ADMINISTRACIÓN I

Unidad III

Descripción breve
Material de lectura de la Unidad III de la asignatura Administración I.
Conceptos fundamentales de la registración contable, elementos para la
registración, la cuenta, asientos diarios

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Contenido
Unidad III: La Registración Contable.

3.1 Conceptos fundamentales.

3.1.1 Concepto de registración contable

3.1.2 Métodos.
3.1.3 Principios fundamentales de la Partida Doble.

3.2 Los medios de registración.

3.2.1 Libros. Aspectos empresariales y legales.
3.2.2 Libros, planillas, fichas.
3.2.3 Contabilidad manual y automatizada.
Características legales y técnicas.
Procedimientos para la registración.

3.3 Los elementos fundamentales para la registración.

3.3.1 La cuenta. Concepto.
3.3.2 Elementos componentes.
3.3.3 Operaciones a las cuales una cuenta es susceptible.
3.3.4 Fundamentos del DÉBITO Y CRÉDITO.
3.3.5 Reglas prácticas: cuentas deudoras y cuentas acreedoras.
3.3.6 Clasificación de las cuentas

3.4 Asientos Diarios.

3.4.1 Elementos componentes.
3.4.2 Métodos de escrituración.

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 Unidad III– LA REGISTRACIÓN CONTABLE

3.1 CONCEPTOS FUNDAMENTALES.

3.1.1 CONCEPTO DE LA REGISTRACIÓN CONTABLE

La revelación y clasificación de los hechos que interesan a una entidad

económica (empresa) exigen una adecuada descripción a fin de posibilitar
el conocimiento y valorización desde el punto de vista cualitativo y
cuantitativo de los movimientos de la empresa y de sus bienes.

Dicha descripción o representación tiene lugar mediante las anotaciones en

fichas, tarjetas, hojas, libros o registros, de los hechos que afectan a la
empresa, que en su conjunto constituyen la “Registración Contable”.

3.1.2 MÉTODOS
Se llama métodos de registración los diversos procedimientos que se
siguen para exponer racionalmente, por medio de anotaciones, el desen-
volvimiento de la gestión en la hacienda, sujetos a un conjunto de
normas adecuadas.

 La partida simple: La definición más precisa de la partida simple

es la de tratarse de un método de registración cuyas anotaciones
no son constantemente dobles y balanceantes.
 La partida doble: El método de registraciones de contabilidad por
partida doble aplicado a un sistema o conjunto de cuentas
establece que las sumas de importes registrados en el Debe
(DEBITOS) ha de ser constantemente igual a la suma de los
anotados en el Haber (CREDITOS) de las cuentas
correspondientes a este sistema.

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3.1.2 PRINCIPIOS FUNDAMENTALES DE LA PARTIDA DOBLE
1) No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor:En cada
operación o transacción No puede existir una cuenta deudora sin
otra cuenta acreedora.
2) El total del Debe (débitos) debe ser igual al total del Haber
(créditos). La suma de los débitos debe ser igual a la suma de los
créditos monetarios en cada transacción que se registra.

3) Se debitan la cuentas que representan: un aumento del

Activo, una disminución del Pasivo y una disminución del
Patrimonio Neto (Pérdidas);

Se acreditan las cuentas que representan: una disminución

del Activo, un aumento del Pasivo y un aumento del
Patrimonio Neto (ganancias).

Dicho de otra manera queda: Las cuentas del Activo se debitan

cuando aumentan y se acreditan cuando se reducen. Las cuentas
del Pasivo y P.Neto se acreditan cuando aumentan y se debitan
cuando disminuyen. El movimiento de las cuentas del Activo
comienza siempre con un Débito y el de las cuentas del Pasivo con
un crédito.
4) Las pérdidas se debitan y las ganancias se acreditan.
Las cuentas que representan beneficios o utilidades son
acreedoras. Y las cuentas que representan pérdidas son
deudoras.
5) En las cuentas se registran partidas de una misma
naturaleza. Todo concepto que se debita por una cuenta debe
acreditarse por la misma cuenta o viceversa
La naturaleza de cada cuenta debe ser única. En ella se
registraran siempre movimientos de rubros de una sola
descripción.

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3.2 LOS MEDIOS DE REGISTRACIÓN.

3.2.1 LIBROS. ASPECTOS EMPRESARIALES Y LEGALES.

La Ley No. 1034 del 16 de diciembre de 1983 (Ley del Comerciante),

contiene las disposiciones normativas sobre exigencias que debe reunir
los llamados libros de comercio que llevan los comerciantes inscriptos en
las respectivas matrículas de comercio. Dichas exigencias pueden
clasificarse de la sgte. forma:

 Número de Libros exigidos: Art. 75. Los comerciantes deberán llevar

indispensablemente un Libro Diario y uno Inventario. En el libro diario se
registran todas las transacciones en forma cronológica, de acuerdo a la
técnica contable, de tal forma que resulte identificable las cuentas
deudoras y las cuentas acreedoras. El libro Inventario es aquel utilizado
para registrar el patrimonio inicial de la entidad, con detalle de la
composición del Activo y del Pasivo, también se registra el balance al final
de cada ejercicio así como el estado de resultados.
El número de libros queda a criterio del comerciante. Por tanto, de
acuerdo a las exigencias de la rama del comerciante podrá llevar todos
los libros que requiera el sistema contable, debiendo cumplir con todos
los requisitos exigidos para con los libros indispensables.
 Requisitos intrínsecos exigidos: Se prohíben las raspaduras, enmiendas,
dejar espacios en blanco, interlineas, etc.; se autoriza las rectificaciones
por medio de los contraasientos.
 Requisitos extrínsecos: Los Libros de comercio deben estar encua-
dernados, foliados, forrados y rubricados por el Tribunal de Comercio.

3.2.2 LIBROS, PLANILLAS FICHAS.

Los medios de registración son los elementos o instrumentos con los

cuales se efectúa la registración contable.

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a) Libros:
1. Obligatorios: Diario e Inventario.
2. Facultativos: necesarios pero no obligatorios. Su número y
está determinado de acuerdo a la conveniencia. Mayor,
Obligaciones a Pagar, etc.
b) Planillas: se utilizan para registrar ingresos y egresos de caja,
movimiento de bancos, movimiento de almacenes, etc.
c) Fichas: también utilizados para registración de movimientos de stock,
y en los sistemas mecánicos de registración.
Los libros más utilizados son:

Libro Diario: es un libro obligatorio, en este libro se anotarán todas las

operaciones comerciales día por día, según el orden en que se
efectuaron (cronológicamente).
Libro Inventario: es un libro obligatorio. Este libro se inicia con la
descripción exacta y valuación de cada uno de los bienes que posee el
comerciante o empresa.
Cada año, al finalizar el ejercicio económico, se registra el Inventario y
Balance General.
Libro Mayor: es un libro auxiliar en el que se pasan los débitos, créditos
y saldos de cada cuenta según los registros del Libro Diario. Este libro
brinda una información complementaria que nos permite conocer el
movimiento de cada una de las cuentas y el saldo de las mismas.

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3.2.3 CONTABILIDAD MANUAL, MECANIZADA, METRO ELECTRÓNICO

Las registraciones en los Libros de contabilidad son realizadas en forma

manual, debiendo tenerse presente las disposiciones de la Ley del
Comerciante en los que se refiere a requisitos exigidos para dichos libros,
ya sean éstos libros indispensables o facultativos.

Cuando el sistema es una contabilidad mecanizada, son utilizados

máquinas mecánicas o electromecánicas de contabilidad y estadísticas y
las registraciones se hacen en planillas y fichas sueltas pero que
finalmente deben ser cuidadosamente encuadernados y conservados de
acuerdo a las disposiciones legales. Dichos medios deben reunir todos
los requisitos exigidos por ley.

El método electrónico de contabilidad se sirve de los procesadores elec-

trónicos de datos para las registraciones. Se requiere de autorización
judicial para el empleo de estos medios. La autorización se dará por
resolución fundada y con el dictamen de la autorización de contralor
competente.

Diversas resoluciones del Ministerio de Hacienda establece la

reglamentación para el empleo de medios computacionales para fines de
registración contable.

3.3 LOS ELEMENTOS FUNDAMENTALES PARA LA REGISTRACIÓN

3.3.1 LA CUENTA CONCEPTO.

Es la denominación breve, concisa y apropiada que individualiza en forma

sistemática el movimiento de bienes, derechos y obligaciones y otros
asuntos relativos a la actividad económica.

Por tanto, el Activo se halla integrado por diferentes cuentas, de acuerdo

con la naturaleza de los bienes que lo componen; por ejemplo:
Mercaderías, Documentos a Cobrar, Maquinarias, Muebles y Útiles, e
Instalaciones.

Lo mismo sucede con el Pasivo. Para cada tipo de deuda se abre una
cuenta, por ejemplo: Obligaciones a Pagar, Sueldos a Pagar.

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 El Patrimonio Neto también está formado por diversas cuentas, de las
cuales la principal es la que representa el capital de la empresa.

Por último, los resultados de la explotación, positivos o negativos, se

registran en distintas cuentas, conforme la naturaleza de los conceptos
que cada una de ellas exterioriza; por ejemplo: Ventas, Costo de las
Mercaderías Vendidas, Intereses abonados, Sueldos.

LAS CUENTAS son instrumentos que nos permiten representar

contablemente la composición del patrimonio y las repercusiones que
tienen los hechos económicos sobre el mismo.

En otras palabras las cuentas son instrumentos de representación y

medida (en unidades monetarias) de los elementos patrimoniales y de los
resultados.

La empresa hace el procesamiento de datos (que provienen de los

documentos comerciales estudiados en el módulo de Sistema de Información,
éstos se originan en las transacciones comerciales de compras, ventas, cobros
y pagos) utilizando una técnica denominada "partida doble" (ya
mencionada anteriormente en este capítulo) y los medios que utiliza para
aplicarla son las cuentas.

3.3.2 ELEMENTOS COMPONENTES.

 Título: Es el elemento que define su personalidad. Debe tener la

mayor claridad y precisión posible para indicar en forma inequívoca el
objeto a que se refiere.

 Movimiento: Es el conjunto de anotaciones efectuadas en el Debe,

denominado “débitos” y en el Haber, denominado “créditos”.

 Forma: De acuerdo al principio de partida doble, las cuentas

contienen dos secciones o partidas, una para registrar los Débitos y
otra para los Créditos.

 El DEBE figura en el lado izquierdo de la cuenta , y

 EL HABER en el lado derecho. Los importes que se
anotan en las cuentas se llaman partidas. Los que se
registran en el DEBE se llaman débitos o cargos y
los que se anotan en el HABER se denominan
créditos o abonos o descargos.
 Saldo es la diferencia entre las cantidades asentadas
en el DEBE y el en HABER.

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 Cuadro resumen de “Elementos Componentes de la Cuenta”

Título o
nombre de la Es el título o designación de los conceptos que se desea
cuenta representar. Ejemplo al dinero en efectivo, contablemente
se lo denomina "Caja".
Movimiento Anotaciones en el DEBE y el HABER

Debe Es la parte de la cuenta donde se anotan los débitos o

partidas ingresadas. Recuerda que la palabra Debe no
significa nada más que el nombre que se le asigna a la
parte izquierda (o columna) de la cuenta.

Haber Es la parte de la cuenta donde se anotan los créditos o

partidas egresadas. Recuerda que la palabra Haber no
significa nada más que el nombre que se le da a la parte
derecha (o columna) de la cuenta.

Saldo
Es la diferencia entre el total del debe y el total del haber
o viceversa:

 Cuando los débitos son mayores a los créditos su

saldo es Deudor.

 Cuando los créditos son mayores a los débitos su

saldo es Acreedor.

 Cuando los débitos son iguales a los créditos la

cuenta está Saldada.

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3.3.3 OPERACIONES A LAS CUALES UNA CUENTA ES SUSCEPTIBLE.

 ABRIR UNA CUENTA. Significa comenzar las anotaciones

relativas a sus movimientos en hoja de libro, ficha y otro registro
habilitado al efecto.

 DEBITAR UNA CUENTA. Es registrar una partida en sector del

DEBE de la misma.

 ACREDITAR UNA CUENTA. Es registrar una partida en el

HABER de la cuenta.

 CERRAR UNA CUENTA. Es determinar su saldo para agregarle a

la sección (debe o haber) cuya sumatoria sea menor, quedando de
esta manera saldada y finalizada sus movimientos.

 SALDO. Es la diferencia entre las cantidades anotadas en el Debe

y en el Haber. Si las sumas del Debe son mayores que la del
Haber, la cuenta tendrá un Saldo Deudor. Si la sumatoria del
Haber es mayor, la cuenta tendrá un Saldo Acreedor. Si los
importes debitados y acreditados a una cuenta tienen sumas
iguales, entonces la cuenta esta Saldada porque no existe
diferencia entre ambas partidas (diferencia (0) cero).

a. Forma esquemática y conceptual de una cuenta:

Mercaderías
DEBE HABER

b. Forma analítica de una cuenta

Nombre de cuenta: Mercaderías

Fecha Descripción DEBE Fecha Descripción HABER
Importe Importe
01/07/20 Compras realizadas 1.000.000 07/07/20 Por ventas 400.000

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3.3.4 FUNDAMENTOS DEL DÉBITO Y DEL CRÉDITO

Se refiere a los casos en que se debitan o se acreditan las cuentas de

acuerdo a los aumentos o disminuciones en las mismas.

 Cuentas Patrimoniales (Activos y Pasivos)

1. ACTIVO.
DEBE (débitos): activo inicial o aumento del activo.
HABER (créditos): disminución del activo.
2. PASIVO.
DEBE (débitos): disminución del pasivo.
HABER (créditos): pasivo inicial o aumento del pasivo.

 Cuentas de Resultados (Positivos o Negativos)

DEBE (débitos): Disminución del patrimonio neto. PERDIDAS.
HABER (créditos): Patrimonio neto inicial o aumento del patrimonio
neto. GANANCIAS.

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 Ejemplos. (Representar esquemáticamente el movimiento dentro
del Patrimonio)
1. Se forma la empresa TODOLIBROS con los socios Juan,
Pedro y José. Cada uno aporta, en efectivo, la suma de Gs.
5.000.000 para la formación del capital.
2. Se adquiere mercaderías por valor de Gs. 2.000.000 a crédito
del proveedor Librería Internacional
3. Se paga en efectivo consumo de energía eléctrica por Gs.
45.000
4. Se paga en efectivo consumo de servicio telefónico, por Gs.
35.000

3.3.5 REGLAS PRÁCTICAS: CUENTAS DEUDORAS Y CUENTAS

ACREEDORAS

Son reglas que nos ayudan a determinar cuándo una cuenta es

deudora (se debita) y cuando es acreedora (se acredita), ya que
en una transacción cada cuenta interviniente puede recibido
DEBITOS o bien CREDITOS. Las reglas son aplicables a
personas, cosas y resultados.

I. PARA PERSONAS Quién Recibe?

Quién Entrega?
Toda que recibe es deudora
Toda persona que entrega es acreedora

II. PARA COSAS y VALORES

Qué valor
ingresa?
Todo valor que ingresa es deudor
Todo valor que sal es acreedor Qué valor sale?

III. PARA RESULTADOS

Existe pérdida?
Toda pérdida es deudora
Toda ganancia es acreedora Existe ganancia?

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3.3.6 CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS.

 CUENTAS PATRIMONIALES: Son las cuentas del Activo y del

Pasivo. Componen el estado patrimonial de la Entidad. También
Las cuentas del Patrimonio Neto.

 CUENTAS DE RESULTADOS: Aquellas que tienen por objeto

registrar las modificaciones del patrimonio neto, ocasionados por
gastos, quebrantos o pérdidas (disminución del patrim. neto) y por
los ingresos o ganancias de fuentes diversas (aumento del
patrimonio neto).

 CUENTAS DE ORDEN: Son las que se usan en ciertas

operaciones que al realizarse no modifican el patrimonio, ni mucho
menos inciden en el resultado de la explotación en forma directa ni
indirecta, pero sí generan situaciones y crean relaciones cuya
constancia debe quedar en los libros.

3.4 ASIENTOS DIARIOS

3.4.1 ELEMENTOS COMPONENTES

Es la registración contable hecha en los libros de contabilidad de acuerdo a las normas
legales y a usos consagrados por la técnica contable.
Los elementos de un asiento son:

 Lugar y fecha de registración.

 Número de orden.
 Cuentas que intervienen en la operación.
 Concepto. Descripción breve de las transacciones que tienen lugar.
 Importes. Los montos del Debe y del Haber.

Ejemplo de un asiento diario.

Nro.Asiento Cuentas DEBE HABER

1 Asunción, 23/ enero/ 2020
Mercaderías 450.000
a Caja 450.000
Nuestra compra de 10 pares de
calzadoss/Nota Vta. Contado No. 83928

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3.4.2. Rayado del Libro Diario: ( modelo de hoja de un libro diario
para los asientos contables en forma cronológica

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A continuación mencionamos algunos tips para que seas capaz de
razonar paso a paso el procesamiento contable de hechos
económicos por medio de un ejemplo que es una transacción muy frecuente
en las empresas: la compra de mercaderías.

Supongamos que compramos 100 unidades del producto "A" para revenderlo a
Gs. 3 c/u y lo pagamos en efectivo.

¿Qué tenemos que hacer?

1. IDENTIFICAR el hecho económico por medio de los respectivos

documentos u otros medios. En nuestro ejemplo la factura.
2. INTERPRETAR la transacción que originó el/los documento/s. En el
ejemplo una compra de mercaderías al contado (tenemos el original de
la factura en nuestro poder, significa que hemos comprado).
3. DETERMINAR las cuentas que intervienen de acuerdo con los
elementos patrimoniales de que se trate. En el ejemplo: Mercaderías y
Caja (mercaderías porque compramos los productos para revender, y
caja porque pagamos en efectivo).
4. CLASIFICAR las cuentas que han sido identificadas. En el ejemplo:
mercaderías es cuenta de activo y caja también.
5. APLICAR las reglas generales de la Partida Doble, estableciendo los
aumentos y/o disminuciones. En el ejemplo: Mercaderías "aumenta"
(porque las recibimos) y Caja "disminuye" (porque entregamos dinero).
6. SEGUIR APLICANDO las reglas de la partida doble, transformando
esos aumento y/o disminuciones en "débitos" y "créditos". En el ejemplo:
Mercaderías se debita (porque toda cuenta de activo se debita cuando
aumenta), y Caja se acredita (porque toda cuenta de activo, se acredita
cuando disminuye).
7. REGISTRAR lo que corresponde en las respectivas cuentas. Es
decir FORMALIZAR la registración en los respectivos registros
contables tradicionalmente llamados "libros de comercio":

.Nro.Asiento Cuentas DEBE HABER

1 Asunción, 23/ enero/ 2020
Mercaderías 300
a Caja 300
Nuestra compra de 100 unidades de
mercaderias a Gs. 3 c/us/Nota Vta.
Contado No.xx

FIN DE LA UNIDAD

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