Dentro del archivo de concentración se realiza una actividad intelectual

denominada Valoración documental, la cual consiste en el análisis de los

documentos semiactivos con valores documentales primarios para identificar los

valores documentales secundarios, esta actividad determina el destino final de

la documentación llevada a cabo a partir de normas y técnicas que identifican la

utilidad histórica o eliminación de la documentación.

Debe observar en todo momento apego a la legislación institucional y

archivística vigente, a fin de deslindar responsabilidades. 

No es factible conservar todo el volumen de documentos que se

genera y recibe en las instituciones , la valoración nos permite

discernir entre lo que conservamos y lo que es posible eliminar.

Este procedimiento debe realizarse en forma responsable. Contar

con un alto grado de conocimiento de las funciones de la institución

y sus documentos permite definir el valor de cada serie documental

para la institución y para la sociedad.

 VALORACIÓN DOCUMENTAL

Artículo 4 .- Ley General de Archivos

LIX.-Actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores

documentales; es decir el estudio de la condición de los documentos que les

confiere características específicas en los archivos de trámite o

concentración o evidenciales e informativos para los documentos históricos,

con la finalidad de establecer criterios, vigencias documentales y en su caso,

plazos de conservación, así como para la disposición documental.

 VALORACIÓN DOCUMENTAL

De acuerdo al Diccionario de Terminología Archivística (Cruz

Mundet, 2011), la valoración documental se define como fase

del tratamiento archivístico que consiste en analizar y

determinar los valores primarios y secundarios de las series

documentales, fijando los plazos de transferencia, acceso y

conservación o eliminación total o parcial.

 EL PROCESO DE VALORACIÓN

Se basa El funcionamiento de la institución

El ciclo vital de los documentos
que los produce
permite

Permite identificar los documentos evidenciales y Eliminación de documento

testimoniales que deben conservarse irrelevantes
Ayuda a resolver
Determinar si son de Resguardar los
¿Por cuánto
¿Qué conservo? conservación documentos realmente
tiempo?
permanente o no importantes para la
institución, con más valor
para el país y la ciudadanía
Se debe realizar
Con un alto compromiso de Con un equipo multidisciplinario
los directivos de la que apoye la labor del encargado
institución del archivo
Y así:

Tener un mayor control de los Contribuir a la mejora continua de los organismos

documentos y una claridad sobre la al hacer revisiones periódicas de los documentos
disposición final que tendrá cada que se generan, lo que permite mejorar procesos
serie documental. y procedimientos organizacionales.
TOMA EN CUENTA:

 Historia del creador del documento

 Atribuciones legales

 Estructura orgánico-funcional

 Proceso de toma de decisiones

 Procedimientos de creación del documento

 Naturaleza, organización y administración

SU FINALIDAD:

No es eliminar sin control sino conservar lo adecuado y controlar la vida de los

documentos, para que sean un fiel reflejo de la realidad y de la organización en la

que se gestaron, y para que puedan ser de manera eficaz, prueba de las

actuaciones de ésta, evitando la conservación innecesaria de gigantescos

volúmenes de información, que a su vez dificultan la búsqueda y recuperación de

la información que debe ser reutilizada.

Una vez identificadas las series documentales, señalados los valores y establecidos

los plazos de vigencia, se someterán a la aprobación del consejo competente.

CONSISTE:
• En un proceso técnico de análisis intelectual de la producción documental de
una institución.

• En establecer los valores que poseen los documentos en función de los efectos
que causan:

– De la información que contienen

– O de su importancia como fuente primaria para la historia o para la ciencia

• Y en el establecimiento de la prescripción de sus valores:

• Primarios : regulados por una norma

• Secundarios: se derivan de un efecto indirecto a la finalidad para la

que fueron creados
IMPORTANTE CONSIDERAR

• La exclusividad: que la información no se encuentre en otras series de modo tan o más

completo.

• Criterio de importancia como fuente primaria para la historia o para la ciencia.

• Análisis de cada una de las series documentales, identificando los tipos documentales,
su autenticidad, integridad, legibilidad y magnitud.

• Establecimiento de la prescripción de sus valores.

• Importancia para la racionalización de los recursos. (ficha de identidad de cada serie

documental)
En el proceso de valoración se deben
considerar los siguientes principios:
 No se puede valorar si no está organizado y no cuenta con sus instrumentos
de control.

 No se valoran documentos o expedientes, sino series documentales.

 Se realiza conjuntamente con la comisión dictaminadora.

Para poder comprender las series documentales y su contexto en el ámbito de
la institución y su valor para los usuarios se recomienda tener presente los
aspectos que nos indica la norma ISO 15489:

 Determinar los requisitos legales o administrativos que generan las series

documentales

 Determinar su uso.

 Determinar los vínculos con otros documentos, agrupaciones o sistemas.

 Considerar la amplia variedad de usos.

 Asignar períodos de conservación sobre la base de evaluación total.

IMPORTANTE QUE LOS DOCUMENTOS
IDENTIFICADOS PARA SU CONSERVACIÓN:

 Proporcionen prueba e información sobre las políticas y las acciones de la

organización.

 Proporcionen prueba e información de la interacción de la organización con la

comunidad de usuarios a la que sirve.

 Documenten los derechos y las obligaciones de los individuos y de las

organizaciones.

 Contribuyan a construir la memoria de una organización con fines científicos,

culturales, históricos u otros.

 Contengan prueba e información sobre actividades de la incumbencia de

interesados internos y externos.
• Importancia de la identificación unida a la valoración.

• Importancia para el análisis de la clasificación.- su ejercicio determina la actividad que da lugar al tipo
documental.

• Importancia para la separación de los documentos de archivo y la documentación de apoyo informativo.

• Importancia como aportación para la administración.- atendiendo al criterio de racionalización.

• Importancia como aportación para la investigación.

• Importancia para la determinación del patrimonio documental público.

• Importancia para las transferencias y expurgos.

• Importancia para la homologación de la descripción.

La valoración no debe responder en ningún caso a una

acción subjetiva e intuitiva, sino a un procedimiento

planificado y sistemático.
 ACTIVIDADES
• Realizar un mapa conceptual en donde se describa el proceso de valoración documental
según el contenido suministrado en clase. (entrega individual, diseño libre)

• Leer y analizar los textos: El proceso de valoración documental a la luz de los actuales
debates archivísticos de Jorge del Castillo Guevara y La valoración Fundamento teórico
de la archivística del autor José Bernal Rivas Fernández. (Trabajo en equipo; estructurar cada
pregunta y respuesta en dia positivas para participación en clase. Conformar 3 equipos
conformados de 4 integrantes y 2 equipos conformados de 5 integrantes. Deberá informar el
representante de cada equipo al finalizar la sesión a través de un mensaje.)

Para responder a las preguntas:

• ¿Por qué es importante valorar documentos en las instituciones?

• ¿Qué valorar en los documentos?
• ¿ Cuál es el objetivo de la valoración?
• ¿Cuál es su alcance?
• ¿Cuáles sus enfoques?
• Incluir conclusión general del equipo
• El derecho de acceso a los documentos es la facultad, concedida por la ley, que tienen
los ciudadanos a la consulta de los mismos.

• La accesibilidad es la posibilidad de consulta de los documentos de archivo

determinada por la normativa vigente reguladora de esta materia.

El problema de la selección documental no es un problema de tamaño ni de cantidad de

documentos, sino que es un problema de lectura de los mismos.
 SELECCIÓN DOCUMENTAL

El problema de la selección documental no es un

problema de tamaño ni de cantidad de documentos,
sino que es un problema de lectura de los mismos.
• La selección documental es un proceso técnico por el cual se establece el tiempo en que los
documentos de archivo sirven a fines administrativos y cuáles de ellos han de conservarse para
que sirvan a fines de investigación.

• La selección documental consiste a su vez en un estudio de valores: el valor para la

administración que los produce (valor inmediato o primario) y el valor para la investigación del
pasado (valor mediato o secundario).

• Es obligación del Estado velar por el conjunto de los Bienes Públicos, de una manera muy
especial por los Bienes Culturales, entre los que ocupan una posición muy destacad los Bienes
Documentales o Patrimonio Documental.
• La selección es una tarea cara, difícil y riesgosa.

• Cara: la evaluación debe ser efectuada por un especialista y una comisión. Cuanto menor
es la proporción: documentación evaluada-evaluador, más cara resulta por que se mantiene
mucha infraestructura para poco uso.

• Difícil: Falta de visión de conjunto y experiencia. No es lo mismo analizar a la vez veinte

series iguales de distintos organismos, que examinarlas una por una en distintos contextos.

• Riesgosa: son dos tipos de riesgos. El primero se debe a que quede parcelado el ámbito de
duplicación en compartimentos y tanto puede suceder que se desechen original y copia –
por creer que el otro lo conserva como ambos lo conserven-.
el segundo riesgo es que, en un ámbito pequeño, existe la tendencia a dar a la
selección menor importancia o simplemente no llevarla a efecto.
• Lograr ahorros sustanciales:
• Ahorro en tiempo de búsqueda. Cada documento en su lugar.
• Ahorro de cantidad de espacio. Disminuye cantidad de estantería
• Ahorro de calidad de espacios. Lugares pensados para guarda masiva de documentos.

Comisión dictaminadora.

Después de la depuración queden conjunto orgánicos de documentos coherentes y completos.

EL ACCESO Y LA ACCESIBILIDAD

• El derecho de acceso a los documentos es la facultad, concedida

por la ley, que tienen los ciudadanos a la consulta de los mismos.

• La accesibilidad es la posibilidad de consulta de los documentos de

archivo determinada por la normativa vigente reguladora de esta
materia.
 ojoooo
•  
• Otra actividad importante marcada por el ciclo vital del documento es la
Transferencia secundaria que es el puente de enlace entre el archivo de
concentración con el archivo histórico, esto debido a que dentro del ciclo
vital del documento, el archivo de concentración se localiza en la fase
semiactiva cuya documentación contenida en el mismo conserva sus
valores primarios, administrativos, fiscales, legales y contables así como su
valoración la cual da pie a identificar los valores secundarios, evidencial,
testimonial e informativo.
• Expurgo Consiste en el retiro de los documentos repetidos o inútiles dentro de un
expediente determinado, durante su formación, previo a su transferencia al
archivo de concentración.
• Transferencia secundaria
• Procedimiento por el cual, la documentación pasa del archivo de concentración al
archivo histórico, con previa selección y valoración documental, para su
conservación permanente.
• DEPURACIÓN Selección de los documentos que por su irrelevancia no serán
conservados de manera permanente