MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código: PD-GDT-04
PROCEDIMIENTO PARA EL Fecha Emisión: Oct.14.2014
MANTENIMIENTO DE Fecha Actualización:
Versión: 01
INFRAESTRUCTURA
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1. OBJETIVO

Establecer los parámetros para mantener y adecuar los equipos y la infraestructura de manera
que permitan el adecuado funcionamiento y prestación del servicio comercial de los Dispositivos
Médicos.

2. ALCANCE

Inicia con la identificación de necesidades de mantenimiento y termina con la verificación del

cumplimiento de las actividades planeadas.

3. DEFINICIONES

HOJA DE VIDA DE EQUIPOS. Es un documento que especifica la información que identifica un

equipo, las partes que lo conforman y sus características al igual que contiene el historial de
mantenimientos preventivos y correctivos que se le han realizado.

MANTENIMIENTO. Es el conjunto de actividades planeadas, controladas y evaluadas que

deben realizarse a instalaciones y equipos, mediante la utilización de recursos físicos, humanos
y técnicos, con el fin de minimizar, corregir o prevenir fallas imprevistas. Incluye el aseo, la
limpieza y la desinfección.

MANTENIMIENTO CORRECTIVO. Comprende el tipo de mantenimiento que se lleva a cabo

con el fin de corregir (reparar) una falla.

MANTENIMIENTO PREVENTIVO. Es el tipo de mantenimiento realizado con el fin de prevenir

la ocurrencia de fallas o defectos y conservar los bienes en óptimas condiciones. En este se
pueden detectar posibles fallas y defectos.

VERIFICACIÓN DE INSTALACIONES. Actividad de inspección de la infraestructura de los

espacios físicos.

INFRAESTRUCTURA. Sistema de instalaciones, equipos y servicios necesarios para el

funcionamiento de Impocor S.A.S.

EQUIPO. Mobiliario, herramientas, vehículos, enseres, material, equipos de cómputo y demás

objetos similares para la prestación del servicio comercial de los Dispositivos Médicos.

4. REQUISITOS GENERALES / POLITICAS

4.1 El mantenimiento realizado a los equipos, entre estos los equipos de cómputo, deben
evidenciarse en la Hoja de Vida de los Equipos.
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4.2 El mantenimiento correctivo de la infraestructura se realizará por proveedores externos

mediante el procedimiento de compras y bajo la responsabilidad del Subgerente.

4.3 Los proveedores externos deberán proporcionar los registros soportes de las actividades
que se realizan en los mantenimientos tanto correctivos como preventivos de la
infraestructura.

4.4 Las empresas contratadas para los mantenimientos, tanto correctivo como preventivo, son
las encargadas de proporcionar los formatos para las Hojas de Vida de los equipos.

4.5 La frecuencia en el mantenimiento preventivo de la infraestructura, muebles y automóviles

será el establecido en el Plan de mantenimiento.

4.6 Al elaborar el programa de mantenimiento preventivo y atender los mantenimientos

correctivos que se soliciten, se deberá priorizar la distribución presupuestal de los
recursos, para aquellas áreas que impactan directamente en la calidad de los Dispositivos
Médicos Importados.

4.7 Cuando un colaborador de Impocor S.A.S. encuentre alguna novedad o daño en la

infraestructura debe reportarlo al Subgerente y/ó Gerente General.

4.8 La autoinspección a la infraestructura correspondiente a las áreas de manejo de los

Dispositivos Médicos deberá ser ejercida por la Dirección Técnica.

5. RESPONSABLE

La Gerente General y/ó Subgerente es el responsable de garantizar el cumplimiento de este

procedimiento. La Dirección Técnica es la responsable del seguimiento y control de las
adecuadas condiciones de infraestructura en las áreas correspondientes al manejo de los
Dispositivos Médicos.

6. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

6.1 MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE INFRAESTRUCTURA

1. Plan de mantenimiento preventivo:
Anualmente la Gerente General en conjunto
con la Subgerente, debe programar las
actividades de mantenimiento preventivo de
los activos fijos e infraestructura en el formato
“Programa Anual de Mantenimiento”. En el
formato se debe registrar el área, o si
corresponde a un equipo, el número de
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identificación del activo fijo; así como la

frecuencia del mantenimiento, los
responsables (internos o externos) y la fecha
o mes en que se prevé la actividad.

Observación: El proveedor encargado del

plan de mantenimiento preventivo de los
equipos de cómputo es quién debe
proporcionar la frecuencia del mismo.
Gerente General Plan Anual de
Para llevar a cabo la programación del y/ó Mantenimiento
mantenimiento de la infraestructura se debe Subgerente Preventivo
establecer, por lo menos una vez al año, una
autoinspección general de infraestructura,
acorde al procedimiento para tal fin, y así
identificar necesidades de mantenimiento
(tanto preventivas como correctivas) y
asegurar el buen estado de los mismos. Por
tanto:

La Gerente General, la Subgerente y los

colaboradores que ellos designen deben
realizar un recorrido con el fin de evaluar los
espacios y equipos e identificar qué tipo de
mantenimiento requieren y su grado de
urgencia. Con los hallazgos encontrados, en
caso de:

Requerir servicios de mantenimiento

preventivo, la Gerente General elabora o
los incluye en el programa anual de
mantenimiento.
Requerir servicios de mantenimiento
correctivo, seguir procedimiento del
numeral 6.2.
2. Desarrollo del plan de mantenimiento: De
acuerdo a lo programado se deben
desarrollar las actividades previstas en el
programa anual de las actividades de Personal asignado en
Ejecución del
mantenimiento preventivo. el Plan de
Mantenimiento
Mantenimiento
Las actividades de mantenimiento preventivo
de equipos se deben registrar en su
correspondiente hoja de vida.
3. Verificación de plan de mantenimiento: La
Gerente General, Subgerente o persona
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delegada realiza el control y seguimiento al

cumplimiento de las actividades planeadas, Gerente General Ejecución del
registrando las ejecuciones en el y/ó Mantenimiento
correspondiente formato. Subgerente

Para el caso de las actividades que no se

hayan desarrollado, deben ser
reprogramadas para ejecutarlas tan pronto
sea posible e indicando el motivo por el cual
no se ejecutó la actividad a reprogramar.
6.2 MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE INFRAESTRUCTURA
1. Identificación de las necesidades de
mantenimiento correctivo: Cuando por
cualquier motivo se presente daño en algún
activo o infraestructura de Impocor S.A.S., el
colaborador que idéntica la falla debe
diligenciar la solicitud del servicio ante la
Formato de
Gerente General y/o Subgerente. Esta misma
Cualquier Solicitud de
actividad debe llevarse a cabo cuando la
Colaborador Mantenimiento
asistente de servicios generales durante la
ejecución de sus actividades, o cuando en las
autoinspecciones generales de las
instalaciones se detecten este tipo de
necesidades. Así mismo, cuando se requiera
de organización de espacios para eventos
programados en la Institución.
2. Atención a las solicitudes: La Gerente
General y/ó Subgerente debe garantizar la
atención a la misma, analizando si la
situación la puede resolver personal de la
organización o se requiere contratar a una
persona externa que atienda la solicitud.

Por tanto, es el responsable de gestionar que

el personal o la empresa asignada lleven a Colaborador o
Ejecución del
cabo las actividades de mantenimiento Proveedor que recibe la
Mantenimiento
correctivo de infraestructura o equipos en las solicitud
fechas programadas. De la misma manera,
está pendiente de provisionar herramientas
de trabajo o insumos requeridos para la
ejecución de dichas actividades.

El mantenimiento correctivo efectuado a

equipos debe quedar registrado en las
respectivas hojas de vida.
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3. Verificación del cumplimiento: El

encargado de realizar el servicio de
mantenimiento correctivo reporta la ejecución
del mismo a la Gerente General y/ó
Subgerente, quién a su vez informa a la
persona que realizó la solicitud para que
proceda a verificar y recibir a satisfacción,
haciendo el respectivo registro en el formato
de solicitud, y en la hoja de vida del equipo
cuando aplique.
Gerente General
Ejecución del
En caso que el servicio de mantenimiento y/ó
Mantenimiento
correctivo sea satisfactorio procede a cerrar Subgerente
solicitud, diligenciando los campos
correspondientes al Control y Evaluación de
la Atención.
La Gerente General hace seguimiento de las
actividades de mantenimiento y por tanto
diligencia quién atendió la solicitud, en qué
fecha se atendió, quién revisó y recibió, y las
novedades que se presentaron durante la
ejecución del servicio.

7. DOCUMENTOS RELACIONADOS Y DE REFERENCIA BIBLIOGRAFICA

Plan Anual de Mantenimiento Preventivo
Ejecución del Mantenimiento
Formato de Solicitud de Mantenimiento

8. REGISTRO DE CAMBIOS Y REVISIONES

No Cambios y/o modificaciones
Fecha Pagina Solicitante
Versión realizadas
01 Oct 14 de 2014 Todo Emisión Original

9. EMISIÓN, REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN

NOMBRE CARGO FIRMA

ELABORADO POR: Ing. Liliana Rincón Directora Técnica

REVISADO POR: Dra. Mónica Corrales Gerente General

APROBADO POR: Dra. Mónica Corrales Gerente General