La producción de documentos al interior de las

empresas, exige en sí misma, regulación, control y

sobre todo planeación en los diferentes procesos
administrativos. Dentro de los procesos de gestión
documental se establecen los principios y
estrategias para el tratamiento adecuado de los
documentos y de la información, a fin de garantizar
su acceso y conservación.

Es por ello que para poder llevar a cabo una

correcta gestión documental y de archivo,
sigas los siguientes pasos:

Planeación Actividades administrativas que permiten la revisión y valoración de la información,

teniendo en cuenta el contexto legal, técnico y funcional de la empresa. En esta etapa se lleva a
cabo la revisión, análisis e interpretación de las necesidades y objetivos empresariales, que
encaminarán las estrategias futuras en cuanto a la gestión documental.

producción gestión y tramite

En este paso se realiza la evaluación de los
documentos, su creación, ingreso y
categorización, teniendo en cuenta su relevancia
y funcionabilidad en los procesos en los que
incide.
Aquí se da importancia al análisis del documento de manera
integral, es decir, su incidencia en los procesos de la empresa, así
como las funcionabilidades que tiene en el exterior. Se da revisión
a los trámites en los que incide el documento, su nivel de
relevancia y la calidad y facilidad del acceso que este debe tener.

Organización:
Son todas las operaciones técnicas de gestión
documental, en el que por medio de una revisión a
fondo del documento se establece su categoría, serie
documental, valorización, tiempo de almacenamiento,
departamento al que pertenece y el tipo de archivo al
que será designado. Lo anterior a fin de establecer
ordenación y almacenamiento documental, con base en
su ciclo de vida.
 Transferencia:
Políticas de transferencia de los documentos en su fase de archivo en donde se tienen en cuenta los formatos, migración,
estructura, conservación y conversión, ceñidas a las tablas de valoración documental (TVD).

Disposición de documentos:
Se considera como todos los procesos de
selección y valoración del documento, en
pro de su conservación o eliminación;
teniendo como base las tablas de
retención y valoración documental.

Valoración:
Es el procedimiento continuo en el
que se determinan sus valores
primarios y secundarios, los cuales
ayudan a establecer su relevancia al
interior de la empresa y de este
modo su conservación y disposición
final, temporal o definitiva.

Preservación a largo plazo:

Son todos los procedimientos, tácticas
y requerimientos que se deben llevar a
cabo durante todo el procedimiento de
gestión documental y archivo, con el
propósito de garantizar su preservación
a largo plazo.

valor documental Valor Administrativo:

Es aquel que posee un documento para el área productora,
relacionada con un trámite, asunto o tema. El valor administrativo
se encuentra en todos los documentos producidos y recibidos por
una institución

Condición de los documentos que les confiere

características administrativas, legales, fiscales o
contables en los archivos de trámite o
concentración (valores primarios); o bien,
evidénciales, testimoniales e informativos en los
archivos históricos (valores secundarios)

· Valor Contable: • Valor Histórico:

Es aquel que posee un documento que
sirve de explicación, justificación y Es el que posee un documento como fuente primaria para
comprobación de las operaciones contables la historia.
y financieras
 Los archivos custodian decisiones, actuaciones y memoria. Los archivos conservan un patrimonio único e irremplazable
que se transmite de generación en generación. Los documentos son gestionados en los archivos desde su origen para
preservar su valor y su significado.

Tipos de archivadores
Archivador vertical: Se colocan junto al
escritorio en oficinas pequeñas para
conservación y facilitar la consulta de los
documentos correspondientes al archivo
de gestión. Tiene de una a cinco gavetas

Archivador horizontal:
Facilita clasificar los documentos de
forma horizontal, pero se encuentra
generalmente cerrado. Las
carpetas que se utilizan se
denominan carpetas colgantes.

folderama archivador giratorio

Facilita la conservación de los documentos en
carpetas con guía lateral. Se utilizan en las
organizaciones para guardar las historias
laborales. Es un archivador para guardar
documentos especiales
Este archivador está constituido por hileras
circulares. Además están equipados con teléfonos
para que los responsables del área de trabajo
suministren la información requerida.

JORDY YESID MIER HERRERA

N° DE FICHA 2057287

MODALIDAD VIRTUAL

INSTRUCTOR ALEXANDER JAVIER MENDOZA

MURILLO