DECRETO 2609 DEL 2012

MONICA LILIANA AGUILAR HERNANDEZ

1835868 – ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

 ¿Qué importancia tiene esta norma
para el país?
Es muy importante ya que este decreto es un avance para el país referente a la gestión
documental el cual permite a las entidades públicas que forman para el sistema
nacional de archivos contar con un instrumento normativo moderno, acorde con las
necesidades del país, a partir de los cambios en aspectos normativos, tecnológicos,
etc. Que han impactado los procesos de gestión documental del estado.
 ¿Cuáles son los cambios en los procesos de la gestión
documental a la luz de ese nuevo decreto?
Los cambios son en aspectos normativos, tecnológicos y de política pública. Esencialmente se añaden
políticas en cuanto el manejo de los documentos a partir de las tecnologías TIC, empleándolas en pro
de la gestión documental.
 CUADRO COMPARATIVO
LEY 594 DE 2000
Producción: creación y diseño de los documentos
Recepción: identificación de medios de recepción.
Distribución: identificación de dependencias destinatarias según su
competencia
Tramite de documentos: identificación del tramite
Organización de los documentos: clasificar, ordenar, describir.
Consulta: herramientas de consulta y disposición de los documentos
Conservación de documentos: capacitar al funcionario sobre la
responsabilidad y cuidados con el documento no importa su formato
Disposición final de los documentos: Conservación total aplica a aquellos
documentos que tienen valor permanente
DECRETO 2609 DEL 2013
Planeación: comprende la creación y diseño de formas, formularios y
documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema
de gestión documental
Producción: actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de
producción o ingreso.
Gestión y tramite: conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la
vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones,
etc.
Organización: conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el
sistema de gestión documental
Transferencia: conjunto de operaciones adoptadas para transferir los documentos
durante las fases de archivo.
Disposición de documentos: selección de los documentos en cualquier etapa del
archivo con miras a si conservación, eliminación, microfilmación, de acuerdo a lo
establecido en la tabla de retención.
Preservación a largo plazo: conjunto de acciones y estándares aplicados a los
documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo.
Valoración: proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de
los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y
secundarios.
 ¿Cuáles son los aspectos más importantes a tener en
cuenta según el contenido del mencionado decreto?

Las entidades públicas deben contar con un sistema de

gestión documental que permita organizar y establecer los
documentos físicos y electrónicos
Tiene los requisitos para la presunción de autenticidad de
los documentos electrónicos de archivos
 Resumen de los acuerdos:
Acuerdo 003: “Por medio de este se reglamenta el decreto 2578 del 2012, se hace
la reglamentación y adopción del comité evaluador de documentos del archivo
general de la nación y se dictan disposiciones con respecto a este.”
 Resumen de los acuerdos:
Acuerdo 004: “Por el cual se reglamentan parcialmente los decretos 2578 y 2609
de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación,
evaluación, aprobación e implementación de las tablas de retención documental y las
tablas de valoración documental.”
 Resumen de los acuerdos:

Acuerdo 005: “Establece la obligación de la organización de los archivos: todas las

entidades del gobierno están obligadas a crear, conformar, clasificar, ordenar,
conservar, describir y facilitar el acceso y consulta de sus archivos, teniendo en
cuenta los principios de procedencia, orden original, integridad de los fondos, el ciclo
vital de los documentos y la normatividad archivística.”