pasos para la

gestiòn
documental
Planeacion Planeaciòn
En esta etapa de planeación se revisan, analizan e
La planeaciòn está conformada por todas aquellas actividades interpretan todas las necesidades y objetivos
administrativas que permiten la adecuada revisión y valoración de empresariales, que guiarán todas las estrategias en cuanto
a la gestión documental.
toda la información documental, teniendo en cuenta los siguientes Es así como la planeación no es más que la

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elementos: implementación de:
El contexto legal Los protocolos
El contexto técnico Normas
Objetivos de gestión
El contexto funcional de la empresa
Así como el diseño e implementación de las bases que se
deben tener en cuenta en la producción, categorización y
almacenamiento de los archivos y documentos, teniendo
como punto de partida una revisión preliminar.

Producción
En este paso se hace una evaluación exhaustiva de todos los
documentos de la empresa, desde su creación, ingreso y
categorización, sin olvidar su relevancia y funcionabilidad en todos
los procesos administrativos.

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De igual modo, en este paso debe revisarse en cada documento
todo lo relacionado con:
La creación
Estructura
Soportes
Medios de tratamiento
La ejecución de tecnologías y de estrategias

Gestión y trámite
En este paso es de vital importancia el análisis de los documentos de
manera integral, por ende, debemos prestar especial atención a su
incidencia en los procesos internos y externos de la empresa, así como

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su funcionabilidad. Es en este tercer paso donde se revisan a
profundidad todos los trámites por los que debe pasar dicho archivo o
documento, dejando muy claro su calidad y aprovechando la facilidad
de búsqueda y acceso que este debe tener.
Con la implementación de este paso se busca identificar y controlar el
verdadero propósito del documento y su intervención directa en los
distintos procesos administrativos, legales, de consulta y de gestión
empresarial.

Organización

Este cuarto paso abarca todas las operaciones técnicas de gestión

documental, mediante las cuales, se hará una revisión a fondo del
archivo o documento, estableciendo los siguientes elementos:

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Su categoría
Serie documental
Valorización
Tiempo de almacenamiento
Departamento al que pertenece
Tipo de archivo al que será designado
Este paso tiene como fin, establecer el orden y almacenamiento
documental, con base en el ciclo de vida del archivo o documento.

Transferencia
La implementación de políticas de transferencia a los
documentos en su fase de archivo es en donde se
deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

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Los formatos
La migración
La estructura
La conservación
La conversión

Disposición de
documentos
Es en este sexto paso donde se deben considerar todos los

procesos de selección y valoración del archivo o documento,

todo en beneficio de su conservación. Para esto se deben

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tener en cuenta las tablas de retención y valoración
documental.
La adecuada disposición de documentos permite el
seguimiento de todos los ciclos de vida de cada archivo, con el
único fin de darle un tratamiento eficaz, además sirve para
establecer los protocolos de seguridad para su eliminación y
destrucción.

Preservación a
largo plazo
En este paso se identifican todos los

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procedimientos y requerimientos que se deben
llevar a cabo durante todo el procedimiento de
gestión documental, de manera que se pueda
garantizar la preservación de los documentos a
largo plazo.

Valoración
En este último paso y no por eso menos importante se
implementa
el procedimiento en el que se determinarán los valores primarios y
secundarios de los diferentes archivos o documentos, estos valores
ayudarán a establecer la relevancia dentro de la empresa ayudando

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además con la debida conservación y disposición final, temporal o
definitiva.
Como puedes darte cuenta la ejecución de cada uno de estos pasos
impactará de manera positiva todo proceso de gestión documental
que se quiera implementar en una empresa mejorando así todas las
estrategias de la compañía.
Es de esta manera como la implementación de procesos de gestión
documental a tu empresa le otorgará el beneficio de la
automatización y optimizan de todo lo referente al manejo de
archivos y documentos. Vale la pena recordar que llevar a cabo esta
implementación de gestión documental no es tarea fácil, ya que
exige atención, tiempo y una total capacidad de organización.