FICHA TÉCNICA DEL SERVICIO

MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE EQUIPOS

DE LABORATORIO NO ESPECIALIZADOS Y
ATENCIÓN DE SOLICITUDES

Administración de la SIU Código: S-GR-04 Versión: 06 Página 1 de 7

1 PRODUCTO / SERVICIO

Mantenimiento preventivo: este servicio consiste en un conjunto de

procedimientos de limpieza, lubricación, ajuste y reemplazo de partes, efectuados
en un equipo o instalación a fin de minimizar el riesgo de fallo y asegurar la
continua operación de los mismos, logrando de esta manera extender su vida útil.
Esto incluye el cuidado periódico que debe realizar el propio operador del equipo o
instalación, como limpieza, auto-calibración, protección del medio, etc.

El mantenimiento preventivo se realiza de acuerdo al programa establecido en

Gestión de Mantenimiento (F-GR-04) para equipos propiedad de la Administración
de la SIU.

Atención de solicitudes: este servicio consiste en atender solicitudes de

mantenimiento preventivo o correctivo que realizan los grupos de investigación
alojados en la SIU.

1.1 CONTROLES DE CALIDAD

Con el fin de asegurar el cumplimiento de la normatividad y requisitos; se cuenta

con los siguientes controles de calidad:

 Ejecución adecuada del Procedimiento Mantenimiento Preventivo de Equipos

de Laboratorio no Especializados.
 Ejecución adecuada de las Rutinas de Mantenimiento Preventivo.
 Evaluación de la satisfacción del usuario mediante la realización de encuestas
de satisfacción.
 Calibración de equipos propios de la SIU.
 Controles sobre variables (temperatura, humedad, presión, entre otros).
 Actividades de revisión y verificación.

Aprobó: Coordinador de
Elaboró: Ingeniero de Revisó: Ingeniero de Equipos
Proceso Gestión de
Equipos Científicos Científicos
Mantenimiento
Firma: Firma: Firma:

Fecha: 2012-07-17 Fecha: 2018-05-22 Fecha: 2018-05-30

Cualquier copia impresa, electrónica o reproducción de este documento sin la marca
“Copia Controlada” se constituye en una "Copia no Controlada”.
 FICHA TÉCNICA DEL SERVICIO
MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE EQUIPOS
DE LABORATORIO NO ESPECIALIZADOS Y
ATENCIÓN DE SOLICITUDES

Administración de la SIU Código: S-GR-04 Versión: 06 Página 2 de 7

2 USUARIO

Grupos de ciencia y tecnología de la SIU y personal de la Administración de la

SIU.

2.1 OBLIGACIONES DEL USUARIO

2.1.1 Para el mantenimiento preventivo de equipos propiedad de la

Administración de la SIU

2.1.1.1 Pasos a seguir

1. Recibir la visita del responsable de mantenimiento, acompañarlo al lugar donde

están ubicados los equipos e informarle si presentan algún inconveniente en su
funcionamiento.
2. Informar al responsable de mantenimiento si los equipos aún se encuentran en
garantía.
3. Suministrar el manual de operación de los equipos.
4. En caso de que sea necesario trasladar los equipos, firmar el campo respectivo
del registro de Soporte de Ejecución de Mantenimiento (F-GR-02).
5. Recibir el equipo y verificar su correcto funcionamiento.
6. Calificar el servicio mediante la firma del campo respectivo del registro de
Soporte de Ejecución de Mantenimiento (F-GR-02).

2.1.2 Para la atención de solicitudes de mantenimiento preventivo

2.1.2.1 Pasos a seguir

1. Realizar la solicitud del servicio.

2. Entregar la lista de equipos a los cuales se les realizará el mantenimiento
preventivo bien sea por e-mail o en medio físico.
3. Aprobar la cotización del servicio de mantenimiento preventivo mediante el
diligenciamiento y entrega de la solicitud de trámite (F-AP-02).
4. Recibir la visita del responsable de mantenimiento, acompañarlo al lugar donde
están ubicados los equipos e informarle si presentan algún inconveniente en su
funcionamiento.
5. Informar al responsable de mantenimiento si los equipos aún se encuentran en
garantía.

Cualquier copia impresa, electrónica o reproducción de este documento sin la marca

“Copia Controlada” se constituye en una "Copia no Controlada”.
 FICHA TÉCNICA DEL SERVICIO
MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE EQUIPOS
DE LABORATORIO NO ESPECIALIZADOS Y
ATENCIÓN DE SOLICITUDES

Administración de la SIU Código: S-GR-04 Versión: 06 Página 3 de 7

6. Suministrar el manual de operación de los equipos.

7. En caso de que sea necesario trasladar los equipos, firmar el campo respectivo
del registro de Soporte de Ejecución de Mantenimiento (F-GR-02).
8. Recibir el equipo y verificar su correcto funcionamiento.
9. Calificar el servicio mediante la firma del campo respectivo del registro de
Soporte de Ejecución de Mantenimiento (F-GR-02).

2.1.3 Para la atención de solicitudes de mantenimiento correctivo

2.1.3.1 Pasos a seguir

1. Realizar la solicitud de mantenimiento por medio del aplicativo de atención de

solicitudes de la universidad.
2. Recibir la visita del responsable de mantenimiento, acompañarlo al lugar donde
está ubicado el equipo e informarle los problemas que presenta.
3. Informar al responsable de mantenimiento si el equipo aún se encuentra en
garantía.
4. Suministrar el manual de operación del equipo.
5. En caso de que sea necesario trasladar los equipos, firmar el campo respectivo
del registro de Soporte de Ejecución de Mantenimiento (F-GR-02).
6. Comprar los repuestos requeridos para la reparación del equipo.
7. Recibir el equipo y verificar su correcto funcionamiento.
8. Calificar el servicio mediante la firma del campo respectivo del registro de
Soporte de Ejecución de Mantenimiento (F-GR-02).
9. Evaluar el servicio prestado a través del aplicativo de atención de solicitudes
de la universidad una vez cerrada la solicitud.

2.1.4 Valor del servicio

2.1.4.1 Mantenimiento Preventivo de equipos propiedad de la Administración de la

SIU

Este servicio no tiene ningún costo para la administración de la SIU.

Cualquier copia impresa, electrónica o reproducción de este documento sin la marca

“Copia Controlada” se constituye en una "Copia no Controlada”.
 FICHA TÉCNICA DEL SERVICIO
MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE EQUIPOS
DE LABORATORIO NO ESPECIALIZADOS Y
ATENCIÓN DE SOLICITUDES

Administración de la SIU Código: S-GR-04 Versión: 06 Página 4 de 7

2.1.4.2 Atención de solicitudes de mantenimiento preventivo

El valor de este servicio se encuentra estipulado en el documento Costos

mantenimiento de equipos (F-GR-22). Ver anexo.

2.1.4.3 Atención de solicitudes de mantenimiento correctivo

Depende del equipo y del tipo de mantenimiento que se realice.

2.2 PROPIEDAD DEL USUARIO

 Los equipos propiedad del usuario, entregados para el mantenimiento, son

controlados frente a los riesgos de daño o pérdida, mediante el traslado
adecuado en carro transportador y la firma del registro Soporte de Ejecución
de Mantenimiento (F-GR-02).

3 RESPONSABLES

 Coordinador de Proceso Gestión de Mantenimiento.

 Ingeniero de Equipos Científicos.
 Técnico de Equipos Científicos.

4 REQUISITOS LEGALES ASOCIADOS AL SERVICIO

Decreto 1471 de 2014. Por el cual se reorganiza el Subsistema Nacional de la

Calidad y se modifica el Decreto 2269 de 1993: "Por el cual se organiza el Sistema
Nacional de Normalización, Certificación y Metrología."

5 OPORTUNIDAD

5.1 MANTENIMIENTO PREVENTIVO

5 días hábiles.

Cualquier copia impresa, electrónica o reproducción de este documento sin la marca

“Copia Controlada” se constituye en una "Copia no Controlada”.
 FICHA TÉCNICA DEL SERVICIO
MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE EQUIPOS
DE LABORATORIO NO ESPECIALIZADOS Y
ATENCIÓN DE SOLICITUDES

Administración de la SIU Código: S-GR-04 Versión: 06 Página 5 de 7

5.2 MANTENIMIENTO CORRECTIVO

12 días hábiles.

6 HORARIO DE ATENCIÓN

El estipulado por la Universidad.

7 RESULTADOS DEL PRODUCTO/SERVICIO

7.1 MANTENIMIENTO PREVENTIVO

El equipo en buenas condiciones de funcionamiento con un sticker que indica la

fecha del mantenimiento preventivo, la fecha del próximo mantenimiento
preventivo y la firma de la persona que realizó el mantenimiento. Adicionalmente
se entrega un informe del servicio realizado.

7.2 MANTENIMIENTO CORRECTIVO

El equipo en buenas condiciones de funcionamiento junto con el informe del

servicio realizado.

8 TRÁMITES Y SERVICIOS RELACIONADOS

 Compras nacionales (S-GC-01).

 Elaboración de facturas y transferencias intrauniversitarias (S-AP-03).

9 DATOS DEL CONTACTO

Técnico de equipos científicos

Oficina: Área Administrativa
Teléfono: 6427 - 6402
Dirección: Carrera 53 No 61 – 30
E-mail: alberto.monsalve@udea.edu.co

Cualquier copia impresa, electrónica o reproducción de este documento sin la marca

“Copia Controlada” se constituye en una "Copia no Controlada”.
 FICHA TÉCNICA DEL SERVICIO
MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE EQUIPOS
DE LABORATORIO NO ESPECIALIZADOS Y
ATENCIÓN DE SOLICITUDES

Administración de la SIU Código: S-GR-04 Versión: 06 Página 6 de 7

Para presentar una queja, reclamo, sugerencia, felicitación o denuncia relacionada con este
servicio, le solicitamos utilice el aplicativo de la Administración de la SIU en la dirección:
http://siuweb.udea.edu.co:8080/pqrs, igualmente en cada uno de los correos del personal de la
Administración de la SIU se encuentra el enlace a este software, en la imagen con las siglas
PQRSFD.

10 NOTAS DE CAMBIO

VERSIÓN
No. BREVE DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA
FINAL

01 No aplica para la primera versión. 01 2009-07-27

Se adicionó los requisitos legales asociados al servicio

02 02 2009-11-03
capitulo 8. Y el capítulo 1.1. Controles de Calidad.
Capítulo 5. Insumos. Se eliminó el software AM.
Capítulo 6. Equipos. Se adicionó el datalogger para
03 03 2012-08-10
medición de temperatura en autoclaves y manómetro digital.
Se adicionaron los capítulos 2.1 y 2.2.
Capítulos 2.1.1 Pasos a seguir, 2.1.2 Valor del servicio, 2.2
Propiedad del Usuario y 12 Trámites y servicios
relacionados, se adicionaron al documento.
04 04 2014-08-08
Se elimina el ítem: Documentos que debe entregar el
usuario.
Capítulo 14: Se modifica el correo electrónico del contacto.
Capítulo 2.1.2 Valor del servicio: Se agregó la anotación
de que Para los equipos propiedad de la Administración de
la SIU, este servicio no tiene ningún costo.
Capítulo 5. Insumos/implementos: Se adicionaron
insumos como Lubricante penetrante, lubricante de grafito,
silicona en spray, vaselina, isopropanol, copao, aplicadores
de algodón, gasa.
Capítulo 8. Requisitos legales asociados al servicio. Se
reemplazó el decreto 2269 de 1993 por el decreto 1471 de
05 2014. 05 2015-09-11
Capítulo 10. Horario de atención: se reemplaza por “El
estipulado por la Universidad”.
Capítulo 13. Registros: Se incluyó el Plan de
mantenimiento y calibración de equipos (F-GR-23)
Se reemplazó el aplicativo help desk por el aplicativo de
atención de solicitudes de la universidad.
Se incluyó el Control de inventarios (F-GR-39).
Anexo 1: se incluyó este capítulo con los costos de
mantenimiento.

Cualquier copia impresa, electrónica o reproducción de este documento sin la marca

“Copia Controlada” se constituye en una "Copia no Controlada”.
 FICHA TÉCNICA DEL SERVICIO
MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE EQUIPOS
DE LABORATORIO NO ESPECIALIZADOS Y
ATENCIÓN DE SOLICITUDES

Administración de la SIU Código: S-GR-04 Versión: 06 Página 7 de 7

VERSIÓN
No. BREVE DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA
FINAL
Se unifica la ficha técnica de mantenimiento preventivo con
la de mantenimiento correctivo.
06 06 2018-05-30
Se eliminan los capítulos proceso, tipo de proceso,
insumos/implementos, equipos y registros.

ANEXO 1: COSTOS DE MANTENIMIENTO.

Cualquier copia impresa, electrónica o reproducción de este documento sin la marca

“Copia Controlada” se constituye en una "Copia no Controlada”.