MANTENIMIENTO DE INFRAESTRUCTURA Y CALIBRACIÓN DE

EQUIPOS DE MEDICIÓN
ELABORA: LÍDER DE
APRUEBA: GERENTE GENERAL
INFRAESTRUCTURA
VERSIÓN: 00 FECHA: MARZO DE 2018 CÓDIGO: PR-INF-01

1. OBJETIVOS.
Establecer una metodología que garantice la disponibilidad operacional de las
instalaciones, equipos, herramientas y accesorios, requerido para la prestación
del servicio, mediante una planeación y programación oportuna, que permita
bajo inspecciones y mantenimientos rutinari0s detectar síntomas que indique
con anticipación cualquier falla y el uso inadecuado de los mismos.

2. ALCANCE.
Cada vez que se requiera llevar a cabo el mantenimiento preventivo planeado
y/o programado o un mantenimiento correctivo a los activos de OPTYMA DE
COLOMBIA S.A.

3. AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD.
Gerente General
Responsable de Infraestructura.
Responsables de Sede

4. TERMINOLOGIA.
 Mantenimiento correctivo: Consiste en el reemplazo de aquellas piezas que se
encuentren defectuosas, en mal estado y que puedan acarrear peligro para la
integridad humana o para el buen funcionamiento de los equipos.

 Mantenimiento Preventivo: Consiste en la revisión de todos y cada uno de los

diferentes componentes existentes del sistema eléctrico, aires acondicionados,
instalaciones locativas entre otras. El principio básico del mantenimiento
preventivo es tener unas instalaciones ordenadas, seguras y marcadas
adecuadamente, se deberá revisar el estado físico, temperatura, marcación,
estado de carga, ordenamiento de cables, estado de las uniones y terminales,
estado de tomacorrientes y ordenamiento de tableros, estado de muros y
terminaciones de mampostería; tal que permita el alargamiento de la vida de
cada uno de los componentes y disminuya el índice de probabilidad de falla.
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 Reporte de mantenimiento: Documento elaborado para relacionar los trabajos

ejecutados en las instalaciones del cliente y solicitar la firma de recibido por
parte de este.

5. DESARROLLO DEL DOCUMENTO

CICLO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS

PHVA
Documentar Inventario: F-INF-001
INVENTARIO DE
Una vez sea adjudicado el código de activo
EQUIPOS
fijo por parte de la secretaria de gerencia,
el líder de mantenimiento es el
responsable de realizar el inventario de
F-INF-003
equipos, herramientas, equipos de
CRONOGRAMA
cómputo, accesorios, y elementos de
MANTENIMIENTO
medición y programar los mantenimientos
Y CALIBRACIÓN
preventivos y correctivos según aplique
registrados en el formato F-INF-003
cronograma mantenimiento y calibración.
Para los Equipos extintores,
P Alcoholímetros serán realizados en el
mismo formato de inventario con su
planeación de mantenimiento realizado
entre el líder de mantenimiento y el
coordinador HSEQ.
Para los equipos de medición se realiza el
inventario una vez sea adjudicado el
código de activo fijo y se registra en el
Formato F-INF-003 cronograma
mantenimiento y calibración.
Por política organización se asigna código
de activo fijo a los enseres que tengan un
valor mayor a 100.000 mil pesos MCTE.
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Planeación de mantenimientos y F-INF-003

verificaciones: CRONOGRAMA
MANTENIMIENTO
Para la planeación de mantenimientos de
Y CALIBRACIÓN
equipos, herramientas, equipos de
cómputo, accesorios y otros. Se tendrá en
cuenta la recomendación del fabricante y
la exigencia del cliente.
Sin embargo, como política de la gerencia
se ha establecido que todos los equipos y
P herramientas utilizados en la ejecución de
la labor o actividad principal se realiza un
mantenimiento preventivo o correctivo
según se el estado de la misma en su
recepción.
Las verificaciones e inspecciones de los
equipos de medición y equipos HSE se
programan teniendo en cuenta las
recomendaciones del fabricante,
requisitos de normatividad legal y los
requerimientos del cliente.
Planeación de verificaciones y F-INF-003
calibraciones para equipos de medición: CRONOGRAMA
MANTENIMIENTO
Los equipos de medición se planificarán las
Y CALIBRACIÓN
inspecciones visuales de integridad y
funcionamiento por medio de formatos
teniendo en cuenta las recomendaciones
del fabricante o exigencias del cliente.
p
Para la calibración y su frecuencia se
planificará para aquellos equipos que
apliquen, por recomendación del
proveedor o por requisito normativo y se
realice la disposición del residuo de
acuerdo a los lineamientos del plan de
manejo ambiental.
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Ficha técnica de los equipos. F-INF-02 FICHA

TECNICA Y HOJA
Una vez se tiene el inventario de todos los
P DE VIDA DEL
equipos se procede a realizar las fichas
EQUIPO
técnicas del equipo a excepción de tablas y
botiquín de emergencia, extintores.
Solicitud de mantenimiento. Correo
electrónico con
Cada responsable de proceso realiza la
solicitud de
solicitud de mantenimiento por medio de
mantenimiento.
correo electrónico al líder de
mantenimiento quien realiza tramite con F-INF-004
su equipo de trabajo y revisa FORMATO DE
disponibilidades para no realizar ningún SOLICITUD DE
H
tipo de afectación de los trabajos. MANTENIMIENTO
Cuando el mantenimiento requiere
proveedor externo realizamos la solicitud
de mantenimiento a compras mediante el
formato F-INF-004 Solicitud de
mantenimiento. Al igual que la verificación
y calibración de los equipos de medición.
Ejecución de los mantenimientos: F-INF-005
FORMATO DE
Una vez se realiza la solicitud de
REPORTE DE
mantenimiento la empresa envía los
MANTENIMIENTO
equipos o contrata el servicio de
mantenimiento en las instalaciones de
acuerdo a su ubicación.
F-INF-02 FICHA
Para los mantenimientos que son TECNICA Y HOJA
contratados se deben garantizar el DE VIDA DEL
cumplimiento de los controles EQUIPO
operacionales los cuales pueden ser
Disposición final
consultados en la matriz de proveedores o
de los equipos.
con el coordinador HSEQ. (pago de
seguridad social, porte de EPP, normas en
buenas prácticas de SST y ambiental al
igual que socialización de las políticas
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organizacionales).
Si el mantenimiento contempla actividades
que no aparece en el “programa de
mantenimiento, se diligencia la hoja de
vida del equipo y se actualiza el programa
con el trabajo realizado.
Cuando el equipo no tiene arreglo y se da
de baja entonces el líder de
mantenimiento notifica en la hoja de vida
del equipo y se envía a la secretaria de
gerencia para que realice el trámite de los
códigos de los activos.
Si el proveedor no entrega reporte de
mantenimiento se debe facilitar el formato
de la organización para dejar evidencia y
trazabilidad del mismo.
Equipos de medición: F-INF-005
FORMATO DE
Los equipos de medición siempre que
REPORTE DE
tengan un mantenimiento se debe realizar
MANTENIMIENTO
la verificación y si así se requiere se debe
enviar a calibración por la empresa
competente.
F-INF-02 FICHA
Una vez se realicen se deben ingresar en la TECNICA Y HOJA
hoja de vida para actualizar la información DE VIDA DEL
al igual que el programa de medición. EQUIPO
Para la calibración de los equipos si se
requieren se debe solicitar siempre el
informe de calibración, con los soportes de
certificación del patrón, los soportes de la
empresa y hoja de vida de la persona que
realiza la calibración con el fin de validar la
competencia y se almacenara en la AZ
ubicada en bodega y enviada en medio
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magnético al líder de mantenimiento.

De acuerdo al concepto del proveedor que
realiza la calibración se determina si el
equipo se sigue calibrando o por su tiempo
de vida útil se da de baja. Ya que la
mayoría de ellos cambian de modelo y el
fabricante recomienda dar de baja.
Almacenamiento de información: F-INF-005
FORMATO DE
Una vez se realiza la ejecución del
REPORTE DE
mantenimiento se realizan los reportes de
MANTENIMIENTO
mantenimiento y se actualiza el programa
de mantenimiento, el programa de
equipos de medición y las hojas de vida,
F-INF-02 FICHA
junto con los reportes de los proveedores
TECNICA Y HOJA
externos si se han generado. Esta
DE VIDA DEL
información la actualiza el auxiliar de
EQUIPO
mantenimiento diariamente y almacena en
AZ de mantenimientos en medio físico y
escanea para envío al líder de
mantenimiento quien, a su vez almacena
en medio magnético, para su análisis y
medición de indicadores y toma de
acciones.

6. REGISTROS O DOCUMENTOS ASOCIADOS. (Documentos internos o externos,

Referencias normativas, normas técnicas etc).
 P-CO-01 COMPRAS
 M-CO-01 Matriz de criticidad de proveedores
 Reportes de mantenimiento del proveedor.
 Certificados de calibración y soportes de la empresa.
 Certificados del proveedor.
 Informes de inspección.
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7. INDICACIONES Y CONTROLES DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Y DE

MEDIO AMBIENTE.

 Si los mantenimientos o inspecciones del proveedor externo son realizados

dentro de la empresa se debe solicitar como mínimo planilla de seguridad
social, elementos de protección y socialización de los lineamientos HSE en
cuanto a comportamientos dentro de la organización y disposición adecuada
de los residuos.
 Todos los proveedores deben entregar reporte de los mantenimientos o
verificaciones realizadas a los equipos junto con la documentación que
soporta la competencia.
 Para el mantenimiento de los vehículos se debe tener en cuenta los
lineamientos de la gestión ambiental para la disposición de los residuos
generados.
 Para todos los mantenimientos realizados en la organización se debe tener
en cuenta los lineamientos del manual de manejo ambiental de la empresa.

8. CONTROL DE CAMBIOS.

HISTORIAL DE REVISIÓN
Versión Descripción del cambio Fecha
00 Emisión Inicial MARZO DE 2018