LIBROS CONTABLES OBLIGATORIOS EN GUATEMALA

El Código de Comercio de Guatemala regula la obligación a los comerciantes

de llevar contabilidad de forma organizada, esto aplica tanto para
comerciantes individuales como sociales, según el artículo 368 del Código de
Comercio.
Los libros de contabilidad se pueden clasificar como obligatorios y
auxiliares. El Código de Comercio establece cuáles son los libros
obligatorios que son los siguientes:

 Inventarios

 De primera entrada o diario

 Mayor o centralizador

 De estados financieros

Hay una excepción a la regla general, ya que los comerciantes que tengan un
activo total que no exceda de Q. 25,000.00, pueden no llevar en su
contabilidad los libros y registros anteriores mencionados, a excepción de los
que obliguen las leyes especiales.
Los comerciantes individuales cuyo activo total exceda de Q. 20,000.00 y
toda sociedad mercantil están obligados a llevar la contabilidad por medio
de un contador (Artículo 371 del Código de Comercio).
Los libros contables antes mencionados deben de ser autorizados por el Registro
Mercantil y habilitados por la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT),
en virtud del artículo 371 y 372 del Código de Comercio. Hago la aclaración que el
Código establece que la entidad que debe de habilitarlos es la Dirección
General de Rentas Internas, pero actualmente es la SAT.
El Código de Comercio, en su artículo 368, deja amplio al establecer que podrán
utilizar otros libros que estimen necesarios por exigencias contables o
administrativas o en virtud de las leyes especiales.
¿Que leyes especiales regulan otros libros de Contabilidad que deben de
llevar los comerciantes?

1. La ley de Actualización Tributaria, Decreto 10-2012:

1.

1. Los libros de salarios. (Art.22 inciso 4.f)

2. Libros de Estados de Flujo de efectivo  (Art.53)

3. Libro de estado de costo de producción. (Art.53)

2. La ley del Impuesto al Valor Agregado, Decreto 27-92:

1.

1. Libro de Compras y servicios recibidos (Art.37).

2. Libro de Ventas y servicios prestados. (Art.37).

¿En Guatemala están obligados los comerciantes a presentar Estados Financieros

Auditados por Contador y Auditores Públicos?
La regla general es que no están obligados los comerciantes a presentar
estados financieros auditados. Sin embargo, el artículo 40 de la ley de
Actualización Tributaria, Decreto 10-2012, establece la excepción a la regla,
ya que regula la obligación de presentar como documentación de respaldo a
la declaración jurada de renta los estados financieros debidamente
auditados por Contador Público y Auditor independiente,  los contribuyentes
siguientes:

1. Agentes de Retención del Impuesto al Valor Agregado; y

2. Los contribuyentes especiales.

¿Por qué es importante conocer cuáles son los libros que exige nuestra legislación
a los comerciantes?

1. Primero por las sanciones que puede ser objeto por no llevar los libros de
contabilidad y  tener la obligación de llevarlos. El Código Mercantil de
Guatemala, regula en su artículo 370, multas de no menor de Q. 100.00 ni
mayor de Q1,000.00. Hay que recordar que el Código de Comercio entró
en vigor en 1971, por lo que estos montos eran en su momento cantidades
importantes. En mi opinión, debería de modificarse la ley en específico
estas multas e incrementarlas para que sea un incentivo el llevar
adecuadamente todos los libros de contabilidad.

2. Segundo, hay que tener cuidado ya que el Código Penal en su artículo

358 B: Caso Especial de Defraudación tributaria establece lo siguiente:

“(….) Quien comercialice clandestinamente mercancías evadiendo el control fiscal

o el pago de tributos. Se entiende que actúa en forma clandestina quien
estando obligado a ello, carezca de patente de comercio, no lleve libros de
contabilidad, registros contables y no tenga establecimiento abierto al público.”
El no llevar los libros y estar obligado no tipifica en el delito antes mencionado, mi
comentario sobre esto es para mostrarles que no llevar los libros de contabilidad
obligatorios podría entenderse que actúa de forma clandestina para el efecto del
caso especial de defraudación tributaria.
 LIBRO DE DIARIO Y SU COMPOSICION

¿Qué es un libro diario?

Un libro diario es el registro contable del sistema financiero de tu empresa en
el cual se estructuran todas las operaciones que hagas y que involucren dinero.

Dicho documento se construye de forma cronológica y estipula por periodos de

tiempo las transacciones económicas que llevas a cabo, relacionadas con las
actividades principales de tu negocio.

Además, estas operaciones se contabilizan a través de asientos contables, que

vienen a ser los registros que implican una modificación en las cuentas bancarias
de tu negocio.

El método más común para el registro de tus asientos contables en el libro diario
se denomina partida doble y se compone, por lo menos, de dos apuntes: una en
el debe y otra en el haber del asiento, tomando en cuenta que estos dos deben
coincidir.

Estas deben ser recogidas a diario en el caso de las empresas grandes, o en

períodos no mayores a un mes si tu empresa es más pequeña o si tiene otro
mecanismo contable.

Es necesario agregar que el libro diario contable debe ir ajustado al Código de

Comercio de tu país, puesto que para tener validez debe ser legalizado ante
el Registro Mercantil pertinente, para que así la información suministrada no
sea manipulada.

Estructura de un libro diario contable

 La composición de un libro diario sirve para observar y estructurar los datos y
cuentas registradas con el fin de ver las ganancias y pérdidas de tu empresa en un
determinado periodo de tiempo.

Cada una de sus partes ayuda a analizar las transacciones que llevas acabo,
mejorando tus procesos de reconocimiento y búsqueda de tus actividades
contables.

Para que esto se lleve a cabo, tu libro diario contable debe poseer las siguientes
partes:

1. Nombre de la entidad: Lo primero que debes añadir es tu nombre y tu

logo.

Esto, además de ser necesario por motivos de identificación, facilita la

credibilidad de que el documento que presentas es real.

2. Fecha de operación: Aquí se ingresa el momento en el que se hizo la

transacción.

Esta debe estar especificada según el día, el mes y el año en el que fue ejecutada.
Posteriormente, deben ordenarse de manera cronológica.

Hacer esto es importante para resaltar el valor de tus operaciones y mantener un

orden, ya que a la hora de buscar una transacción, la mejor forma de lograrlo es
ubicando cuándo fue hecha.

3. Descripción y nombre de la cuenta: Las transacciones deben especificar

su nombre, la cuenta de donde fue debitada o depositada y una pequeña
descripción que indique para qué se estableció esa transacción.

Dicho proceso debe ser breve, pero conciso y dar detalles extras e importantes de
las transacciones.

4. Número de folio mayor: Aquí solo debes especificar el número que se le

haya asignado a la cuenta registrada en el libro mayor.
5. Debe y haber: En estas columnas, estipulas el débito y el crédito de las
operaciones. De esta forma, queda claro el principio y el final de lo pagado y
debitado en las transacciones.

Parte de esta información debe incluirse en la descripción estipulada en el paso 3,

ya que si existe alguna salvedad o acuerdo es necesario que lo digas.

En este mismo orden de ideas, tus cuentas deben incluir los siguientes asientos:

6. Firma: El encargado del proyecto debe firmar cada transacción estipulada

en el libro diario contable. Así podrás tener un registro de quién estuvo a cargo
de las operaciones llevadas a cabo.

7. Código de la cuenta: En esta columna, debes registrar el código

pertinente en el Plan Único de Cuentas. De esta forma, se le da a cada cliente o
prestamista un código de cuenta que debe manejar hasta que sus procesos en
conjunto hayan finalizado.

Dicho esto, tu cuadro debe quedar así:

¿Cómo apuntar en el libro diario contable?

Los asientos colocados en el documento se distribuyen de la siguiente manera:

 Asientos de apertura: Estos se registran según los aportes de los socios. Se

representa con la letra A.
 Asientos de saldo inicial: Dichas transacciones se hacen de un mes o un
período a otro, delimitando el saldo inicial del próximo período. Por ejemplo, el
saldo final del mes de enero será el importe inicial del mes de febrero. Se
representa con las siglas SI.
 Asientos de cierre: Se realizan al final de un ejercicio, estipulando las
cuentas saldadas. Se identifica con la letra C.
 Asientos simples: Estos tienen una cuenta de cargo y otra de abono.
 Asientos compuestos: En estos existe más de una cuenta de cargo o de
abono.

Herramientas para elaborar un libro diario contable

Entre las principales plataformas para hacer un libro diario, destacan:

 Excel: Esta es la plataforma por excelencia para realizar tablas y cálculos.

Para realizar un libro diario contable en Excel, debes crear una tabla con cada
uno de los pasos a seguir y comenzar a rellenarla según tus datos.

Asimismo, existen fórmulas para que la fecha salga de manera automática e

incluso para calcular el debe y el haber.

 Debitoor: Esta es una de las páginas más utilizadas para hacer cualquier

tipo de documento contable, ya que al introducir tus datos genera los cálculos de
manera automática.

Cabe destacar que dicha plataforma es de paga.

 Reviso: Otra de las plataformas que crea cálculos automáticos al

introducir tus datos es Reviso, la cual cuenta con 14 días de prueba antes
de pagar el servicio.

Esta es una buena opción para empezar, pues te permite ver cómo se estructura el
documento y, a partir de allí, decidir si la utilizarás o harás tu  propio modelo.

 Plantillas: Al colocar el término de búsqueda “Libro diario contable

plantillas” en Google, puedes encontrar numerosos formatos, mayormente
en Excel, con las tablas y fórmulas incluidas para llevar a cabo el proceso.

Sin duda, esta es una de las opciones más útiles, puesto que disminuye horas de
trabajo y es personalizable.
 CUESTIONARIO SOBRE EL LIBRO DE DIARIO Y CAJA

¿Qué es el libro diario de contabilidad? 

Podemos decir, para situarnos, que “contabilizar” es registrar todas las
operaciones económicas que realiza la empresa con la finalidad fundamental de
obtener esa información ordenada y agrupada en los estados financieros.
¿Qué se registra en el libro diario? 
Se registran todas las operaciones económicas que realiza la empresa, por ejemplo:
 Compras
 Ventas
 Cobros de clientes
 Pago de deudas
 Inversiones financieras
 Gastos de personal
 Percepción de subvenciones
 Inversiones en bienes de estructura
 Constitución de préstamos
 Etc.
 
¿Cómo se registran las operaciones en
el libro diario de contabilidad? 
Las anotaciones en el libro diario de contabilidad se realizan mediante
los «asientos contables” (o “apuntes contables”), los cuales deben aparecer
ordenados cronológicamente.
¿Para qué sirve el libro diario? 
Como el libro diario contiene todas las transacciones que ha realizado la empresa
ordenadas cronológicamente, fundamentalmente sirve:
  Para extraer de él la información necesaria para elaborar el Libro Mayor y
las Cuentas Anuales.
 Como lugar de consulta sobre la realización de cualquier operación
determinada.
Ten en cuenta que para la contabilidad el libro diario es la “puerta de entrada” de
la información, por lo tanto “todo” lo demás parte de la información que se ha
recogido en él.
¿Hay, en el libro diario, debe y haber? 
Si, en el libro diario hay una columna del debe (en la parte izquierda) y otra que
corresponde al haber (parte derecha).
Y la suma total del debe tiene que ser igual a la suma total del haber.
¿Para quién es obligatorio llevar el libro
diario? 
Están obligados a llevar el libro diario (y también el de Inventarios y Cuentas
Anuales) aquellos empresarios y profesionales que deban adecuar su contabilidad
a lo establecido en el Código de Comercio.
Y éstos son:
 Las entidades mercantiles (por ejemplo las sociedades limitadas,
sociedades anónimas, ….).
 Las personas físicas que determinen su rendimiento por el régimen de
estimación directa.

1-¿Cuáles son las partes que integran el balance general?                                  

Encabezado, Cuerpo y Firmas.

2-¿Qué es el activo circulante?                                                                                  

Bienes y derechos que tiene cierta rotación o movimiento constante y de fácil
conversión en dinero en efectivo.

3 y 4-En liste y describa cada cuenta que conforma el Activo Circulante.         

1-Caja:

 La cuenta de caja registra los aumentos y disminuciones que sufre el dinero en
efectivo propiedad de la entidad, el cual está representado por la moneda de curso
legal o sus equivalentes. Su saldo es deudor y representa el valor nominal del
efectivo propiedad de la entidad.

2-Bancos: Registra los aumentos y las disminuciones que experimenta el efectivo

propiedad de la entidad, depositado en cheques de instituciones del sistema
financiero (bancos). Su saldo es deudor.
3-Mercancías: Registra los aumentos y disminuciones que experimentan las
mercancías adquiridas fuera de plaza, las cuales viajan por cuenta y riesgo de la
entidad (libre a bordo proveedor).

4-Clientes: Registra los aumentos y disminuciones derivados de ventas de

mercancía o prestación de servicios, exclusivamente a crédito. Se dice que esta
cuenta representa el derecho (exigible) que tiene la entidad de exigir a sus clientes
el pago de su adeudo por la venta de mercancías o la prestación de servicios a
crédito; es decir, representa un beneficio fundadamente esperado.

5-Documentos por cobrar: Esta cuenta representa el derecho (exigible) que tiene

la entidad de exigir a los suscriptores de los títulos de crédito el pago de su
adeudo (documentado) derivado de venta de conceptos diferentes de las
mercancías o la prestación de servicios a crédito; es decir, representa un beneficio
futuro fundadamente esperado.

6-Deudores diversos: Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones

derivados de la venta de conceptos distintos a las mercancías o la prestación de
servicios, los préstamos concedidos y otros conceptos de naturaleza análoga,
única y exclusivamente a crédito abierto, sin exigir garantía documental
representada por títulos de crédito.

7-IVA acreditable: Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones del impuesto

al valor agregado que la empresa paga en la adquisición (compra) de mercancías,
bienes o servicios, por el cual obtiene el derecho de acreditarlo contra al impuesto
al valor agregado retenido a sus clientes en la venta de mercancías o prestación
de servicios.

5-¿Qué criterio se utiliza para clasificar las cuentas en activo fijo?     

Bienes y derechos que tienen cierta permanencia o fijeza, adquirirlos con el
propósito de utilizarlos y no venderlos.

6 y 7-Enliste y describa cada cuenta que conforma el Activo Fijo.   

1-Terrenos: Registra los aumentos y disminuciones que se realizan en los terrenos
propiedad de la empresa, valuados a precio de
costo.                                                  
2-Edificios: Registra los aumentos y disminuciones relativos a los edificios
adquiridos o construidos, propiedad de la entidad, a precio de
costo.                         
3-Mobiliario y Equipo de Oficina: Registra los aumentos y disminuciones que se
realizan en los muebles y el equipo de oficina, propiedad de la empresa, valuados
a precio de costo.
4- Equipo de  entrega o reparto: Registra los aumentos y disminuciones que se
realizan en los vehículos que la empresa utiliza para el reparto y la entrega de la
mercancía o productos que vende a sus clientes.
 NECESIDAD DEL USO DE LOS LIBROS CONTABLES

Los libros de contabilidad o libros contables son conjuntos de registros especiales

donde se anotan las diversas operaciones mercantiles y administrativas que
realiza la empresa, en forma cronológica y ordenada; con la finalidad de mostrar
la situación en que se encuentra en períodos económicos distintos, sujetándose a
las disposiciones legales y a una técnica contable.

Estos resultan de gran importancia debido a que permiten registrar los

movimientos y operaciones de la empresa, genera garantía frente a terceras
personas y a quienes tienen interés en el resultado de las operaciones, se obtiene
información en cualquier momento de acuerdo a las necesidades de la empresa;
además permite conocer las deudas y obligaciones así como las deudas que se
tienen con la empresa.

También demuestra el estado financiera de la empresa en un tiempo determinado

y constituye los elementos de prueba sustentando con los documentos que ya
existen la constancia de las operaciones que realiza la empresa.

Los libros contables, conocidos también como libros de contabilidad, son

registros o documentos que deben llevar obligatoria o voluntariamente los
comerciantes y en los cuáles se registran en forma sintética las operaciones
mercantiles que realizan durante un período de tiempo determinado.

Libros principales o mayores

De acuerdo con las disposiciones legales los comerciantes deben llevar los
siguientes libros:

Libro de Inventarios y Balances

Al iniciar la actividad comercial, la empresa debe elaborar un inventario y un
balance general que le permitan conocer de manera clara y completa la situación
de su patrimonio, en este libro deben registrarse todos estos rubros, de acuerdo
con las normas legales.

La información que debe contener este libro es:

 La cantidad de artículos inventariados al inicio del periodo contable.

(Generalmente son los inventarios y los activos fijos).

 El nombre y código de las cuentas y las subcuentas que conforman los

rubros anteriormente descritos.

 El valor que corresponde al valor unitario de cada artículo.

 El valor parcial de las operaciones.

 El valor total correspondiente a cada cuenta.

A continuación se presenta un formato

En este libro se registra en primer lugar el inventario y luego se registra el

Balance General correspondiente.

Legalidad contable: Los libros de contabilidad deben conservarse por lo menos

diez años, contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento o
comprobante.

Libro Diario

Es un libro principal, denominado también «diario columnario», en él se

registran en orden cronológico todos los comprobantes de diario elaborados por
la empresa durante el mes. Con el fin de obtener el movimiento mensual de cada
cuenta, al finalizar el mes se totalizan los registros débitos y créditos,
trasladándolos al libro mayor.

En este libro se encuentra información como:

 La fecha completa del día en el cuál se realizo el comprobante de diario.

  La descripción del comprobante.

 La totalidad de los movimientos débito y crédito de cada cuenta

 Los saldos finales de cada cuenta y su traslado a las cuentas del mayor.

Todos los comerciantes deben conformar su contabilidad en libros y registros

contables de acuerdo con la normatividad del código del comercio y las
disposiciones legales.

Libro Mayor y Balances

Es un libro principal que deben llevar los comerciantes para registrar el

movimiento mensual de las cuentas en forma sintética. La información que en él
se encuentra se toma del libro Diario y se detalla analíticamente en los libros
auxiliares.

En él se encuentra la siguiente información:

 La cuenta y su respectivo código (Este código es según el plan de cuentas

de la empresa).

 El saldo anterior de cada una de las cuentas que lo tengan.

 El movimiento débito o crédito de cada cuenta.

 Las operaciones mensuales.

 Los saldos finales para la elaboración de los Estados financieros.

Libros auxiliares

Son los libros de contabilidad donde se registran en forma analítica y detallada

los valores e información registrada en los libros principales. Cada empresa
determina el número de auxiliares que necesita de acuerdo con su tamaño y el
trabajo que se tenga que realizar.

En ellos se encuentra la información que sustenta los libros mayores y sus

aspectos más importantes son:
  Registro de las operaciones cronológicamente.

 Detalle de la actividad realizada.

 Registro del valor del movimiento de cada subcuenta

Tipos de libros auxiliares

 Cuentas de control: En estos libros se detalla y amplía la información de

una cuenta en varias subcuentas, para evitar los inconvenientes que puede
ocasionar el manejo de muchos registros individuales de una cuenta.

 Subcuentas: Este es el que sustenta la información presentada en los libros

mayores y diario y contiene los valores correspondientes a las subcuentas
y sus auxiliares.

 Auxiliar de compras y ventas: Las empresas utilizan auxiliares de compras

y ventas donde se registran en forma detallada la información solicitada
por la administración de impuestos.

 Auxiliar de vencimientos: Este se lleva con el fin de saber las cuentas por
pagar que se tiene con terceros y las cuentas por cobrar.

Existen otros libros que tienen el resto de la información financiera de la

empresa, como el libro de actas y registro de socios, el libro fiscal, el registro de
facturación etc.

En la normativa del código de comercio de cada país se encontrará información

detallada acerca de la legalización y demás disposiciones concernientes a los
libros de contabilidad.

En el siguiente video-curso el Profesor Lorenzo Zorrilla explica muy bien los

aspectos teóricos de los libros contables y los ejemplifica mediante casos
prácticos, a través de los cuales podrás profundizar tu aprendizaje sobre este
tema, fundamental para el buen manejo de la información contable. (10 videos, 3
horas 26 minutos)