Gestión del Talento Humano

Plan de mejoramiento

APRENDIZ
Brayan Santiago Bernal Olaya

INSTRUCTORA
Martha Liliana Chicuasuque

SOACHA-CIDE

valoracion
En esta etapa final se
determina constantemente el
valor de cada documento y su
información tanto primaria
como secundaria, cuyo
objetivo es darle prioridad a
los documentos más
importantes y analizar si los
documentos secundarios se
deben seguir conservando o
ya deben pasar a su
eliminación definitiva.
preservacion a largo plazo
Todas las etapas anteriores y la
estrategia de gestión
documental están englobadas
en esta etapa, ya que la
preservación a largo plazo
busca conservar los
documentos, el patrimonio de
toda empresa y establece los
medios y formatos de cada uno.
disposicion
Esta etapa es
indispensable para
darle seguimiento a
los ciclos de vida de
los documentos y así
mismo establece
parámetros para
tratar los documentos
o depurarlos.
planeacion
Dentro de las etapas de la
gestión de documentos, la
primera se refiere a un
proceso administrativo, en un
ámbito técnico, legal y
funcional en donde se revisa y
se analiza las necesidades
documentales de la empresa,
para establecer las
estrategias de gestión
documental.
8 pasos del
programa de gestion
documental(pgd)
transferencia
quí se tienen en cuenta los
tiempos de conservación, los
formatos, la migración, la
conversión y la estructura de
cada documento,
implementando instrumentos
archivísticos como: Las tablas
de valoración documental para
finalmente transferir
correctamente la información y
los documentos.
produccion
En esta etapa se
realizan las siguientes
actividades, teniendo
en cuenta que su
finalidad son
organizar la
documentación y
ahorrar recursos:
gestion y tramite
El foco de esta etapa es
analizar y gestionar la
influencia de cada tipo de
documento dentro y fuera de
la empresa, esto quiere decir
que en el desarrollo de esta
etapa se verifican los trámites
de los documentos, su
calidad, el nivel de
importancia y finalizamos
con la facilidad de acceso a
los mismos.
organizacion
En esta etapa se
profundiza en cada
documento para
establecer cuál será su
tiempo de almacenaje y el
departamento al que
pertenece, garantizando
una correcta
organización
documental.
 INSTRUMENTOS
ARCIVISTICOS

TABLA DE RETENCION
CUADRO DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
DOCUMENTAL constituyen un instrumento
archivístico que permite la
clasificación documental de la entidad
permite ordenar los documentos de archivo dentro del
acorde a su estructura orgánico -
espacio físico que ocuparán para su conservación
funcional, e indica los criterios de
temporal o definitiva, agrupar los elementos que
retención y disposición final resultante
representan su contenido para relacionarlos de manera
de la valoración documental por cada
lógica con otros documentos de archivo mediante el
una de las agrupaciones .
lenguaje clasificatorio.

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS

PROGRAMA DE GESTION es un instrumento archivístico que permite
agrupar la planeación, seguimiento e
DOCUMENTAL implementación de aspectos relevantes de
es el Conjunto de actividades los procesos de gestión documental y
administrativas y técnicas, administración de archivos
tendientes a la planificación, en cumplimiento de las normas
manejo y organización de la y directrices determinadas por
documentación producida y el Archivo General de la Nación
recibida por las entidades,
desde su origen hasta su
disposición final1, con el fin
de facilitar su uso y
conservación

FORMATO UNICO DE MODELO DE

INVENTARIO DOCUMENTAL REQUISICION
Permite tener control básico de los
es un instrumento archivístico de
archivos de gestión. Facilita el
planeación, el cual identifica y
acceso de manera sencilla y
formula los requisitos funcionales
localización exacta de la
de la gestión de documentos del
información. Requisito fundamental
contexto administrativo
para realizar transferencias
electrónicos de archivo mediante
documentales. Permite identificar las
un sistema de gestión de
series, subseries, volumen,
documentos .
producción documental, frecuencia
de consulta y mucho más.

BANCO
TERMINOLOGICO(BANTER) TABLA DE CONTROL DE ACCESO
es el instrumento archivístico Conjunto de políticas, directrices, procedimientos,
elaborado por el Archivo General de la controles y medidas de seguimiento que implementa
Nación, el cual estandariza la la entidad con el fin de asegurar la protección y
denominación de series y subseries acceso a la información que se produce al interior.
documentales producidas en razón de
las funciones administrativas
transversales a la administración
pública.
 2. EXPEDIENTES
1. UN EMPLEADO,
A MEDIDA
UN LEGAJ
O
pasos que se deben
realizar
para la
organización de los
expedientes
laborales. Toda la documentación de un La documentación requerida
colaborador debe estar en una debe tener en cuenta la
sola carpeta, y no repartida actividad específica de la
por diferentes oficinas de la empresa, pero también la de
empresa. Por ejemplo, la cada empleado. Por ejemplo,
evaluación anual de los seguros contra accidentes
desempeño a cargo del de trabajo pueden resultar
superior directo del empleado imprescindibles para el
debe permanecer en el archivo personal de fábrica, pero no
de Recursos Humanos, y no para una asistente. Este punto
en su escritorio. es clave para el caso de

conflictos laborales.

Brayan Santiago Bernal Olaya

 3. DATOS DE CONTACTO
ACTUALIZ
ADOS
Durante el tiempo que dura
una relación laboral, un
trabajador puede cambiar
varias veces de domicilio, y no
tomarse el tiempo de notificar
a la empresa. Pide al personal
de Recursos Humanos que
actualice estos datos una vez
por año, y que cada empleado
firme la planilla que contenga
esa información (si lo
consideras necesario, pide un
comprobante de domicilio).
5. CONSTANCIA DE ALTA ANTE EL IMSS
4. CONTRATO Y PAGOS
DE CARGA
S
PATRONA
DE TRABA LES
JO
La relación laboral con el
Cuando se trate de archivos
empleado debe quedar
digitales (los de nómina caen
establecida en un documento,
en esta categoría también),
en el que se establezcan las
arma las carpetas
condiciones de su trabajo y
correspondientes y haz los
cuáles son las obligaciones por
respaldos necesarios para
parte de la empresa. Debe
protegerlas.
contar con dos firmas: la del
colaborador y la de un
representante legal de la
compañía.
 6. ENTREGA DE ELEMENTOS
DE TRABA
JO
Por ejemplo, automóvil,
celulares, laptops o tablets,
uniformes de trabajo, etc. Es
importante especificar en qué
estado se otorgaron y cómo se
espera que sean devueltos.
7. PLANILLA
HORARIA
La relación laboral con el
empleado debe quedar
establecida en un documento,
en el que se establezcan las
condiciones de su trabajo y
cuáles son las obligaciones por
parte de la empresa. Debe
contar con dos firmas: la del
colaborador y la de un
representante legal de la
compañía.
8. MANUALES DE PROCEDIMIENTO
Y CÓDIGO
S DE ÉTICA
Las reglas que se establezcan
en la empresa para el ejercicio
de cada función y la
convivencia deben ser
conocidas por todos los
empleados. Cuando contrates
a alguien, asegúrate de que lea
estos documentos y los firme,
para que quede registrada su
conformidad.

 9. LLAMADOS DE ATENCIÓN
10. DIGITALIZACIÓN
Y SANCIO
NES

Hoy es cada vez mayor la

Si un empleado cayó en
alguna falta y tuvo que ser
apercibido, este hecho debe
quedar registrado en un
documento escrito y firmado
por el colaborador.
cantidad de documentación
que se genera en forma
electrónica. Para hacer la
organización de archivos más
eficiente, puedes aprovechar
las ventajas de un Sistema de
Nómina Integral, que entre
otras funciones permite
generar un catálogo completo
de cada trabajador.
 programas de gestión
documental

Google Apps Microsoft

alfresco Documentum
for Work Office 365
es un servicio de

Se trata de una forma de

organizar los documentos e

aplicaciones web que

proporciona varias
es una plataforma de
gestión documental en
Las aplicaciones de
productividad más
imágenes digitales en una herramientas hospedadas línea que brinda
localización centralizada a en la infraestructura de acceso a todos los
recientes, como
la que los empleados Google. Este conjunto de documentos Microsoft Teams,
puedan acceder de forma soluciones están corporativos. Word, Excel,
fácil y sencilla., también se enfocadas a satisfacer las Automatizar y PowerPoint,
ocupa de la gestión de principales necesidades de gestionar documentos
las empresas en lo que a Outlook, OneDrive y
contenido web, records durante el ciclo de vida
management, trabajo gestión de contenidos se completo: desde la mucho más
colaborativo, flujos de refiere. captura y la creación
trabajo. hasta la aprobación y
el archivado.
 programas de gestión
documental
Quipu
Quipu es un programa de
facturación y gestión
documental en la nube
para autónomos y PYMES
que nos ofrece una serie de
funcionalidades orientadas
a simplificar la gestión
administrativa y contable
de una empresa.
Factorial
es un software de gestión
documental de pago
incluye la organización de
los documentos laborales
de los empleados de la
empresa (creando carpetas
especializadas), y
asimismo almacena y
organiza los documentos
fiscales y tributarios de tu
negocio, así como las
facturas.
 Código:208-PLA-Ft-20

NORMOGRAMA PROCESO GESTION DOCUMENTAL Versión: 2 Pág. 1 de 1

Vigencia desde:25/10/2011

ORIGEN ARTÍCULO
NORMA TITULO
NACIONAL DISTRITAL INTERNO

Compilado por el Decreto 1080 de 2015.

Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y
Este decreto regula íntegramente las
Decreto 2609 de 2012 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental X
materias contempladas en él. Por
para todas las Entidades del Estado.
consiguiente, de conformidad con el
ARTÍCULO 27. DEBE DARSE
APLICACIÓN EN CONCORDANCIA CON
LA LEY 1712 DE 2014
Por medios de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se
LEY 594 DE 2000 X ARTÍCULO 28. DEBE DARSE
dictan otras disposiciones
APLICACIÓN EN CONCORDANCIA CON
LA LEY 1712 DE 2014, ARTÍCULOS 19 Y
22. CORTE CONSTITUCIONAL,
SENTENCIA C-274 DE 2000.

ARTÍCULO 27. DEBE DARSE

Normas para la conservación de la documentación. APLICACIÓN EN CONCORDANCIA CON
LA LEY 1712 DE 2014
Acuerdo 037 de 2002 X ARTÍCULO 28. DEBE DARSE
APLICACIÓN EN CONCORDANCIA CON
LA LEY 1712 DE 2014, ARTÍCULOS 19 Y
22. CORTE CONSTITUCIONAL,
SENTENCIA C-274 DE 2000.