5. Los Libros de Contabilidad 5.

3 El Libro Mayor
5.1 Los Libros de 5.4 El Libro de Inventarios y
Contabilidad Balances
5.2 El Libro Diario
L
os libros contables son también
llamados libros de contabilidad,
son registros o documentos que
toda empresa deben llevar, estos se
encuentran en las legislaciones de
cada país, y su uso es obligatorio para
todo comerciante. En los mismos, se
deben llevar todos los registros de las
operaciones mercantiles que se han
realizado en un período de un año.
Estos libros son libros
especiales, donde se anota de forma
ordenada, analítica y justificada las
distintas operaciones mercantiles que
realiza la empresa en un determinado
tiempo.
Los libros contables se pueden
considerar como un arma para la
administración, el empresario que
oculte información en sus libros de
contabilidad puede ser sancionado
penalmente. De esta forma, es
fundamental que el empresario recoja
las operaciones del negocio y traslade
en libros esta información que afecta
el valor de su patrimonio de una
forma escrita, ordenada y unificada.
De esta forma, cumpliremos con los
requerimientos que nos exige la ley.

Son de suma importancia para la vida económica y financiera de la empresa, y del

país. Podemos analizar esta importancia desde varios puntos de vista:
a) jurídico
b) económico
c) funcional

Desde el punto de vista jurídico, permite registrar las operaciones mercantiles

empleando reglas, normas establecidas. En lo concerniente a la parte económica
como base de datos, permite proporcionar información para proyecciones de
acuerdo a una toma de decisiones coherentes. En la parte funcional, conduce a la
realización de una buena administración.

A su importancia, la podemos resumir en la siguiente forma:

a) Permite el registro y control de los valores que ingresan y salen de la
empresa
b) Permite que el dueño de la empresa y/o usuarios de la información
contable conozcan a través de los estados financieros la salud financiera
de la misma, en un período determinado.
c) Comprueba y sirve de sustento de las operaciones mercantiles que han
sido registradas en forma objetiva, con base en ello se permite dar a
conocer los tributos que haya que pagar.

Existen numerosas clasificaciones de libros de contabilidad. Los más comunes y de

uso obligatorio y no obligatorio, van de acuerdo a las diferentes legislaciones de los
países.
A continuación, algunas clasificaciones:

CLASIFICACIÓN LEGAL

Obligatorios
 Libro de inventario y balances
 Libro Diario
 Libro Mayor
 Libro Caja
 Registro de Ingreso
 Registro de Ventas
 Registro de Compras
 Planilla de Sueldos y Salarios
 Transferencia de Acciones
 Libro de Retenciones
 Libro de activos fijos
 Actas (acuerdos de Sociedades y A asociaciones)

Voluntarios (Potestativos)
 Libro de Caja China
 Libro de Bancos
 Registro Clientes
 Registro Proveedores
 Registro de almacén
 Registro Letras por Cobrar

CLASIFICACIÓN TÉCNICO CONTABLE

Principales
 Libro Inventario y Balances
 Libro Diario
 Libro Mayor
 Libro Caja

Auxiliares
 Registro de Ventas
 Registro de Compras
 Registro de Letras por Cobrar
 Registro de Letras por Pagar
Las operaciones financieras y contables son registradas a través de libros contables,
estos ayudan a organizar la información financiera de la empresa. Entre los libros
de contabilidad podemos encontrar algunos que son obligatorios y otros que no, sin
embargo, son necesarios para el buen funcionamiento y organización de las
empresas.

Los libros Contables más comunes y de uso obligatorio, son:

1) El libro de inventario o Balance
2) El libro de Diario
3) El libro mayor
4) El libro de actas
5) Diarios General

Existen también otros libros como:

1) Diarios Especiales
2) Mayor General
3) Mayores Auxiliares

Libro de uso obligatorio, exigido por las autoridades legales y fiscales, y por el
código de comercio vigente en cada país. En este libro se deben registrar de manera
resumida las transacciones que realiza una empresa describiendo debajo de cada
registro, el detalle del mismo. Este libro debe tener las siguientes características:

a) Foliado (páginas enumeradas)

b) Rubricado: quiere decir que la última y primera página deben estar
firmados por las autoridades de la empresa.
c) Sellado: cada página debe contener encima el número de sello del
contador C.P.A., o de la institución que así lo indique en el país.

Este libro contiene la siguiente información:

a) La fecha completa del día en el cual se realizó el comprobante de diario.
b) La descripción del comprobante.
c) Los saldos finales de cada cuenta y su traslado a las cuentas del mayor.
Registrar la Operación en el Libro Diario

 Posteriormente a este proceso de verificación, comprobación y análisis del

documento se procede a registrar las operaciones en un libro de contabilidad
conocido como “libro diario”, el cual tiene carácter cronológico, es decir, se
van registrando las operaciones en completo orden de fecha en que van
ocurriendo, valiéndose de la teoría del cargo y del abono.
 Las operaciones deben recogerse en el “libro día a día”, o bien por períodos
no superiores al mes si su detalle aparece en otros libros. Las anotaciones en
el libro se harán por medio de asientos; registrará día a día todas las
operaciones relativas a la actividad de la empresa. Será válida, sin embargo,
la anotación conjunta de los totales de las operaciones por períodos no
superiores al mes, a condición de que su detalle aparezca en otros libros o
registros concordantes, de acuerdo con la naturaleza de la actividad de que
se trate."

Es el libro donde se registran de manera resumida todas las transacciones

registradas en el “diario general”. Éste debe estar enumerado con los números de
cuenta que aparecen en el manual contable de la empresa. A diferencia del “diario
general”, no debe ser legalizado.
En este libro se encuentra la siguiente información:
a) La cuenta y su respectivo código (este código se configura según el plan de
cuenta de la empresa).
b) El saldo anterior de cada una de las cuentas que lo tengan.
c) El movimiento de débito o crédito de cada cuenta.
d) Las operaciones mensuales.
e) Los saldos finales para la elaboración de los estados financieros.

 A continuación, el empleo del “libro mayor” permite agrupar y clasificar

todas las cuentas por separado y determinar su saldo. A lo largo de la vida de
una empresa, se van produciendo distintos hechos que deben ser registrados
por prescripción legal o por necesidades de la gestión de la empresa. Estos
hechos quedan reflejados en el “libro diario” de forma cronológica. La
finalidad del “libro mayor” va a consistir en recoger estos mismos hechos,
pero no en atención a la fecha de realización sino a la cuenta que se ha visto
afectada.
 Es un libro no obligatorio, a pesar de que en la práctica resulta
imprescindible llevarlo. En él se van a recoger las distintas cuentas y los
movimientos que se hayan realizado en ellas. De este modo, el diario es
como lo que su nombre indica, un libro diario donde se anotan todas las
operaciones de la empresa, y está el mayor, que se representa por una ficha
para cada cuenta; en cada ficha se van anotando sólo los movimientos que a
ella corresponden.
 Respecto a la forma de llevar el “libro mayor”, podemos distinguir dos
principales:
 Una de las formas en que se pueden realizar las anotaciones es
mediante las cuentas llamadas "en forma de T". De acuerdo a este
sistema, se formará una T, de modo que se irán anotando las
operaciones en el lado izquierdo o en el derecho, según si las
operaciones que se quieran reflejar sean cargos o abonos.
 La otra forma en la que podemos registrar las operaciones en el
“libro mayor” es por medio de un cuadro -que es como se hace en la
vida real- pues cuando se hace una anotación, es necesario saber
también la fecha y el concepto de la misma.

Estos libros son los que contienen cuentas detalladas y sus totales operan
resumidos en “cuentas controles”, tales como cuentas por cobrar, cuentas por
pagar, etc. Este libro, a diferencia del “mayor general”, es más detallado y se explica
o detalla a quiénes estamos comprando o vendiendo, determinando mercancías o
servicios.
Tipos de libros auxiliares:
 Cuentas de control: Es un libro en donde se detalla y amplía la información
de una cuenta en varias subcuentas a fin de prevenir cualquier
inconveniente que se pueda dar en el manejo de muchos registros
individuales de una cuenta.
 Subcuentas: En este libro se sustenta la información presentada en los libros
mayores y diarios. Contiene los valores correspondientes a las subcuentas y
a los diarios; a su vez, también contiene los valores correspondientes a las
subcuentas y sus auxiliares.
 Auxiliar de compras y ventas: Estos son los libros que utilizan las empresas
para llevar los auxiliares de compras y ventas, y en ellos aparece un detalle
que en algunos países es supervisada por las instituciones de impuestos.
 Auxiliar de vencimientos: En estos auxiliares se llevan las cuentas por pagar
y por cobrar, contiene información detallada de clientes y acreedores.

Son los libros de diarios con columnas especiales, especialmente para aquellas
cuentas que se cargan y acreditan frecuentemente.

Este es un libro básico que se utiliza en las empresas, especialmente en las

empresas comerciales ya que es importante que las mismas lleven un control de sus
inventarios y un balance general, que le permita a la empresa conocer, en un
momento dado, su situación.

La información básica que debe llevar este libro, es:

a) La cantidad de artículos inventariados al inicio del período contable.
b) El nombre y código de las cuentas, y las subcuentas que conforman los
rubros anteriormente descritos.
c) El valor que corresponde al valor unitario de cada artículo.

Es un libro obligatorio en el cual se registran todos los bienes, valores, deudas y

obligaciones que posee una empresa natural o jurídica.

Refleja el estado de situación financiera referente al activo, pasivo y patrimonio de

todo negocio. Sirve de base para la toma de decisiones en el campo administrativo
tomando en cuenta lo que tiene o debe la empresa. Este libro nos da a conocer la
situación patrimonial del negocio una vez finalizado el ejercicio económico.
El libro diario es un libro de foliación simple en el que se anotan todas las
operaciones mercantiles que efectúa la empresa día a día, de forma cronológica. En
este libro, se pueden constatar los cambios patrimoniales que tienen las empresas
en determinados períodos de tiempo, según decidan los que las dirigen.

De acuerdo al Código de Comercio, se debe llevar un diario único pero muchas

empresas -por la complejidad que presentan en el registro contable, la magnitud y
volumen de las transacciones comerciales- se ven obligados a utilizar registros
contables auxiliares. En sus folios se registran los hechos económicos a medida que
se van produciendo, dándoles una interpretación conforme a la ocurrencia de los
mismos.
 Gestiopolis. Los libros contables: descripción, aspectos legales y
características. Recuperado de: http://www.gestiopolis.com/libros-
contables/