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EVALUACIN, MEDICIN, CONTROL Y SEGUIMIENTO PROCEDIMIENTO PARA AUDITORIAS INTERNAS AL SISTEMA DE MEJOR GESTIN

PROCESO: AUTOEVALUACIN INSTITUCIONAL SUBPROCESOS: AUTOEVALUACIN DE LA GESTIN 1. INFORMACIN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

Cdigo: U-PR-14.002.001 Versin: 4.0 Pgina 1 de 8

OBJETIVO: Verificar y evaluar el cumplimiento de los requisitos del Sistema de Mejor Gestin por medio de la planificacin, ejecucin, control y seguimiento de las auditoras internas a UN-SIMEGE, as como para informar sus resultados y mantener los registros que se deriven de su aplicacin.

ALCANCE: Inicia con la programacin del ciclo de auditoras y finaliza con la evaluacin de la competencia tcnica de los Auditores Internos; aplica para las Auditoras internas de cumplimiento a los requisitos NTC GP 1000:2009, MECI 1000:2005, NTC ISO 9001:2008, NTC ISO 14001:2004 y NTC ISO 18001:2007. DEFINICIONES: 1. Alcance de la auditoria: Extensin y limites de una auditoria. Para el sistema de mejor gestin el alcance de la auditoria puede incluir la definicin de los criterios de auditoria, procesos y/o reas a auditar. 2. Auditado: Organizacin a la que se le aplica auditoria. Para el sistema de mejor gestin el auditado se define de acuerdo a la estructura de la auditoria programada. 3. Auditor en formacin: Persona con la competencia terica para llevar a cabo una auditoria y que requiere asistencia a la ejecucin de auditorias para adquirir experiencia presencial. 4. Auditor lder: Persona que por su experiencia o conocimiento lidera una auditoria. Tiene autonoma para preparar la ejecucin de la auditoria, conciliar con

los auditados, liderar las reuniones de apertura y cierre de auditoras, actuar en el esclarecimiento de eventuales dudas que surjan durante la ejecucin de la auditora y en la solucin de posibles problemas.
5. Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoria. 6. Auditoria Complementaria: Es aquella que se programa teniendo en consideracin la importancia de los procesos y puede ser posterior a las auditorias ejecutadas. 7. Auditoria documental: Es aquella que se ejecuta realizando la verificacin de documentos donde se encuentra la informacin del cumplimiento de los criterios de auditoria y no necesariamente requiere realizar una visita al auditado. 8. Auditoria extraordinaria: Es la auditoria que no se encuentra detallada en el programa anual de auditoras, pero que es necesario realizar teniendo en cuenta el desempeo del proceso. 9. Auditoria: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencia del cumplimiento de requisitos, por el cual se evala objetivamente la medida en la cual se cumplen los criterios de auditora. 10. Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes 11. Conclusiones de la Auditoria: Resultado de una auditoria que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos de la misma. 12. Conformidad: Cumplimiento de un requisito. 13. Coordinador de Auditora: Persona que coordina las actividades de las auditorias y del Equipo Auditor, es responsable de consolidar los resultados y controlar los registros. Para el sistema de mejor gestin el coordinador de auditora ser un integrante del equipo tcnico UN SIMEGE. 14. Criterios de Auditoria: Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia en la verificacin y sobre el cual se evala el cumplimiento. 15. Equipo auditor: Persona o grupo de personas que llevan a cabo una auditoria. El equipo auditor se conformar de acuerdo a la estructura de la auditora programada y puede incluir auditores, auditores lderes, auditores en formacin y/o expertos tcnicos si los requiere la auditoria. 16. Evidencia de la Auditoria: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin presentada por el auditado y/o recolectada para la verificacin de los criterios de auditora. 17. Experto Tcnico: Persona que suministra un conocimiento especifico o experiencia (relacionada con la Institucin, proceso o actividad que va a ser auditada) al equipo auditor.

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18. Hallazgos de la Auditoria: Resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditoria contra los criterios de auditora. Definen la conformidad, no conformidad u observaciones de los criterios de la auditoria. 19. No conformidad: Incumplimiento de un requisito 20. Observacin: Hallazgo con tendencia al incumplimiento de un requisito o para prevenir un riesgo detectado. Cumplimiento parcial de un requisito. 21. Plan de Auditoria: Descripcin de las actividades y de los detalles acordados en una auditoria. 22. Programa de Auditoria: Conjunto de una o ms auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propsito especfico. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: 1. Norma Tcnica Colombiana NTC-GP1000:2009 2. Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005 3. NTC-ISO 19011: 2002 4. NTC ISO 9001:2008 5. NTC ISO 14001:2004 6. OHSAS NTC ISO 18001:2007. 7. Instructivo Uso y Administracin del Mdulo de Auditoras SIMEGE Electrnico U-IN-14-002-001 8. Anexo 1 Generalidades para la realizacin de las Auditoras Internas al UN-SIMEGE. 9. Procedimiento elaboracin y control de documentos y registros CONDICIONES GENERALES: 1. El coordinador de la auditoria debe garantizar y dejar evidencia en el momento de la seleccin de la independencia de los auditores con el auditado. 2. Los hallazgos de la auditoria y las conclusiones deben referenciar las evidencias de la auditoria. 3. El coordinador de la auditoria debe garantizar y definir claramente los criterios de seleccin de auditores de acuerdo al tipo de auditor y el proceso a auditar. 4. En el caso de no estar presente el lder del proceso en la ejecucin de la auditoria, debe nombrar formalmente (fsico o Magntico) un delegado. 5. El equipo auditor se conformar de acuerdo a las necesidades de la auditora programada; el equipo auditor se podr modificar en caso de ser requerido bajo circunstancias de ausencia de los auditores programados.

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ID.

ACTIVIDAD

2. INFORMACIN ESPECFICA DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE DEPENDENCIA O CARGO Y/O DESCRIPCIN UNIDAD DE PUESTO DE GESTIN TRABAJO Anualmente se debe elaborar un Programa Coordinacin UN Coordinador de General de Auditora que especifique el tipo, los SIMEGE (General, auditoria requisitos y procesos o reas en donde se Nacional o Sede) ejecutarn las Auditoras Internas. El coordinador de auditorias designado por el Equipo Tcnico UN SIMEGE debe elaborar el programa anual de auditoria en el formato vigente y enviarlo para aprobacin al Comit o los Subcomits de Coordinacin de Control Interno. Una vez aprobado se debe conservar el registro del programa anual de auditora. Comit o Subcomits de Coordinacin de Control Interno

REGISTROS Formato Programa de Auditorias U-FT14.002.001 diligenciado y aprobado.

SISTEMAS DE INFORMACIN O APLICATIVOS N/A

Elaborar y Aprobar el programa de Auditorias.

Integrantes del comit

Seleccionar el Equipo Auditor

El coordinador de auditoria debe seleccionar el equipo auditor teniendo en cuenta la estructura de la auditora, la Informacin del Consolidado Evaluacin de los Auditores por Ciclo de Auditora y Las Hojas de Vida de cada Auditor. As mismo deber establecer los criterios de seleccin de acuerdo al tipo de auditor seleccionado; es decir los criterios de seleccin para Auditor lder, auditor y auditor en formacin.

Coordinacin UN SIMEGE (General, Nacional o Sede)

Coordinador de auditoria

Formato Seleccin de Auditores U-FT14.002.002 diligenciado

N/A

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Los Auditores deben elaborar el Plan de Auditora y aprobarlo, el cual debe entregarse con 8 das calendario como mnimo al auditado para su aprobacin. 3 Elaborar y comunicar el Plan de Auditora El Auditor lder debe asegurarse que el Plan de Auditora se comunica a los responsables de los procesos a Auditar y que ste sea aprobado por el auditado. Equipo Auditor N/A

Modulo de Auditoras SIMEGE Electrnico/ GestinPlanificacin de Auditora (Auditor) Formato Plan de Auditorias U-FT14.002.003

Modulo de Auditoras SIMEGE Electrnico

Enviar el Plan de Auditoria aprobado a la Oficina Nacional de Control Interno.

El coordinador de auditoria, Debe enviar una copia de los planes de Auditorias a la Oficina Nacional de Control Interno. (Fsica o Magntica) una vez estos ya hayan sido aprobados por los auditores y los auditados.

Coordinacin UN SIMEGE (General, Nacional o Sede)

Coordinador de auditoria

Oficio, correo electrnico o evidencia del recibido de los planes, firmado por la Oficina Nacional de Control Interno

N/A

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Con base en la informacin contenida en el Plan de Auditora, El equipo auditor prepara la auditoria con las siguientes caractersticas: 1. Preparar una lista de preguntas o de aspectos a evaluar durante el desarrollo de la auditora, para esto se debe tener en cuenta los criterios de auditoria, las caractersticas estructurales y de funcionamiento del auditado, as como el correcto uso del lenguaje que se requiera. 5 Preparar la Auditora 2. Conocer la documentacin: El equipo auditor debe prepararse con el Mapa de Macroprocesos, Manual de Mejor Gestin, Caracterizacin de procesos, procedimientos instructivos, guas, Manuales Requisitos aplicables al proceso y dems documentos de referencia que estn asociados a su auditado 3. Preparar la logstica de la auditoria: El equipo auditor debe preparar la documentacin que sea necesaria llevar en el momento de la auditoria, as como verificar el ingreso al SE, verificar la tarea pendiente de ejecucin N/A Equipo Auditor

Modulo de Auditoras SIMEGE Electrnico/ GestinPlanificacin de Auditora (Requisitos de la auditora)

Listado de preguntas Documentacin necesaria.

Modulo de Auditoras SIMEGE Electrnico

Realizar la Reunin de Apertura

El Auditor Lder debe realizar la Reunin de Apertura en la cual participan todos los involucrados, auditados y auditores, donde se informa sobre el objetivo, alcance de la auditora y se presenta el equipo auditor.

N/A

Equipo Auditor

Lista de chequeo diligenciada por el auditado en el momento de aprobacin de la ejecucin. Modulo de Auditoras SIMEGE Electrnico

N/A

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Ejecutar la Auditora.

De acuerdo con lo establecido en el plan de auditoras, se ejecuta la auditoria recolectando las evidencias segn el requisito indagado. Los auditores deben determinar los hallazgos (Conformes, No conformes, observaciones) segn las evidencia verificadas

N/A

Equipo Auditor

Modulo de Auditoras SIMEGE Electrnico/ (Ejecucin de la auditora) Criterio de auditoria diligenciado.

Modulo de Auditoras SIMEGE Electrnico

Realizar la Reunin de Cierre

Al finalizar la Auditoria, el Auditor Lder y los Auditores se renen con los Auditados Se entrega el resumen de la auditoria y se presentan los hallazgos, se hace la lectura de los resultados de la ejecucin de la auditora, as como los aspectos positivos.(fortalezas ). Si el auditado no est de acuerdo con los Hallazgos, es el momento para discutirlo con el auditor y llegar a una conciliacin.

N/A

Equipo Auditor

Lista de chequeo diligenciada por el auditado en el momento de aprobacin de la ejecucin. N/A

Realizar el Informe de Auditoria.

Una vez presentados los hallazgos al auditado, el auditor lder debe generar o diligenciar el formato informe de auditora y enviarlo para aprobacin del auditado,

N/A Equipo Auditor

Modulo de Auditoras SIMEGE Electrnico/ GestinPlanificacin de Auditora (Reporte de la auditora) se genera automtico O Formato Informe de Auditora U-FT-14.002.007

Modulo de Auditoras SIMEGE Electrnico

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10

Evaluar al auditor

El auditado deber realizar la evaluacin del auditor segn lo estipulado en el formato Evaluacin de Habilidades del Auditor.

Auditado

Auditado

Formato Evaluacin de Desempeo del Auditor U-FT-14.002.008 / (En cualquier medio de soporte)

Cualquier aplicativo dispuesto para el registro de la informacin y que conserve los campos del formato Evaluacin de Desempeo del Auditor U-FT-14.002.008

11

Consolidar la evaluacin de auditores

El coordinador de auditora debe consolidar la informacin de las evaluaciones y registrar en el formato Consolidado evaluacin de auditores el puntaje obtenido en cada ciclo de auditora.

Coordinacin UN SIMEGE (General, Nacional o Sede)

N/A Coordinador de auditoria Formato consolidado Evaluacin de auditores U-FT14.002.010

12

Realizar control a los registros de Auditoria.

Para el seguimiento de toda la Informacin en cada coordinacin del UN-SIMEGE, se debe diligenciar el formato Lista de chequeo documental de auditora, asegurando la calidad documental en el proceso de auditoras Internas a UN-SIMEGE.

Coordinacin UN SIMEGE (General, Nacional o Sede)

Coordinador de auditoria

Lista de chequeo Documental de Auditoria UFT-14.002.009 diligenciada y registros obtenidos de la auditoria (los referenciados en la lista de chequeo documental)

N/A

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ELABOR CARGO FECHA

EQUIPO TCNICO UN SIMEGE COORDINACIN GENERAL ANALISTAS Enero de 2012

REVIS CARGO FECHA

COORDINACIN GENERAL EQUIPO TCNIO UN SIMEGE NIVEL NACIONAL Y SEDES COORDINADOR GENERAL, ASESORES Y ANIALISTAS Febrero de 2012

APROB CARGO FECHA

VICERRECTORIA GENERAL VICERRECTORA GENERAL Febrero de 2012