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Trabajo De Investigación

José Fernando Espinel

Práctica Profesional 1, Corporación Universitaria Minuto De Dios
NRC 29310 Práctica Profesional 1
Nury Isabel Bastidas
Octubre 10, 2021
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Introducción

En los sistemas de inventarios que comúnmente se llevan dentro de las instalaciones

del grupo Bimbo de Colombia aspectos que se traducen en problemas, la escases y el exceso

de existencias, Dentro de este contexto la logística empresarial debe gerenciar eficientemente

la adquisición de materiales y equipos, el movimiento y almacenamiento de los mismos y el

control de inventarios que generé el flujo de información y maximicé la rentabilidad presente y

futura de una empresa. En el entorno actual, la dirección de la empresa debe ser conscientes

de la importancia de dar un manejo de inventarios eficientes dentro de los centros de ventas,

como una forma fundamental a la hora de disminuir costos, en un mundo global donde las

organizaciones deben ser cada vez más competitivas, requiriendo continuamente

oportunidades de mejora que las haga ser más rentables. La mejora del servicio que prestan

las empresas del grupo Bimbo a sus clientes, deben pasar irreparablemente por la

identificación previa de sus necesidades, ofreciendo productos que garanticen los procesos

eficientes para cubrir las expectativas del mercado. De esta forma la gerencia de Bimbo de

Colombia., ha pensado en el manejo eficiente de los inventarios dentro de sus almacenes de

ventas, para promover la productividad operativa mediante la gestión práctica de sus activos,

representados en el control de stock óptimo en el almacén de cada una de sus agencias.

Puesto que, aunque parezca mentira, muchas empresas de alimentos no contemplan el estudio

asertivo del manejo de inventarios dentro de sus centros de ventas en sus procesos de

modernización. Con el presente proyecto se pretende exponer la importancia que tiene en la

actualidad el área del manejo de centros de ventas, con sistemas de inventarios eficientes

dentro de la logística de una empresa. Se darán a conocer las ventajas que tendría para la

empresa de alimentos Bimbo de Colombia. al tener un sistema que controle eficientemente las

entradas, permanencias y salidas de, equipos dentro de los almacenes de ventas obras que se

mueve el grupo Bimbo y adelanten, teniendo en cuenta que su aplicación dentro de los

proyectos de la empresa no solo puede mejorar algunos problemas de pérdidas, sino que
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puede llegar a cambiar toda la cultura organizacional que se maneja en los almacenes de

ventas. Para lograr lo anterior se inicia con el diagnóstico del proceso de inventarios, mediante

consultas a los encargados y revisión de los archivos, documentos y registros del almacén de

cada centro de venta actual del grupo Bimbo, después de tener una idea más clara de las

causas y repercusiones reales de la problemática dentro de las agencias de distribución, se

diseñará un sistema de control interno de inventarios, utilizando los conceptos teóricos. Luego

de divulgar el sistema propuesto, dentro del cual sean identificados los procedimientos,

formatos y registros apropiados que mejoran el control interno de los inventarios para cada

agencia, se procederá a implementación, estableciendo puntos de control interno que

verifiquen su eficiencia. Igualmente se validará el sistema de inventarios propuesto mediante el

seguimiento a indicadores de gestión y acciones de mejora continua en los mismos.

Tema

Manual De Procedimientos De Control Interno

Para Activos Fijos Del Departamento

De Logística Del Grupo Bimbo

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Titulo

Elaboración De Un Manual De Procedimientos De Control Interno Para Activos Fijos Del

Departamento De Logística Del Grupo Bimo De Colombia.

Situación Actual

Actualmente el grupo Bimbo carece de un buen y actual manual de procedimiento de

inventarios, y la toma de decisiones en la administración de activos fijos es lánguida y empírica,

y todo esto se debe a que los procedimientos de control interno de activos fijos son

inadecuados y al final provoca que la información y administración de los inventarios sean

alterados e incorrectos, ya que el ingreso de la información al sistema sea alterada, afectando

al incumplimiento del plan estratégico del grupo Bimbo.

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Situación Ideal

Establecer un manual de procedimientos de inventarios efectivo que permita actualizar

la información en la base de datos en la administración de activos fijos, y se logre tener el

control total de bandejas disponibles y en stop en los centros de operación y puntos de cargue

y descargue de estas, garantizando un manejo adecuado de las entradas y salidas de bandejas

del centro de operaciones, así también minimizar y mitigar al máximo las pérdidas de bandejas,

consiguiendo una información real y actualizada en los inventarios de activos fijos del grupo

Bimbo.

Objetivo General

Diseñar un manual de procedimientos, de control interno, para el manejo de inventarios

en Bimbo de Colombia, que permita la verificación de los activos, mediante procedimientos

para la subsanación de una deficiente administración de activos fijos.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Elaborar un manual de procedimiento sobre el manejo correcto de los inventarios

que permita tener control de los activos para establecer estados financieros

actualizados mitigando pérdidas

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Determinar los controles que actualmente se aplican, para la identificación de

consecuencias que generan la falta de seguimiento a los procesos de control

interno en la administración de activos fijos de Bimbo de Colombia

Proponer un esquema de Control Interno para la Administración y Control

Activos Fijos, con el fin de que el inventario sea real y permita la optimización

de los movimientos físicos - económicos, así como evitar la pérdida de bienes.

Justificación

La realización de este proyecto es importante, ya que de esta manera se está aportando

a mantener en el grupo Bimbo, un adecuado proceso de control interno, además porque se

pretende analizar si existen procesos de control desactualizados en activos fijos, para evaluar y

proponer cambios que generen eficiencia y eficacia en el manejo de los mismos, con lo cual se

podrá asegurar que los diversos departamentos marchen de acuerdo con lo previsto, lo que a

la vez ayudará en el cumplimiento de los objetivos institucionales.

Es factible realizar este proyecto, ya que se cuenta con la predisposición al cambio de

autoridades y funcionarios, pero sobre todo con los medios necesarios para determinar

o conocer si los procedimientos son los adecuados o si existe la posibilidad de

mejorarlos.
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Delimitaciones

Campo: Contabilidad y Auditoría

Área: Control Interno, Inventarios

Aspecto: Administración de Activos Fijos

Tema: Diseño de un manual de políticas y procedimientos para el control de inventarios de

activos fijos en el centro de ventas Bimbo De Colombia

La realización de este proyecto de investigación lo llevaremos a cabo en los semestres

próximos VI, VII, VII del 2022, tiempo en donde estaremos realizando las prácticas

profesionales de la carrera que estamos cursando, en el centro de ventas y el departamento de

logística del grupo Bimbo de Colombia de la ciudad de Ibagué, y tendrá como objetivo la

elaboración y aplicación de un manual de procedimientos para el manejo de inventarios

mediante el módulo de inventarios reciente y actualizado, donde estarán presentes nuevas

herramientas tecnológicas que sean necesarias para el control de la charolas disponible para

su entrega final y almacenamiento, como hojas de cálculo y fichas de productos, entregando un

documento de estudio para el manejo adecuado de los inventarios, adjunto un informe final con

los resultados obtenidos en la aplicabilidad de dicho procedimiento.

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Limitaciones

Desconocimiento de inventarios por tal motivo se implementará una capacitación para el

manejo de información financiera eficiente para que este proceso de digitalización de datos sea

más eficaz.

Realizar el ingreso de la información en el manual de procedimientos que no generen

costo adicional entre tanto se haga la actualización y mejora del manual de procedimientos.

Ausencia de equipos de cómputo necesarios para la digitalización de la información en

el Kardex.

Implementar un horario de actividades en donde se turnen el equipo de cómputo

disponible.

Marco Referencial

Antecedentes

Referente a proyectos en los cuales se utilice el diseño de un esquema para la gestión y control

de inventarios de activos fijos y acceso de colaboradores se encontraron las siguientes

referencias, las cuales pueden ser alternativas de guía en el desarrollo de nuestra propuesta:

Según, Sierra Rincon (2007) estudiante de la Escuela Superior de Administración Publica

ESAP 2007, Bogotá D.C., realizó un DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE METODOLOGÍAS

PARA LA ACTUALIZACIÓN DEL INVENTARIO DE BIENES ACTIVOS FIJOS EN LA

UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA – SEDE BOGOTÁ, este proyecto se desarrolló

basado en la implementación de nueve tipos de metodologías, que sirvieron como la base para

guiar el levantamiento del inventario y garantizar su ejecución en los plazos establecidos.

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Según, El Consejo Nacional de Politica Economica y Social (2009) en su documento #

3615, INICIATIVA PARA LA MODERNIZACIÓN Y GESTIÓN DE ACTIVOS FIJOS PÚBLICOS,

propone diseñar una política para el uso de esquemas de Asociaciones Público Privadas que

permitan, garantizar que la función del patrimonio público es el servicio de la comunidad,

encaminada a una mejor gestión, modernización y operación de los activos fijos públicos.

Marco Teorico 1

Marcos De Referencia

Libro: Guía de costos para micro y pequeños empresarios: una manera fácil y sencilla de crecer
(Soto, 2011)
Módulo 4

Sistema De Inventarios

Existen dos sistemas o procedimientos que proporcionan toda una estructura para la

contabilización de los inventarios: sistema periódico o analítico y sistema permanente o

perpetuo.

Sistema de inventarios periódico

Conocido también como juego de inventarios, es recomendable para empresas como

supermercados, ferreterías, droguerías, tiendas de abarrotes y otros negocios que tengan

ventas unitarias pequeñas de gran variedad de productos diferentes, lo que di culta la consulta

del valor del costo de estos bienes si no se tiene la tecnología necesaria. Las empresas que

utilizan este sistema contabilizan la venta y esperan hasta el final del ejercicio para determinar

el costo de las ventas mediante la realización de una valuación física de un inventario final de
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mercancías. En este sistema para la determinación del costo de ventas es necesario conocer

los siguientes elementos:

 El valor de las existencias de mercancías al inicio del ejercicio, o sea, el inventario

inicial.
 El valor de las compras de mercancías durante el año.
 El valor de las existencias de mercancías no vendidas y que aún se encuentran en

existencias al finalizar del período, es decir, el inventario final.

Ventajas del sistema de inventario periódico

• No se incurre en mayores costos por control de la operación de inventarios.

• Se conoce el valor del inventario inicial, de las compras, fletes en compras, devoluciones y

rebajas, debido a que se tiene una cuenta para cada uno de estos conceptos.

Desventajas del sistema de inventario periódico

• No es posible conocer el valor del inventario final de mercancías porque no se tiene una

cuenta que controle las existencias.

• Para determinar el valor del inventario final de mercancías es necesario efectuar un inventario

físico y valorarlo, por lo tanto, no se puede conocer constantemente su valor. Además, para

muchas empresas el desarrollo del conteo físico requiere un tiempo considerable y personal

capacitado para su desarrollo, lo que hace más complejo obtener los valores del inventario

constantemente.

• No se pueden detectar con facilidad los robos, errores o extravíos en el manejo de las

mercancías, ya que no existe una cuenta que controle las existencias y por lo tanto no se

toman las decisiones para el control de estos problemas en los momentos oportunos.
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Sistema de inventarios permanente

En este sistema no es necesario esperar al final del ejercicio para conocer el valor de

las existencias de mercancías, pues se dispone de un control constante para todas las cuentas

del inventario. Estas permiten tener el control contable y financiero individual de los inventarios

que se compran, utilizan y se venden, así como de las devoluciones que se producen a través

de todo el proceso de movimientos de los inventarios. El control del inventario por el sistema

permanente se realiza por medio de los documentos de control kárdex y por la hoja de costos.

Este documento permite conocer el número de artículos en existencia y el costo

individual y total de los inventarios.

Marco Teorico 2

Libro: Manual de usuario – gestión Comercial Plus (Syscafe)

Modulo: Inventarios

Inventarios Ruta: Informes/ Inventarios

Kardex

Para revisar la tarjeta Kardex de un artículo determinado diríjase a

Informes/Inventarios/Kardex. Recuerde: También puede acceder a este aplicativo por el menú

de accesos directos Seleccione el periodo, el artículo en la casilla Ref. y a continuación haga

click en el botón Consultar. De esta manera aparecerán los movimientos que han afectado el

saldo y el costo del artículo seleccionado.

Saldos De Inventario Para revisar las cantidades disponibles en el inventario, bien sea

de un producto, un grupo o el total: Informes/ Inventarios/ Saldos de inventario/ Saldos de

inventario Escoja a través de los filtros la información que va a revisar en el informe,

posteriormente seleccione los parámetros que condicionarán la información generada en el

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informe, adicionalmente proceda a escoger el mes al cual se revisará el inventario en la casilla;

Por último, presione el botón imprime.

Marco Teorico 3

Inventarios Manejos y Control (Salas, 2009)

La clasificación general del modelo de inventarios depende del tipo de demanda que

tenga el artículo, esta demanda solo puede ser de dos tipos: determinística o probabilística, en

primer caso la demanda del articulo para un modelo futuro es conocido con exactitud (esto solo

se puede dar en el caso de empresas que tengan bajo pedido) y probabilística que en el caso

de la demanda del articulo para un periodo futuro no se conoce con certeza, pero se le puede

asignar una distribución de probabilidad a su ocurrencia, sin lugar a dudas todo articulo se

clasifica en alguna de las dos anteriores categorías; pero se pueden subclasificar en un

determinado modelo dependiendo de otras condiciones que se relacionan a continuación:

Tipo de producto: pueden ser productos perecederos

Cantidad de productos: existen modelos para un solo producto

Modelos que permiten o no un grado de déficit.

Modelos que involucran o no, costos fijos

Metodología

Enfoque

El proyecto de investigación que estamos desarrollando en prácticas empresariales nos

basamos en hacer con un enfoque cualicuantitativo, en virtud de que es

parte de la realidad existente, se busca las causas y la explicación de los hechos,

este enfoque permite a partir del problema y objetivos claramente definidos, plantear la

hipótesis la cual mantiene una relación entre las variables para el análisis de la

información.
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Modalidades Básicas de Investigación

Investigación de Campo

Según Hernández Sampieri, R., (2003, 113). “La investigación de campo se trata de la

investigación aplicada para comprender y resolver alguna situación, necesidad o

problema en un contexto determinado. El investigador trabaja en el ambiente natural en

que conviven las personas y las fuentes consultadas, de las que se obtendrán los datos

más relevantes a ser analizados son individuos, grupos y representantes de las

organizaciones o comunidades”.

La investigación tendrá la modalidad de campo porque el investigador acudirá al lugar

en donde se producen los hechos para obtener información relacionada con los objetivos

del trabajo de grado. Las técnicas utilizadas para ello fueron: encuestas, entrevistas,

observación.

Investigación documental – bibliográfica

Con el propósito de fortalecer la investigación se recurrirá a obtener investigación

teórica de diferentes autores obtenidas en fuentes secundarias (Libros, revistas

especializadas, publicaciones, internet, otros) y de ser necesario fuentes de información

primaria a través de documentos válidos y confiables.

Según Gallardo, H. (2007) “Investigación documental se la distingue entre las fuentes

documentales que constituyen o soportan al objeto de estudio y las fuentes de

información que constituyen la literatura critica de nuestra investigación”.

Para cumplir con esta investigación se obtendrá toda la información documental que

posee la institución, la misma que servirá para verificar el proceso desde el inicio hasta

el final; esta documentación corresponde a: · Informes de cardex, · Actas de Transferencias de

Activos.
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Marco Legal

Ley 1819 del 2016 Reforma Tributaria articulo 42 al 44 “Por medio de la cual se adopta

una Reforma Tributaria estructural, se fortalecen los mecanismos para la lucha contra la

evasión y la elusión fiscal, y se dictan otras disposiciones”

Decreto 2706 de 2012, Capitulo VIII “Por el cual se reglamenta la Ley 1314 de 2009

sobre el marco técnico normativo de información financiera para las microempresas”

Decreto 2649 de 1993, “Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General

y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados”

Titulo segundo de las normas técnica, capítulo II Normas técnicas

específicas, sección I Norma sobre los activos.

NIIF Para Las Pymes – Julio 2009

Sección 13 Inventarios

Esta sección establece los principios para el reconocimiento y medición de los

inventarios. Inventarios son activos: (a) mantenidos para la venta en el curso normal de las

operaciones; (b) en proceso de producción con vistas a esa venta; o (c) en forma de materiales

o suministros, para ser consumidos en el proceso de producción, o en la prestación de

servicios.

Marco Conseptual

Marco conceptual variable dependiente

Según, Benegas, A. (1997), “Se dice que un bien público es aquel que produce efectos sobre

quienes no han participado en la transacción. Es decir, aquellos que producen efectos para
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terceros o externalidades que no son susceptibles de internalizarse. En otros términos, aquellos

bienes que se producen para todos o no se producen puesto que no se puede excluir a otros”.

Administración: Ciencia social y técnica que se ocupa de la planificación organización,

dirección y control de los recursos humanos, financieros materiales y tecnológicos de la

organización con el fin obtener el máximo beneficio posible. Tomaselli, I. (2005, p.24).

Organización: Según, Stephen, P. y Robbins, S. (1995), “La Organización es una

ordenación sistemática de personas realizada para alcanzar un objetivo específico. Toda

organización tiene tres características en común, primero cada una tiene un propósito definido.

Este propósito se expresa por lo general en términos de una meta o serie de metas. Segundo,

todas están compuestas por personas. Tercero, todas desarrollan algún tipo de arreglo

estructural sistemático que define y delimita el comportamiento de sus miembros.”

Plan Estratégico “Es un documento en el que los responsables de una organización;

reflejan cual será la estrategia a seguir por su compañía en el medio plazo. Por ello, un plan

estratégico se establece generalmente con una vigencia que oscila entre 1 y 5 años”

(Goodstein, L., Nolan, T. y Pfeiffer, J, 1998)

Análisis FODA “Es una herramienta de la planificación estratégica utilizada por

empresas que busca literalmente identificar las fortalezas, oportunidades, debilidades y

amenazas en el negocio” (Caldera, R., 1960, p.56)

Direccionamiento Estratégico “Es un proceso que se encamina hacia la consecución y

mantenimiento de una ventaja competitiva que permita a que la empresa pueda continuar en el

mercado” (Castellanos, O., 2010, p. 42).

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Activo Fijo: es un bien de una empresa, ya sea tangible o intangible, que no puede convertirse

en líquido a corto plazo y que normalmente son necesarios para el funcionamiento de la

empresa y no se destinan a la venta.

Control de Acceso: práctica de restringir la entrada a una propiedad, un edificio o una

habitación a las personas autorizadas. El control de acceso físico puede lograrse por un ser

humano (un guardia, o recepcionista), a través de medios mecánicos, tales como cerraduras y

llaves, o por medios tecnológicos tales como los sistemas de control de acceso electrónico.

Gestión de Inventarios: se incluye dentro de la rama de la contabilidad de costos y se

define como la administración adecuada del registro, compra, salida de inventario dentro de la

empresa.

Visión: según Tomaselli, L. (2005). Define a la visión como “un conjunto de elementos:

valores y principios corporativos que genera un propósito (como una organización satisface

necesidades humanas básicas), que se logra por la realización de una misión (objetivo superior

apremiante que unifica los esfuerzos de una organización)".

Misión Según, Álvarez. M, (2006) “La misión es en un párrafo describir la razón de ser

de la organización ¿Para que exista la empresa? ¿Cuál es el más noble propósito para el que

se ha creado esta organización?

Principios Corporativos Serna, H. (1999) sostiene que” Los principios corporativos

refleja las principales ideas y comportamientos que sirve de orientación para la condición de las

actividades del grupo de su personal.

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Hipótesis

Este proyecto se iniciará con una presentación de la propuesta de procedimiento

de inventarios a las directivas de la empresa. Posteriormente se espera realizar una

socialización y reconocimiento con los colaboradores identificando las áreas de trabajo para la

recolección de información de todas las referencias, con el fin de programar una jornada de

conteo físico de inventario mediante el instrumento de recolección de información por

observación directa. Por consiguiente, se analizarán los resultados obtenidos sobre los datos

recogidos para efectos de estructurar una capacitación y entrenamiento a los colaboradores

sobre el método adecuado de conteo físico; así como la inducción a los mismos sobre el

módulo de inventarios interno Bimbo, logrando la elaboración de un procedimiento adecuado y

de esta forma socializar e implementar el nuevo manejo dado.

Variables

Independientes.

 Hacer una reestructuración de las políticas de la empresa en relación al reglamento

interno del manejo de los inventarios y sus funciones.
 Todo aquel personal encargado que no cuente con el suficiente conocimiento sobre el
manejo y control de los inventarios será capacitado.
 Esquema de Control Interno para la administración de Activos Fijos.
Claridad en la información difundida acerca de las responsabilidades en la ejecución
de los procesos de administración de Activos Fijos.

Variables

Dependientes.

 Hacer el reconocimiento del reglamento por medio del nuevo procedimiento

 Evaluación del cumplimiento de metas, objetivos y ejecución de los planes
operativos
 Se hará una capacitación en la parte teórica y práctica del procedimiento del
control de inventarios
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METODOS Y TECNICAS PARA EL PROCESAMIENTO DE LA INFORMACION.

La técnica a implementar es Mixta, puesto que por medio de la entrevista podré obtener
las características del inventario y realizar las respectivas correcciones y con base al Kardex
saber el número de las cuantías de los productos.

Instrumentos de recolección de la información

Entrevista: La cual va dirigida a las personas del área de despachos del centro de
ventas de Ibagué Tolima quien se encarga del inventario; esta permite conocer de forma directa
los conocimientos sobre los procesos en este sector y el desempeño del mismo.

Kardex: Para llevar el control de existencias de la mercancía.

Entrevista

Según Hernández Sampieri, R. (2003:121).

¿La empresa realiza el conteo de las existencias física del inventario en el año? ¿Cuántas
veces?

¿Anteriormente se ha realizado un análisis FODA al área de Activos Fijos en la agencia?

¿Existe un procedimiento en el área de inventario para el control de las mercancías? ¿Cómo se

realiza?

¿Periódicamente se realiza un inventario de activos fijos en donde se constata su existencia y

su estado? ¿Se realizan actas de ingresos y egresos de bodega?

¿Qué sistema de inventario tienen implementado?

 Primeras en entrar, primeras en salir.

 Promedio ponderado.
 Ultimas en entrar, primeras en salir.

¿Qué personas tienen acceso al inventario y función cumplen?

¿Cree usted que existe un alto grado de satisfacción en el cumplimiento de metas, objetivos y
planes operativos (Plan Estratégico), con respecto a la administración de Activos Fijos?

¿Quién autoriza y controla la salida de mercancía?

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¿Existen bodegas fuera de la principal?

 Si, ¿Cuántas?

 No.

¿En qué nivel contribuirá la correcta adquisición y administración de activos fijos en la

ejecución de los planes operativos de la organización?

¿Están claras las responsabilidades de cada una de las personas en el área de inventario?

Población

La población que se estudia en la ejecución de este proyecto, es finita, constituida por

un determinado o limitado número de activos fijos o número de elementos. Para esta

investigación se ha considerado que se va a trabajar con todos los centros de ventas a nivel

nacional del grupo Bimbo de Colombia.

Muestra

La muestra que se estudia en la ejecución de este proyecto, es finita constituida por un numero

determinado de activos fijos, para esta investigación se ha considerado trabajar con el centro

de ventas de Ibagué Tolima del grupo Bimbo con el área de logística.

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