RESUMEN : SISTEMA INTEGRADO DE GESTION

La integración de sistemas de gestión: razones, ventajas e inconvenientes

A medida que las empresas van desarrollando e implantando sistemas de gestión

normalizados, se ha ido haciendo más nítida la necesidad de racionalizar los esfuerzos,
recursos y costes destinados a todos ellos. El desarrollo inicialmente paralelo e independiente
de modelos de aseguramiento de la calidad para los distintos sistemas de gestión como
sistemas de gestión satélites independientes les ha restado eficiencia, al provocar problemas
de duplicidad documental, solapamiento de costes y acciones. La carga de trabajo que implica
la gestión independiente de los distintos sistemas ha presionado a las empresas para
desarrollar esquemas que permitan reducirla a través de la integración y la simplificación. Los
modelos aislados, aunque estén relacionados, y los sistemas de gestión enfocados
estrechamente, aunque dispongan de la misma estructura, no son aceptables para la gestión
eficaz de las organizaciones en el futuro.

Concepto de Sistema Integrado de Gestión (SIG)

Tomando como base la definición aportada por la norma UNE 66177:2005, un sistema
integrado de gestión es el «conjunto formado por la estructura de la organización, las
responsabilidades, los procedimientos, los procesos y los recursos que se establecen para
llevar a cabo la gestión integrada de los sistemas»

Un Sistema Integrado de Gestión (SIG) es una plataforma común para unificar los sistemas de
gestión de la organización en distintos ámbitos en uno solo, recogiendo en una base
documental única los antes independientes manuales de gestión, procedimientos,
instrucciones de trabajo, documentos técnicos y registros, realizando una sola auditoría y bajo
un único mando que centraliza el proceso de revisión por la dirección.

La integración de los sistemas de gestión deberá facilitar que en sus procesos básicos estén
recogidos los requisitos legales y normativos, en función de los marcos reglamentarios y
normativos que la organización esté comprometida a cumplir.

Estructura del SIG

1. El diseño de un SIG. Alcance y antecedentes

El diseño de un SIG requiere unificar los distintos sistemas de gestión en tres aspectos:

1. El alcance y la aplicabilidad del sistema integrado.

2. Los detalles de coordinación y control de los sistemas.
3. El soporte documental necesario para la unificación

No existe todavía una norma específica que sirva de referencia internacional

comúnmente aceptada para el desarrollo y la implantación de un SIG.
 La inexistencia de una norma internacional estándar que detalle las especificaciones
para varios sistemas de gestión de forma integrada ha propiciado una proliferación de
modelos y directrices de variadas procedencias.

En cualquier caso, hay que tener en cuenta que el diseño de un SIG debe ser
totalmente abierto, puesto que las normativas que regulan algunos de sus elementos
están hoy en día en continuo proceso de cambio. En especial, las normas para los
sistemas de prevención de riesgos laborales y de gestión ética están pendientes de
consolidación

2. El modelo de SIG de la AEC

Este modelo de sistema integrado detalla las directrices para el desarrollo de un SIG en
los tres puntos necesarios arriba mencionados. Las consideraciones incluidas en esta
guía son lo suficientemente genéricas para que puedan adaptarse a cualquier
organización, con independencia de su ámbito de actividad, el ámbito de la
organización al que desee aplicarse y su sistema de gestión.

Este documento consta de dos partes. La primera, denominada Secciones Generales,

constituye el tronco común para el desarrollo integrado de los tres sistemas de
gestión. La segunda son Secciones Específicas a cada sistema de gestión.

Estructura del Manual Integrado de Gestión basado en la guía de la AEC (2000).

Los requisitos para la integración de sistemas se detallan en las partes V, VI y VII,

especialmente en la última que describe los elementos que forman el SIG.

V. POLÍTICA INTEGRADA DE EMPRESA

Se definirá la Política Integrada de Empresa, que concretará al menos los objetivos y
los principios generales de Gestión de la Calidad, Gestión Medioambiental y
Prevención de Riesgos Laborales, así como las responsabilidades y los programas para
llevarlos a cabo. El establecimiento de esta Política deberá tener en cuenta las
siguientes observaciones:
• Es una declaración documentada de los compromisos de la empresa en estos tres
frentes, que deberá ser pública y estar a disposición de las partes interesadas.
• Su propósito es triple:

 Asegurar la satisfacción de los clientes (y si incluye la Gestión Ética y

Socialmente Responsable, de los otros grupos de interés de la
organización).
 Prevenir los impactos medioambientales y mejorar el entorno natural.
 Prevenir los riesgos laborales y mejorar las condiciones de trabajo.

• Establece el compromiso de cumplir todos los requisitos legales y normativos

estipulados en los documentos de referencia.
• Establece el compromiso de mejora continua.
• Define un marco para el establecimiento de objetivos, la toma de decisiones y su
revisión.
• Debe adecuarse a las características de la organización, en cuanto a productos,
actividades, impactos medioambientales y perfil de riesgos laborales.
• Debe ser aprobada por la dirección de la empresa, para ser posteriormente
difundida, conocida, comprendida, desarrollada y mantenida actualizada en todos
los niveles de la organización

VI. ORGANIZACIÓN

Se definirá el perfil representativo de la organización, indicando sus productos, su

localización e instalaciones, su estructura organizativa, y demás datos que se estimen
pertinentes sobre la dirección y los recursos humanos que pudieran afectar al sistema.
También se pueden referenciar los documentos de referencia que definan estos
puntos.

VII. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

Este capítulo es el núcleo del Manual y su parte esencial. Se compone de los siguientes
capítulos:

1. Requisitos Generales
2. Responsabilidades de la Dirección
3. Sistema de Gestión
4. Comunicación
5. Planificación
6. Gestión operacional y funcional
7. Medicion y evaluación
8. Mejora y análisis de datos
9. Recursos humanos
Gestión documental del SIG

La simplificación de la documentación y de la gestión documental constituye un elemento

básico de un SIG. La complejidad del soporte documental a que obligan los modelos
normativos crece fuertemente cuando en la empresa existen diversos sistemas de gestión, que
provocan la multiplicación de documentos y registros, en muchos casos duplicados en algunas
de las informaciones que recogen.

La base documental del SIG debe recoger toda la documentación ya mencionada al explicar los
SGC, SIGMA y SIGPRE en un conjunto de documentos ordenados. Los tipos de documentos que
pueden ser utilizados en una completa estructura de documentación se señalan en la Figura
10.7, donde se distinguen distintos niveles. Es de sentido común que en el caso de pequeñas
empresas, varios de dichos documentos pueden integrarse en uno. Esta conveniencia es
especialmente visible cuando nos referimos a los manuales de gestión y de procedimientos,
puesto que la necesidad de procedimientos escritos es mucho mayor en la gran empresa
precisamente por su mayor complejidad interna y los mayores obstáculos a la comunicación.

Estructura modelo del Manual de Procedimientos de Gestión de un SIG

Proceso de implantación del SIG

1. Planteamiento del proceso

Pueden diferenciarse dos casos opuestos:

• La empresa tiene ya instalado uno o varios sistemas de gestión previos,

sea en el ámbito de la calidad, el medio ambiente, la prevención de riesgos
laborales o la gestión ética, cada uno de ellos con un tratamiento
independiente y diferenciado de su soporte documental. Cuando una
empresa ha configurado ya un entorno SGC, la inclusión de otro sistema
de gestión a través de la modificación de la documentación básica del
primero y del desarrollo de la documentación complementaria que el
segundo precisa, suele ser conflictiva y requiere un mayor esfuerzo. La
pauta más razonable es graduar el proceso de integración, de modo que
en un primer momento los distintos sistemas de gestión compartan un
elemento lo menos problemático posible (por ejemplo, el programa
informático para la gestión documental), dando tiempo al aprendizaje
compartido y a la conciliación. Posteriormente, la organización puede ir
modificando los procedimientos y las instrucciones preexistentes, de
modo que en el periodo de tiempo establecido se disponga de los
procedimientos e instrucciones integrados que faciliten la sistematización
de las actividades a realizar.

• La empresa no ha instalado aún ningún sistema de gestión. En este caso, la

empresa está libre de compromisos previos y puede implantar
simultáneamente varios sistemas de gestión integrados. El planteamiento
más aconsejable en este contexto es justamente el contrario: implantar la
máxima integración desde el principio. Como indica la Guía para la
integración de los sistemas de gestión de calidad, medio ambiente y
prevención de riesgos laborales de la AEC Sección de Industrias
Energéticas (2000), en estos casos la aplicabilidad de su documento es más
directa al poder desarrollarse sus principios generales de integración de
forma inmediata.

2. Un modelo general de proceso de integración de sistemas de gestión

La integración operativa de los sistemas de gestión de una organización debe

estudiarse, planificarse y conducirse con cuidado. El plan de integración es el
«programa de actividades planificadas cuyo objetivo es integrar los sistemas de
gestión. El plan se desarrolla como fruto de un análisis previo, y suele contener los
objetivos a conseguir, acciones a tomar, plazos, responsables y recursos» (norma UNE
66177:2005). El proceso de diseño, instauración y mantenimiento de un SIG puede
estructurarse en las siguientes fases:
1. Decisión y compromiso directivo de implantar un SIG.
2. Evaluación inicial o preliminar de la empresa y de sus sistemas de gestión
3. La guía para la integración de sistemas de gestión de la norma UNE 66177

• Estructura del proceso de integración.

La norma UNE 66177. Sistemas de gestión. Guía para la integración de los
sistemas de gestión ha sido elaborada por el comité técnico AEN/CTN 66
Gestión de la Calidad y Evaluación de la Conformidad de AENOR, y
publicada en junio de 2005 (AENOR, 2005b). Ofrece directrices para:

1. Desarrollar, implantar y evaluar el proceso de integración de sistemas de

gestión de tres clases: SGC, SIGMA y SIGPRE.
2. Ayudar a la dirección a diseñar e implantar un sistema integrado de gestión.
3. Identificar los métodos y herramientas aplicables durante la implantación del
SIG

• Desarrollo del plan de integración

La organización debe elaborar un plan de integración que sirva para
ejecutar eficazmente y de forma planificada y controlada la integración de
los sistemas

• Implantación del plan de integración

Esta fase consiste sucintamente en responder a la pregunta ¿cómo lo voy a
hacer? La norma ofrece aquí directrices sobre dos aspectos: formación del
equipo del proyecto de implantación, y definición de los mecanismos de
seguimiento del plan de integración

• Revisión y mejora del SIG

mejora continúa siguiendo el ciclo PDCA. Esta última fase pretende

responder a dos preguntas: ¿es eficaz y rentable la integración adoptada?,
y ¿necesita mejoras? Los requisitos establecidos señalan la conveniencia
de una revisión periódica general del SIG por la dirección, que respetando
las directrices de cada uno de los modelos normalizados en distintos
ámbitos unifique el proceso. Las ventajas que la norma indica de la
revisión conjunta sobre la revisión individual de cada sistema son tres: una
visión global de los hechos y los resultados, la mejora de la coherencia de
las decisiones y la determinación de las prioridades en los distintos
elementos del SIG aprovechando las sinergias.