANUAL

6. DIRECTORIO
a. De la Alta Gerencia al nivel operativo
2. JUSTIFICACIÓN DEL MANUAL b. Niveles jerárquicos por Departamentos

3. OBJETIVOS DEL MANUAL

7. ÁREAS O UNIDADES ADMINISTRATIVAS
4. ÁMBITO DE APLICACIÓN a. Organigrama de integración de puestos

5. BENEFICIOS DEL MANUAL 8. DESCRIPCIÓN TÉCNICA DE CADA PUESTO:

6. ORGANIGRAMA GENERAL DE
INTEGRACIÓN DE PUESTOS.
 NOMBRE DE LA EMPRESA MANUAL DE PUESTOS Y FUNCIONES
4 Avenida 12-42 zona 1
Teléfono: 24304949 - 24304936
Abril 2006 Página 11 de 12

ORGANIGRAMA DE INTEGRACIÓN DE PUESTOS

Gerencia General R E

Gerencia General 4 2
Asesores 1 0
Asistente de Gerencia 2 1
Secretaria Recepcionista 1 1

Gerencia Financiera R E Gerencia Mantenimiento R E Gerencia Mercadeo R E

Gerencia Financiera 11 14 Gerencia Mantenimiento 20 26 Gerencia Mercadeo 22 9

Gerente Financiero 1 1 Gerente de Mantenimiento 1 1 Gerente de Mercadeo 1 1
Auxiliares 3 4 Auxiliar tipo “A” 3 9 Supervisor de ventas 9 4
Compras 1 2 Auxiliar tipo “B” 2 5 Ejecutivos de ventas 12 4
Bodega 1 0 Auxiliar tipo “C” 1 0
Cajeros 4 4 Agente de Seguridad 12 9
Auxiliar de Bodega 1 3 Conserje 1 2

E = EXISTENTES
R = REQUERIDOS. Fecha: __________________

Elaborado por: Revisado por: Autorizado por:

 DESCRIPCION TÉCNICA DEL PUESTO
IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
TÍTULO DEL PUESTO
UBICACIÓN ADMINISTRATIVA
SUPERIORES
SUBALTERNOS
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
NATURALEZA DEL PUESTO:

ATRIBUCIONES DEL PUESTO:

a. Diarias
b. Mensuales
c. Eventuales

RELACIONES DEL PUESTO

a. Interna
b. Externa

RESPONSABILIDADES DEL PUESTO

REQUISITOS DEL PUESTO:

a. Conocimientos
b. Experiencia
c. Habilidades y aptitudes

Elaborado por: Revisado por: Autorizado por:

Página No.
 CONTENIDO ESPECÍFICO
1. DEFINICIÓN DEL MANUAL
2. JUSTIFICACIÓN DEL MANUAL
3. OBJETIVOS DEL MANUAL
4. ÁMBITO DE APLICACIÓN
5. BENEFICIOS DEL MANUAL
6. SIMBOLOGÍA A UTILIZAR
7. INVENTARIO DE PROCESOS
8. PROCEDIMIENTOS:
a. Definición del Procedimiento
b. Objetivo del Procedimiento
c. Normas del Procedimiento
d. Descripción del Procedimiento
e. Diagrama de Flujo del
Procedimiento
f. Formas Administrativas del
Procedimiento.
Inicio o término: Indica el principio o el fin del flujo. Puede ser acción o
lugar; además, se usa para indicar una oportunidad administrativa o
persona que recibe o proporciona información.

Actividad: Describe las funciones que desempeñan las personas

involucradas en el procedimiento.

Documento: Representa cualquier documento que entre, se utilice, se

genere o salga del procedimiento.

Decisión o alternativa: Indica que se guarde un documento en forma

temporal o permanente.

Archivo: Indica que se guarde un documento en forma temporal o

permanente.
Conector de página: Representa una conexión o enlace con otra hoja
diferente, en la que continúa el diagrama de flujo.

Desplazamiento o transporte: indica el movimiento de los empleados,

material y equipo de un lugar a otro.

Dirección del flujo o línea de unión, conecta los símbolos señalando el

orden en que se deben realizar las distintas operaciones.

Nota aclaratoria. No forma parte del diagrama de flujo sino más bien es
un elemento que se le adiciona a una operación o actividad para dar una
explicación de ella.
GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS:
a. Reclutamiento de personal
b. Actualización de la nómina del personal
c. Pago al recurso humano
d. Capacitación
e. Políticas de Ascensos
f. Descuentos

GERENCIA DE PRODUCCIÓN
a. Requerimiento a Almacén
b. Adquisición de Materia Prima
c. Elaboración del producto
d. Supervisión del Producto
e. Almacenamiento del producto
f. Empaque del producto terminado
PROCEDIMIENTO: Oferta de capacitación a PAGINA NUMERO 2 DE 3
No. DE PASO19
través del vendedor. FECHA: Junio 1998

INICIA: Vendedor FINALIZA: Recurso Humano

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE

1 Se toma la decisión de ofrecer capacitación VENDEDOR
2 Se elabora el plan de visitas CLIENTE
3 Se ofrece las ventajas de la capacitación CLIENTE
4 El interesado manifiesta su interés CLIENTE
5 Solicita se le presente una cotización COTIZACIÓN
6 Se elabora reporte de clientes. COTIZACIÓN
7 Se revisan los datos del cliente y la clase de SALA VENTAS
capacitación que necesitas.
8 Se consultan cantidades de horas del curso REGISTRO
9 Inspecciona la propuesta REGISTRO
10 Se elabora la cotización COTIZACIÓN
11 Copia de la cotización queda archivada COTIZACIÓN
12 Se traslada cotización al interesado (cliente) CLIENTE
Elaborado por: Revisó: Autorizó:
 PROCEDIMIENTO: Oferta de capacitación a través del PAGINA NUMERO 1 DE 1
No. DE PASO19
vendedor. FECHA: Junio 1998

INICIA: Vendedor FINALIZA: Recurso Humano

VENDEDOR CLIENTE COTIZACIÓN SALA REGISTRO CONTRATO PLANIFICACIÓN RECURSOS INFORMÁTICA COBRO
VENTAS HUMANOS

inicio
(1)
NO se ofrece
capacitación
SI
(2) (3)
Se ofrece
Se elabora el Ventajas
Plan de visitas Capacitación (5)
Solicita se le
(4) presente una
NO SI
Interesado cotización
Interés
(7) (8)
(6) Se revisan Se consultan
Se elabora los datos del cantidades de
reportes de cliente horas del curso
cliente

(9)
Inspecciona
(10) la
Se elabora propuesta
la
cotización
(12)
Traslada coti-
zación al inte-
resado. (11)
Copia se
Archi- (14)
(13) va Elabora el
Interesado SI contrato
toma la respectivo
decisión (16) (17) (18) (19)
Se planifica las Se contrata per- Se prepara Se realiza
NO (15) clases de capa- sonal calificado el área de el cobro por
Se archiva citación para impartir Informática la capacitación
copia clases.

FIN
PROCEDIMIENTO: Oferta de capacitación a través del PAGINA NUMERO 1 DE 1
No. DE PASO19
vendedor. FECHA: Junio 1998

INICIA: Vendedor FINALIZA: Recurso Humano

VENDEDOR CLIENTE COTIZACIÓN SALA REGISTRO CONTRATO PLANIFICACIÓN RECURSOS INFORMÁTICA COBRO
VENTAS HUMANOS

inicio

(1)
se ofrece NO
capacitación A

SI
(2)
Se elabora el
Plan de visitas
(3)
Se ofrece
Ventajas
Capacitación

(4)
NO
Interesado
Interés
B
SI (5)
Solicita se le
presente una
cotización

(6)
Se elabora
reportes de
cliente
(7)
Se revisan
los datos del
cliente
(8)
Se consultan
cantidades de
horas del curso

2
PROCEDIMIENTO: Oferta de capacitación a través del PAGINA NUMERO 1 DE 1
No. DE PASO19
vendedor. FECHA: Junio 1998

INICIA: Vendedor FINALIZA: Recurso Humano

VENDEDOR CLIENTE COTIZACIÓN SALA REGISTRO CONTRATO PLANIFICACIÓN RECURSOS INFORMÁTICA COBRO
VENTAS HUMANOS

(9)
Inspecciona
la
propuesta

(10)
Se elabora
la
cotización
(12)
Traslada coti-
zación al inte-
resado.
(11)
Copia se
Archi-
va (14)
(13) Elabora el
Interesado SI contrato
toma la respectivo
decisión (16)
Se planifica las
NO clases de capa- (17)
(15) citación Se contrata per-
Se archiva sonal calificado
copia para impartir
clases. (18)
Se prepara
el área de
Informática (19)
Se realiza
el cobro por
la capacitación

A B FIN
1. PLAN DE VISITAS
2. COTIZACIÓN DE LA CAPACITACIÓN
3. CONTRATACIÓN DEL SERVICIO
4. CONTRATACIÓN DEL CAPACITADOR
5. FACTURA PARA EL COBRO
6. INFORMES DE AVANCE
 CONTENIDO ESPECÍFICO

1. DEFINICIÓN DEL MANUAL 7. UNIDAD ORGÁNICA DE

2. JUSTIFICACIÓN DEL MANUAL APLICACIÓN
3. OBJETIVOS DEL MANUAL 8. TÍTULO DE LA POLÍTICA
4. ÁMBITO DE APLICACIÓN a) PROPÓSITO
5. BENEFICIOS DEL MANUAL b) DEFINICIÓN
6. ORGANIGRAMA c) CONTENIDO
d) RESPONSABLE DE
OBSERVACIÓN
 CONTENIDO ESPECÍFICO
1. DEFINICIÓN DEL MANUAL
10. OBJETIVOS DE LA EMPRES
2. JUSTIFICACIÓN DEL MANUAL
11. VALORES.
3. OBJETIVOS DEL MANUAL
12. ORGANIGRAMA GENERAL
4. ÁMBITO DE APLICACIÓN
13. DESCRIPCION DE DESASTRES
5. BENEFICIOS DEL MANUAL
a). DEFINICIÓN.
6. ANTECEDENTES HISTÓRICOS
b). QUE HACER ANTES,
7. BASE LEGAL
DURANTE Y DESPUÉS.
8. VISIÓN
14. PRIMEROS AUXILIOS
9. MISIÓN
Lic. Edilio Barrios Serrano