Gua para la Integracin de Sistemas de Gestin

Recientemente lemos un documento el cual propone una excelente gua para la integracin de los sistemas de gestin. 1 Este documento viene a subsanar el problema que se le haba presentado a muchas empresas que haban tomado la decisin de integrar sus sistemas de calidad, ambiente y riesgos laborales en una sola documentacin, una auditoria y en lo posible una certificacin. La introduccin del documento parte de la problemtica de muchas empresas que han optado por la utilizacin de sistemas de gestin con base a normas como la ISO 9001:2000 para los Sistemas de Gestin de la Calidad, la ISO 140001:2004 para los Sistemas de Gestin Ambiental, as como la norma OHSAS 18001:98 para la Gestin de los Riesgos laborales. Estas empresas buscan garantizar la obtencin de resultados concretos de los sistemas implementados. Aunque en su gran mayora optaron por implementar los sistemas uno a uno, existe una corriente a integrar los sistemas que manejaron por separado siendo nuestro principal ejemplo uno de nuestros clientes a nivel centroamericano, The Plycem Company, a la cual se han unido otros clientes como Reca Qumica, Amanco, Resintech, Agromec, etc. Aunque el documento es denominado como norma, consideramos que ms bien es una gua que proporciona directrices para desarrollar, implementar y evaluar el proceso de integracin de los sistemas de gestin de la calidad, gestin ambiental, gestin de la seguridad laboral en el trabajo, en aquellas empresas que han decidido integrar los sistemas que venan administrando en forma separada. Su propsito es lograr una mayor eficacia en su gestin y de aumentar su rentabilidad, propsito principal de las organizaciones con fines de lucro. Al igual que otras normas de ISO la gua es aplicable a todo tipo de empresas , con independencia de su tamao o tipo de actividad, y que apliquen o deseen aplicar uno o ms sistemas de gestin en el entendido de que no es una norma de certificacin, no obstante que brindar una excelente ayuda, tal y como lo expresa su introduccin : ayudar al equipo directivo a disear e implementar un sistema integrado de gestin, e identificar los mtodos y herramientas aplicables durante la implementacin de un sistema integrado de gestin. Seguidores como siempre hemos sido del Dr. Deming, nos agrada que se destaque la aplicacin que hizo del famoso ciclo PHVA (desarrollado por el Dr. Walter Shewhart) en donde se establece Planear: Desarrollo del plan de integracin. Hacer: Implementacin del plan de integracin, lo que se tiene que hacer. Verificar: Proceso de revisin, Actuar: Proceso de mejora.

UNE 66177:2005 "Sistemas de gestin Gua para la interpretacin de los sistemas de gestin"

La gua agrega una serie de elementos tales como: Identificacin de los beneficios a conseguir. Anlisis del contexto de la organizacin (riesgos, limitaciones, nivel de madurez en el uso de sistemas). Seleccin del nivel de integracin adecuado a las posibilidades de la organizacin. Involucramiento en el proyecto de la alta direccin y asignacin de los recursos necesarios. Actualizacin de la estructura funcional, coordinacin, comunicacin, involucramiento del personal afectado, y Formacin, redefinicin de los procesos y documentacin asociada. Se sealan los beneficios y dificultades que se podran lograr con la integracin de sistemas de gestin estn Beneficios que espera alcanzar. Aumento de la eficacia y eficiencia en la gestin de los sistemas Mejora de la capacidad de reaccin de la organizacin Mayor eficiencia en la toma de decisiones Simplificacin y reduccin de la documentacin y los registros. Reduccin de recursos y del tiempo empleado en la realizacin de los procesos integrados. Reduccin de costos del mantenimiento del sistema y de evaluacin externa (simplificacin del proceso de auditora). Mejora de la percepcin y de la involucramiento del personal en los sistemas de gestin. Mejora tanto de la comunicacin interna como de la imagen externa, Posibles dificultades con la integracin Resistencia al cambio por parte de la alta direccin y del personal de la organizacin. Necesidad de recursos adicionales especficos para planificar y ejecutar el plan de integracin. Dificultad para elegir el nivel de integracin adecuado al nivel de madurez de la organizacin. Mayor necesidad de formacin del personal implicado en el sistema integrado de gestin.

La gua recomienda desarrollar una evaluacin del grado de madurez de la empresa y que se encuentran en el anexo C que contemple siguientes aspectos:

a) MADUREZ: nivel de madurez o capacidad para la gestin por procesos. b) COMPLEJIDAD: nivel de las necesidades y expectativas de clientes y otras partes interesadas (en el momento actual y en el medio plazo) c) ALCANCE: extensin de los sistemas de gestin Inventario de los sistemas y normas de gestin implementados. d) RIESGO: nivel de riesgo debido a incumplimientos legales o fallos asociados al proceso de integracin est basada en la gestin por procesos como mejor mtodo para la integracin de los sistemas de gestin. Un aspecto a destacar es que la gua establece varias alternativas para desarrollar la integracin dependiendo del nivel de madurez de la empresa. Los mtodos que la gua seala son: 1. Mtodo Bsico: a. Acciones recomendadas: i. Integrar las polticas de cada sistema de gestin en una poltica nica de sistema integrado de gestin. ii. Integrar en un nico Manual de gestin la documentacin de los sistemas de gestin aplicables. iii. Definir las responsabilidades y funciones del personal relacionado con los procesos crticos de los sistemas de gestin involucrados. iv. Integrar la gestin de algunos procesos organizativos comunes a los dos o tres sistemas teniendo en cuenta los requisitos de cada sistema. v. Integrar tambin la documentacin de estos procesos. 2. Mtodo Avanzado: a. Acciones recomendadas: i. Desarrollo de un mapa de procesos que integre los diferentes sistemas de gestin ii. Definicin y gestin de los procesos indicando responsables, objetivos, indicadores, elementos de entrada y salida de los procesos, etc. iii. Revisin y mejora sistemtica de los procesos teniendo en cuenta los requisitos de cada sistema. 3. Mtodo Experto: a. Acciones recomendadas: i. Establecer objetivos y metas, e indicadores integrados ii. Incluir la voz del cliente , a los proveedores y otras partes interesadas en el diseo de todos los procesos.

iii. Extender la gestin por procesos a las actividades administrativas y econmicas. iv. Involucrar a los proveedores en la mejora de los procesos. En el Apartado 6 se establece el Plan de integracin en el cual se recomienda lo siguiente: 1. Formar un comit o equipo de integracin 2. Planificar reuniones peridicas. 3. Plan de comunicacin sobre el plan de integracin, 4. Consensuar la nueva interrelacin de los procesos objeto de la integracin. 5. Definir responsables o responsables de los procesos. 6. Programar un calendario de reuniones para integrar cada uno de los procesos. 7. Revisin y elaboracin de los procesos y sus documentos, 8. Integrar en una nica poltica los aspectos de calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo. 9. Definicin de responsabilidades. 10. Seguimiento del plan de integracin. Revisin y mejora del SIG: Por ltimo la gua recomienda incorporar el seguimiento en la revisin por la direccin mediante un anlisis global de los hechos y los resultados que permita a la empresa mejorar la coherencia de las decisiones; y determinar las prioridades en los diferentes mbitos del sistema integrado de gestin, aprovechando todas las sinergias disponibles. El contenido de la norma es el siguiente: 1 Objeto y campo de aplicacin 2 Normas de referencia 3 Trminos y definiciones 4 Estructura del proceso de Integracin 5 Desarrollo del Plan de Integracin 6 Implantacin del plan de Integracin 7 Revisin y mejora del Sistema Integrado de Gestin 8 Correspondencia La norma contiene 5 anexos informativos que pueden ser de gran ayuda: El Anexo A se refiere al Ciclo PHVA aplicado a la interpretacin de los Sistemas de Gestin. El Anexo B es una tabla de correspondencia para Sistemas Integrados de Gestin entre las Normas ISO 14001:2004, ISO 9001:2000 y OHSAS INTE 18001:2000 Anexo C contiene una tabla para la evaluacin del nivel de madurez en la gestin por procesos. Anexo D: Presenta ejemplos de procesos y documentos comunes y especficos de un Sistema Integrado de Gestin

 Anexo E: Presenta ejemplos de mapas de procesos para el Sistema Integrado de Gestin de la Calidad, Ambiental y de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Bibliografa: Familia de normas de gestin de la calidad INTE-ISO 9000. Familia de normas de gestin ambiental INTE-ISO14000. INTE 18001:2000, "Prevencin de riesgos laborales Requisitos de un sistema de gestin de prevencin de riesgos laborales (SGPRL)". INTE-ISO 19011:2002, "Directrices para la auditora de los sistemas de gestin de la calidad y/o ambiental". INTE 01-01-02-05, "Gua para la evaluacin del sistema de gestin de la calidad segn la Norma INTE- ISO 9004:2000 Herramientas y planes de mejora". INTE 12-01-02-06 Esta norma espaola ha sido homologada en Costa Rica por INTECO, en donde puede adquirirse personalmente o bien visitando su pgina www.inteco.or.cr http://www.slideshare.net/Camaracip/sistemas-integrados-de-gestin-de-calidad-ambienteseguridad-y-salud-ocupacional-boletn-de-ambiente-y-seguridad-industrial-octubre-2011