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FICHA TÉCNICA DEL SERVICIO MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE EQUIPOS DE LABORATORIO NO ESPECIALIZADOS

FICHA TÉCNICA DEL SERVICIO MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE EQUIPOS DE LABORATORIO NO ESPECIALIZADOS

Administración de la SIU

Código: S-GR-04

Versión: 05

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1 PRODUCTO / SERVICIO

Mantenimiento Preventivo. Este servicio consiste en un conjunto de procedimientos de limpieza, lubricación, ajuste y reemplazo de partes, efectuados en un equipo o instalación a fin de minimizar el riesgo de fallo y asegurar la continua operación de los mismos, logrando de esta manera extender su vida útil. Esto incluye el cuidado periódico que debe realizar el propio operador del equipo o instalación, como limpieza, auto-calibración, protección del medio, etc.

El mantenimiento preventivo se realiza de acuerdo al programa establecido en el Plan de mantenimiento y calibración de equipos (F-GR-23) para equipos de la

Administración de la SIU y en el Plan de mantenimiento preventivo (F-GR-12) para equipos propiedad de los Grupos de Investigación.

.

1.1

CONTROLES DE CALIDAD

Con el fin de asegurar el cumplimiento de la normatividad y requisitos; se cuenta con los siguientes controles de calidad:

Ejecución adecuada del Procedimiento Mantenimiento Preventivo de Equipos de Laboratorio no Especializados.

Ejecución adecuada de las Rutinas de Mantenimiento Preventivo.

Evaluación de la satisfacción del usuario mediante la realización de encuestas de satisfacción.

Calibración de equipos propios de la SIU.

Controles sobre variables (temperatura, humedad, presión, entre otros)

Actividades de revisión y verificación.

2

USUARIO

Entidades, grupos de ciencia y tecnología de la SIU y personal de la Administración de la SIU.

Elaboró:

Revisó: Ingeniero Científicos

de Equipos

Aprobó:

Coordinador

de

Ingeniero

Equipos Científicos

de

Proceso

Mantenimiento

Gestión

de

Firma:

Firma:

Firma:

Fecha: 2012-07-17

 

Fecha: 2015-09-10

Fecha: 2015-09-11

 

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2.1

OBLIGACIONES DEL USUARIO

2.1.1

Pasos a seguir

1. Realizar la solicitud del servicio.

2. Entregar la lista de equipos a los cuales se les realizará el mantenimiento preventivo bien sea por e-mail o en medio físico.

3. Aprobar la cotización del servicio de mantenimiento preventivo mediante el diligenciamiento y entrega de la solicitud de trámite (F-AP-02).

4. Recibir la visita del responsable de mantenimiento, acompañarlo al lugar donde están ubicados los equipos e informarle si presentan algún inconveniente en su funcionamiento.

5. Informar al responsable de mantenimiento si los equipos aún se encuentran en garantía.

6. Suministrar el manual de operación de los equipos.

7. En caso de que sea necesario trasladar los equipos, firmar el registro de Traslado de equipos para mantenimiento/calibración y recibo a satisfacción (F-GR-21).

8. Recibir a satisfacción el servicio mediante la firma en el formato Traslado de equipos para mantenimiento/calibración y recibo a satisfacción (F-GR-21).

2.1.2 Valor del servicio

El valor de este servicio se encuentra estipulado en el documento Costos mantenimiento de equipos (F-GR-22). Ver anexo.

Para los equipos propiedad de la Administración de la SIU, este servicio no tiene ningún costo.

2.2 PROPIEDAD DEL USUARIO

Los equipos propiedad del usuario, entregados para el mantenimiento, son controlados frente a los riesgos de daño o pérdida, mediante el traslado adecuado en carro transportador y el registro en el formato Traslado de equipos para mantenimiento/calibración y recibo a satisfacción (F-GR-21).

En caso de que un equipo que inicialmente se encuentre en buenas condiciones de funcionamiento sea dañado durante el mantenimiento preventivo y no sea posible repararlo, se registra en el formato equipos del

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usuario que han sido dañados (F-GR-05) y se le informará al Coordinador de Proceso Gestión de Mantenimiento para buscar una alternativa de solución.

3 TIPO DE PROCESO

De apoyo.

4 PROCESO

Gestión de la Infraestructura de la Administración de la SIU.

5

INSUMOS/IMPLEMENTOS

Aplicativo de atención de solicitudes de la universidad.

Herramientas para realizar mantenimiento de equipos como sopladora, cautín, lupa, taladro, moto tool y herramientas básicas como destornillador, pinzas, etc.

Carro para el transporte de equipos.

Lubricante penetrante, lubricante de grafito, silicona en spray, vaselina, isopropanol, copao, aplicadores de algodón, gasa.

6

EQUIPOS

Computador, Impresora, Fax, Teléfono, Medidor de CO2, Pinza Amperimétrica, Multímetro, osciloscopio, Radio de Comunicaciones, Foto tacómetro digital, datalogger para medición de temperatura y presión en autoclaves, manómetro digital.

7 RESPONSABLES

Coordinador de Proceso Gestión de Mantenimiento.

Ingeniero de Equipos Científicos.

Técnico de Equipos Científicos.

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8 REQUISITOS LEGALES ASOCIADOS AL SERVICIO

Decreto 1471 de 2014. Por el cual se reorganiza el Subsistema Nacional de la Calidad y se modifica el Decreto 2269 de 1993: "Por el cual se organiza el Sistema Nacional de Normalización, Certificación y Metrología."

9 OPORTUNIDAD

5 días hábiles.

10 HORARIO DE ATENCIÓN

El estipulado por la Universidad.

11 RESULTADOS DEL PRODUCTO/SERVICIO

El equipo en buenas condiciones de funcionamiento con un sticker que indica la fecha del mantenimiento preventivo, la fecha del próximo mantenimiento preventivo y la firma de la persona que realizó el mantenimiento. Adicionalmente se entrega un informe del servicio realizado.

12

TRÁMITES Y SERVICIOS RELACIONADOS

Compras nacionales (S-GC-01).

Elaboración de facturas y transferencias intrauniversitarias (S-AP-03).

13

REGISTROS

Cronograma de mantenimiento preventivo (F-GR-12).

Plan de mantenimiento y calibración de equipos (F-GR-23).

Cotización de mantenimiento.

Planilla de control de solicitudes de servicio (F-GR-03).

Registro de equipos del usuario que han sido dañados (F-GR-05).

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Reporte de mantenimiento de equipos científicos (F-GR-04).

Rutina de mantenimiento preventivo autoclave (F-GR-07).

Traslado de equipos para mantenimiento/calibración y recibo a satisfacción (F-

Control de inventarios (F-GR-39).

14

DATOS DEL CONTACTO

Técnico de equipos científicos

Oficina: Área Administrativa

Teléfono: 6427 - 6402

Dirección: Carrera 53 No 61 30

15 NOTAS DE CAMBIO

 

BREVE DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

VERSIÓN

 

No.

FINAL

FECHA

01

No aplica para la primera versión.

 

01 2009-07-27

02

Se adicionó los requisitos legales asociados al servicio capitulo 8. Y el capítulo 1.1. Controles de Calidad.

 

02 2009-11-03

 

Capítulo 5. Insumos. Se eliminó el software AM.

   

03

Capítulo 6. Equipos. Se adicionó el datalogger para medición de temperatura en autoclaves y manómetro digital. Se adicionaron los capítulos 2.1 y 2.2.

03 2012-08-10

04

Capítulos 2.1.1 Pasos a seguir, 2.1.2 Valor del servicio, 2.2 Propiedad del Usuario y 12 Trámites y servicios relacionados, se adicionaron al documento. Se elimina el ítem: Documentos que debe entregar el usuario. Capítulo 14: Se modifica el correo electrónico del contacto.

 

04 2014-08-08

 

Capítulo 2.1.2 Valor del servicio: Se agregó la anotación de que Para los equipos propiedad de la Administración de

   

05

la SIU, este servicio no tiene ningún costo. Capítulo 5. Insumos/implementos: Se adicionaron insumos como Lubricante penetrante, lubricante de grafito, silicona en spray, vaselina, isopropanol, copao, aplicadores

05 2015-09-11

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No.

BREVE DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

VERSIÓN

FINAL

FECHA

de algodón, gasa. Capítulo 8. Requisitos legales asociados al servicio. Se reemplazó el decreto 2269 de 1993 por el decreto 1471 de

2014.

Capítulo 10. Horario de atención: se reemplaza por “El estipulado por la Universidad”. Capítulo 13. Registros: Se incluyó el Plan de mantenimiento y calibración de equipos (F-GR-23) Se reemplazó el aplicativo help desk por el aplicativo de atención de solicitudes de la universidad. Se incluyó el Control de inventarios (F-GR-39). Anexo 1: se incluyó este capítulo con los costos de mantenimiento.

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